Imagine tentar melhorar a performance de um time sem ter nenhum dado concreto sobre o que está funcionando e o que precisa de ajustes. Seria como dirigir no escuro, sem saber para onde ir. É aqui que os indicadores de produtividade tornam-se essenciais, pois fornecem as informações necessárias para identificar o que deve ser aprimorado e como otimizar os processos, gerando mais resultados com menos esforço.
Neste artigo, você irá encontrar:
- O que são indicadores de produtividade?
- Por que usar indicadores de produtividade é importante?
- Como definir indicadores de produtividade?
- Como calcular indicadores de produtividade?
- Quais são os indicadores de produtividade que eu posso aplicar na minha empresa?
- Monitore seus indicadores de produtividade com o Runrun.it
O que são indicadores de produtividade?
Uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas (FGV) revelou que o Brasil ocupa a 78º posição em um ranking de produtividade, ficando bem abaixo de países com menor jornada de trabalho. Isso levanta uma questão importante: apesar da carga de trabalho, estamos sendo realmente produtivos?
Para responder a essa pergunta, é fundamental contar com indicadores de produtividade. Eles são marcos que você elege como fundamentais para medir o processo de sua gestão ou equipe. Existem vários fatores que você pode avaliar na sua empresa, envolvendo a qualidade, capacidade, competência e lucratividade, por exemplo.
Indicadores são os KPIs, sigla em inglês para Key Performance Indicator (KPI’s), ou apenas Indicadores de Desempenho. Também são conhecidos como Key Success Indicator (KSI).
Em resumo, são os indicadores que você define para acompanhar a evolução das operações. Assim, você evita se perder em meio a uma quantidade absurda de relatórios e dados que não levam a lugar algum. É por meio desses indicadores que você manterá o foco das metas do negócio.
Dessa forma, os indicadores de produtividade fazem parte dos KPIs. Eles são a ferramenta que você vai utilizar para avaliar se investimentos e recursos alocados estão gerando os resultados esperados, de acordo com os objetivos traçados e se os processos estão funcionando de maneira eficiente.
Dessa forma, os gestores podem identificar tanto oportunidades, que representam uma vantagem, quanto falhas, que geram prejuízos.
Por que usar indicadores de produtividade é importante?
Como vimos, os indicadores de produtividade fornecem dados concretos para avaliar o desempenho do time e direcionar esforços para melhorias contínuas. Mas por que eles são tão importantes? Aqui estão cinco motivos essenciais:
1. Tomada de decisão mais assertiva
Com indicadores bem definidos, as decisões deixam de ser baseadas apenas em percepção e passam a ter fundamento em dados reais. Isso permite que gestores identifiquem rapidamente o que funciona, o que precisa ser ajustado e onde investir tempo e recursos para melhorar os resultados.
2. Maior eficiência operacional
Ao acompanhar métricas como tempo médio de conclusão de tarefas e taxa de retrabalho, a empresa consegue otimizar processos, eliminar desperdícios e melhorar a utilização dos recursos disponíveis. Isso significa menos esforço para obter resultados melhores.
3. Motivação e engajamento da equipe
Quando os colaboradores têm clareza sobre o que é esperado deles e conseguem visualizar seu próprio progresso, o engajamento aumenta. Além disso, reconhecer e recompensar aqueles que se destacam por meio de métricas concretas fortalece a cultura de alto desempenho.
4. Melhoria contínua e inovação
Os indicadores ajudam a empresa a identificar padrões de desempenho ao longo do tempo, permitindo ajustes constantes nas estratégias. Isso cria um ciclo de melhoria contínua, no qual a equipe está sempre buscando novas formas de ser mais produtiva e inovadora.
5. Aumento da competitividade
Empresas que monitoram sua produtividade conseguem se adaptar mais rapidamente às mudanças do mercado, oferecer produtos e serviços com mais qualidade e manter a satisfação dos clientes em alta. No longo prazo, isso fortalece a posição da empresa frente à concorrência.
Como definir indicadores de produtividade?
Para definir indicadores de produtividade, é essencial entender o que realmente importa para o seu negócio. Afinal, cada empresa tem suas especificidades, como um e-commerce pode acompanhar a taxa de conversão de vendas e o tempo médio de entrega, enquanto uma consultoria pode medir o número de projetos concluídos e a satisfação dos clientes. Com isso, os indicadores devem refletir os fatores mais relevantes para a sua operação.
O passo a passo para construir indicadores de produtividade envolve:
1. Mapear o cenário atual
Antes de definir qualquer indicador, é essencial entender onde sua empresa se encontra. Esse passo envolve uma análise detalhada de dados, processos e desempenho atual da equipe. Pergunte-se:
- Quais são os pontos fortes e fracos do nosso desempenho atual?
- Como estamos realizando nossas entregas?
- Quais processos estão sendo eficientes e quais não estão?
Essa análise pode incluir dados históricos, como vendas passadas, taxas de conversão, tempo de entrega de tarefas, ou qualquer outra métrica relevante ao seu negócio. Você também pode utilizar ferramentas como planilhas, softwares de CRM ou plataformas de gestão de processos para coletar essas informações.
2. Definir indicadores-chave
Com base no mapeamento, defina quais indicadores de produtividade são mais importantes para seu negócio. Esses indicadores devem ser específicos, mensuráveis e diretamente ligados aos objetivos da empresa.
Exemplos de indicadores incluem:
- Para equipes de atendimento: tempo médio de resposta, taxa de resolução no primeiro contato, nível de satisfação do cliente (NPS).
- Para indústrias: tempo de produção por unidade, taxa de desperdício de matéria-prima e eficiência do maquinário.
- Para empresas de tecnologia: número de bugs resolvidos, tempo de desenvolvimento de novos recursos, satisfação do cliente com o produto final.
Os indicadores devem ser escolhidos de acordo com os fatores mais críticos para o sucesso do seu negócio. Pergunte-se: O que eu preciso melhorar para alcançar meus objetivos?
3. Estabelecer metas claras
Agora que você definiu os indicadores, é hora de estabelecer metas claras e alcançáveis para cada um deles. As metas devem ser SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais).
Exemplo de metas:
- Aumentar o número de campanhas de marketing entregues de 10 para 15 por mês nos próximos 3 meses.
- Reduzir o tempo de desenvolvimento de sites de 30 para 20 dias nos próximos 6 meses.
- Aumentar a taxa de engajamento nas redes sociais em 20% até o final do trimestre.
Estabelecer metas ajuda a manter o foco e a motivação da equipe, além de facilitar o acompanhamento do progresso. Divida as metas em prazos curtos, médios e longos para que todos saibam o que esperar em cada fase.
4. Comunicar as metas claramente
De nada adianta definir boas metas se a equipe não entende o que se espera dela. A comunicação das metas deve ser clara e acessível a todos os membros da equipe.
Utilize reuniões de alinhamento, apresentações ou ferramentas de gestão de tarefas para comunicar as metas. Além disso, reforce a importância dos indicadores de produtividade e como cada colaborador contribui para o sucesso coletivo. Deixe claro que todos têm um papel fundamental no alcance das metas estabelecidas.
5. Envolver a equipe no planejamento
Um passo crucial é envolver os colaboradores na criação do plano para alcançar as metas. Eles são os que estão no “campo de batalha” e, portanto, têm o melhor conhecimento sobre o que pode funcionar e o que precisa ser ajustado. Isso também promove maior comprometimento e engajamento.
Durante reuniões de planejamento, permita que a equipe discuta estratégias, proponha melhorias e sugira novas maneiras de alcançar os objetivos. Isso também garante que as metas estabelecidas sejam realistas e atingíveis, considerando os recursos disponíveis.
6. Acompanhar e ajustar os indicadores
Após implementar os indicadores e metas, o trabalho não acaba aí. É fundamental acompanhar os resultados de forma contínua. Utilize ferramentas de monitoramento, como dashboards ou relatórios de produtividade, para avaliar se as metas estão sendo atingidas.
Se necessário, ajuste os indicadores e metas ao longo do tempo. Pode ser que algum indicador precise ser refinado para refletir melhor o que é relevante, ou que as metas precisem ser ajustadas conforme novas prioridades ou desafios surgem.
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Como calcular indicadores de produtividade?
Saber como calcular esses indicadores de forma clara e precisa permite que líderes tomem decisões mais informadas, identifiquem áreas de melhoria e otimizem processos para alcançar melhores resultados.
Abaixo, explicamos como calcular alguns dos indicadores de produtividade mais comuns, além de como você pode aplicá-los no seu negócio.
1. Produtividade por Hora Trabalhada
Este é um dos indicadores mais simples e eficazes para medir a produtividade. Ele mede a quantidade de trabalho realizado em um determinado período, geralmente em horas, e é especialmente útil para identificar a eficiência do tempo de trabalho.
Fórmula:
Produtividade por Hora = Resultado Obtido (output) ÷ Horas Trabalhadas
Exemplo: Se uma equipe produziu 100 unidades de um produto em 50 horas de trabalho, a produtividade por hora seria:
Produtividade por Hora = 100 unidades ÷ 50 horas = 2 unidades/hora
Esse indicador ajuda a identificar se os colaboradores estão conseguindo produzir mais em menos tempo e pode ser usado para otimizar processos e recursos.
2. Produtividade Total
Este indicador de produtividade calcula a produtividade total de uma equipe ou empresa durante um período específico. Ele é útil para uma visão geral da eficiência organizacional, considerando todos os resultados alcançados.
Fórmula:
Produtividade Total = Total de Resultados (output) ÷ Total de Recursos Utilizados (input)
Exemplo: Se, ao longo de um mês, sua empresa gerou R$ 100.000 em vendas, utilizando R$ 30.000 em custos operacionais, a produtividade total seria:
Produtividade Total = 100.000 (vendas) ÷ 30.000 (custos operacionais) = 3,33
Ou seja, para cada real investido, sua empresa gerou R$ 3,33 em vendas.
3. Taxa de Eficiência
A taxa de eficiência mede a comparação entre o trabalho realizado e o trabalho planejado. Ela é importante para entender se a equipe está cumprindo os prazos e metas de maneira eficiente.
Fórmula:
Taxa de Eficiência = (Resultado Real ÷ Resultado Esperado) × 100
Exemplo: Se você esperava que uma equipe produzisse 150 unidades de um produto em uma semana, mas ela produziu 120, a taxa de eficiência será:
Taxa de Eficiência = (120 ÷ 150) × 100 = 80%
Esse cálculo mostra que a equipe teve uma eficiência de 80%, o que indica que houve espaço para melhorias.
4. Índice de Produtividade Global
Esse indicador de produtividade é utilizado para medir a eficiência de forma mais ampla, considerando vários fatores simultaneamente, como tempo, qualidade e quantidade. Ele é mais complexo e envolve o cálculo da relação entre o output e o input de diferentes recursos.
Fórmula:
Índice de Produtividade Global = Produção Total ÷ Total de Insumos Utilizados
Exemplo: Para calcular o índice de produtividade de uma linha de produção que utiliza diversos insumos (mão de obra, materiais, energia, etc.), você deve considerar todos esses insumos e calcular a produção total dividida pelo custo total de todos esses recursos.
5. Custo por Unidade Produzida
Este indicador de produtividade calcula o custo envolvido na produção de uma unidade de produto ou serviço. Ele ajuda a medir a eficiência no uso dos recursos financeiros.
Fórmula:
Custo por Unidade = Custo Total ÷ Número de Unidades Produzidas
Exemplo: Se a produção total de um produto custou R$ 20.000 e 5.000 unidades foram produzidas, o custo por unidade será:
Custo por Unidade = 20.000 ÷ 5.000 = R$ 4 por unidade
Esse indicador pode ser útil para comparar com o preço de venda e identificar margens de lucro e possíveis ajustes na eficiência da produção.
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Quais são os indicadores de produtividade que eu posso aplicar na minha empresa?
Os indicadores funcionam através da comparação dos dados. Ou seja, você sabe qual é a situação atual e também aonde você quer chegar. Para acompanhar essa evolução, você pode usar 5 indicadores de produtividade.
1. Produção por período (hora/dia/semana/mês)
Aqui você pode medir o quanto foi produzido em um determinado período de tempo, seja por uma máquina industrial ou por uma equipe de criação ou de desenvolvimento.
Para medir o tempo que uma demanda demora para ser concluída você vai precisar de uma planilha de horas trabalhadas, assim você consegue obter todos os dados necessários para formular seus indicadores. Para resultados ainda mais precisos, use um timesheet ou sua versão evoluída – um timesheet automático.
Com os resultados, você pode mensurar a capacidade de produção da sua equipe, se isso está de acordo com o esperado e quais estratégias podem ser elaboradas para melhorar esse indicador.
2. Tempo ocioso
Se você controla o tempo que as demandas levam para serem concluídas, fica fácil saber se a sua equipe está com tempo ocioso e como você pode distribuir as tarefas e projetos de uma maneira mais efetiva, para evitar que o tempo ocioso atrapalhe a produtividade.
3. Entregas no prazo
As entregas feitas dentro do prazo podem mostrar vários dados interessantes, como a capacidade que a sua equipe tem de cumprir prazos, se todos os processos estão funcionando e caminhando na direção correta. No futuro, eles podem ser atrelados aos índices de satisfação do cliente com os serviços prestados pela sua empresa.
4. Capacidade de produção
Saber qual a capacidade de produção da sua equipe vai te ajudar a entender em que nível está a sua produção e como você pode começar a evoluí-la.
5. Tempo de resposta
Você tem um tempo máximo para responder às demandas dos seus clientes? E para realizar as entregas? Por outro lado, seus clientes têm um prazo para aprovar as tarefas? Medir o tempo de resposta vai te ajudar a entender se o SLA acordado com outras áreas ou clientes está sendo cumprido.
À primeira vista, acompanhar todos os dados e informações pode parecer uma tarefa complicada, especialmente quando se trata de organizá-los em relatórios e gráficos. No entanto, com o Runrun.it, é possível ter um controle mais eficiente das demandas.
A plataforma permite acompanhar o andamento das tarefas, além de fornecer relatórios gerenciais que ajudam a verificar se as entregas estão sendo feitas dentro dos prazos, monitorar a produtividade da equipe e analisar as horas trabalhadas por cada colaborador.
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Monitore seus indicadores de produtividade com o Runrun.it
Monitorar indicadores de produtividade é essencial para garantir que os processos de trabalho estejam eficientes e alinhados com as metas da empresa. O Runrun.it oferece diversas funcionalidades que facilitam o acompanhamento e o controle desses indicadores, permitindo que você visualize e otimize o desempenho da sua equipe em tempo real.
- Acompanhe o progresso das tarefas com quadros Kanban, facilitando a identificação de atrasos e pontos críticos.
- Defina SLAs para cada etapa e receba alertas automáticos sobre prazos que estão prestes a ser descumpridos.
- Utilize relatórios em tempo real e dashboards personalizados para visualizar indicadores de produtividade e resultados.
- Registre e acompanhe o tempo gasto em cada tarefa, ajustando a distribuição de recursos conforme necessário.
- Avalie o desempenho da equipe e ajuste processos para otimizar a produtividade com base em dados reais.
Com essas funcionalidades, o Runrun.it não apenas facilita o monitoramento dos indicadores de produtividade, mas também oferece uma forma prática e visual de otimizar os fluxos de trabalho, melhorar a gestão de tempo e garantir que a equipe esteja sempre no caminho certo para atingir os objetivos da empresa.
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