Parte fundamental para o andamento de qualquer negócio, o planejamento operacional é aquele que estrutura o fluxo do cotidiano do trabalho, direcionando os processos que precisam ser feitos e os recursos utilizados.
Mesmo sendo rico em detalhes, muitas vezes ele acaba sendo preterido pelo seu “irmão maior”, o planejamento estratégico. O que muitos se esquecem é que sem o desenvolvimento basilar e cotidiano das operações, os objetivos traçados a longo prazo raramente são alcançados.
Para salientar a importância do planejamento operacional, preparamos este artigo especial, trazendo os principais pontos desse plano de trabalho e como ele abrange diferentes setores e esferas da sua organização. Confira!
- O que é o planejamento operacional?
- Qual a diferença entre planejamento operacional, estratégico e tático
- Qual a importância do planejamento operacional
- Os tipos de planejamento operacional
- O que fazer no planejamento operacional
- Exemplos do planejamento operacional na prática
O que é o planejamento operacional
Também conhecido como plano de trabalho, o planejamento operacional é um desdobramento do planejamento estratégico, descrevendo quais serão as ações que serão realizadas a curto prazo pelos departamentos.
Importante para a realização e entrega de demandas, ele é a base que estrutura os objetivos gerais de uma organização.
De maneira simplificada, podemos afirmar que esse tipo de planejamento desmembra os objetivos e metas estratégicas traçadas a longo prazo para o dia a dia e por isso tem uma característica de ser mais “mão na massa”.
Por meio dele, são especificados os processos e ferramentas que serão utilizados no fluxo de trabalho para que as entregas de produtos e serviços mantenham a excelência.
O planejamento operacional cumpre o papel instrucional, documentando e mapeando as etapas de trabalho, por isso é visto como um aliado da gestão de processos.
A partir dele, se estabelecem 4 pontos que guiam a rotina dos setores de uma empresa. São eles:
- O que deve ser feito: tipifica as tarefas a serem realizadas na semana ou no dia;
- Quem deve fazer: delega as atividades aos responsáveis;
- Quando deverá ser feito: estabelece os prazos de entrega;
- Quanto custará: aponta quais são os recursos financeiros, materiais e humanos são essenciais para a conclusão das tarefas.
Qual a diferença entre planejamento operacional, tático e estratégico?
Habitualmente, são 4 os tipos de planejamentos realizados em uma organização:
- O operacional;
- O estratégico;
- O tático e
- O financeiro.
Dentre eles, o mais fácil de distinguir é o financeiro, que lida com questões orçamentárias, como a administração de recursos, e assim norteiam quais serão os projetos que receberão mais investimentos em um futuro próximo.
Já os demais se camuflam, pois possuem pontos em comum ou estão interligados. De maneira resumida, podemos afirmar que o estratégico cuida de decisões de alto nível para a organização, o planejamento tático lida com a implementação da estratégia em áreas específicas, enquanto o operacional se concentra nas metas imediatas.
Para tirar qualquer dúvida que sobrou entre os modelos, preparamos uma tabela destacando as características principais de cada um deles.
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Qual a importância do Planejamento Operacional?
Uma vez que o planejamento estratégico trabalha com projeções de crescimento para o futuro, o planejamento operacional trata de colocar os pés no chão e mostrar como os objetivos levantados serão alcançados.
Por exemplo, se um dos propósitos da empresa é automatizar 50% dos processos de produção nos próximos 2 anos, o planejamento operacional ficará responsável por cuidar dos trâmites de seleção, contratação e implementação das ferramentas nesse período.
Em outras palavras, o plano de trabalho vai passar o que está no mundo das ideias organizacionais para a prática do dia a dia.
Com essa transformação proporcionada pelo planejamento operacional, as equipes responsáveis conseguem ter uma visão mais realista do volume de trabalho, acompanhar a evolução das tarefas e identificar eventuais gargalos que interrompem o fluxo produtivo.
Os tipos de planejamento operacional
Funcionando como desdobramento de planos mais complexos, o planejamento operacional costuma ser contínuo dentro das empresas.
No entanto, ele pode ser classificado em dois tipos, justamente para ocasiões em que ele não é ligado aos objetivos institucionais. Vamos conhecê-los?
Planejamento Operacional Single-Use
Indicado para situações ocasionais ou emergenciais, o planejamento single-use (uso único) atua em torno de uma circunstância específica, como um projeto descolado do objetivo geral ou da realização de eventos.
Pensando nesse segundo caso, a realização ou participação de eventos requer uma preparação de estrutura, convites, cerimônias, material de campanhas, enfim, diversas atividades que farão parte daquele momento.
Para isso, o planejamento operacional cuida de todos esses pormenores, administrando a evolução das atividades para que tudo ocorra da maneira mais adequada.
O mesmo modelo também é aplicado em situações emergenciais, em que é necessário um conjunto de ações para o controle das tarefas e cumprimento dos prazos.
Planejamento Operacional Ongoing
Por sua vez, o planejamento ongoing transmite a ideia de continuidade, que aliado à melhoria contínua, ganhará novas ações a cada ciclo de execução.
Atrelado a metas mais complexas, o planejamento operacional ongoing é mais longo e flexível, sendo adaptado a qualquer mudança que ocorra em relação aos objetivos estratégicos.
Outra característica que pode ser notada é que esse tipo de planejamento lida bastante com processos organizacionais, que ajustam o fluxo diário de trabalho, para que nada seja perdido no cotidiano profissional.
O que fazer no planejamento operacional?
Considerando que o foco do planejamento operacional está nas atividades diárias e na implementação de estratégias delineadas nos níveis mais altos de planejamento, as atividades se dividem em várias áreas.
Nos tópicos a seguir, separamos as principais ações que você pode fazer no planejamento operacional. Confira!
- Definição de metas e objetivos específicos: Crie metas operacionais que contribuam para o alcance de propósitos gerais da organização. Para manter a assertividade, conte com metodologias como a Meta SMART;
- Distribuição de recursos: Identifique e aloque os recursos necessários para as operações diárias, incluindo os financeiros, humanos, tecnológicos e materiais;
- Desenvolvimento de planos de ação: Descreva as atividades que precisam ser feitas para atingir metas operacionais, incluindo planos para produção, vendas e serviços.
- Estabeleça indicadores de desempenho: Defina métricas que permitam o acompanhamento do resultado das operações. Assim, você terá mais clareza sobre as áreas que precisam ser otimizadas;
- Implemente controles operacionais: Traga controles para regular as atividades, como sistemas de relatórios, auditorias internas e procedimentos de qualidade;
- Treinamentos: Garanta a capacitação da equipe para que ela realize as atividades de maneira profissional e engajada;
- Integração com Níveis Superiores: Mantenha uma comunicação aberta e contínua com os níveis tático e estratégico da organização.
Exemplos do planejamento operacional na prática
O planejamento operacional fornece a estrutura necessária para transformar objetivos gerais em ações específicas, garantindo que cada parte da organização esteja alinhada e contribuindo para metas comuns.
Para melhor compreensão de como isso funciona, nada melhor que exemplos práticos na rotina de trabalho. Pensando em diferentes estabelecimentos e departamentos e existentes, selecionamos situações em que o planejamento operacional faz a diferença.
Em instituições de ensino
Universidades, escolas e plataformas de ensino a distância precisam do planejamento operacional para aprimorar a qualidade do serviço oferecido aos seus estudantes.
Um bom exemplo começa já pelos processos de matrícula. Para reduzir a burocracia na coleta de documentações, o planejamento operacional pode incluir a adoção de uma ferramenta com formulários automatizados, como o Runrun.it.
Usando a plataforma, as equipes responsáveis podem compartilhar formulários personalizados com os alunos, coletando assim os dados essenciais para a realização dos cadastros, sem vai e vem de informações.
Nos departamentos de marketing
A amplitude das ações de marketing passeiam por todos os tipos de planejamento de uma empresa, seja no reposicionamento de marca, lançamento de produtos, investimentos em mídia paga ou na criação contínua de conteúdos em prol do engajamento e fidelidade do consumidor.
Com tantas responsabilidades, o planejamento operacional da área se faz necessário no cotidiano do trabalho, principalmente na hora de delegar tarefas, centralizar as informações e acompanhar o desenvolvimento das campanhas.
Nesse caso, um software de gestão de tarefas como o Runrun.it ajuda não apenas na organização do trabalho, mas também na visão do todo, dos resultados obtidos e da mensuração do esforço da equipe.
Uma história que comprova essa aplicação é a da Julia Cavallari, coordenadora de marketing da XP, que viu a eficiência da sua área aumentar em 400% ao centralizar as operações com a ferramenta.
Entre os principais ganhos que ela obteve estão o aumento da colaboração da equipe, um histórico rastreável de tudo o que já foi produzido e a melhoria na tomada de decisões. Confira este case de sucesso!
Na logística e infraestrutura
Seja para uma empresa que trabalhe com a entrega de produtos físicos ou para as que oferecem serviços digitais, é importante ter mecanismos de controle dos pedidos e de entregas.
Neste contexto, o planejamento operacional pode ter metas como redução do tempo de entrega, redução dos erros e otimização de custos logísticos.
Esses planos de trabalho incluem a realização de treinamentos e capacitações, parcerias com fornecedores ou implementação de ferramentas de monitoramento do fluxo de trabalho.
Percebeu como o planejamento operacional está ligado a diversas esferas organizacionais do trabalho? Com o uso de um software de trabalho inteligente, você tem um aliado aprimoramento dessa ação.
O Runrun.it é ideal para esse tipo de situação pois contribui para uma gestão eficiente dos processos, impulsiona a produtividade e aumenta a colaboração entre as áreas. Experimente a ferramenta gratuitamente: https://use.runrun.it/
