Que estamos na era das inúmeras facilidades digitais, não há dúvida. Principalmente em termos de gerenciamento de arquivos — nunca tivemos tantas opções para armazená-los e organizá-los como agora. O problema é que, da mesma forma que as soluções facilitam, a variedade delas pode complicar a vida dos gestores. São tantas as plataformas para comunicação e envio de arquivos que usamos, entre Google Drive, e-mails, WhatsApp e Hangouts, que pode ficar bem difícil encontrar aquele material importante para o projeto que vai começar em breve.
Então, para organizar o seu armazenamento de arquivos, preparamos uma lista com cinco dicas imperdíveis. São orientações para melhorar o controle dos seus arquivos e também centralizá-los, de modo que tudo fique facilmente acessível, em qualquer momento ou lugar.
Afinal, já está na hora de deixar para trás aquela correria entre aplicativos e plataformas para encontrar uma única informação, certo? Vamos lá:
1. Adote um sistema de gestão integrado
Sua prioridade zero, ao aprimorar o gerenciamento de arquivos, deve ser a centralização do fluxo de informações. Só assim você e sua equipe terão todas as informações relevantes para o negócio em um só lugar, compartilhadas e formalizadas. O que certamente vai economizar muito tempo e também recursos financeiros.
Um sistema inteligente de gestão do trabalho, como o Runrun.it, oferece essa possibilidade. Até porque a ferramenta nasceu a partir de problemas reais enfrentados por gestores de TI para gerenciar as tarefas das equipes, alinhar a comunicação e compartilhar os arquivos. Assim, o Runrun.it foi criado não só para distribuir as demandas, mas também organizar arquivos, otimizando o tempo e o desempenho do seu time. Todas as informações trocadas ficam registradas no sistema, sendo muito fácil acessá-las e divulgá-las.
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2. Formalize a comunicação
Em geral, os problemas de gerenciamento de arquivos nas empresas são causados pelas várias formas de comunicação usadas pelos colaboradores. Mensagens cruzadas, informações equivocadas, boatos, ausência de liderança nas plataformas… São diversos os contratempos que atrapalham o fluxo de trabalho nesse quesito — a propósito, falamos de problemas de comunicação neste artigo.
De acordo com Peter Drucker, o “pai da administração moderna”, falhas e ruídos de comunicação são responsáveis por 60% dos problemas corporativos. Para minimizar esses riscos, é indispensável que você formalize o diálogo com uma ferramenta de gestão, como o próprio Runrun.it.
Com o sistema, você pode abrir mão de WhatsApp, Messenger e outros mecanismos, que pulverizam o gerenciamento de arquivos e geram conflitos de comunicação. O resultado é que você evitará as informações difusas e terá os arquivos sempre no mesmo lugar, disponíveis quando e onde você quiser. Chega de procurar aquele e-mail que continha uma planilha que alguém enviou. Com a plataforma, você tem um depositório de arquivos relacionado a cada tarefa.
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3. Estabeleça políticas oficiais de comunicação
Outra dica importante é padronizar processos. Isso contribui imensamente, uma vez que organiza o fluxo de comunicação e te ajuda a definir regras claras a respeito do tráfego de informações.
Para tanto, estipule quais dos documentos podem ser acessados por todos da empresa e quais devem ter acesso restrito. Defina também procedimentos adequados de solicitação para que o controle seja feito da melhor forma.
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4. Organize a digitalização e o armazenamento de arquivos físicos
Tudo isso se refere ao gerenciamento de arquivos digitais. Mas é enorme o caso de empresas que ainda trabalham com muitos arquivos físicos. O que pode piorar ainda mais a bagunça de armazenamento.
Antes de sair digitalizando tudo, no entanto, é preciso definir o que pode e o que não pode virar um arquivo digital. Então, a recomendação é que você elabore uma lista ou tabela para o gerenciamento de arquivos acontecer com mais facilidade. Nela, insira aqueles que:
- devem ser guardados em formato físico, como contratos e demais papéis que tenham assinaturas;
- podem ser armazenados digitalmente: fichas cadastrais e relatórios, por exemplo;
- não precisam ser guardados após a utilização ou digitalização: cópias de documentos.
Feito isso, estabeleça uma rotina para a digitalização. Uma dica útil é providenciar um porta-documentos para cada departamento da sua organização. Dessa forma, cada colaborador vai separando, ao longo do dia, os papéis que precisam ser digitalizados. Você também pode definir um período específico para que isso seja feito (no final do expediente, por exemplo). Assim, você garante a produtividade e evita que os colaboradores parem o que estão fazendo para realizar as digitalizações.
Para saber mais sobre a chegada da era digital nas empresas, confira o nosso artigo sobre transformação digital e o nosso ebook sobre automação e transformação digital.
5. Use e abuse da nuvem
Quando você tem uma ferramenta integrada de gestão como o Runrun.it, todo o armazenamento de arquivos é feito na nuvem. Então, você pode e deve utilizar todos os benefícios que vêm com isso. Por exemplo, a comunicação, distribuição de tarefas e gestão de projetos pode ser feita e compartilhada em um ambiente virtual. Assim como, o gerenciamento e armazenamento de arquivos. E o melhor: tudo com a segurança e a proteção dos dados “nas alturas”.
Conheça mais benefícios de trabalhar com sistemas na nuvem nos nossos artigos sobre cloud first e cloud only, o que é computação em nuvem e escritório virtual.
[Dica bônus] E-mails: um dos vilões da organização de arquivos
Além das dicas citadas anteriormente, é fundamental ficar de olho na sua caixa de e-mails. As mensagens são grande vilãs da produtividade e do gerenciamento de arquivos. Porque, ao tentar administrar projetos e tarefas por e-mails, normalmente o que acontece é perder as informações que você procura e desperdiçar seu tempo.
Uma pesquisa da McKinsey afirma que ler e responder e-mails ocupa 28% do dia de profissionais. Ou seja, mais de 2 horas em uma jornada de 8 horas de trabalho. Imagine só, então, como é monitorar tarefas e arquivos por e-mail. Por isso, uma plataforma de gestão do trabalho como o Runrun.it é valiosa. Pois oferece benefícios para uma comunicação mais transparente e organizada, economizando tempo e mensurando as horas investidas pelos colaboradores nas atividades.
>> Leitura recomendada: 8 razões para substituir e-mail por software de gestão
Inicie uma nova fase no gerenciamento de arquivos da sua empresa
Como você pode constatar, otimizar o gerenciamento de arquivos é uma das vantagens de se contar com uma plataforma de gestão automatizada como o Runrun.it. A ferramenta é voltada para os gestores que desejam facilitar a comunicação da sua equipe, melhorar a distribuição de tarefas e armazenar os arquivos relacionados aos projetos. Tudo para aumentar a produtividade e o engajamento das pessoas.
No final do dia, o Runrun.it permite que você saiba quando as tarefas e projetos serão entregues e quanto vão custar de fato. Com o sistema, é possível ainda contar com métricas de desempenho e monitoramento das demandas em tempo real através de um Dashboard personalizado. O contribui para a visão integrada de todas as áreas da empresa com uma gestão 360, para o ganho de performance e o aumento da rentabilidade. Conheça mais sobre esta forma de organizar e gerir seu negócio e faça um teste grátis agora: http://runrun.it.
