Fazer gestão a distância é o ato de liderar uma equipe em trabalho remoto. Ela se tornou uma realidade para muitos líderes, por conta da pandemia do novo coronavírus e da consequente adoção do home office como forma de aderir ao isolamento social (medida indicada para conter a propagação da COVID-19). Portanto, com essa mudança de paradigmas no mundo do trabalho, fazer gestão ganhou novos significados e outras habilidades se tornaram importantes.
Por isso, em maior ou menor grau todos os gestores precisaram se adaptar para fazer o trabalho a distância funcionar. Porém, ainda existem várias pontas soltas que precisam ser alinhadas com o tempo para garantir que a gestão a distância seja tão eficiente quanto no presencial. Veja o que você vai encontrar neste post sobre esse assunto:
- Habilidades da liderança remota
- Gestão a distância precisa de confiança
- Dicas para fazer uma boa gestão a distância
- Software de gestão a distância
Habilidades da liderança remota
Um dos primeiros passos que precisamos dar para trabalhar bem de forma remota é entender que ele não é melhor ou pior do que a forma presencial, ele apenas depende de outros fatores para funcionar bem.
Por exemplo, se pensarmos no escritório físico, fatores como limpeza, ergonomia, boa localização, iluminação e poluição sonora serão um dos primeiros fatores a serem levantados para classificar se o ambiente de trabalho é bom ou não. Em home office, a construção de um local de trabalho agradável depende muito mais da capacidade de construção de relacionamento com outras pessoas do que de uma máquina de café – é claro que é importante ter um ambiente confortável para o trabalho, mas é muito pior quando você não consegue se comunicar para tirar dúvidas ou receber uma demanda com clareza.
Por isso, qualidades normalmente reconhecidas como de um líder como autoconfiança e carisma no cenário remoto acabam perdendo espaço para a proatividade e confiabilidade. Isso é o que nos mostra um estudo publicado no Journal of Business and Psychology, no qual os pesquisadores entrevistaram estudantes universitários que estavam completando seus trabalhos durante a pandemia, de forma remota, sobre quais características eles gostariam que seus líderes tivessem.
Para Cody Reeves, um dos co-autores do estudo, no ambiente virtual a pessoa que se destaca é aquela que é capaz de auxiliar outras pessoas. “Aqueles que tiram um tempo para ajudar outras pessoas com suas atividades tem mais chances de serem vistos como líderes”, afirma Reeves.
Dessa forma, soft skills que era normalmente atribuídas os líder acabam não se traduzindo tão facilmente na gestão a distância. Afinal, não adianta muito ser charmoso via em uma chamada de vídeo se você não está conseguindo se comunicar de forma clara com a sua equipe, não é mesmo?
Nesse momento, ações acabam valendo mais do que palavras. A contribuição de um gestor precisa ficar clara para o time, porque do contrário você acaba destruindo o espírito de equipe ou mesmo um senso de comunidade que fica mais sensível em um ambiente remoto, mas é essencial para fazer trabalho funcionar.
As principais habilidades para fazer gestão a distância são:
- Capacidade de se comunicar de forma clara;
- Delegar tarefas;
- Oferecer feedbacks construtivos;
- Organização;
- Motivar a equipe;
- Construir relacionamentos de confiança.
Como todos estão em fase de adaptação, o trabalho e as escolhas dos gestores impactam bastante a equipe e vice versa. Por exemplo, se os gestores optarem pela microgestão, a equipe se sentirá pressionada, estressada e ansiosa e, por consequência, vai enxergar com maus olhos o trabalho remoto. Por isso, é tão importante que a gestão a distância seja madura e assertiva.
Gestão a distância precisa de confiança
Como nós mencionamos acima, a microgestão é um dos maiores vilões da gestão a distância. Isso porque esse tipo de comportamento vai apenas gerar uma cadeia de consequências ruins.
Se os gestores não confiam em sua equipe e acreditam que os colaboradores não possuem as competências necessárias para desenvolver um bom trabalho, os funcionários se sentirão desmotivados, já que sentem que seu gestor não confia neles, o que pode até mesmo diminuir a produtividade. Ou seja, um verdadeiro caos.
Uma pesquisa publicada na Harvard Business Review mostrou que a maioria dos gestores remotos estão tendo problemas com a confiança nas equipes. Cerca de 40%, dos 215 líderes entrevistados, afirmaram que não se sentem confiantes o bastante para liderar um time remoto. Além disso, 38% deles acredita que a equipe é menos produtiva em home office. Outros dados relevantes são:
De acordo com a análise feita pela pesquisa, fatores como idade, falta de autonomia, flexibilidade e apoio da organização impactam de forma negativa no trabalho diário dos gestores remotos.
Sem autonomia e apoio, muitos entendem que o esperado pela empresa é justamente a microgestão e acabam se comportando dessa forma com a equipe. O que no final das contas acaba prejudicando o gestor, o time e também a cultura organizacional.
Além disso, gestores acostumados a fazer a coisas de acordo com o “feeling”, sem dados concretos, vão sempre achar que a equipe não está fazendo o suficiente, já que ele está sempre no escuro e assim entende que a equipe não está trabalhando nas tarefas que deveria.
Quanto a política da empresa, independente do modelo adotado (100% remoto ou híbrido), é preciso que as políticas estabelecidas sejam de fato adotadas, já que para uma boa gestão a distância é necessário autonomia, autogestão, confiança e flexibilidade de verdade. Do contrário, é como se você fosse um “vegetariano” que ainda come peixe.
Com esses problemas de confiança e gestores recaindo na microgestão, é possível que haja uma queda na produtividade – ainda mais se considerarmos o cenário de pandemia no qual estamos vivendo, conforme a pesquisa do Centro de Inovação da Escola de Administração de Empresas de São Paulo (FGV-EAESP), das 464 pessoas ouvidas 36% acham difícil ou muito difícil continuar com a mesma produtividade. A microgestão pode, até mesmo, provocar a síndrome do impostor. A chave para eliminar esse cenário é a confiança.
Porém, nós sabemos que não basta apenas dizer “confie na sua equipe”, para que todos os problemas se resolvam. O primeiro passo para que esse relacionamento comece a ser construído é a delegação de tarefas. Dessa forma, você como gestor vai estar à disposição para dar direcionamentos e feedbacks enquanto o seu time desenvolve o trabalho. De acordo com um relatório da Fundação Instituto de Administração (FIA), com 48 empresas do país, no período da pandemia 40% das organizações que adotaram o home office acompanham a produtividade de seus funcionários a partir do resultado de metas.
A longo prazo, delegar tarefas que cabem na carga horária de trabalho melhora o clima da equipe e também aumentando a confiabilidade de ambos. Eva Rimbau, professora de Recursos Humanos e Organização da Universidade Aberta da Catalunha, na Espanha, assinala, em entrevista ao El País, que o teletrabalho oferece “menos promoções, menos capacitação e menos feedback sobre seu desempenho por estarem um pouco fora de vista”. Por isso, é essencial que os líderes encontrem formas de lidar com as deficiências deste modelo de trabalho.
>>Leitura recomendada; Como delegar tarefas e aumentar a produtividade da sua empresa
Dicas para fazer uma boa gestão a distância
Além da confiança, existem outras ações que as empresas e os líderes podem fazer para melhorar a gestão a distância. São elas:
- Comece as mudanças de cima
O board da empresa ou pessoas que possuem cargos c-level precisam adotar a mentalidade do trabalho remoto, incentivando os comportamentos favoráveis (como flexibilidade e autogestão). Dessa forma, eles se tornam um exemplo a ser seguido, guiando a postura dos gestores e por consequência dos colaboradores.
- Crie programas de apoio
Por estarmos vivendo um momento delicado, que é desconhecido para a grande maioria que não estava acostumada a fazer gestão à distância, é importante fomentar na empresa esses grupos para troca de ideias e experiências.
- Faça feedbacks mais frequentes
Como novos processos estão sendo implementados é importante colher feedbacks dos gestores e também dos colaboradores para entender o que está “solto”, o que está funcionando e o que precisa ser melhorado.
- Invista em programas de treinamento e mentoria
O conhecimento é sempre importante e nos ajuda a enfrentar uma situação nova. Por isso, ao procurar um curso ou mesmo um workshop para investir tenha em mente que o seu foco é encontrar outras pessoas que possuem práticas sustentáveis e efetivas de gestão a distância.
- Delegue atividades
Como nós já mencionamos acima, a confiança é muito importante para o andamento do fluxo de trabalho remoto e você pode começar delegando tarefas para a sua equipe e incentivando o trabalho colaborativo.
- Avalie as entregas
No ambiente físico é muito comum medir o trabalho de uma equipe pela percepção de esforço que está sendo feita, uma olhada para o time, todos concentrados olhando a tela do computador e você já tinha a impressão de que todos estavam trabalhando. No ambiente remoto isso não existe e você precisa focar na entregas realizadas pelo time.
- Converse com seus pares
Nesse momento, conversar com outros líderes que estão passando pela mesma situação pode ser um verdadeiro alívio. Entenda que esse não é o momento de esconder o jogo e sim trocar ideias para entender o que pode ser adaptado a sua realidade. Se você está fazendo alguma coisa que está te ajudando nesse momento de trabalho remoto, compartilhe com a gente – e com outros gestores – nos comentários!
- Faça reuniões de integração
Quinzenal ou semanalmente – tudo vai depender da sua agenda e do fluxo de trabalho – faça reuniões no estilo “ask me anything”. Esse tipo de encontro entre você e o time ajuda na comunicação, deixa as informações transparentes e também pode servir como um momento de descontração entre todos.
- Respeite o horário de trabalho
Envie mensagens e e-mails no horário de trabalho de suas equipes. Muitos colabores se sentem mal por não responder pendências às 10 da noite, mesmo que fora do turno de trabalho. Cabe aos líderes respeitar o tempo de lazer e de trabalho.
Lembre-se: o técnico pode ser o melhor do mundo, mas é o time que ganha o campeonato. Ao seguir essas dicas tenha em mente que é necessário se conectar, estar presente, respeitar sua equipe e também empoderá-la.
Além disso, a cultura de aprendizagem contínua adquire ainda mais importância, porque compartilhar conhecimento e buscar novas experiências e informações é o que vai garantir a sobrevivência de muitos nesse novo cenário que se constrói para o futuro do trabalho.
Software de gestão a distância
Ao trabalhar remotamente é importante que os gestores tenham também as melhores ferramentas para garantir que a comunicação e fluxo de trabalho e, por consequência, as entregas estão ocorrendo como deveriam.
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