Frequentemente lembrado como um dos melhores métodos para análise de processos, o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta que permite a investigação e compreensão das razões de um problema específico dentro de projetos, processos e sistemas operacionais.
Utilizado na gestão de qualidade, o Diagrama de Ishikawa pode ser explicado como um gráfico que agrupa as causas em ramificações, dando o aspecto visual de uma espinha de peixe, outra denominação pela qual a ferramenta costuma ser chamada.
Por sua simplicidade de uso, o Diagrama de Causa e Efeito passou a ser amplamente difundido entre profissionais não especialistas na área de análise de dados, popularizando o método.
Neste artigo, vamos mostrar as origens do Diagrama de Ishikawa, seus benefícios nos diferentes setores de uma empresa e mostrar o passo a passo para você construir um modelo completo e eficiente para averiguar as causas dos desafios e encontrar respostas rápidas para resolvê-los.
- O que é o Diagrama de Ishikawa
- Para que serve o Diagrama de Causa e Efeito
- Quais são os 6M do Diagrama de Ishikawa
- Quais são as etapas do Diagrama de Causa e Efeito
- Como usar o Diagrama de Ishikawa
- Quando usar o Diagrama de Ishikawa
- Ferramentas é métodos que complementam o Diagrama de Causa e Efeito
O que é Diagrama de Ishikawa?
Representação gráfica utilizada para identificar causas e efeitos para problemas específicos, auxiliar na melhoria contínua de processos e visualizar oportunidades de melhorias em produtos e serviços, o Diagrama de Ishikawa é uma das metodologias mais aplicadas quando o assunto é gestão de qualidade.
Sua estrutura se assemelha a uma espinha de peixe, já que o diagrama divide os possíveis motivos para o problema analisado em categorias e subcategorias, facilitando a discussão dos pontos de discussão.
Por essa característica visual, o Diagrama de Causas e Efeitos, é bastante aplicado em brainstorming, incentivando a participação das equipes com suas contribuições pontuais que ficam registradas no modelo.
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Como surgiu o Diagrama de Ishikawa
Criado pelo engenheiro químico japonês Kaoru Ishikawa, o Diagrama ‘Espinha de Peixe’ nasceu como ideia em 1943 e foi sendo aperfeiçoado nos anos seguintes até chegar a sua versão final.
O propósito de Ishikawa era de otimizar a qualidade dos processos, produtos e serviços oferecidos, por meio do reconhecimento das causas dos problemas que paralisaram as linhas de produção.
Se apropriando de outras técnicas de priorização já existentes, como o Princípio de Pareto, Ishikawa popularizou o uso da ferramenta que por sua praticidade de uso, passou a ser aplicada por todos, dos diretores aos operários.
Os outros nomes do Diagrama de Ishikawa
Apesar do termo levar o nome de seu criador, o Diagrama de Ishikawa é conhecido por outras nomenclaturas no mundo dos negócios. A seguir separamos as principais:
- Diagrama de Causa e Efeito: recebe essa definição pois o diagrama busca descobrir as causas responsáveis por efeitos nos processos.
- Diagrama Espinha de Peixe: se deve ao formato que se parece com a espinha do animal.
- PDCA / Árvore Espinha de Peixe: é utilizado quando as duas técnicas de planejamento e análise de processos são combinadas na gestão.
- Diagrama dos 6Ms: faz referência às modificações incluídas no Diagrama de Ishikawa, sendo elas máquinas, mão-de-obra, material, meio ambiente, método e medidas.
Para que serve o Diagrama de Causa e Efeito
O Diagrama de Ishikawa funciona como um método de investigação e análise das causas raízes de um problema que surge durante a execução dos processos.
Se, por exemplo, uma campanha de marketing está com os prazos atrasados, é preciso entender quais são os motivos e gargalos que impediram o cumprimento do cronograma e solucioná-los da forma mais intuitiva e rápida.
Uma ferramenta como o Diagrama de Causa Efeito auxilia justamente nesse ponto, mostrando em quais etapas existiram razões que bloquearam o fluxo de trabalho ou exigiram retrabalho.
O ganho do diagrama está na sua estrutura de “espinha de peixe” que agrupa causas por tipos e características e facilita o mapeamento dos pontos de correção de maneira mais clara, tornando os ajustes mais objetivos e funcionais.
Assim como o diagrama de afinidades, o modelo de Ishikawa promove uma discussão colaborativa, que coloca todos os membros da equipe a par do problema encontrado e resultando na troca aberta de sugestões e soluções para resolver um desafio específico.
Esses motivos colocam o Diagrama de Causa e Efeito como um dos recursos mais eficientes para promover a melhoria contínua na gestão de processos, já que ele identifica as raízes e problemas e estimula a criatividade e a inovação para sanar problemas corriqueiros na rotina profissional.
Quais são os 6M do Diagrama de Ishikawa?
Para facilitar a averiguação das causas, o Diagrama de Ishikawa é formado por seis tipos principais de categorias, também conhecidos como os 6M.
Em cada uma dessas ramificações, são descritos os motivos que interromperam a continuidade do projeto ou acarretaram em um problema maior, que precisa ser resolvido em um curto período de tempo.
Uma vez que esses campos são preenchidos, temos a estrutura base do Diagrama de Ishikawa, que como você pode ver abaixo, se assemelha bastante a uma espinha de peixe:
Então, vamos conhecer quais são os 6M que fazem parte do Diagrama de Causa e Efeito?
Máquina
O primeiro tipo listado no Diagrama de Ishikawa são as máquinas. Como o nome indica, a listagem dos problemas aqui são relacionados ao funcionamento de equipamentos de linha de produção e aos travamentos ou bugs em sistemas de gestão.
Uma vez que tais problemas são vistos nos processos operacionais, é preciso realizar a manutenção dos itens e avaliar o uso de ferramentas alternativas, para que a continuidade do trabalho não seja mais prejudicada por motivos de força maior.
Materiais
Esse segundo “M” corresponde aos insumos utilizados nos processos operacionais. Logo, a análise do Diagrama de Causas e Efeitos dessa categoria aponta impasses com fornecimento de matéria-prima, controle de estoque, etapas de compra de materiais e assim por diante.
Mão de obra
Nesta ramificação do Diagrama de Ishikawa serão listadas eventuais causas relacionadas às equipes participantes do processo. Vale ressaltar que aqui entram tópicos que vão além da competência profissional, mas também a sobrecarga de trabalho.
Meio ambiente
Podemos traduzir este item do Diagrama como ambiente de trabalho. Aqui serão listadas situações e causas que podem ser decorrentes de fatores externos, por exemplo fatores climáticos, assim como aspectos internos, espaço do local de trabalho, isolamento acústico, falta de energia, etc.
Métricas
Também usualmente conhecida como medidas, essa espinha do Diagrama de Ishikawa faz menção aos mecanismos de controle e aferição dos processos. Como exemplos podemos citar metas irrealistas, ferramentas de acompanhamento desatualizadas e até a quantidade de retrabalho que é realizada em determinadas etapas produtivas.
Método
Por fim, temos o último elemento que compõe o Diagrama de 6M: o método. Nesse ponto, a ferramenta irá avaliar os procedimentos utilizados na gestão de processos, incluindo os tipos de equipamentos disponibilizados à quantidade de etapas prevista no planejamento.
Quais são as etapas presentes no Diagrama de Ishikawa?
Já sabemos que o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que otimiza as análises pontuais acerca dos motivos que geram problemas na gestão do trabalho.
Para ser mais efetivo, o método se divide em etapas de execução, que favorecem o surgimento de planos de ação para resolver os desafios. Separamos quais são essas fases na lista a seguir.
Definição do problema: Identifica claramente o problema a ser analisado, especificando a sua causa raiz e o efeito indesejado.
Identificação das principais categorias: Trata-se do momento de definir se os 6M serão utilizados como categorias para auxiliar na identificação das causas e efeitos.
Criação do diagrama: Desenhar o diagrama, a partir da linha principal e das categorias secundárias, formando um esboço gráfico que se assemelha a uma espinha de peixe.
Pontuar causas principais: Juntamente com a equipe, listar as possíveis causas que podem estar relacionadas com o problema identificado, e anotá-las nas ramificações correspondentes.
Análise: Avaliar detalhadamente cada uma das causas identificadas, de forma a localizar as mais relevantes e significativas, e eliminar as menos relevantes.
Elaborar um plano de ação: A partir das causas identificadas, propor um plano de ação para resolução do problema, definindo as ações necessárias e responsáveis, e estabelecendo um cronograma para execução das mesmas.
Implementar as ações: Executar as ações definidas no plano de ação, monitorando o seu progresso e realizar eventuais ajustes necessários.
Como montar e usar o Diagrama de Ishikawa
Agora que nós já apresentamos as etapas do Diagrama de Ishikawa e as suas categorias, chegou o momento de colocar a mão na massa (ou na tela) e construir o modelo para começar a utilizá-lo.
O procedimento é simples. Tudo começa pela definição do problema principal que será analisado. Após esse momento, você irá traçar uma linha horizontal com uma seta voltada para a direita.
Nessa extremidade, iremos desenhar um bloco retangular ou circular e escrever o problema identificado no mesmo espaço.
Ao longo dessa estrutura, trace linhas diagonais para cima e para baixo. São esses espaços que serão preenchidos com as causas do problema, cada uma no seu respectivo grupo de características, o 6M.
Junto a sua equipe de trabalho, realize a listagem dos motivos que causaram o problema e vá preenchendo o Diagrama de Ishikawa. Lembre-se que este é o momento mais importante e requer muitas conversas e objetividade para que as soluções apareçam de maneira transparente.
Uma vez que as motivações forem descritas, você pode priorizá-las de acordo com o grau de importância atribuído por seu time. Assim, ficará mais fácil chegar na raiz do problema.
Como nosso objetivo é facilitar a sua vida, nós já temos um modelo pronto do Diagrama de Ishikawa que você pode duplicar e utilizar à vontade. Para acessar o template desta e de outras ferramentas essenciais para a gestão do trabalho, é só preencher seu e-mail no formulário abaixo.
Quando usar o Diagrama de Ishikawa
Conforme mencionamos ao longo do artigo, o Diagrama de Ishikawa é especialmente útil em processos de melhoria contínua, gestão da qualidade, solução de problemas e análise de processos.
A ferramenta se faz ainda mais necessária em situações em que o problema é complexo e apresenta múltiplas causas. Além disso, ele é uma ferramenta que pode ser aplicada em diferentes áreas de uma organização, como produção, logística, vendas, recursos humanos, entre outras.
Alguns exemplos de situações em que o diagrama de Ishikawa pode ser utilizado são:
Problemas de qualidade: diante de falhas ou defeitos de produção, o Diagrama de Causa e Efeito ajuda a identificar a origem do problema e sugerir ações para corrigi-lo.
Processos produtivos: O diagrama de Ishikawa é indicado para analisar e melhorar processos de produção, identificando os principais gargalos, ineficiências e interrupções não programadas.
Atendimento ao cliente: Quando há reclamações recorrentes de clientes, o diagrama de Ishikawa surge como uma ferramenta com potencial de trazer os pontos de melhoria.
Falhas de segurança: O Diagrama ‘Espinha de Peixe’ é aplicado para analisar acidentes de trabalho e mostrar as causas-raiz para prevenir futuros acidentes.
Ferramentas e métodos que complementam o Diagrama de Ishikawa
No mundo da administração e da gestão de processos existem diferentes técnicas e ferramentas que auxiliam nas ações de análise, priorização e melhoria contínua das atividades.
Uma vez que o Diagrama de Ishikawa é uma delas, separamos outros modelos e templates que podem te ajudar a usar a ferramenta e a extrair os melhores insights para a sua empresa.
Six Sigma
A metodologia Six Sigma possui uma lógica bem clara: mensurar os processos em uma escala, sendo que ela vai dos níveis mais baixos, onde há maior incidência de problemas ao patamar mais alto, que confirma a qualidade do trabalho desempenhado.
Assim, a técnica se propõe a analisar o sistema atual e eliminar os pontos de ruído visualizados na gestão de processos. Ou seja, é uma outra maneira de identificar as causas e efeitos presentes no Diagrama de Ishikawa.
PDCA
O ciclo PDCA é recomendado para quem faz uma gestão estratégica e busca a melhoria contínua. Tanto que uma das suas etapas é voltada para a conferência e ajustes dos processos.
Junto com o Diagrama de Causa e Efeito, o PDCA estimula a inovação e a criação de soluções inventivas para resolver problemas específicos que surgem no decorrer dos processos.
Matriz GUT
Outra ferramenta clássica da administração, a Matriz de Priorização é essencial para elencar qual causa precisa ser resolvida primeiramente.
Nessa tabela, as tarefas prioritárias de acordo com a sua Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T). Feita a classificação conforme a ordenação dos critérios, o gestor irá demandar a sua atenção para elaborar um plano de ação eficiente para solucionar seus impasses e dar continuidade a realização dos seus projetos.
Fluxograma de Processos
Ferramenta visual que representa etapas e atividades de um processo até a sua conclusão, o fluxograma de processos também pode ter seu uso combinado com o Diagrama de Ishikawa.
Esse instrumento apresenta as etapas de maneira sequencial mais detalhada, utilizando símbolos padronizados para representar cada tipo de atividade. Ele permite uma análise mais aprofundada do processo, identificando possíveis gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria.
Software de gestão
Saindo dos modelos de templates e indo para um lado mais tecnológico, os softwares de gestão são ótimos aliados quando o propósito é acompanhar, aprimorar e organizar os processos.
Na atualidade, as etapas do Diagrama de Ishikawa podem ser incorporadas em gerenciadores de trabalho, como é o caso do Runrun.it. A plataforma disponibiliza aos gestores e liderados total visibilidade dos processos, fazendo com que os ajustes sejam ocorram maneira intuitiva e prática
Adotando a filosofia da metodologia ágil, a ferramenta facilita a distribuição das tarefas de maneira equilibrada e objetiva, fazendo com que cada processo e entrada de demanda seja descrita da maneira mais completa possível.
Com um modelo de quadros personalizados, cada atividade passa por todas as etapas do seu início ao fim e a visão em um quadro Kanban traz todo o acompanhamento necessário para gerir os processos e identificar eventuais gargalos e corrigi-los em tempo hábil.
As automações e os dashboards são outro ganho diante do Diagrama, pois elas trazem em tempo real os resultados obtidos em cada projeto e ajudam os profissionais a identificarem problemas específicos com rapidez, o que aumenta o dinamismo para a resolução dos desafios, evitando assim paralisações e refações excessivas.
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