A implementação de um novo sistema de TI é como uma grande reforma. Você virtualmente deve quebrar paredes entre departamentos da empresa, fazer mudanças na rotina de todos e garantir o engajamento dos usuários, como se houvesse uma placa ”desculpe o transtorno, estamos em obras para melhor atendê-los”. O maior desafio é fazer a mudança sem virar tudo de ponta cabeça e criar a temida ruptura no negócio. Assim como reformar sua casa, é difícil encontrar um caso de implementação que fique dentro do prazo e do orçamento planejados. Mas isso é, sim, possível quando se faz uma boa gestão da implementação de sistemas.
Já abordamos no blog os desafios da gestão de TI. Agora, falaremos de um momento crucial e bem específico. O cenário é o seguinte: você, gestor(a) de TI, finalmente tem nas mãos uma solução que em tese irá gerar ganhos reais de desempenho. Após uma cuidadosa fase de seleção ou desenvolvimento, chega a hora de aplicar os conceitos na prática e fazer o sistema rodar. Há pontos-chaves na implementação de sistemas para evitar deslizes e a adoção de uma plataforma de gestão, como o Runrun.it, é fundamental nessa estratégia.
1 – Encare a implementação de sistemas como um projeto
Pode ser a implementação de um sistema de gestão de TI, ou a automação de fluxo de trabalho de um departamento específico da empresa. Seja qual o tamanho da transformação que irá ocorrer, é preciso tratar a implementação como um projeto. E do tipo que demanda muita atenção, já que não é uma realização habitual.
Como todo projeto, essa fase deve englobar uma clara definição de papéis de cada membro da equipe que irá colocar a mão na massa. Quem será o gerente do projeto? Quem será responsável por cada tarefa? Obviamente, quando falamos de tarefas, temos que colocá-las em um cronograma realista, com pontos de monitoramento para avaliar sua evolução. E tão importante quanto os detalhes do cronograma, é onde ele se encaixará no calendário. Uma mudança significativa não pode ser realizada em um período atribulado para o negócio. Avalie a sazonalidade e os ciclos de trabalho para ajustar este projeto em um período de baixa demanda.
Todos esses pontos podem parecer triviais, mas um dos erros mais comuns é fazer a mudança de uma maneira brusca, e não engajar as pessoas-chave para a adoção do sistema. Encarando como um projeto, você pode elencar todas as medidas para que não haja um colapso no fluxo de trabalho e envolver corretamente as pessoas que farão a implementação propriamente dita, bem como todos que irão alimentar o sistema depois.
Com o bom desenho do projeto, você terá planos de contingência, backups e formas de reportar aos stakeholders esta evolução na empresa. Considere relatórios quinzenais, reuniões de status e, quanto mais próximo do sistema rodar, mais próxima deve estar a equipe. Quem já usa o Runrun.it sabe que a plataforma contribui e muito na integração de profissionais e condução do que foi planejado. Mas sempre vale relembrar este guia para descomplicar a gestão de projetos.
2 – Defina boas práticas e melhoria contínua
O que você pode desconsiderar do fluxo para tornar tudo mais rápido? Que alteração no processo pode tornar o sistema mais eficiente? Quais as práticas desejáveis que farão o sistema viabilizar a melhor performance da empresa? Responder essas questões frequentemente é tão importante quanto o próprio sistema em si.
Considere um canal fácil de comunicação para que os colaboradores possam ajudar a responder essas questões. E inclua no cronograma do projeto reuniões periódicas para avaliação. A melhoria contínua na gestão envolve essa evolução dos sistemas e a melhor forma de utilizá-los. Para isso, conte com o Runrun.it na organização das tarefas e na formalização da comunicação com a equipe, evitando que as informações fiquem perdidas em e-mails ou conversas de Whatsapp.
Ainda no campo das boas práticas, dê atenção ao treinamento do software e crie multiplicadores desse conhecimento. Como uma brigada de incêndio, identifique em cada departamento uma figura que possa tirar dúvidas rápidas sobre o sistema e quem merece um treinamento adicional. Só assim é possível diminuir a curva de aprendizado e colher os resultados de forma mais rápida.
>> Leitura recomendada: Como fazer uma análise de requisitos do projeto de TI
3 – Coloque na balança as configurações e as modificações
Como um bom profissional de TI, é natural que você visualize instantaneamente modificações possíveis. Porém, a maioria dos sistemas disponíveis no mercado foram desenvolvidos para serem personalizados. Diversidade de funcionalidades, customizações e configurações possíveis, tudo para tornar a tecnologia aderente ao seu negócio. Por isso, invista tempo e utilize o serviço de apoio para explorar ao máximo a configuração.
Isso não dispensa a necessidade de eventuais modificações nos códigos. Mas tenha em mente que as alterações alongam a implementação de sistemas, aumentam os custos e os riscos. E para conseguir mensurar o tempo investido por sua equipe na implementação do sistema e os custos desse projeto, o Runrun.it é a solução para a gestão da sua empresa de TI. Após distribuir as demandas, basta que a equipe dê o “Play” em cada tarefa para o sistema registrar quanto foi gasto em cada tarefa, projeto e cliente. Isso ajudará a identificar os tipos de tarefa que demoram mais, os gargalos e também o custo de cada etapa da implementação.
Mas, com tantas opções, cuidado para não cair na armadilha de apenas replicar o sistema antigo no novo. Por isso, este tópico está diretamente relacionado à definição de boas práticas e melhoria contínua. É a avaliação constante que irá gerar o teste de uma nova configuração ou o investimento em uma modificação.
>> Leitura recomendada: DevOps: desenvolvimento e operações em um só time
4 – Atenção para a conversão de arquivos
Quantas tabelas e arquivos há no seu CRM? É preciso de tempo para converter esses dados para o novo sistema e não criar uma ruptura da informação. Para isso, automatize ao máximo o processo. Considere a aquisição de um programa específico para a conversão, a contratação de equipe adicional ou o serviço de parceiros para a fração do trabalho que precisa ser feita manualmente.
Curt Barry, presidente da empresa de consultoria F. Curtis Barry & Co, aborda neste artigo tópicos a serem observados nessa conversão de arquivos. Questões práticas para a equipe de TI como quem construirá todas as tabelas e os painéis do novo sistema? A parametrização será a mesma para facilitar a conversão, ou esta inovação faz justamente com que o novo sistema seja melhor? Qual é a confiabilidade e a precisão da conversão? O histórico é outro ponto a ser discutido. Claro que sempre queremos muitos anos de dados, mas o que é realmente viável? Quantifique esse trabalho e precifique para definir o que vale mesmo a pena converter em sua TI.
5 – Teste para valer
Tudo deve ser testado e aprovado na implementação de sistemas. Uma das melhores maneiras para ter certeza que tudo irá rodar bem é criar um piloto – uma cópia do sistema com alguns usuários. Isso envolve tempo. Ou seja, uma boa fase de testes deve estar contemplada no tópico 1 (no escopo do projeto) e será fundamental para o sucesso dos tópicos 2, 3 e 4.
>> Outros posts que podem te interessar:
- A hora certa de adotar uma ferramenta de gestão de projetos de TI
- A importância da gestão de stakeholders na realização de projetos de TI
- Método do caminho crítico para a melhor gestão de projetos
Mãos à obra
Para a sua “reforma” não causar transtornos, atrasos ou prejuízos, conte com a nossa plataforma de gestão do trabalho. O Runrun.it pode ajudar os gestores de TI na implementação de sistemas. Com ele, você gerencia as atividades e pode distribuir as tarefas para a equipe executá-las e conseguir colocar o sistema para rodar.
As funcionalidades intuitivas contribuem para a documentação e a organização sem que a equipe caia na burocracia, além de auxiliar na correta controle e gestão do tempo e melhora da performance de cada colaborador. Sem falar nos dados de fácil extração para tomada de decisão rápida e precisa. Faça um teste grátis e uma implementação de sucesso: http://runrun.it.
