Guia de gestão de custos: dicas valiosas para gastar menos e crescer seu negócio

Guia de gestão de custos: dicas valiosas para gastar menos e crescer seu negócio

Você está fazendo uma gestão de custos eficiente no seu negócio? Aliás, você sabe realmente tudo o que envolve o controle de custos na sua empresa? Não se trata apenas de cortar os gastos. Mas tem a ver também com otimizar a sua operação e tornar seus projetos e clientes mais rentáveis. Para cumprir com esses dois pontos essenciais, existem muitos outros aspectos ligados à sua organização.

Em primeiro lugar, para otimizar a operação, é importante organizar o fluxo de trabalho, implementar uma metodologia ágil e estabelecer uma cultura de resultados. Além disso, é preciso conhecer o custo da sua equipe a partir do valor da hora/homem e todo o impacto da gestão de pessoas no seu bolso. Isso envolve o gerenciamento das horas trabalhadas pela equipe, a produtividade dos colaboradores, o tempo perdido com reuniões e atividades burocráticas.

Já, quando se fala de rentabilidade, é necessário pensar na parte orçamentária da sua gestão de custos. Pergunte-se:

  • Você está fazendo o planejamento correto dos seus projetos?
  • Você estipula orçamentos adequados?
  • Como está a relação orçado x realizado dos seus projetos?
  • Seus clientes estão dando lucro?
  • Está cobrando direito pelos seus serviços?

 

A reflexão dessas questões vai mostrar se você entende a realidade da sua empresa de maneira profunda. No entanto, para conseguir essas respostas, você precisa, principalmente, ter objetivos e métricas claros, definindo os OKRs (do inglês Objectives and Key Results – Objetivos e Resultados-chave) a serem acompanhados em cada período combinado. Até porque só sabendo aonde você quer chegar é que você poderá analisar os dados do negócio, ver o que está dando certo e em que ponto é possível melhorar.

Por isso, estabelecer e monitorar as diretrizes orçamentárias, as métricas de custos e os indicadores de desempenho são fundamentais. Agora, vamos destrinchar cada um desses temas para te ajudar a evoluir a sua empresa e parar de perder dinheiro.

Neste guia, você vai conferir os seguintes tópicos:

A importância de gerenciar custos e a mortalidade de empresas

Por mais óbvio que pareça, vale ressaltar a importância de cuidar dos gastos do seu negócio. E um dos principais indicadores a ser levado em consideração é a taxa de sobrevivência e de mortalidade das empresas. No Brasil, segundo estudo do Sebrae, o índice de sobrevivência chegou, em 2014, a 76,6% das empresas com até dois anos de atividade. Ou seja, dos negócios criados em 2012, 23,4% deixaram de existir no período.

Entre as principais causas da mortalidade, estão a falta de planejamento e do monitoramento das despesas e receitas.

  • Os problemas de um planejamento deficiente atingiram 66,7% das empresas inativas.
  • Só 65% delas realizavam um acompanhamento rigoroso da evolução dos rendimentos e gastos ao longo do tempo.

 

Isto significa que uma boa parcela das empresas acabam extintas, simplesmente, pelo fato de não conhecerem os gastos e a lucratividade dos projetos e/ou serviços. Portanto, fica clara a necessidade do planejamento e da gestão de custos na sua operação. Com esses números em mãos, é mais fácil manter os projetos e o desenvolvimento de produtos no caminho correto, sem estourar o orçamento previsto. Pois, sem o controle adequado, a organização corre sérios riscos, já que a tendência é de jogar dinheiro fora e os gastos excederem os lucros.

>> Leitura recomendada: Você faz a gestão de custos ou perde dinheiro?

Os objetivos no controle dos gastos na sua empresa

Mas o que você pode ganhar ao fazer a gestão de custos e quais seus objetivos com isso? Além de manter sua empresa ativa, o registro dos custos ajuda os gestores a terem as informações referentes ao rendimento do negócio.

Isso dará suporte para melhorar o planejamento futuro e o desenvolvimento da operação. Inclusive, facilitará a tomada de decisão dos líderes sobre o andamento das atividades, o que diminuirá os riscos do negócio.

Outro fator que deve ser considerado no gerenciamento de custos é a precificação. Porque os dados coletados na mensuração dos gastos podem mostrar que os valores cobrados dos clientes estão defasados. O que gera projetos e clientes menos rentáveis e um ciclo de prejuízos.

Além disso, administrar os custos permite se posicionar em relação à competitividade do mercado e aos concorrentes. Porque possibilita ver exageros que podem ser cortados da sua operação, diminuindo valores e buscando aumentar a receita do seu produto ou projeto.

Para enxugar os excessos da sua gestão, evitar desperdícios e melhorar a eficiência, conheça a metodologia lean. A prática começou a ser usada, na década de 1980, para otimizar a produção de veículos na indústria japonesa e depois foi expandida para outros setores da economia.

Por que fazer a gestão de custos?

Quando você ouve falar de gerenciamento de custos, isso pode soar um pouco complexo. Mas não se assuste com os termos financeiros e contábeis da sua empresa. Antes de colocar em prática esse controle, é preciso pensar na sua estratégia como um todo e como a administração dos gastos pode te ajudar. Este artigo da Forbes aponta três pontos importantes que destacamos aqui:

1. Prever tendências para o futuro

Os custos são fundamentais para os donos e gestores fazerem projeções sobre o crescimento da empresa. Com o monitoramento constante dos dados, é possível estimar os custos operacionais, as receitas futuras e o que é necessário para atender as demandas futuras.

A partir das análises e do acompanhamento, você consegue uma visão mais concreta e mensurável dos seus custos e objetivos. Com isso, é possível também estimular toda a equipe a atingir as metas previstas.

De maneira mais prática, com os números atuais, você pode enxergar tendências. Por exemplo, os resultados anteriores das ações de vendas auxiliam a prever as receitas de amanhã. Da mesma forma, conhecer o desenvolvimento de um produto e a data de entrega ajudará a manter padrões e projetar o custo para um serviço semelhante.

Com isso, será possível estimar o fluxo de caixa, embasando decisões sobre investimentos e alocação de recursos na empresa.

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2. Melhorar a eficiência dos processos

Cuidar da gestão de custos vai tornar o seu negócio mais eficiente. Até porque, com as estimativas reais e preditivas de gastos, é possível mensurar a capacidade de atender à demanda futura e reduzir os custos operacionais. Além de melhorar a forma como você aloca o seu tempo e da sua equipe e investe dinheiro para atrair clientes em uma escala maior e mais efetiva.

Como exemplo para aumentar a eficiência, sua empresa pode criar funis de vendas, automatizando processos que atraem clientes e otimizando o tempo dos funcionários. Outra situação comum está relacionada a empresas de logística, que desenvolvem uma série de etapas para agilizar as entregas. Entenda mais sobre a gestão de processos e como ela é importante.

>> Leitura recomendada: Mapeamento de processos para entregar melhor

3. Medir e reavaliar o seu progresso

Ao mesmo tempo em que você administra os custos da sua empresa, é importante monitorar e analisar constantemente o que está acontecendo. Para isso, é preciso medir o progresso real e compará-lo com o que estava previsto. O que é fundamental para saber se você está atingindo os objetivos, ou se precisa fazer ajustes e mudar a rota do seu negócio.

Tudo isso contribui para identificar tendências nas receitas e nos custos. Então, se torna mais fácil explorar oportunidades para ser mais produtivo. Por outro lado, também permite enxergar gargalos nos processos e corrigir os problemas antes que eles se transformem em ameaças reais ao seu negócio.

Além disso, acompanhar e compartilhar esses dados ajuda a manter os funcionários informados e engajados. Já que, com a mensuração de resultados, a transparência no ambiente de trabalho aumenta a confiança de todas as pessoas e gera um senso mais forte de equipe.

A preocupação dos gestores

Já se foi a época em que as empresas só pensavam na gestão de custos quando enfrentavam dificuldades, ou em tempos de crise. Hoje, no entanto, o controle se tornou rotina e ganha atenção nos bons e maus momentos. Esse fenômeno fica ainda mais claro, de acordo com esta pesquisa da Deloitte com mais de mil executivos no mundo.

Segundo o estudo, a redução de gastos virou uma prática comum, com 86% dos entrevistados dizendo que suas empresas tomarão iniciativas para cortar custos nos próximos 24 meses. Entre outros resultados interessantes, vale destacar:

  • Quase metade das empresas querem diminuir os gastos em menos de 10%. Mas dois terços delas não conseguem atingir as metas.
  • O maior risco externo para as organizações está relacionado às preocupações econômicas (30%).
  • Apesar dos temores sobre a economia, 80% dos entrevistados esperam que as receitas aumentem nos próximos 24 meses.


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7 dicas infalíveis para gastar menos

Agora se você está se perguntando o que sua empresa precisa fazer para gastar menos? Se você ainda não encontrou a resposta, saiba que o caminho para a solução começa com outra pergunta: “Fazemos uma boa gestão de custos?”. Se ficou em dúvida, melhor continuar lendo. Elaboramos aqui sete dicas essenciais que podem ser aplicadas em qualquer negócio que deseje crescer de forma sustentável:

1. Implemente uma cultura de contenção de gastos

É muito provável que a sua equipe cultive alguns hábitos de consumo irresponsável. Acredite: são eles que, cedo ou tarde, explicarão por que esta ou aquela meta não foi alcançada. Por isso, é preciso adotar o quanto antes uma cultura de contenção de gastos, mas com projetos que ofereçam valor a médio prazo. Por exemplo, usar materiais recicláveis, reduzir à metade o consumo de papel, dar novas utilidades a artigos que iriam para o lixo. Com o passar do tempo, essa cultura vai inspirar em todos os colaboradores um compromisso constante em descobrir a forma mais econômica de fazer qualquer trabalho.

2. Entenda onde o dinheiro é gasto

De quais bens e serviços a sua equipe precisa? Lembre-se de que não há inovação mais poderosa do que garantir o básico. Quando a sua empresa compra um serviço ou bem desnecessário está indo na contramão do que ela precisa, que é fazer o investimento render por um bom tempo.

3. Padronize as aquisições

É comum ver diferentes departamentos recorrendo a fornecedores diferentes para comprar produtos e serviços semelhantes. Se a sua empresa age assim, está perdendo a oportunidade de negociar e conseguir um preço melhor, com todos comprando do mesmo lugar. Mas antes de fechar qualquer negócio…

4. Sempre compare os preços

Não assuma que os seus fornecedores estão fazendo o melhor preço possível. Adquirir os mesmos produtos e serviços todos os anos significa lealdade, mas nem sempre economia. Por isso, garanta que você está recebendo a mesma atenção que dá. Além disso, os seus concorrentes compram o mesmo produto ou contratam o mesmo serviço que você por um preço menor? É requisito de uma gestão de custos inteligente fazer um benchmarking completo. Ou seja, tendo a concorrência como referência.

>> Leitura recomendada: Os tipos de benchmarking para aprimorar sua gestão

5. Crie um relacionamento, não um devedor

Cultivando uma relação de parceria com seus clientes e fornecedores, você só reforça as oportunidades de reduzir os custos. Peça a eles sugestões sobre como melhorar a forma que você adquire produtos e serviços. Comprando online, por exemplo, você pode ajudar o seu fornecedor a reduzir os custos de manter uma loja física. Da mesma forma, estendendo o prazo de pagamento dos seus clientes importantes, você prova que confia neles e dá mais um motivo para escolherem sua empresa.

6. Mensure regularmente os resultados

Medir e compartilhar com a equipe os resultados atingidos é o motor da continuidade. Por isso, trate o controle dos gastos como uma tarefa constante e não só uma avaliação que se faz de vez em quando. Mensure os gastos como uma porcentagem das vendas e, assim, você garantirá que, se as vendas caírem, cairão também os custos. Caso contrário, você saberá que algo deve ser investigado.

7. Continue alerta

Manter a gestão de custos a todo vapor, como uma cultura mesmo, é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. É por isso que você deve garantir que o pessoal não volte aos velhos hábitos daqui a um ou dois anos, deixando de observar seus fornecedores e monitorar seus benchmarks. Nomeie uma equipe responsável por regularizar as finanças, facilitar reembolsos, tornar os gastos transparentes, além de ler os termos de contratos do dia a dia e proteger a empresa do aumento de preços de um parceiro sem motivos. A equipe entenderá como a questão das finanças exige muito mais atenção do que se pensa.

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Como fazer um bom gerenciamento de custos

Agora, para os gestores começarem a colocar em prática uma gestão de custos efetiva, é necessário mapear e identificar os gastos e despesas. Vale a pena ressaltar a diferença entre esses dois termos:

As despesas estão atreladas ao funcionamento e à administração da empresa (são divididas fixas, como aluguel, e variáveis, como fretes de transporte, comissões de venda e energia).
Já os gastos são casuais e não estão previstos no orçamento, como assistência técnica de emergência.

Explicado isso, você precisa se guiar por quatro alicerces e ficar atento aos seguintes pontos para a sua gestão de custos ser realmente positiva.

  • Planejamento: definir as políticas e diretrizes para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos.
  • Orçamento: estimar os recursos necessários para as atividades da empresa e prever os custos para o orçamento.
  • Controle: acompanhar, em detalhes, as despesas fixas e variáveis, os gastos, as perdas, entre outros, para atualizar o orçamento e alterar a base de custos.
  • Equilíbrio: identificar um bom custo-benefício, aliando economia, qualidade e eficiência.

 

>> Leitura recomendada: Como fazer um orçamento empresarial?

E o que a análise SWOT tem a ver com gestão de custos?

Conhecida por auxiliar na organização de empresas, a matriz SWOT identifica os pontos fortes e fracos, assim como as oportunidades e ameaças. Com isso, é possível fazer um planejamento mais adequado dos rumos a serem seguidos. O que serve também para a área financeira e a gestão de custos.

Porque essa análise permite mostrar onde a organização deve trabalhar de forma eficiente para evitar custos desnecessários e melhorar os resultados. Além de estabelecer indicadores de desempenho para acompanhar o planejamento e o controle de gastos, aproveitando as oportunidades e minimizando os perigos.

>> [Ebook] 5 Ferramentas clássicas de gestão empresarial

Os benefícios de uma gestão de custos eficiente

Falar que o gerenciamento de custos vai guiar a sua empresa para melhores resultados é óbvio. Mas, ao mesmo tempo, não se pode perder de vista essa busca pelo crescimento. Até porque, quando os processos não são realizados corretamente, o seu negócio pode ficar vulnerável e estar sujeito a ameaças que afetam o faturamento e a lucratividade.

Por isso, os gestores devem analisar seus indicadores financeiros para otimizar a operação e usufruir dos benefícios da gestão de custos. Aliás, confira cinco vantagens do controle financeiro:

1. Diminuição dos riscos

Como vimos antes, muitas empresas fecham suas portas por, simplesmente, não conhecerem a fundo a dinâmica dos custos. Com isso, as contas são imprecisas e se tornam uma grande ameaça. Inclusive, porque nem sempre o faturamento alto é sinônimo de um negócio saudável. Portanto, gerenciar os gastos de forma cuidadosa ajuda a diminuir esse perigo.

>> [Entrevista] “Você pode ter boa receita com produto à beira de sumir”

2. Precificação e competitividade

As despesas e os gastos mapeados de modo adequado permitem melhorar a precificação dos seus produtos, serviços e projetos. Então, é possível ajustar os valores cobrados e desenvolver ofertas mais vantajosas, sem perder dinheiro. Assim, após tornar a sua precificação mais eficiente, como consequência, você ganhará competitividade no mercado.

3. Redução dos gastos

O gerenciamento detalhado dos custos vai permitir enxugar os gastos conforme a demanda da operação. Com uma gestão de excelência, será possível, até mesmo, enxergar desperdícios que acabam ficando invisíveis no dia a dia.

4. Aumento da lucratividade

À medida que você elimina despesas desnecessárias e melhora a precificação, é natural que os lucros aumentem. O que possibilita ter produtos e serviços mais competitivos, ampliando as vendas e elevando os resultados.

>> Leitura recomendada: Descubra como vai seu índice de lucratividade

5. Mais qualidade nos produtos e serviços


Por fim, mas não menos importante, ao fazer uma gestão de custos eficiente, você pode focar em produtos com maior retorno financeiro e melhor custo-benefício. Além disso, consegue oferecer mais qualidade nos serviços prestados e, assim sendo, aumentar o nível de satisfação do cliente.

Como otimizar a operação

Mas o que você pode fazer na sua organização para otimizar os processos e ajudar a controlar os custos? Aqui, podemos dar três dicas práticas para você ter ganhos na sua empresa:

Fluxo de trabalho – não há sucesso sem um workflow organizado que permita o ganho de desempenho e a escalabilidade do negócio. Reveja os processos, automatize tarefas e crie KPIs de performance da sua equipe. De modo que aumente a produtividade das pessoas e a rentabilidade de projetos e clientes.

Metodologia ágil – com a função de acelerar o desenvolvimento de projetos, a execução de serviços e as entregas, os métodos ágeis têm, por princípio, a flexibilidade, a priorização e a fácil adaptação às mudanças. Tudo para tornar os processos mais fluidos, o que auxilia na redução de custos.

Cultura de resultados – O propósito da cultura de resultados serve também para a gestão de custos. Isso porque você só consegue gerenciar o que se mede. Então, é preciso acompanhar as métricas da sua empresa para saber como fazer a sua organização crescer com base na análise de dados. O que é fundamental para melhorar os resultados e otimizar o orçamento.

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Controle de custos e a gestão de projetos

Saindo do nível administrativo e indo para a execução, o gerenciamento das despesas também deve ser valorizado. Pois é uma medida imprescindível para manter a rotina de trabalho e a saúde financeira da companhia em dia. Afinal, sem uma boa gestão de custos, o planejamento é prejudicado e o cronograma pode não ser cumprido, o que ocasiona queda na produtividade e nos resultados das equipes. E, então, o seu projeto pode ir por água abaixo. Para escapar desse cenário catastrófico, preparamos uma lista de boas práticas. Confira abaixo:

>> Leitura recomendada: Sem gestão de custos, não há gestão de projetos

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Você está fazendo o planejamento corretos dos projetos?

Planejamento é sempre o caminho para começar bem, seja um projeto, uma administração financeira, ou até uma organização pessoal. Logo, no caso da elaboração de projetos, é indispensável ter um planejamento aprofundado. Ou seja, discriminando quais serão os mecanismos necessários para a execução de determinado serviço em um período de tempo.

Aqui entram todos os itens envolvidos para completar cada tarefa, como a quantidade de funcionários, a possibilidade de contratação de terceiros, os materiais e equipamentos necessários, e por aí vai. Para saber mais sobre o planejamento de projetos, leia este nosso artigo.

Você estipula orçamentos adequados?

Depois de planejar tudo que será feito, é preciso conhecer os valores envolvidos no projeto. É quando se avalia os gastos a serem realizados e se verifica os custos internos da sua empresa. Quanto custará o trabalho da equipe? Quanto será investido de equipamentos e infra-estrutura? Com isso em mãos, pode-se desenhar o orçamento realmente apropriado para a proposta.

>> [Ebook] Guia para definir indicadores orçamentários

Como está a relação orçado x realizado dos seus projetos?

Assim como é importante definir todos os detalhes do seu orçamento, é fundamental ficar de olho para ele não sair dos trilhos. Por isso, monitorar os gastos se torna necessário para saber quanto o projeto está custando de fato e o controle não escapar das mãos dos gestores. Com indicadores de performance e a mensuração de como andam os custos, você pode corrigir possíveis desvios.

Essa gestão de custos vai garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento e de acordo com o escopo. Para saber mais sobre como monitorar o gasto e não ultrapassar o planejado, confira o nosso artigo sobre a relação “orçado x realizado”.

Modelo de contrato

Independente do setor do seu negócio, seja agência de publicidade ou marketing, consultoria financeira, empresa de TI, ou startup, uma dica valiosa é a forma de contratação. Incentive seus clientes a fecharem acordos anuais para os seus projetos e serviços. Com isso, você tem controle maior sobre os números, pode elaborar um planejamento estratégico futuro e ganha clientes de receita recorrente. O que facilita a sua gestão de custos a médio e longo prazo.

Rentabilidade não precisa ser um mistério

Outro ponto relacionado à gestão de projetos envolve a rentabilidade dos clientes. Afinal, o preço praticado depende do quanto é investido de tempo, pessoas e recursos nas atividades. E se você definir um valor fora da realidade, tanto para mais quanto para menos, vai prejudicar seu volume de vendas e sua margem de lucro. O que vai afetar diretamente o equilíbrio financeiro

Inclusive, segundo estudo da consultoria KPMG, apenas 45% das empresas sabem o quanto os seus clientes são lucrativos. Por isso, novamente aqui é preciso ter métricas claras para monitorar a precificação, o aumento de demandas, os prazos de entrega, refações e o tempo investido. Sempre com o objetivo de ter negócios que valem a pena e clientes mais rentáveis.

>> Leitura recomendada: 4 dicas para aumentar a rentabilidade do cliente

Seus projetos e clientes estão dando lucro ou prejuízo?

Mas, além da rentabilidade, é preciso pensar também na lucratividade do seu negócio. Porém, aí você pode se perguntar qual a diferença entre os dois termos. Basicamente, a rentabilidade está relacionada com o retorno sobre o investimento (entenda o que é ROI aqui) feito na empresa no longo prazo. Já a lucratividade é atrelada aos ganhos imediatos em um período específico.

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Claro que, sem uma boa gestão de custos, os dois itens podem ficar prejudicados e atrapalhar o crescimento da empresa. Então, é hora de entender a situação financeira e analisar a evolução dos custos, projetos e clientes, a partir das receitas e despesas operacionais. Com isso, você vai descobrir se teve mais ou menos lucro. Assim, poderá corrigir erros que estão provocando perdas e reavaliar as despesas.

O que também pode ajudar a cobrar direito pelos seus serviços, tendo em vista o valor da hora/homem dos colaboradores. Para otimizar as despesas com os funcionários, é importante ter o controle da produtividade e o controle de horas trabalhadas. Isso torna as pessoas mais focadas e engajadas nos prazos, entregas e objetivos da organização.

Para se aprofundar no tema, confira o nosso webinar “Qual a rentabilidade dos seus projetos e clientes?” com passos essenciais para monitorar os custos.

Principais erros no gerenciamento dos custos

Após apresentar os principais tópicos que os gestores precisam ficar de olho no controle de custos, vamos citar os maiores erros:

  • Descuidar do custo de desenvolvimento de produtos, projetos e serviços e do preço de venda;
  • Não gerenciar a jornada de trabalho e o tempo investido pelas pessoas, não sabendo se estão devidamente alocados e não mensurando sua produtividade;
  • Não investir em tecnologias, que possam facilitar o monitoramento dos custos, automatizar o processo e agilizar a sua gestão.

 

>> Leitura recomendada: Gestão de custos: Precisa mesmo ser tão chato?

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Mas, para corrigir as principais falhas no seu controle de custos e aprender a administrá-los de forma inteligente e estratégica, vamos trazer insights valiosos.

Gerenciando os custos de forma estratégica

Empresas bem-sucedidas tratam a gestão de custos como forma de apoiar a estratégia e enxergam os custos como uma maneira de investir para impulsionar o crescimento. Por isso, elas redirecionam o dinheiro de acordo com os objetivos do negócio e migram os recursos para áreas consideradas importantes.

Para você fazer esse controle financeiro com olhar estratégico, este artigo da Harvard Business Review aponta quatro etapas. Confira:

1. Conectar os custos com a estratégia: considere todas as possibilidades de cortar custos como oportunidades para canalizar investimentos. Atrele também o seu orçamento com as prioridades estratégicas. Porque, se o orçamento não refletir suas prioridades, há poucas chances de colocar sua visão em prática.

2. Repensar os custos conforme sua capacidade: muitas vezes, as empresas não atribuem custos às capacidades operacionais do negócio. Mudar esse processo pode causar alguns problemas internos, mas deve levar sua organização a outro patamar. Pois cria um debate entre as lideranças sobre o que realmente é necessário para fazer os projetos e produtos que você precisa, e o que está ocioso, ou sobrando.

3. Gestão de custos sustentável: é necessário vincular o seu plano orçamentário com o planejamento estratégico para definir como alocar os recursos de forma sustentável. Com isso, você determina pontos em que pode colocar mais dinheiro e outros em que pode administrar com mais rigor.

4. Monitorar os gastos de forma contínua: se você estiver com dificuldades financeiras, provavelmente você não saberá onde errou e talvez não tenha tempo de reformular seus processos. Então, crie uma mentalidade de gerenciamento constante dos gastos para melhorar a maneira que você conecta os custos com a estratégia.

>> Leitura recomendada: Dicas de redução de custos para resolver ‘vazamentos’

Rotina de trabalho e perda de dinheiro

Outro fator da gestão de custos estratégica diz respeito a atividades rotineiras que são gargalos de produtividade e trazem prejuízos reais. Mas que muitas vezes passam despercebidas. Por exemplo: reuniões, e-mails para comunicação e gerenciar tarefas, uso de sistemas e planilhas manuais. Vejamos mais a seguir:

Reunião improdutiva: uma grande vilã da gestão de custos, as reuniões sem objetivos claros são um péssimo hábito. Porque desperdiçam recursos e o tempo das pessoas, que é o ativo mais valioso das empresas. Segundo este artigo no New York Times, as reuniões representam 15% das horas gastas em uma companhia e provocam um desperdício de US$ 37 bilhões por ano nos Estados Unidos.

Portanto, as práticas que melhoram a produtividade das reuniões são determinantes para um controle de custos efetivo. Para conferir práticas úteis e outras dicas, confira o nosso ebook Reuniões: necessárias ou disfuncionais?

Uso do e-mail: a caixa de mensagens é mais uma inimiga da produtividade e a sua utilização em excesso tende a atrapalhar o seu fluxo de trabalho. De acordo com esta pesquisa da McKinsey, ler e responder e-mails ocupa 28% do dia de profissionais. Ou seja, mais de 2h em uma jornada de 8h. Imagine só, a perda de dinheiro por ano com esse desperdício de tempo.

Além disso, quem tenta gerenciar projetos e organizar a comunicação da sua equipe sofre ainda mais com as perdas. Já que corre o risco das informações ficarem perdidas e levando seu negócio a não cumprir os prazos combinados. Por isso, uma plataforma inteligente de gestão como o Runrun.it é valiosa. Pois oferece benefícios para uma comunicação mais transparente e organizada, economizando tempo e mensurando as horas investidas pelos colaboradores nas atividades.

>> Leitura recomendada: 8 razões para substituir e-mail por software de gestão

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Sistemas manuais: os gestores podem achar que planilhas de papel ou Excel são o bastante para manter a organização. Mas você sabe quanto se gasta anotando informações na mão, além dos riscos de erros ao preencher planilhas de horas trabalhadas? Uma pesquisa da consultoria Ventana Research mostra como as planilhas consomem o tempo. Em empresas com utilização rotineira, os colaboradores gastam, em média, 18 horas por mês, com atualização, consolidação e revisão de dados.

Então, é fato que seu negócio precisa remover os processos manuais e terá que olhar para a tecnologia para evitar o desperdício de tempo e dinheiro. Um software de gestão do trabalho como o Runrun.it automatiza os processos e fornece um timesheet automático que facilita o registro do tempo. Basta o usuário dar ‘play’, ‘pause’ e entregar as tarefas e o sistema calcula as horas alocadas em cada projeto e cliente. E inclusive gera relatórios de custos a partir desses números.

>> Leitura recomendada: Como automatizar a planilha de horas trabalhadas

A tecnologia em prol da gestão de custos

Um controle de custos efetivo depende de tecnologia e adotar uma ferramenta inteligente de gestão, como o Runrun.it, vai fazer a diferença na sua estratégia. Com o sistema automatizado, você passa a ter a gestão de custos na sua mão, com métricas e informações atualizadas em tempo real. Confira agora os benefícios que uma plataforma estratégica vai oferecer para a sua gestão:

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Agilidade dos processos

Um sistema de gestão como o Runrun.it é muito útil aqui, pois é capaz de otimizar o fluxo de trabalho, agilizar a troca de informações entre a equipe e acelerar as entregas. Com isso, sua empresa melhora o tempo de execução – e, lembre-se, tempo é dinheiro! Além do que, é possível ter um controle maior sobre as atividades, reduzindo as chances de erros no desenvolvimento de projetos e serviços, que poderiam aumentar os gastos. Por isso, com a agilidade, vem a diminuição de custos.

Integração

Facilitar a comunicação e integrar as pessoas da equipe também colabora na otimização dos seus custos. Porque, a organização das informações e o gerenciamento de arquivos, além de aumentar a produtividade, garantem padronização, processos ágeis e economia. Tudo isso, você consegue usando uma ferramenta unificada de gestão, como o Runrun.it. Ela permite armazenar dados e arquivos, formalizar as conversas entre o time, solicitar aprovações e ter todas as pessoas – colaboradores e gestores – na mesma página. Sem ruídos no diálogo.

>> Leitura recomendada: 5 problemas de comunicação que afetam as empresas

Controle de tempo

Como já mencionamos, o tempo é o ativo mais valioso da sua empresa e gerenciá-lo é manter os custos sob controle. Por isso, contar com o controle do tempo é fundamental para o seu negócio. Aqui, mais uma vez, uma plataforma pode te ajudar. Com o Runrun.it, por exemplo, você sabe quantas horas estão sendo gastas em cada demanda, se as pessoas estão ociosas ou se a agenda de tarefas está comprometida.

Estimativa de custos

Imagine só ter estimativas reais dos custos de projetos na sua empresa. Com um software de gestão como o Runrun.it, é possível. Você pode incluir seu orçamento previsto e, através de algoritmos preditivos, acompanhar se o projeto tende a estourar o limite indicado. Isso porque o sistema calcula os valores dos projetos a partir do registro das horas trabalhadas pelas pessoas.

Gráfico do projeto

Exemplo da página de projeto com orçamento previsto e o custo estimado

Monitoramento em tempo real

Acompanhar o orçamento enquanto o projeto é executado é fundamental para a gestão de custos. Mas, se os dados não estiverem atualizados, de nada adianta. Por isso, uma ferramenta inteligente e poderosa com informações em tempo real se faz obrigatória. Por exemplo, o Runrun.it, que faz todo esse monitoramento. E, com um Dashboard personalizado, permite a criação das métricas mais importantes para a sua empresa, inclusive no controle de custos.

Dashboard clientes

Exemplo do Dashboard com indicadores relacionados a custos

Relatórios de custos

Além de acompanhar em tempo real, você pode monitorar os gastos dos seus projetos e clientes por meio de relatórios. Novamente, o Runrun.it é uma ferramenta poderosa neste caso, pois gera relatórios automáticos. Tudo a partir das horas registradas no sistema, facilitando a visualização do custo investido nas tarefas e nos projetos.

Da mesma forma, o relatório analisa os valores orçado e realizado. Com o Runrun.it, você terá maior controle sobre o que foi planejado e o que está sendo executado. Já que a plataforma calcula o custo real da execução dos projetos, com o valor da hora/homem dos colaboradores alocados e incluindo possíveis gastos extras. Esses dados podem ser comparados com o orçado para você enxergar se está perdendo dinheiro.

>> Leitura recomendada: 8 razões para automatizar relatórios gerenciais

Relatório de custos por projetos

Aumento da produtividade

Com esse controle constante dos custos, a redução de desperdícios e a otimização dos processos, o resultado será a melhora da produtividade da sua equipe. O que acarreta em economia de recursos e impacta positivamente nos resultados da empresa. Por isso, uma ferramenta como o Runrun.it ajuda as pessoas a produzirem mais e melhor, além de se comprometerem com os objetivos da organização.

>> Leitura recomendada: Como melhorar a produtividade da equipe

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Como automatizar a gestão de custos

O gerenciamento de custos não precisa mais ser uma tarefa dolorosa. Com uma plataforma de automação, os gestores podem reduzir gastos, agilizar a operação da sua empresa e obter benefícios reais. Ainda mais quando você pode adotar uma ferramenta como o Runrun.it, que é capaz de informar os custos de todos os projetos e clientes, a qualquer momento.

Com o Dashboard customizável, você acompanha os custos em tempo real. Além disso, é possível ter uma análise integrada de todas as áreas do negócio, com uma gestão 360. E, a partir da mensuração das horas trabalhadas, o sistema de time intelligence do Runrun.it reúne informações que os gestores nunca saberiam e embasam a tomada de decisão.

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