Gestão de processos é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação para otimizar os resultados de uma organização. Seu foco é tornar visível, medir, monitorar e melhorar os processos, consequentemente, aumentando a produtividade e a lucratividade da empresa.
Nesse artigo, vamos falar sobre como implementar a gestão de processos e com isso fazer com que sua empresa se destaque no mercado. Veja o que você vai encontrar:
- O que é a gestão de processos?
- Qual a importância da gestão de processos?
- Principais características da gestão de processos
- Como implantar uma gestão de processos eficiente?
- Quais as vantagens de usar a tecnologia na gestão de processos?
- Como otimizar a gestão de processos?
Você também pode ouvir este conteúdo ativando o player a seguir.
O que é a gestão de processos?
A gestão de processos, ou BPM (Business Process Management), é a abordagem que mapeia os processos e otimiza o fluxo de atividades dentro de uma organização. Trata-se, basicamente, de melhorar o caminho que determinada atividade percorre dentro da empresa, ultrapassando as barreiras entre departamentos, até a sua finalização.
O principal objetivo da gestão de processos é reduzir burocracias e aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias e incorporando aquelas que realmente agregam valor.
Para implementar essa visão estratégica em sua empresa, experimente o Runrun.it. Com nossos modelos de projetos personalizáveis, você pode tornar seu dia a dia mais eficiente e direcionado.
>> Leitura recomendada: Saiba como gerenciar os processos organizacionais em sua empresa
Qual a importância da gestão de processos?
Para enfrentar os desafios de um mercado em constante transformação, a gestão de processos se destaca como um elemento-chave para garantir a consistência das operações. A seguir, destacamos os principais benefícios da gestão de processos:
Melhora a eficiência operacional
A gestão de processos busca otimizar cada etapa do fluxo de trabalho, eliminando redundâncias, gargalos e atividades desnecessárias. Com processos bem definidos, as equipes podem realizar suas tarefas de maneira mais rápida e eficaz, o que resulta em um ganho expressivo de produtividade e na qualidade da entrega final.
Facilita o alinhamento estratégico
Ao mapear e gerenciar os processos de forma estruturada, a organização garante que as atividades realizadas no dia a dia estejam alinhadas com seus objetivos estratégicos. Isso facilita a implementação de planos de ação e ajuda a assegurar que todos os setores trabalhem em sinergia, focados nas metas globais da empresa.
Reduz custos e melhora a distribuição de recursos
Um dos efeitos diretos da gestão de processos é a redução de custos operacionais. Com o controle mais apurado das atividades e a eliminação de ineficiências, a empresa consegue otimizar o uso de seus recursos – sejam eles humanos, materiais ou financeiros. Isso reflete não só em uma operação mais enxuta, mas também na possibilidade de alocar esses recursos em áreas mais estratégicas.
>> Leitura recomendada: Como reduzir custos operacionais e otimizar recursos no seu negócio
Padroniza os processos
A padronização é essencial para garantir consistência e previsibilidade nas operações. Com processos documentados e seguidos rigorosamente, a organização reduz o risco de variações nos resultados, além de facilitar o treinamento de novos colaboradores e a aplicação de melhorias contínuas.
Facilita a mensuração de resultados
Uma das grandes vantagens da gestão de processos é que ela permite que as atividades sejam acompanhadas por meio de indicadores de desempenho (KPIs). Isso facilita a mensuração dos resultados e a avaliação da eficácia de cada etapa, possibilitando ajustes contínuos para que a empresa esteja sempre caminhando na direção dos seus objetivos.
Principais características da Gestão de Processos
Entender as características da gestão de processos é vital para otimizar a operação e alcançar resultados consistentes, pois elas asseguram que as atividades sejam transparentes e estejam alinhadas aos objetivos estratégicos. A seguir, conheça seus principais elementos:
Modelagem
A capacidade de redesenhar fluxos de trabalho e processos é fundamental. A modelagem envolve a representação visual das etapas de um processo, permitindo que a organização identifique ineficiências e oportunidades de melhoria. Uma cultura que acolhe mudanças e ajustes é vital para a evolução contínua.
Documentação
Uma documentação clara e acessível dos processos é essencial. Ela não apenas preserva o conhecimento crítico dentro da organização, mas também assegura que novos colaboradores possam se integrar rapidamente. A documentação detalhada ajuda a evitar retrabalhos e a garantir a consistência na execução das atividades.
Entrega de valor
Cada processo deve ser orientado para a entrega de valor, seja para a empresa, seus produtos ou serviços. Isso requer uma análise contínua para garantir que as atividades estejam alinhadas com os objetivos estratégicos, promovendo uma cultura focada em resultados.
Monitoramento
A implementação de métricas e indicadores de desempenho (KPIs) permite que a organização avalie a eficácia de seus processos. O monitoramento regular fornece insights valiosos que podem guiar a tomada de decisões e facilitar ajustes quando necessário, garantindo que os objetivos sejam alcançados.
Sistematização
A gestão de processos deve ser vista como um sistema em si. Isso implica em adotar uma abordagem estruturada e sistemática para a melhoria contínua, garantindo que as operações não apenas respondam a desafios imediatos, mas também se preparem para as demandas futuras.
>> Leitura recomendada: Análise de processos: como fazer para melhorar a eficiência organizacional
Como implantar uma gestão de processos eficiente?
Agora que você já sabe qual é a importância de uma gestão de processos e os principais impactos que ela pode trazer, vamos entender as etapas para que você possa implementá-la na sua empresa.
1. Avaliação inicial
O primeiro passo para uma gestão de processos eficiente é a avaliação inicial. Aqui, você realizará um diagnóstico completo das operações atuais da empresa, identificando pontos fortes, fracos e gargalos. Para isso, entrevistas com colaboradores, análise de documentação e observação direta podem ser úteis.
Com base no diagnóstico, estabeleça metas claras e específicas. Pergunte-se: O que queremos alcançar com a gestão de processos? Reduzir custos? Melhorar a qualidade? Aumentar a satisfação do cliente? Esses objetivos servirão como guia para todas as etapas subsequentes.
2. Mapeamento de processos
Após a avaliação inicial, é crucial mapear os processos atuais da empresa. Revise todos os processos e crie diagramas que representem o fluxo das atividades atual de forma clara e visual. Inclua a equipe nesse processo, pois seus insights sobre a operação diária são valiosos para uma compreensão precisa.
Um fluxograma detalhado, com descrições das tarefas e responsabilidades, facilitará a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria.
Utilize o sistema Kanban do Runrun.it para visualizar todo o fluxo de trabalho em tempo real, tornando o acompanhamento mais dinâmico e eficiente.
3. Modelagem
Na modelagem, você irá idealizar melhorias para os processos mapeados. Analise o que está funcionando e o que pode ser otimizado.
Questione se as etapas agregam valor, se há redundâncias ou lacunas a serem preenchidas. Com isso, elabore um novo fluxograma de processos que reflita as alterações e promova a transparência nas atividades.
Ao desenvolver as estratégias, foque em “como fazer” para facilitar a adaptação da equipe às mudanças. O Runrun.it pode auxiliar nessa fase ao fornecer métricas que permitem acompanhar a eficiência das tarefas e identificar áreas que necessitam de atenção.
>> Leitura recomendada: Modelagem de Processos: como mapear e otimizar seus fluxos de trabalho
4. Implementação
Com o novo modelo definido, é hora de implementá-lo. Nesta fase, a capacitação dos colaboradores é crucial para a aceitação e o sucesso dos novos processos. Ofereça treinamentos e workshops que expliquem as mudanças, as razões por trás delas e como cada um pode contribuir.
Após o treinamento, inicie a execução dos novos processos. Utilize suas habilidades de gestão de projetos para aplicar as mudanças gradualmente nas áreas mapeadas.
5. Monitoramento e avaliação
Após a implementação, observe a execução das mudanças e avalie se os novos processos estão sendo sustentáveis e se as etapas incorporadas realmente trazem eficiência, evitando sobrecargas desnecessárias. Nesta fase, concentre-se nos números. Portanto, defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para isso e garanta que estejam alinhados aos objetivos definidos na fase de avaliação inicial.
Este é o momento de comparar os resultados obtidos com os esperados e analise as relações de causa e efeito. Por exemplo, se a meta era aumentar a produtividade da equipe de TI, avalie se a inclusão de testes após a triagem realmente contribuiu para a redução do tempo de identificação de erros.
>> Leitura recomendada: O que é SLA e qual a sua importância na contratação de serviços
6. Gestão
A gestão de processos é um ciclo contínuo. Portanto, permaneça atento às métricas e aos feedbacks, realizando ajustes regulares para aperfeiçoar as operações. Afinal, um processo eficaz é aquele que se adapta às mudanças e evolui conforme as necessidades do negócio.
Realizar a gestão de processos de forma eficaz envolve o uso inteligente de tecnologias que otimizam tarefas e fornecem uma visão clara do fluxo de trabalho. Ferramentas como o Runrun.it tornam o gerenciamento mais transparente e ágil, permitindo que a sua equipe foque no que realmente importa.
>> Leitura recomendada: Conheça o Diagrama de Ishikawa, a ferramenta que ajuda na melhoria contínua da sua empresa
Vantagens de usar a tecnologia na gestão de processos
A tecnologia pode ser uma aliada poderosa na identificação de processos que já não agregam valor ao seu fluxo de trabalho. Uma estratégia eficaz é revisar as tarefas no Runrun.it que não estão sendo mais utilizadas pela equipe e investigar os motivos dessa descontinuidade. Talvez uma demanda tenha sido fundida com outra, ou um novo procedimento tenha surgido.
Para evitar confusões e garantir que processos obsoletos, embora considerados padrão, não continuem em uso, é essencial cultivar uma cultura de documentação e revisão contínua dos processos. Isso não apenas otimiza a eficiência, mas também promove uma maior clareza e alinhamento dentro da equipe.
Confira algumas vantagens de usar a tecnologia na gestão de projetos:
>> Leitura recomendada: Como reduzir o lead time dos processos
Como otimizar a gestão de processos?
No cenário atual, a transformação digital deixou de ser apenas uma tendência para se tornar uma necessidade. Empresas que buscam otimizar sua gestão de processos encontram na tecnologia uma solução eficiente para melhorar a produtividade, reduzir erros e acelerar a tomada de decisões.
O Runrun.it oferece uma série de benefícios que podem transformar a gestão de processos nas empresas, promovendo maior eficiência, produtividade e visibilidade. Confira alguns dos principais benefícios do Runrun.it:
Visão clara do fluxo de trabalho
Com o Runrun.it, você tem uma visão completa de todas as etapas do fluxo de trabalho, desde a criação até a entrega. Acompanhe o desempenho da sua equipe em tempo real e tome decisões rápidas e precisas.
Mapeamento preciso dos processos
O Runrun.it permite mapear e documentar todos os processos da empresa de maneira detalhada, facilitando a visualização de cada etapa e dos responsáveis. Isso garante que você tenha controle total sobre o andamento dos projetos, enquanto identifica ineficiências e encontra oportunidades de melhoria.
Automação de processos
Automatize o envio de demandas, defina prazos automáticos e crie fluxos que eliminam o retrabalho e aumentam a eficiência da equipe. O Runrun.it proporciona uma operação mais fluida, com menor margem de erro, enquanto te deixa livre para focar em atividades estratégicas.
Monitoramento contínuo e otimização
Com dashboards personalizáveis, o Runrun.it permite monitorar a performance de todas as tarefas e processos em tempo real. Relatórios automáticos revelam indicadores essenciais, como produtividade, custos e tempo gasto em cada atividade.
Centralização de informações
Com o Runrun.it, todas as informações da sua empresa ficam em um só lugar. Isso garante que sua equipe acesse rapidamente os dados necessários, eliminando falhas na comunicação e melhorando a eficiência.
O Forms do Runrun.it facilita ainda mais: com formulários personalizados, você coleta e organiza as demandas diretamente no fluxo de trabalho, centralizando tudo sem complicações.
A gestão de processos é fundamental para integrar atividades, eliminar gargalos e aprimorar resultados, mas não é algo fácil. O Runrun.it transforma a complexidade da implementação de processos em uma operação simples e otimizada, permitindo que você visualize, acompanhe e gerencie fluxos de trabalho com facilidade. Teste gratuitamente: https://runrun.it.
