“Fazer mais com os mesmos recursos – ou até com menos”: este é, sem dúvida, um dos principais mantras dos tempos atuais. Até porque a falta de tempo é a marca da vida de qualquer líder e gestor de empresa. Basta fazer uma pesquisa informal e você vai ver que esses profissionais, quase sem exceção, têm uma rotina corrida, cheia de atividades, com uma agenda em que não cabe mais nada – é bem provável que a sua própria seja assim. E no campo do TI, não é diferente: exige-se do gestor uma incrível capacidade de “empilhar pratos”, dividindo-se entre várias tarefas. O que fazer para dar conta de tudo e manter a alta performance? Bem, uma iniciativa que pode ajudar muito é estabelecer metas para equipes de TI. Agora falaremos um pouco mais sobre isso.
Este artigo, na verdade, serve como complemento a vários outros conteúdos relacionados ao tema – e cuja leitura recomendamos fortemente. Por exemplo: neste sobre aumento produtividade, você encontra dicas de atletas consagrados para manter a performance lá em cima.
Já este, sobre equipes de alta performance, traz as últimas tendências. Não deixe de ler, também, este artigo sobre avaliação de desempenho para equipes de TI. Ah, e se você quiser uma leitura mais aprofundada, não pode perder este ebook com dicas para sua equipe de TI produzir mais.
Seja “agile” na hora de estabelecer metas para equipes de TI
Agora, no que se refere às metas, temos algumas dicas fundamentais para sua gestão. Por exemplo, adotar a metodologia ágil na hora de defini-las. Esta é a orientação de Zubin Irani, co-fundador e CEO da cPrime , consultoria de gestão. Neste artigo para o portal CIO, ele recomenda que você “estabeleça metas para o trimestre – e quebre o trabalho em pequenos pedaços que possam, em seguida, serem facilmente atribuídos e gerenciados”.
Para conhecer mais sobre esses processos, leia este artigo sobre metodologia ágil.
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Comunique as metas, as expectativas e os papéis de cada projeto
Já Hussein Yahfoufi, VP de Tecnologia Corporativos da OneRoof Energia, salienta a importância de deixar as metas para equipes de TI bem claras. “Forneça aos membros de seu time informações básicas e a visão estratégica por trás de cada projeto, atividade, tarefa, etc”, conta ele. “Bem informados, os funcionários ficam mais motivados e se sentem mais envolvidos com os projetos e os objetivos da empresa.”
Existem diversas ferramentas e práticas que você pode adotar para tornar essas metas mais claras. Uma delas é o kanban, sistema de origem japonesa que você provavelmente já conhece e usa.
O kanban foi incorporado em um recurso do Runrun.it que se chamaQuadros. Trata-se de uma forma inovadora da equipe visualizar um fluxo de trabalho, que mostra a visão do todo das tarefas da empresa, de um projeto ou de uma equipe específica. Também é possível ver o volume de tarefas (e quais tarefas) estão em cada etapa do trabalho, repriorizando as atividades como convier à equipe. Para saber como funciona, leia este artigo.
Implemente a gestão à vista
Outra prática que pode ser muito útil para comunicar as metas para equipes de TI é a chamada gestão à vista. Trata-se de modelo que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a sua equipe. São gráficos, dados ou informações gerenciais que podem ser rápida e facilmente visualizados e interpretados por todos. E isso, nos formatos mais diversos: desde um quadro na sala do cafezinho a TVs em cada departamentos.
O próprio Quadros, de que já falamos, é um exemplo de gestão à vista na prática. Outros são os Painéis de Gestão, ou Dashboards, que também é um recurso do Runrun.it. Também conhecidos como quadros de gestão à vista, estes painéis costumam fomentar uma competição sadia e estimulante entre diferentes setores da empresa. Isto ocorre por meio da comparação de metas, desempenhos e objetivos alcançados. Mas lembre-se: eles devem ser atualizados com frequência, para que suas informações não se desatualizem e percam valor. Para conhecer tudo sobre a ferramenta, leia este artigo sobre KPI Dashboard.
Agilizar o fluxo de trabalho é indispensável
Um dos pontos principais para se aumentar a produtividade em equipes de TI é enxugar ao máximo as tarefas desnecessárias. No mesmo texto do portal CIO, Charles Galda, CIO da GE Capital, afirma que “As equipes querem entregar coisas grandes e às vezes só precisamos eliminar as barreiras”. Já Charles Galda, CIO da GE Capital, fala sobre o que a empresa faz para agilizar o fluxo de trabalho: “Temos um programa chamado TAP (Tecnologia de Aceleração Produtividade), que dá dicas simples sobre como usar a tecnologia melhor, encontrar o melhor momento para uma reunião com funcionários que trabalham em diferentes fusos horários, etc”, diz ele.
Para eliminar as tarefas que não são produtivas, Galda afirma que há constante monitoramento por parte dos gestores. “Nós temos o hábito de rever continuamente aprovações e notificações dos gerentes, por isso sabemos quando determinadas tarefas já não agregam valor e podem ser eliminadas. A eliminação de etapas desnecessárias mantém ritmo, tornando-nos mais rápido e mais ágeis na resposta aos clientes”.
Além disso, algumas perguntas podem ser feitas para “limpar o caminho”. Por exemplo: “será que cada formulário, relatório de atualização de status, e-mail, mensagem e reunião é realmente necessário?”.
Então, quando você constatar que uma tarefa não contribui diretamente para o objetivo em questão, veja se ela pode ser simplificada ou suprimida. E peça para a equipe sugestões sobre formas de agilizar os processos e sobre que tarefas, ainda necessárias, poderiam ser feitas por outros.
>> Leitura recomendada: Reuniões produtivas: dicas de CEOs para otimizar seu tempo (e o da sua equipe)
Aproveite o melhor da sua equipe de alta performance com tecnologia
Para melhorar ainda mais o desempenho do seu time, você precisa conhecer o Runrun.it. A ferramenta de organização e administração do trabalho é indicada para líderes que desejam aumentar o engajamento de suas equipes e gerenciar seu capital humano.
Com ela, você facilita a comunicação entre as pessoas, organiza as demandas, sabe quando as tarefas e projetos serão entregues e quanto vão custar de fato. Ou seja, fica mais fácil bater – e até superar – as metas para equipes de TI. Faça o teste grátis: http://runrun.it.
