Gerenciar tempo: 3 técnicas que nunca saíram de moda

Gerenciar tempo: 3 técnicas que nunca saíram de moda

Quando você chega ao escritório, você sabe em que tarefa trabalhar primeiro ou tem de decidir na hora? Gerenciar tempo, antes de mais nada, é organizar suas tarefas. Posso dizer isso pelo que aconteceu comigo, aqui no Runrun.it. Meu trabalho é justamente pesquisar as melhores estratégias para aumentar produtividade e contá-las aqui para você. Eu mesmo já passei por problemas de distração, até o dia em que decidi reestruturar minha jornada de trabalho, inspirado pelas técnicas dos meus colegas e adaptando para o meu estilo. Agora, é a sua vez de construir o seu. Para te ajudar, reuni as três técnicas – que eu uso – que nunca saíram de moda, porque os seus benefícios já foram amplamente comprovados:

1. GTD (Getting Things Done)

A famosa técnica, criada por David Allen em seu best-seller, propõe simplificar o gerenciamento de tempo profissional e – por que não? – pessoal. O exercício começa assim: diante de você está uma coisa (página, documento, imagem, necessidade, objeto etc). Pergunte-se: É uma tarefa?

Não. Então, você pode:
I. jogar fora;
II. incubar (projeto de vida, talvez);
III. guardar para rever mais tarde (arquivo de referências).

Sim e dá para fazer em menos de 2 minutos. Faça imediatamente.
Sim, mas preciso de mais tempo. Então, você pode:

I. adicionar à sua lista de próximas ações;
II. adicionar à sua lista de projetos atuais;
III. delegar;
IV. marcar como compromisso no seu calendário.

2. Post-its

Olhe para sua semana ou até seu mês e anote suas entregas em uma página. Desmembre as grandes tarefas em menores. Se não cabe em um post-it, então não cabe no seu dia. E como você não vai conseguir trabalhar se tiver muitos deles espalhados por aí, é maior a chance de você listar só o urgente e o importante. Agora sim, passe para os post-its, categorizando suas tarefas com diferentes cores, ou pregando em diferentes espaços. Cada tarefa deve conter:

I. Tipo de tarefa (profissional ou pessoal);
II. Data de entrega (para hoje, amanhã, semana que vem);
III. Pessoas envolvidas (somente eu, minha equipe, toda a empresa).

Feito isso, hora de mobilizar os recursos, as atividades e as pessoas necessárias. Bom trabalho! Ah, e uma boa notícia. Cumprida sua to-do list, agora sim você pode fazer sua wish-list.

3. Pomodoro

Cronômetro, lápis e papel. A técnica, criada em 1980 por Francesco Cirillo, ensina a dividir o trabalho em períodos de 25 minutos chamados de “pomodoros”. O princípio por trás disso é de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental e suavizar a ansiedade. Funciona assim:

I. Escolha a tarefa para trabalhar;
II. Ajuste o cronômetro para 25 minutos. Dê o play;
III. Recapitule. Trabalhe. Revise a tarefa até que o alarme toque. Anote um “x”;
IV. Faça uma pausa de 5 minutos;
V. A cada 4 “pomodoros” (4 “x”) faça uma pausa mais longa (15-30 min).

 

Com essas técnicas, acredite, você verá seu tempo render bem mais. Já pensou no que você faria com um dia a mais na sua semana? E a sua equipe inteira? Então, conheça o Runrun.it, o software de gestão de tarefas que te ajuda a gerenciar tempo e talento. Segundo nossos clientes, ele permite um aumento médio de 25% na produtividade da empresa! Experimente grátis: http://runrun.it

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2 thoughts on “Gerenciar tempo: 3 técnicas que nunca saíram de moda

  1. Sugestão, existem bons Apps para smartphones que auxiliam na técnica Pomodoro, vale experimentar, talvez você se encaixe mais do que imagina.
    Abraço.

    1. Oi Rafael, que bacana! Você sabe dizer algum? Estou preparando um post sobre aplicativos úteis para negócios e algum assim faria a diferença. Agradeço sua atenção. Continue lendo nosso blog, ok? Um abraço!

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