Mesmo com a tecnologia que avança sem parar, um relatório recente trouxe um dado surpreendente: a sensação de que a produtividade estagnou-se. O estudo foi realizado pela Fundação do Trabalho da Universidade de Lancaster, na Inglaterra, e revela que, embora com a digitalização do ambiente de trabalho, a maioria das pessoas acredita que não está mais produtiva do que era três anos atrás. O dado liga o sinal de alerta, uma vez que sempre imaginamos que tecnologia e produtividade estejam intimamente ligadas – o aumento de uma leva ao crescimento da outra. O que está acontecendo então e como reverter esse quadro? Vejamos agora.
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De acordo com a pesquisa, um dos motivos para a estagnação da produtividade é o ambiente de incertezas na economia global. A falta de perspectiva de crescimento impõe limitações no lucro e nas receitas das empresas. E, com a competitividade crescente entre as organizações, boa parte dos esforços dos líderes está orientado a trazer soluções para esse cenário complexo. O resultado é que os avanços tecnológicos acabam não sendo especificamente direcionados para o aumento da produtividade. Por isso, causa essa impressão nos colaboradores de que há muito trabalho, mas pouca produção.
Além disso, o pesquisador Robert Gordon, da Universidade Northwestern, nos Estados Unidos, afirma neste artigo do Fórum Econômico Mundial que não podemos esperar que as inovações de hoje, em áreas como TI e comunicação, tenham um efeito tão profundo na produtividade como aconteceu no passado. Como exemplo, ele cita o surgimento da eletricidade e do automóvel, que transformaram a produção global em larga escala.
Em outras palavras, em termos de produtividade, as inovações tecnológicas de hoje podem não ser tão revolucionárias quanto aquelas lá atrás.
A solução começa com a liderança de TI
Segundo este artigo do portal CIO, modificar esse quadro díspar entre tecnologia e produtividade está nas mãos dos líderes de TI. Os gerentes ouvidos pela Universidade de Lancaster afirmaram que uma liderança fortalecida está entre as principais alavancas da produtividade, além de permitir condições de trabalho mais flexíveis.
Até porque, hoje em dia, a gestão de qualquer negócio está fortemente ligada à TI. Em maior ou menor grau, a tecnologia da informação impacta na operação de uma empresa de forma que, antes, não acontecia. Provas disso são as plataformas online de gestão, que automatizam uma série de tarefas que, até então, ocupavam boa parte da agenda de gestores e de suas equipes.
Um exemplo é o software de gestão Runrun.it, que nasceu dos problemas reais enfrentados na área de TI. Então, sabemos bem da importância de uma gestão de TI estruturada, consolidada e alinhada à estratégia, que coloque tecnologia e produtividade no mesmo ritmo. Assim como se fosse uma bicicleta, em que a tecnologia representa as engrenagens e faz a bike rodar, impulsionando a produtividade.
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Um passo a passo para aliar tecnologia e produtividade
As relações entre tecnologia e produtividade sempre são abordadas aqui no blog. Inclusive, já renderam o ebook “Dicas para sua equipe de TI produzir mais”. Agora, compartilharemos um passo a passo para você aprimorar a sua liderança e aumentar a produtividade do seu time:
1 – Controle as tarefas e o desempenho
Com o monitoramento das tarefas, você tem um panorama completo de como anda o fluxo de trabalho das pessoas, a organização e execução das atividades e como está a entrega das demandas. Graças ao acompanhamento, é possível encontrar rapidamente os erros nos processos e tomar medidas corretivas. Isso evita perder prazos e outros impactos negativos.
Um software estratégico de gestão do trabalho ajuda você a controlar as atividades da sua equipe. O Runrun.it, por exemplo, é muito útil para esse acompanhamento, pois permite monitorar as horas investidas pelos colaboradores. O sistema também fornece métricas de desempenho para enxergar a produtividade e a qualidade das entregas. Inclusive, você conta com um Dashboard personalizável com as informações de que a sua gestão precisa apresentadas de forma rápida, em uma única tela. Nele, é possível criar as métricas que interessam para a sua empresa.
2 – Desenvolva o conceito de time intelligence
O time intelligence implica reunir os dados a partir da mensuração do tempo para embasar a tomada de decisão. Assumir essa gestão do tempo é fundamental para a sua produtividade, uma vez que permite descobrir as horas alocadas pelas pessoas e a lucratividade real dos seus serviços.
Com um sistema de time intelligence, é simples compreender onde, quando e como as horas da sua equipe são investidas em tempo real. Ou seja, monitorar quais as tarefas foram realizadas ou estão em execução, se o planejamento foi cumprido, se houve atrasos, analisar as datas e os prazos. Todos esses números estruturados servem para guiar os negócios e agilizar a sua gestão.
Aqui, também, o Runrun.it oferece um grande benefício. Porque o software conta com time intelligence e, com a coleta dos dados, fornece informações que os gestores nunca saberiam. É a tecnologia a serviço da decisão rápida e precisa, o que reverte em maior produtividade para a equipe.
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3 – Implemente um timesheet automático
Por falar em tempo: um dos grandes “ralos” de produtividade nas empresas são as tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas. Entre elas, o próprio registro de horas trabalhadas.
Para isso, você pode contar com a tecnologia – e com o Runrun.it, também. Com o timesheet automático embutido na ferramenta, os usuários registram as horas de forma simples e intuitiva. Basta dar o ‘play’ nas tarefas e o tempo investido nelas será automaticamente documentado. Então, o sistema gera indicadores, que mostram as horas trabalhadas por projetos e clientes.
Por isso, é hora de parar de preencher planilhas de Excel, ou mesmo folhas de papel, e automatizar esse processo. Assim, num clique, você tem o controle de horas da equipe e coloca a tecnologia e produtividade no mesmo compasso.
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4 – Estime entregas com base em modelos sólidos
Como conseguir estimativas reais da entrega de projetos? Novamente, a automação de processos exerce papel fundamental para prever quando as tarefas serão entregues. Com uma ferramenta como o Runrun.it, você conta com algoritmos poderosos. Eles traçam estimativas preditivas e permitem saber se um projeto tende a atrasar ou se o orçamento pode estourar.
5 – Estime o esforço de cada atividade
Nenhum projeto será iniciado sem que você se certifique de que os prazos serão cumpridos. Então, é indispensável que você avalie exatamente a quantidade de tempo consumida por cada atividade. Por isso, é necessário prever o esforço de cada tarefa a ser realizada. Com o Runrun.it, você consegue estimar e ajustar o tempo de esforço manualmente e a inteligência do sistema ajuda a aperfeiçoar esses padrões. Este é outro aspecto em que tecnologia e produtividade são combinadas por meio da plataforma.
6 – Organize o fluxo de trabalho e padronize a comunicação com a equipe
Por fim, para que tecnologia e produtividade não se desencontrem, o seu fluxo de trabalho deve estar perfeitamente organizado. Isso significa dividir o trabalho em etapas, obter relatórios automatizados sobre os processos e monitorar tudo o que está sendo feito em tempo real, podendo corrigir o que for necessário.
E o mais importante é que cada colaborador da equipe tenha perfeitamente clara a sequência de tarefas em que vai trabalhar. Por isso, centralizar a comunicação é indispensável. O Runrun.it, por exemplo, contribui para toda essa dinâmica, uma vez que automatiza o fluxo e ajuda a formalizar as conversas da equipe, evitando ruídos causados por e-mail, WhatsApp e outras ferramentas.
Conheça esses e outros benefícios da tecnologia que o Runrun.it oferece à sua produtividade. Faça um teste grátis agora mesmo: https://runrun.it
