Associada ao lado operacional de uma empresa, a gestão de TI alinha e direciona os aparatos e informações utilizados no todo o aspecto tecnológico de um negócio.
É sob os cuidados dessa área que estão processos essenciais para a operação dos sistemas e programas utilizados no trabalho, assim como a proteção cibernética, armazenamento da informação, e claro, a coleta e análise de dados.
Sabendo da importância do setor para a realização e alinhamento das atividades cotidianas, preparamos este artigo para mostrar as boas práticas, metodologias e passos que compõem uma boa administração da tecnologia da informação. Confira!
- O que é e para que serve a gestão de TI?
- Os 4 pilares da gestão de TI
- As responsabilidades da gestão de TI
- Governança de TI: por que ela é importante?
- Os benefícios da gestão de TI
- Como implantar a gestão de TI
- Boas práticas ao montar uma equipe de gestão de TI
- Realizando a gestão de TI com a ferramenta ideal
O que é e para que serve a gestão de TI?
Abreviação para gestão de Tecnologia da Informação, a gestão de TI serve para gerar valor a um negócio por meio do uso da tecnologia.
Logo, a gestão de TI se constitui a partir do conjunto de atividades, projetos e metodologias, para alinhar o uso da tecnologia com o planejamento e a estratégia da empresa.
Para tal propósito, essa área utiliza de recursos, programas, servidores e demais estruturas tecnológicas.
Pela gama de atuação, a gestão de TI utiliza tanto ferramentas físicas quanto sistemas hospedados em nuvem, garantindo o funcionamento dos processos internos.
Como o nome bem diz, a TI é a parte responsável por cuidar também da segurança das informações e dados armazenados pela empresa.
Sendo assim, suas atividades envolvem também a análise de vulnerabilidades, desenvolvendo procedimentos padrões de acesso e backup dos arquivos.
De maneira resumida, a gestão de TI maneja a tecnologia para guardar e distribuir informações da sua empresa, proporcionando o funcionamento das etapas de controle, armazenamento, produção de serviços de uma organização.
>> Leitura recomendada: 8 livros para transformar a gestão de TI da sua empresa
Diferença entre TI e SI
Para quem olha de fora, é bem comum confundir a gestão de Tecnologia da Informação (TI) com Sistemas da Informação (SI).
Isso acontece, pois além dos termos semelhantes, as áreas estão conectadas. Enquanto a TI diz respeito a um campo maior da computação e foca sua atuação na comunicação entre sistemas, o centro da atenção da SI está no desenvolvimento desses programas e softwares.
Com a convivência das práticas em um mesmo ambiente de trabalho, é comum existir uma troca de conhecimentos entre os profissionais de ambas áreas, inclusive na formação de squads para projetos contínuos ou temporários.
Os 4 pilares da gestão de TI
Por conta da sua própria denominação, existe geralmente a ideia que a atuação da gestão de TI é totalmente centrada em torno dos equipamentos tecnológicos.
Embora a tecnologia realmente seja um dos pilares da área, não é o único que concentra as atribuições do setor. Junto a essa base, estão também os processos, as pessoas e os fornecedores.
A seguir, contamos um pouco mais sobre a importância de cada uma dessas bases.
Tecnologia
O atributo principal para trabalhar com a gestão de TI é deter o conhecimento sobre a infraestrutura tecnológica oferecida pela área.
Isso abrange bancos de dados, cloud computing (serviços em nuvem), aplicativos, ferramentas de gestão, sistemas e integrações.
Aqui vale reforçar que não se trata de apenas fazer esse arsenal de componentes funcionar, mas também a capacitação de novos profissionais para cuidar da comunicação entre os sistemas e principalmente, o desenvolvimento de práticas de segurança de dados.
Pessoas
O capital humano é o bem mais importante de qualquer organização e isso fica ainda mais nítido na gestão de TI, já que é necessária uma equipe preparada para conciliar o uso das ferramentas com os objetivos estratégicos traçados pela empresa.
Mais que operacionalizar as atividades, a gestão de TI precisa ter uma liderança para conduzir os modelos de trabalho, instruir melhorias, delegar tarefas e estimular a colaboração entre os profissionais.
Processos
Seguindo os fundamentos da gestão de TI, chegamos nos processos que estruturam o fluxo de trabalho. Afinal, sem eles, não haveria padronização das atividades e o potencial das pessoas e ferramentas seria desperdiçado.
Em suma, os processos de TI garantem que os dispositivos sejam utilizados da maneira mais inteligente possível, preservando a segurança dos dados e otimizando as entregas realizadas.
Fornecedores e parceiros
O stakeholder de TI pode ser definido como qualquer grupo ou indivíduo que é afetado ou possa afetar as decisões estratégicas relacionadas à tecnologia da informação em uma empresa.
Logo, essas pessoas são estratégicas para a área e ajudam a estabelecer mecanismos que otimizam a agilidade operacional e o custo-benefício do setor.
As responsabilidades da gestão de TI
A relevância da gestão de TI para as empresas foi brevemente pontuada até aqui, mas chegou o momento de mergulhar mais a fundo na área e descobrir as atribuições mais importantes comandadas pelo departamento.
- Planejamento Estratégico: Desenvolver e implementar estratégias de TI alinhadas aos objetivos gerais da organização;
- Governança de TI: Assegurar a conformidade com regulamentações e padrões do setor, bem com o alinhamento com as políticas e normas internas;
- Gestão de Recursos: Gerenciar recursos humanos, tecnológicos e financeiros para otimizar o desempenho;
- Segurança da Informação: Proteger os dados e sistemas contra ameaças internas e externas;
- Suporte Técnico: Garantir a disponibilidade e confiabilidade dos sistemas;
- Gestão de Projetos: Assegurar que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento;
- Inovação Tecnológica: Avaliar e adotar novas tecnologias que possam beneficiar a organização;
- Relacionamento com stakeholders: Colaborar com outras áreas da empresa para entender e atender às suas necessidades.
Essas responsabilidades refletem a natureza multifacetada da gestão de TI, que deve equilibrar aspectos estratégicos, operacionais e relacionais para garantir o sucesso das operações tecnológicas de uma organização.
Governança de TI: por que ela é importante?
Vivemos numa era em que a informação e os dados são os bens mais valiosos, tanto para as empresas quanto para as pessoas. Diante desse cenário, o bom uso dos sistemas e a segurança da informação é uma exigência para qualquer organização.
Dentro da esfera de atividades realizadas pela gestão de TI, está a governança de TI, que estabelece e instrui os trabalhadores acerca das boas práticas que devem ser realizadas por profissionais de toda a empresa.
Entre os exemplos que podemos citar estão o uso de antivírus, políticas de acesso a dados, senhas e backups da empresa, bem como o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A aplicação da governança de TI gera benefícios como o aumento da segurança, com a drástica redução dos erros, garantindo a proteção dos dados utilizados no cotidiano de trabalho.
Ademais, essas práticas da gestão de TI incentivam a melhor utilização dos recursos, promovendo a integração das ferramentas de maneira correta e a melhora no gerenciamento de solicitações, atestando a eficiência do setor de TI.
Os benefícios da gestão de TI
Os ganhos gerados pela gestão de TI podem ser desfrutados por toda a empresa e são vistos sob o viés operacional e financeiro.
Podemos iniciar a lista de vantagens justamente pela redução de custos propiciada pela prática. Graças ao uso de automações nos processos, a gestão de TI ajuda no controle de gastos, na redução de custos de manutenção e na economia de tempo dos profissionais.
Atrelado a esse tópico está o aumento na produtividade, já que a gestão de TI simplifica o acesso à informação e a coleta de dados, deixando as etapas de trabalho mais ágeis e menos burocratizadas.
Outro benefício já mencionado antes nesse artigo é a cibersegurança, pois a implementação de medidas protetivas preserva os dados da empresa contra ameaças e garante a confidencialidade e integridade das informações.
As vantagens da gestão de TI também atingem a experiência com o cliente, o relacionamento com os parceiros, a otimização do controle de estoque e a flexibilização das rotinas de trabalho, sobretudo com o uso de metodologias ágeis que tornam os processos cíclicos e eficientes.
Como começar a fazer a gestão de TI
Agora que você já conhece os benefícios e fundamentos da gestão de TI, que tal saber o passo a passo para colocá-la em prática?
Estabeleça métricas
As métricas de desempenho apresentam um panorama de todo o funcionamento da infraestrutura do negócio e dos processos da área.
É graças a elas que erros são encontrados rapidamente e medidas corretivas podem ser tomadas, evitando impactos maiores.
As principais métricas são conhecidas por KPIs — Key Performance Indicators, ou Indicadores de desempenho, ou performance.
Os KPIs podem ser aplicados tanto para avaliar o trabalho de cada time quanto para identificar problemas de performance em equipamentos.
Daí que vem a importância deles para a gestão de TI, já que a partir dos indicadores, a área poderá construir objetivos alinhados com os propósitos de toda a empresa.
Definir o escopo
Escopos muito amplos sobrecarregam o time responsável pela gestão de TI. Por isso, como gestor, você deve delimitar com clareza o que será trabalhado pela equipe.
Sendo assim, após levantar as necessidades do negócio e estabelecer os KPIs, você deve descrever as atribuições do time que vai perseguir essas métricas.
Existem processos e ferramentas que contribuem imensamente para essa definição (e acompanhamento), como o kanban.
Com tais recursos, tanto o direcionamento de tarefas quanto o monitoramento da execução será feito com mais precisão.
Os profissionais envolvidos com a gestão de TI saberão quais atividades devem executar com antecedência, podendo planejar uma rotina de trabalho com maior agilidade e performance.
Aprenda com os erros e seja ágil
Os erros fazem parte de qualquer ciclo de construção de projetos e processos. Por isso, na gestão de TI, é possível que em algum momento existam falhas. O segredo é transformar esses deslizes em aprendizados.
Neste sentido, é fundamental que você conheça a metodologia ágil, ou agile. Ela nasceu na indústria de softwares e tem como objetivo satisfazer as necessidades de clientes e usuários, entregando com rapidez e maior frequência as versões atualizadas do software.
No caso da gestão de TI, aplica-se ao modelo a entrega ágil, que pode ser melhorada ao longo do tempo.
Boas práticas ao montar uma equipe de gestão de TI
Sabemos que montar e gerenciar a equipe de TI é uma tarefa com diversos desafios. Por isso, separamos algumas dicas que podem te ajudar na fase de implementação e na consolidação do setor dentro da empresa.
Pense colaborativamente
Além do desenvolvimento da parte técnica, é importante que todos no grupo se tratem bem e falem a mesma língua.
Na realidade, tão importante quanto o bom convívio dentro da equipe, é a integração entre as áreas de uma empresa.
Isso significa que você pode se levantar mais vezes da sua mesa para perguntar, entender e ouvir seu time.
Se você não sente que tem essa abertura ou que vai incomodar, é preciso deixar mais claro, para os colaboradores, que os problemas podem (e devem) ser resolvidos de forma colaborativa.
Centralize a comunicação
Como em qualquer equipe, a comunicação na gestão de TI é tudo. Já que a própria TI possibilita o armazenamento, o processamento e o fluxo de informações em uma empresa, nada mais justo que você use e abuse dessas ferramentas.
São os famosos softwares de gestão de demandas, como o Runrun.it. Contar com uma ferramenta de trabalho como essa facilita a integração de informações, a comunicação e o fluxo de trabalho.
Avalie o desempenho
Uma boa liderança para a gestão de TI deve olhar para indicadores que avaliem o alto desempenho e a implementação robusta dos projetos.
Assim sendo, crie uma cultura de estímulo ao feedback dentro da sua equipe, e estabeleça métricas que apresentem um retrato fiel da performance do seu time.
Leitura recomendada: Avaliação de equipes de TI: veja quais métricas levar em consideração
Realizando a gestão de TI com a ferramenta ideal
Para organizar o fluxo de trabalho da gestão de TI, você precisa de uma ferramenta que atende as necessidades do setor de ponta a ponta.
Com o Runrun.it, você alinha o workflow, delega e acompanha a execução das tarefas e proporciona que cada gestor cuide do que é importante. A seguir, elencamos recursos presentes na ferramenta que tornam a gestão de TI mais ágil e eficiente.
Gerenciamento de solicitações
A abertura de chamados é um dos principais processos presentes nos fluxos de trabalho da gestão de TI.
As requisições de atendimento ao cliente ou times internos são longas e passam por processos de TI como solicitações de acesso, licenças de software, redefinição de senhas, lentidão do sistema ou de equipamentos eletrônicos e assim por diante.
No Runrun.it, o gerenciamento das solicitações de TI pode ser feito de diferentes formas:
- Com os formulários automatizados, que coletam as informações necessárias para as equipes de suporte resolverem os chamados.
- Pelos modelos de tarefas, com a inclusão de dados relativos à solicitação, à classificação do tipo de atividade que será feita, à alocação de responsáveis e demais informações.
- E por meio de integrações com ferramentas de Help Desk, centralizando assim todas as aberturas de chamado em um único local.
Criando templates de trabalho
Como o cotidiano das equipes de gestão de TI exigem agilidade e monitoramento constante das atividades, é fundamental ter um fluxo de trabalho estruturado que permita a visualização de cada demanda.
Com os modelos de quadros para TI do Runrun.it, a definição das etapas de trabalho é facilitada pelo kanban, um framework ágil que apresenta os passos necessários à realização de projeto e quais fases cada tarefa irá percorrer até ser entregue pelos responsáveis.
O melhor de tudo é que os templates podem ser personalizados de acordo com a sua estrutura de trabalho, aumentando a flexibilidade da sua gestão de TI
Integrando a comunicação
A comunicação é um elo para todos, e manter as informações acessíveis e integradas é uma prática que assegura agilidade e o aumento da performance de trabalho.
Para que as conversas não fiquem soltas em diversos canais, como e-mail, WhatsApp ou demais aplicativos de mensagem, o Runrun.it conta com funcionalidades que organizam e formalizam os dados e materiais principais, deixando tudo centralizado em apenas um lugar.
Com o gerenciador, não apenas as equipes internas conseguem colaborar dentro da plataforma, mas também parceiros, fornecedores e clientes podem se comunicar com a sua equipe pelo Runrun.it sem custos ou burocracias adicionais.
As funcionalidades intuitivas e ágeis do Runrun.it contribuem para que a organização das equipes de TI seja prática.
Além disso, entrega dados para melhorar ainda mais a performance dos projetos e dos colaboradores. Eleve suas entregas a um novo patamar experimentando a ferramenta gratuitamente: https://runrun.it/
