Como o Orçamento Base Zero pode ajudar a aprimorar o planejamento orçamentário

Como o Orçamento Base Zero pode ajudar a aprimorar o planejamento orçamentário

O orçamento empresarial é uma das etapas de maior importância para as instituições, pois é a partir de sua construção estratégica que se possibilita a competitividade da marca, a exclusão de gastos desnecessários e a análise consistente da rentabilidade dos clientes. Neste momento, uma visão profunda dos negócios pode ajudar na tomada de decisões delicadas. Para isso serve o Orçamento Base Zero (OBZ), que é um modelo de gestão orçamentária que pensa o capital do zero e acrescenta somente o imprescindível para entregar um trabalho de qualidade.

Para isso, o modelo conta com a participação de todos os gestores, que apresentam de forma minuciosa as funções e gastos de sua área, bem como a solicitação de investimentos para a melhora do fluxo de trabalho. Em vez de comparar os números de um período para outro, como é a proposta convencional de orçamento, o OBZ possibilita a mensuração completa e de baixo para cima na escala hierárquica da empresa. Desta forma, não apenas os diretores são responsáveis pelas decisões, mas sim contam com a percepção especializada de quem coloca a “mão na massa”.

O que vamos ver neste artigo:

 

De onde surgiu o Orçamento Base Zero?

Na conturbada década de 70, quando os Estados Unidos haviam vencido a então União Soviética na corrida para ver quem chegava primeiro à Lua; a crise do petróleo não dava trégua às economias mundiais; e o escândalo do caso Watergate – que levou à renúncia do presidente Richard Nixon – viria à tona, Peter A. Pyhrr, um gestor na Texas Instruments, em Dallas, publicou um artigo na Harvard Business Review propondo um Orçamento Base Zero – do inglês Zero-based Budgeting (ZBB).

O método propunha repensar os investimentos do zero e avaliar do mais necessário ao mais supérfluo o que é realmente preciso para fazer uma instituição funcionar, sem o uso do histórico de receita, como ocorre no orçamento tradicional. Desta forma, gastos obsoletos não são reproduzidos ano após ano, mas são identificados e varridos das contas. Para a época, quando estabilidade não era a palavra do momento, a proposta foi inovadora.

A concepção ficou tão famosa que ganhou uma publicação em livro, em 1977, escrita por Peter, o Zero-Base Budgeting: a Practical Management Tool for Evaluating Expenses. No mesmo período, Jimmy Carter, que concorria à presidência dos Estados Unidos, anunciava em sua campanha política que caso vencesse implementaria a OBZ em sua gestão, conforme relembra esse arquivo da New York Times.

Mesmo com a adesão de grandes corporações, o Orçamento Base Zero ficou adormecido e não ganhou grandes destaques por décadas. Segundo seus defensores e críticos, um dos grandes obstáculos de incorporar o método é o tempo que leva para recolher todas as informações, sendo mais fácil somente reproduzir os orçamentos antigos. No entanto, em meados de 2015, o instrumento voltou a chamar atenção dos líderes das empresas e caminha para uma reimplementação na mentalidade das empresas, como indica este artigo da McKinsey.

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Como implementar o Orçamento Base Zero na sua empresa?

O primeiro passo para incorporar o Orçamento Base Zero é avaliar se na sua empresa os objetivos macro – estabelecidos pela direção – estão consolidados na cultura organizacional, pois não é possível definir de forma eficiente o necessário para entregar um bom trabalho sem saber onde se quer chegar. Há várias metodologias que podem te auxiliar a alinhar metas, nossa dica é que você utilize o método OKR (Objetivos e Resultados-chave). A metodologia é usada no próprio Runrun.it e serve para conectar a estratégia à operação.

Se quiser ouvir mais dicas sobre como implementar o OKR na sua empresa, nosso CEO, Antonio Carlos Soares, conta tudo sobre esse método em um webinar. É só dar o play:

Com as metas alinhadas, o próximo passo é a coleta de informações quali e quantitativas, ou seja, tanto os números de gastos, investimentos e entregas realizadas pelas equipes como o diagnóstico do trabalho realizado por cada setor. A implantação do Orçamento Base Zero foi facilitada nos últimos tempos pelos avanços de softwares de gestão de processos, pois os responsáveis precisavam lidar com uma quantidade imensa de planilhas que prejudicava a análise consistente.

Nesta fase, os gestores podem ficar apreensivos com possíveis cortes de gastos, por isso é importante apresentar o OBZ como uma forma de realocar investimentos e se desfazer do que de fato não é mais necessário para a empresa. Um artigo da McKinsey mostra que quando os executivos vão preparados para riscar gastos do orçamento, a redução pode chegar a 5%, mas quando se cria uma cultura de gerenciamento de custos, que estimula os gestores a justificar de forma precisa os investimentos, a economia pode chegar a 40%.

Limar, incremento e torre: conceitos do OBZ

Com as informações de investimento debatidas cria-se o limiar, o mínimo que custa para fazer a empresa funcionar. Em seguida, os líderes votam sobre o que é essencial e incremental para a empresa operar, prezando por uma análise de custo benefício. As decisões vão formando uma torre de importância: quanto mais acima maior sua relevância para a gestão da empresa. As principais críticas ao Orçamento Base Zero giram em torno desta etapa, pois os céticos à efetividade do método apontam que na reunião se qualifica um recurso, usado por anos, como descartável. Por isso, a decisão de corte deve ser realizada com parcimônia. Os conceitos da fase de debate são:

  • Liminar: custo mínimo que uma empresa precisa para operar;
  • Incremental: recursos não essenciais ao funcionamento da instituição;
  • Torre: ordem de importância dos recursos avaliados.
 

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Vantagens e desafios de contar com o Orçamento Base Zero

O Orçamento Base Zero proporciona um período de aprendizado para os negócios como um todo. Os gestores precisam levantar dados e justificar os investimentos de forma clara para pessoas de outras áreas, que podem fazer questões instigantes sobre a alocação dos gastos. Afinal, um olhar distante pode identificar melhor pontas soltas. Por outro lado, podem haver desacordos, pois nem todos estão familiarizados com a dinâmica.

Para você avaliar se a sua empresa consegue incorporar o OBZ, separamos as vantagens e desafios do método.

Vantagens do Orçamento Base Zero

  • Maior visibilidade dos geradores de custos;
  • Permite alocação dos recursos de maneira eficiente;
  • Alinhamento de objetivos com a geração de custos;
  • Mudança de mentalidade: de provar a efetividade do recurso para como aprimorá-lo;
  • Elimina processos que não agregam valor;
  • Incentivo ao crescimento;
  • Maior participação ativa dos gestores;
  • Melhora a comunicação e coordenação dentro da organização.
 

Desafios do Orçamento Base Zero

  • Maior consumo de tempo do que orçamento tradicional;
  • Necessário treinamento específico com os gestores;
  • Contratação de especialista ou consultores;
  • Requer maior nível de confiança dos gestores e direção;
  • Envolvendo muitos gestores e enormes quantidades de informações;
  • Aquisição de softwares de gestão de processos;
  • Processos rigorosos de planejamento e monitoramento.
 

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[FAQ] Orçamento Base Zero

Separamos aqui algumas respostas para os principais questionamentos dos gestores sobre como e quando aplicar o Orçamento Base Zero.

1. Qual empresa pode utilizar o OBZ?

O instrumento é recomendado para empresas mais consolidadas, por contarem com mais recursos e estrutura, mas qualquer instituição pode fazer uso das lógicas do OBZ. Inclusive, as empresas recém fundadas não têm histórico base para guiar seu funcionamento.

2. Qual é a periodicidade?

Como consome bastante tempo, o ideal é alternar entre o orçamento tradicional e o OBZ. O ideal é realizar o Orçamento Base Zero a cada três ou cinco ciclos orçamentários.

3. Quando é recomendado fazer o OBZ?

É aconselhado utilizar o método em períodos de mudança de gestão, para redefinir os comportamentos e práticas da empresa; quando os indicadores de desempenho são avaliados como baixo; quando a cultura organizacional resiste a melhorias; e quando a empresa precisa de iniciativos de crescimento.

4. É necessário o uso de especialistas ou consultores?

O Orçamento Base Zero não conta com uma grande literatura para guiar os gestores neste momento, nem é tão usual. É indicado, ao menos, ter o treinamento de alguma empresa ou consultor para efetivar o método.

5. É preciso sempre cortar investimentos?

O objetivo do OBZ é tornar as receitas mais eficientes, isso significa detectar gargalos e/ou oportunidades de crescimento, mas não necessariamente cortes.

Software de gestão para te ajudar na visão do todo

O Orçamento Base Zero solicita um grande volume de informações sobre o fluxo de trabalho e o desempenho da equipe. Reunir esses dados pode levar um tempo e sua mensuração pode ser outro desafio. Com uma ferramenta como o Runrun.it, que permite o acompanhamento das tarefas, gera métricas de desempenho e preserva o progresso das atividades executadas, os gestores podem ter uma visão mais ampla para entender quais áreas precisam de investimento. Além disso, o trabalho da equipe é compreendido com maior transparência e organização. Crie a sua conta e teste grátis: https://runrun.it.

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