O armazenamento na nuvem é um serviço que permite arquivar dados online que podem ser acessados de qualquer local e dispositivo. Há centenas de sistemas de armazenamento na nuvem com diferentes propósitos, como os de uso pessoal para backup de e-mails, fotos, vídeos e outros arquivos e os utilizados por empresas como uma solução para a comunicação interna, compartilhamento e arquivamento seguro dos dados.
Com a adoção do home office, por conta da pandemia da Covid-19, a contratação deste tipo de serviço cresceu exponencialmente, como mostra o levantamento da consultoria Deloitte. A pesquisa aponta que o armazenamento na nuvem está presente em 93% das empresas de todo o mundo e que o investimento em aquisição e aperfeiçoamento dessas ferramentas, no segundo trimestre de 2020, foi de mais de US$ 34 bilhões, um aumento de aproximadamente 11% em relação ao trimestre anterior. Se você se interessou pelo tema, confira o que vamos abordar neste artigo:
- Como funciona a armazenamento na nuvem?
- Segurança de dados: um caminho possível com a armazenamento na nuvem
- Armazenamento na nuvem: quais são seus benefícios?
- Facilite o home office com o armazenamento na nuvem
Como funciona a armazenamento na nuvem?
Armazenar um arquivo na nuvem é um processo semelhante ao de salvar um conteúdo no HD pessoal. A diferença crucial é que em vez de utilizar o espaço do seu computador, você hospeda as informações em um servidor online. Os dados salvos nessas infraestruturas são criptografados (prática de codificar as informações de forma que só remetente e destinatário consigam decifrá-las) para dificultar o acesso de terceiros. As ferramentas ainda possuem níveis de segurança que a empresa que contratou o serviço segue para proteger as suas informações. Desta forma, há uma hierarquia e dados sigilosos que não ficam visíveis a todos os colaboradores.
Diferente do computador que você tem em casa, o armazenamento na nuvem disponibiliza um suporte técnico e treinamentos para o uso e resolução de problemas. Além disso, o sistema é programado para não causar entraves no seu fluxo de trabalho. Permitindo maior organização das informações salvas. Os estudos da área de arqueologia da mídia, que se dedicam à evolução e ao uso de mídias digitais e analógicas, mostra que não é porque um arquivo foi salvo em um dispositivo online, como e-mail ou drive gratuito, que não o perdemos de vista, seja por uma exclusão descuidada ou uma nomeação não-amigável.
Para as empresas, contar com plataformas de comunicação e armazenamento pessoais ou informais é um tiro no pé, pois se um colaborador é desligado da instituição todas as informações que ele gerou durante o trabalho somem. As ferramentas de armazenamento na nuvem previnem, justamente, esses contratempos e, de qualquer forma, contam com equipes técnicas para auxiliar os indivíduos que se deparam com situação de perdas de arquivos.
SaaS, PaaS e IaaS: o que essas siglas significam?
A armazenagem na nuvem pode ser contratada por esses três tipos de serviços:
SaaS (Software as a Service) – Podem ser acessados pelo próprio navegador, sem a necessidade de baixar programas. A Forbes indicou esse serviço como uma das 10 tendências de tecnologia para 2021. Um dos exemplos de SaaS é o Runrun.it.
PaaS (Plataform as a Service) – É uma tecnologia voltada, principalmente, para desenvolvedores e profissionais de criação de sistemas, permitindo testes e gerenciamentos de aplicativos. A Red Hat Openshit é um exemplo de PaaS.
IaaS (Infrastructure as a Service) – O modelo possibilita que empresas paguem para armazenar seus dados e sistemas em data centers (local onde estão concentrados sistemas computacionais). A Amazon Web Service (AWB) e a Microsoft Azure são exemplos de IaaS.
Apesar da multiplicidade de serviços, um conselho da Harvard Business Review é que as empresas contratem sistemas externos para fazer uso da armazenagem na nuvem, permitindo que as instituições se dediquem aquilo que elas comercializam e contem com a expertise de organizações focadas no aperfeiçoamento da tecnologia em nuvem. Para se ter uma ideia do investimento necessário para criar estruturas de qualidade, a Deloitte, no estudo citado anteriormente, mostra que, segundo profissionais da área de desenvolvimento, é preciso que as equipes tenham à disposição ferramentas eficazes (34%), abordagens (34%) e talentos (32%).
3 tipos de armazenagem na nuvem
Em relação ao tipo de nuvem, o armazenamento pode contar com três modelos:
- 1. Nuvem privada – Sistema online ou por uma rede interna, como intranet, com acesso limitado a usuários selecionados e não ao público geral.
- 2. Nuvem pública – Serviço disponibilizado para qualquer pessoa ou empresa utilizar. Eles podem ser gratuitos ou vendidos sob demanda.
- 3. Nuvem híbrida – O ambiente é a combinação da nuvem pública e privada, que funcionam de maneira independente e se conectam quando necessários.
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Segurança de dados: um caminho possível com o armazenamento na nuvem
Segundo um estudo realizado pela Shred-it, 86% dos CIOs (Chief Information Officer) acreditam que a prática de trabalho a distância aumenta as chances de violação de dados. A pesquisa também observou que, embora tenham sido implementados planos de contingência, apenas 35% empresas têm uma política para gerenciar, armazenar ou excluir dados remotamente e 54% não adota nenhuma estratégia.
Um levantamento da iPass ainda revelou que 52% dos CIOs, nos Estados Unidos, temem que seus colaboradores remotos tenham sofrido algum tipo de invasão e 67% acredita que os ataques ocorram devido a conexões wi-fi pouco seguras. No entanto, não é de hoje que as companhias sofrem ataques de hackers. Em 2014, por exemplo, o EBay, empresa de comércio eletrônico, foi vítima deste crime e 140 milhões de usuários tiveram seus dados roubados.
Para mitigar esses riscos, um artigo TOTVS (empresa de tecnologia) enumera medidas de segurança que as empresas podem realizar para impedir ataques virtuais. Sendo eles:
- Diagnóstico periódico da infraestrutura, dos sistemas e dos colaboradores, a fim de mapear fragilidades;
- Armazenamento na nuvem;
- Uso da tecnologia para a gestão de informações;
- Atenção à legislação de proteção de dados.
Para o artigo, o armazenamento na nuvem é uma das melhores práticas para inibir roubo de dados, porque permite que os colaboradores não salvem em seus computadores físicos o conteúdo da empresa. Além disso, como mencionado acima, esse modelo de armazenamento e compartilhamento de arquivo pode ser criptografado, aumentando a segurança das informações.
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Armazenamento na nuvem: quais são seus benefícios?
Por mais que a adoção do armazenamento na nuvem tenha ocorrido massivamente em meio às mudanças rápidas de 2020, o estudo da Deloitte, citado acima, acredita que o uso não terá um declínio no pós-pandemia. Isso porque, as empresas experimentaram a economia e as vantagens de contar com um serviço que elimina o físico, centraliza as informações e garante maior segurança. Dentre as vantagens, estão:
- 1. Redução de custos – As empresas podem contar com plataformas robustas sem deslocar investimentos para a sua criação e manutenção;
- 2. Flexibilidade – As ferramentas podem se adequar às necessidades das empresas;
- 3. Atualizações automáticas – Criação de novas funcionalidades e a resolução de problemas de forma automática;
- 4. Colaboração – Possibilidade de gerar relatórios e manter todos os membros da equipe atualizados;
- 5. Escalabilidade – Capacidade de organizar os recursos de acordo com a demanda de trabalho que a empresa recebe;
- 6. Mobilidade – Pode ser acessado de qualquer lugar e dispositivo.
No entanto, a consultoria McKinsey mostra que as empresas demoram para confiar na efetiva do armazenamento na nuvem. Segundo uma pesquisa da instituição com líderes de 50 organizações que implementaram a ferramenta entre os anos de 2014 e 2016, muitas gastavam tempo e recursos significativos para criar plataformas privadas com receio dos softwares não serem seguros.
Os gestores mais céticos, de acordo com o estudo, realizaram apenas 5% da sua carga de trabalho pelo armazenamento em nuvem, enquanto os líderes mais confiantes com a eficácia da ferramenta já começaram migrando 50% dos dados da sua equipe para a nuvem e, consequentemente, foram os que sentiram mais rapidamente os benefícios das plataformas.
5 fatores para a maturidade digital bem-sucedida
De acordo com a pesquisa do Capterra (uma plataforma de busca e comparação de softwares) com 409 colaboradores de pequenas e médias empresas (com até 250 funcionários), 63% dos gerentes responsáveis pela compra de softwares das instituições afirmam que seus negócios terão de adotar novas ferramentas como resposta à Covid-19. Para que os benefícios das tecnologias empregadas pelas organizações sejam exploradas pelas equipes, a McKinsey apresenta cinco passos para a maturidade digital assertiva.
1. Pense grande
Se você quer levar a tecnologia para dentro dos processos da sua empresa, o primeiro passo é não estabelecer metas que você, de certa forma, sabe que vai alcançar. Esse pensamento de “prometemos menos e entregamos mais”, segundo a consultoria, está longe de promover a maturidade digital. Isso porque os líderes não saem da sua zona de conforto por medo de se arriscarem e a empresa como todo não é desafiada a implementar algo novo.
2. Alcance toda a empresa
A consultoria ainda observa que as empresas na América Latina com melhor performance na transformação digital pensaram em como adotar o uso da tecnologia em todas as áreas e não restringir em setores, funções ou negócios específicos. Desta forma, a maturidade digital ocorre em sinergia e com menos desacordos. Dentre os resultados observados, está o crescimento do negócio, corte de custos obsoletos e a diminuição de despesas administrativas.
3. Envolva o maior número de colaboradores
Você não precisa, nem deve, carregar a transformação digital da sua empresa nas costas. Pelo contrário, você pode delegar para às equipes implementarem em suas áreas iniciativas de maturidade digital. De acordo com a McKinsey, cerca de 54% das organizações envolveram até dois processos de transformação digital para uma mesma pessoa desenvolver. Essa prática tem um retorno satisfatório, porque exige menos etapas de aprovação e as iniciativas, quando distribuídas, em pequenas partes ficam mais fáceis e ágeis de serem administradas. Outro fator é que as equipes conseguem enxergar mais facilmente o potencial da tecnologia nas suas rotinas, o que os motiva a continuar aprimorando os processos.
4. Avance rápido
A transformação digital deve começar a todo vapor. Em média, uma iniciativa com desempenho satisfatório leva de 6 a 12 meses para gerar retornos e a partir dos lucros conquistados a empresa passa a ter mais condições de investir em aperfeiçoamentos mais complexos e de longo prazo. A McKinsey apresenta que do valor todo gerado pela maturidade digital, 50% são na primeira fase e os demais ganhos vão sendo obtidos ao longo do tempo.
5. Cuide da saúde organizacional
Todos os passos citados acima são caminhos para que a saúde organizacional da sua empresa não sofra com mudanças bruscas. Isso significa que os objetivos e metas estabelecidos devem andar junto com a condição financeira da sua empresa.
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Facilite o home office com o armazenamento na nuvem
O armazenamento na nuvem já era massivamente adotado pelas empresas antes do home office ganhar espaço, mas o seu uso se tornou ainda mais imprescindível para a gestão a distância funcionar bem. Isso porque, a comunicação flui de uma maneira diferente, já que não podemos mais ir até a mesa dos colegas para explicar algo ou tirar dúvidas. Da mesma forma, os líderes passaram a avaliar suas equipes pelas entregas realizadas e não mais pelo esforço percebido.
Contar com um software de gestão do trabalho como o Runrun.it, uma ferramenta SaaS brasileira, que hospeda os dados na nuvem pública, permite que as equipes centralizem as informações e tenham arquivado toda a comunicação produzida. Além disso, os gestores conseguem ter a visão do todo, evitando a microgestão, a impressão de que o trabalho não está acontecendo, cobranças desnecessárias e vigilâncias abusivas. O Runrun.it ainda gera relatórios de produtividade e das equipes, para que os gestores possam tomar decisões mais assertivas. Crie sua conta grátis e teste: https://runrun.it
