Hoje em dia, a gestão de qualquer negócio está fortemente ligada à TI. Em maior ou menor grau, a tecnologia da informação impacta na operação de uma empresa de forma que, antes, não acontecia. O próprio Runrun.it nasceu dos problemas reais enfrentados na área. Então, sabemos da importância de uma gestão de TI bem estruturada, consolidada e alinhada à estratégia.
Neste artigo, você vai entender como implantar o gerenciamento de TI no seu negócio. Conhecer o passo a passo, as práticas e as metodologias que compõem uma boa administração da tecnologia da informação — além, claro, de conhecer o caminho das pedras para montar a equipe responsável pela área.
O que é gestão de TI, e para que serve?
Comecemos pela definição. Como você leu acima, “gestão de TI” é uma abreviação para gestão de Tecnologia da Informação. De forma objetiva, serve para gerar valor a um negócio por meio do uso da tecnologia. E constitui-se do conjunto de atividades, projetos e metodologias que têm a finalidade de alinhar a TI de uma empresa ao seu planejamento e à sua estratégia.
É inegável que as empresas se tornam cada vez mais dependentes da Tecnologia da Informação. Não importa se operam na forma de SaaS ou se usam a TI em seu funcionamento interno, como processos em nuvem, trabalho remoto ou mesmo ferramentas digitais de gestão. O gerenciamento de TI é indispensável tanto em processos internos, quanto externos.
>> Leitura recomendada: 8 livros para transformar a gestão de TI da sua empresa
Passo a passo para começar a gerenciar sua TI hoje
Aqui no blog, você encontra muitos conteúdos que te ajudam a aprimorar a gestão de TI. Temos, inclusive, um ebook com dicas para uma equipe de TI produzir mais.
No entanto, não é possível aprimorar o que ainda não foi implantado. Este artigo do portal Bug Busters traz um passo a passo para você começar o gerenciamento de TI agora mesmo, juntamente com a recomendação de alguns processos:
1. Estabeleça métricas
As métricas de desempenho apresentam um panorama de todo o funcionamento da infraestrutura do negócio e dos processos da área. É graças a elas que erros são encontrados rapidamente e medidas corretivas podem ser tomadas, evitando impactos negativos maiores.
As principais métricas são conhecidas por KPIs — Key Performance Indicators, ou Indicadores de desempenho ou performance. Os KPIs podem ser aplicados tanto para avaliar o trabalho de cada time quanto para identificar problemas de performance em equipamentos.
São esses indicadores que vão alinhar a gestão de TI aos objetivos do negócio como um todo. Daí vem sua importância.
2. Defina o escopo
Escopos muito vastos sobrecarregam o time responsável pela gestão de TI. Por isso, como gestor, você deve delimitar com clareza o que será trabalhado pela equipe.
Sendo assim, após levantar as necessidades do negócio e estabelecer os KPIs, você deve descrever as atribuições do time que vai perseguir essas métricas. Existem processos que contribuem imensamente para essa definição (e acompanhamento), como o kanban.
Com esses processos, tanto o direcionamento de tarefas quanto o monitoramento da execução será feito com mais precisão. Os colaboradores envolvidos com a gestão de TI saberão quais atividades devem executar com antecedência, podendo planejar uma rotina de trabalho com maior agilidade e performance.
3. Não recuse o “erro bom” e seja ágil
No Brasil, ainda temos uma cultura de não aceitar bem os erros. Mas, no caso da gestão de TI, isso não deve acontecer. O erro faz parte, desde que se transforme em aprendizado. Pode-se errar, desde que a resposta seja rápida, e a lição trazida pelo erro, incorporada à rotina da gestão.
Neste sentido, é fundamental que você conheça a metodologia ágil, ou agile. Ela nasceu na indústria de softwares e tem como objetivo satisfazer as necessidades de clientes e usuários, entregando com rapidez e maior frequência as versões atualizadas do software.
No caso da gestão de TI, aplica-se ao modelo a entrega ágil, que pode ser melhorada ao longo do tempo. Para conhecê-lo em detalhes, leia este nosso artigo sobre metodologia ágil.
As boas práticas de hoje
Visto como iniciar a implantação do gerenciamento de TI, vale entendermos quais são as práticas mais valorizadas na área atualmente.
Neste artigo, o portal CIO mostra um levantamento feito com os CIOs (Chief Information Officer) participantes do “CIO Executive Council”. Com a pesquisa, foram selecionadas as cinco melhores práticas da área:
1. Definir a taxonomia dos serviços e dos produtos da TI
Taxonomia é um sistema de classificação. Aplicado à gestão de TI, o termo indica a importância de alinhar os discursos dentro de uma empresa, usando um vocabulário comum para se referir a determinados produtos.
De acordo com o artigo do CIO, a tarefa de classificar todos os itens na TI consome tempo e impõe desafios. Mas o exercício de classificação ajuda na comunicação entre os diferentes grupos e possibilita que os assuntos sejam discutidos em um padrão que seja compreendido por setores distintos da empresa. Ou seja, todo mundo falando a mesma língua, sempre.
2. Entender que não existem dados perfeitos
Em meio aos gestores de TI, há o temor de que os dados para análise sejam imprecisos. O receio é o de que dados imprecisos gerem resultados negativos ou inesperados.
O texto do CIO lembra que, como muitas empresas poderão comprovar, deixar que os dados sejam depurados ao longo dos processos não é uma alternativa tão ruim assim. Para exemplificar esse ponto, foi mencionado o caso de dois gerentes de fábrica com abordagens distintas sobre a qualidade dos dados para dar continuidade à implementação de um sistema.
Para o primeiro gerente, as informações 100% corretas são insubstituíveis. Já o segundo topou operar com uma margem de precisão de 90%. Resultado: em menos de um mês, as informações antes 90% corretas haviam se transformado em dados totalmente confiáveis.
3. Saber que contabilidade é a palavra do momento
No universo da TI, há muitos cursos e certificações para o desenvolvimento da equipe (falamos deles neste artigo sobre profissionais de TI).
No entanto, hoje, uma das principais atribuições do gestor de TI é a capacidade de manter uma contabilidade sobre todos os processos da área. Por isso, já existem empresas que, além da formação técnica, oferecem aos colaboradores de TI treinamentos básicos de contabilidade e de cálculo de custos.
>> Leitura recomendada: Você deve copiar o trabalho em equipe dos times de TI
Sem esse conhecimento, não é possível mensurar o real impacto da gestão de TI no negócio, como um todo.
Por falar em equipe…
Sabemos que montar e gerenciar a equipe de TI é uma tarefa muito desafiadora. Até porque, de acordo com estudo recente conduzido pela Robert Half, 63% dos CIOs consultados afirmaram ser difícil encontrar profissionais bem preparados para o mercado de TI.
Por isso, vale dedicar um espaço às orientações nesse sentido. Primeiramente, vejamos quais são os principais desafios que esses profissionais terão que enfrentar:
1. Manter os serviços de TI disponíveis
Em um mundo online, não são só as vendas do seu produto que dependem de serviços de TI. A comunicação entre membros da equipe e de seu cliente com sua empresa não pode ficar comprometida. Além de poder resultar em perda de negócios e redução de lucros, uma indisponibilidade nos serviços de TI pode até mesmo interferir na reputação da empresa.
2. Reduzir os custos e riscos
Uma gestão de TI eficiente é capaz de mensurar o impacto de cada investimento na área e verificar as necessidades de cada real gasto. Muitas vezes, outros gestores têm dificuldade em entender o que é cada gasto em tecnologia, e cabe ao gestor de TI justificar os custos e também minimizá-los.
3. Manter-se atualizado
Com as rápidas mudanças do ambiente de TI, um gestor deve manter-se sempre em dia com o mercado. Deve também assegurar a competência técnica do gerenciamento de equipes com treinamentos e cursos, gerenciar diferentes estruturas de TI nas várias filiais e administrar relações com provedores de serviços externos.
4. Alinhar a TI ao negócio da empresa
A gestão de TI deve utilizar a tecnologia para conseguir vantagem competitiva sobre seus concorrentes. As ferramentas mais adequadas e dimensionadas para o seu negócio, em acordo com a cultura e a missão da empresa, devem ser o objetivo do gestor, superando preconceitos e falta de informação das outras áreas. A contratação de um gestor online, como o Runrun.it, fará a diferença na hora de saber os clientes que são mais rentáveis ou não.
5. Conformidade com as normas regulatórias
É responsabilidade da gestão de TI cuidar que os requisitos técnicos nacionais e internacionais sejam seguidos. Entre eles, destacam-se a Governança Corporativa, relatórios financeiros, privacidade e segurança de informações. Aliás, você sabia que contratar serviços estrangeiros (como um software americano) pode te levar a pagar 50% do valor em impostos? Confira neste link os motivos para o seu próximo gestor online ser um software nacional.
6. E por falar em segurança de informações…
Hoje em dia, o maior valor de uma empresa não é mais material. É indispensável que as informações estejam protegidas. Essa proteção se dá através de uma conscientização dos colaboradores das normas de segurança, e também em questões técnicas como precauções contra hackers, vírus e problemas técnicos.
>> Leitura recomendada: Como reduzir o estresse do seu time de TI
O que considerar ao montar e gerenciar uma equipe de TI
Visto isso, trazemos algumas dicas práticas para que você consiga conduzir sua equipe de TI da melhor forma possível.
Pense como uma startup
Além do desenvolvimento da parte técnica, é importante que todos no grupo se tratem bem e falem a mesma língua, você pensa. Na realidade, tão importante quanto o bom convívio dentro da equipe, é a integração entre as áreas de uma empresa.
Isso significa que você pode se levantar mais vezes da sua mesa para perguntar, entender e ouvir seu time. Se você não sente que tem essa abertura ou que vai incomodar, é preciso deixar mais claro, para os colaboradores, que os problemas podem (e devem) ser resolvidos de forma colaborativa. É assim que funciona em startups.
Tecnologia + comunicação = trabalho em equipe
Como em qualquer equipe, a comunicação na gestão de TI é tudo. Já que a própria tecnologia da informação torna possível o armazenamento, o processamento e o fluxo de informações dentro de uma empresa, nada mais justo que você use e abuse dessas ferramentas.
São os famosos softwares de gestão de tarefas, como o Runrun.it. Contar com uma ferramenta de trabalho como essa facilita a integração de informações, a comunicação e o fluxo de trabalho.
Avalie o desempenho sempre
O bom líder de TI deve olhar para indicadores que avaliem o alto desempenho e a implementação robusta dos projetos. Assim sendo, crie uma cultura de estímulo ao feedback dentro da sua equipe, e estabeleça métricas que apresentem um retrato fiel da performance do seu time. Este artigo sobre avaliação de desempenho para equipes de TI tem todas as informações de que você precisa.
E para acompanhar mais dicas sobre gestão e comunicação em equipes de TI, não perca este texto.
Planejamento de TI
Se a ordem é manter a gestão de TI atualizada, é importante rever o atual modelo de planejamento. A transformação digital, a evolução tecnológica e a automação exigem mudanças significativas. Tanto na dinâmica de trabalho das pessoas e da sua empresa quanto na forma como os projetos são planejados.
A questão é como se adaptar e lidar com os desafios. Em artigo no portal CIO, Jim Whitehurst, presidente e diretor-executivo da Red Hat, comentou a situação. “Em um mundo incerto e volátil, nossa habilidade de prever e definir posições estratégicas está diminuindo e o planejamento estratégico e a execução de longo prazo estão perdendo valor”, disse.
>> Leitura recomendada: O mundo incerto e volátil e outras tendências globais
Segundo Whitehurst, o sistema em vigor cria estruturas ineficientes, sem flexibilidade e que não conseguem acompanhar o ritmo das novidades. Para abraçar a transformação, ele defende capacitar as pessoas dentro da organização para pensar e agir de maneira inovadora, e adotar uma mudança cultural. Além disso, propõe substituir o planejamento por processos que permitam mudanças constantes, experimentação e aprendizado.
Neste cenário, é fundamental para a sua gestão de TI conhecer e entender a metodologia ágil, e como os métodos ágeis proporcionam rapidez no desenvolvimento e na entrega dos projetos.
Uma ferramenta para sua gestão de TI ser a melhor possível
Como afirmamos no começo do texto, o Runrun.it nasceu para resolver problemas que envolviam tanto equipes de desenvolvimento quanto de outras áreas – incluindo as finanças da empresa.
Por isso, a ferramenta é ideal para a implementação e o dia a dia da sua gestão de TI. Com o Runrun.it, você organiza o fluxo de trabalho, delega e acompanha a execução das tarefas e proporciona que cada gestor cuide do que é importante. O resultado é uma ganho de produtividade de até 25%, sem falar nos recursos que são melhor alocados. Teste grátis agora mesmo: http://runrun.it.
