Tendência atual para os departamentos de recursos humanos, o Workforce Planning consiste em analisar, prever e planejar a oferta e demanda da força de trabalho. Explicando de outra maneira, é a prática de buscar e gerenciar talentos com habilidades compatíveis ao planejamento estratégico adotado pela empresa.
Esse hábito ganhou força diante de um cenário em que as novas gerações querem modificar suas relações com o trabalho, colocando saúde mental e engajamento como itens essenciais para permanecerem em seus cargos.
Tendo essa mudança em vista, o Workforce Planning auxilia os gestores e equipes de RH a desenvolverem novas estratégias de recrutamento e reconhecimento dos valores humanos que possuem em sua organização.
Neste artigo, vamos te explicar quais são os pilares do planejamento da força de trabalho, as melhores práticas que podem ser implementadas dentro da sua empresa e como os recursos tecnológicos auxiliam nessa missão.
- O que é Workforce Planning?
- Workforce planning como resposta para as incertezas do futuro
- Quais são as categorias de Workforce Planning?
- As 6 etapas de Workforce Planning
- O Workforce Planning e os processos de RH
- Os benefícios do Workforce Planning
- Utilizando o Runrun.it no Workforce Planning
O que é Workforce Planning?
O Workforce Planning – em português planejamento da força de trabalho – é uma estratégia que busca garantir para a empresa a contratação e desenvolvimento de talentos que preencham cargos fundamentais para objetivos apontados no planejamento.
Logo, esse modelo de planejamento entende que as etapas de recrutamento, onboarding, treinamento e engajamento estejam alinhadas com o propósito de encontrar pessoas que se encaixem e se identifiquem com o clima organizacional e abracem os objetivos do negócio.
O Workforce Planning atua olhando para os processos atuais da empresa, mas também vislumbra as projeções futuras. Por isso, é necessário que esse planejamento acompanhe fatores internos e externos, dando aos contratantes e profissionais maior segurança rumo ao cumprimento das metas estabelecidas.
A diferença entre Workforce Planning e Workforce Management
Usar termos parecidos é comum no universo da gestão, e no departamento de RH isso também acontece. Por isso, é válido ressaltar as diferenças entre o Workforce Planning e o Workforce Management.
Uma simples tradução já dá uma pista dos propósitos que cada prática se atém. O Workforce Planning é focado em análises e planejamento para construir uma força de trabalho atrelada aos objetivos estratégicos da organização.
Por sua vez, o Workforce Management cuida do bem-estar e satisfação profissional dos funcionários de uma empresa. Para isso, a metodologia propõe ações de engajamento, canais de diálogo e melhorias graduais no ambiente de trabalho.
Workforce Planning como resposta para as incertezas do futuro
É inegável que os acontecimentos dos últimos anos impactaram a forma como os processos de recrutamento e seleção eram realizados.
A pandemia, o boom da inteligência artificial e movimentos como o quiet quitting afetaram as relações entre empresas e seu quadro de profissionais. Assim, a área de RH precisou reformular sua estrutura para resolver novas lacunas criadas nesse período.
Mais que envolver os recursos tecnológicos, as equipes de RH precisam adequar as prioridades de trabalho, com o objetivo de atrair talentos da geração Z, e entender com clareza as perspectivas e investimentos traçados no planejamento estratégico.
É nesse espaço que entra o Workforce Planning. A partir da adoção dessa prática, as empresas conseguem mudar a abordagem corporativa e desenvolver novas iniciativas com foco na força de trabalho.
Seguindo os modelos previstos no Workforce Planning, as lideranças vão conseguir alinhar os esforços feitos em prol do desenvolvimento profissional com o valor de suas entregas a média e longo prazo, o que por consequência melhora os níveis de satisfação da própria equipe e do próprio cliente, que terá produtos e serviços qualificados à sua disposição.
Quais são as categorias de Workforce Planning
Normalmente, o Workforce Planning se divide em duas frentes de atuação: a operacional e a estratégica.
Como o nome indica, a primeira tem um aspecto mais voltado aos processos corriqueiros da gestão de RH, enquanto a segunda abrange aspectos de longo prazo, como a alocação de responsabilidades e a requalificação profissional com o passar do tempo.
A seguir, trouxemos exemplos de processos de ambas categorias
Workforce Planning Operacional
- Solicitações contratuais;
- Entrevistas de recrutamento;
- Fechamento de ponto;
- Recebimento de demandas de forma organizada;
- Aprovação de atestado.
Workforce Planning Estratégico
- Identificação das necessidades organizacionais;
- Reskilling (requalificação profissional);
- Relacionamento com fornecedores;
- Planejamento de sucessão.
As 6 etapas do Workforce Planning
As ações do Workforce Planning visam a implementação de soluções alinhadas aos objetivos estratégicos de uma empresa, com a intenção de que a mesma atraia pessoas certas para as lacunas em aberto, no momento necessário para a organização colocar em prática o que programou.
O planejamento de força de trabalho se divide em seis fases e para você começar a organizar as atividades, vamos explicar o que acontece em cada uma delas.
Direção estratégica
A primeira etapa do Workforce Planning é dedicada a entender quais são os principais objetivos e metas da organização e como a força de trabalho está alinhada para alcançá-los.
Uma forma de facilitar essa compreensão é elencando perguntas chave sobre os próximos passos da sua empresa e como a gestão de pessoas contribui para esse avanço. Alguns questionamentos que podem ser respondidos nesse momento são:
- Quais são as mudanças programadas a longo prazo (1 a 3 anos)?
- Que mudanças no mercado e na legislação podem impactar minha atuação?
- Como o planejamento do meu setor se alinha com o da empresa?
- Minha empresa está preparada para passar por mudanças no quadro de funcionários (aumento ou perda de profissionais)?
A partir dessa resposta, é possível traçar um plano, entendendo o estágio atual do seu setor e qual é o ponto de chegada. Para isso, determine quais são as necessidades fundamentais em seu planejamento, envolva a equipe em torno do plano de ação e identifique os pontos mais desafiadores a serem resolvidos.
Análise de Suprimento
Esse é o ponto em que é necessário olhar clinicamente para compreender o estágio do Workforce Planning atual e quais são as mudanças que mais impactam a sua atuação.
Tal análise considera pontos muito importantes, como a taxa de turnover, quais são os postos de trabalho mais difíceis de preencher, em que canais e locais se encontram os talentos que sua empresa precisa no momento e qual combinação de competências são prioritárias para a contratação.
Com isso em vista, é importante utilizar a estratégia de Workforce Planning para traçar planos de sucessão, playbooks de transferência de conhecimento e identificar as qualidades que sobressaem nas equipes.
Análise de Demanda
A aplicação de uma análise de demanda envolve a compreensão dos requisitos atuais e futuros do quadro de funcionários de sua organização.
Esta etapa do Workforce Planning é dedicado a entender a disponibilidade das pessoas para serem alocadas em novos projetos ou mesmo se há sobrecarga ou ociosidade de trabalho.
Tal monitoramento pode ser efetuado com softwares de gestão que possuem recursos como o gráfico de capacidade, por exemplo. No Runrun.it, essa a visão proporcionada pela funcionalidade dá clareza aos gestores na hora de alocar responsáveis e definir prazos.
Análise das Lacunas
Aqui, a estratégia de Workforce Planning avalia as lacunas entre a demanda e a oferta de força de trabalho e define quais são os postos de alta prioridade com maior impacto no desempenho organizacional.
Ou seja, é feito um levantamento de quais são os cargos mais importantes que precisam ser preenchidos por profissionais capacitados. Também é mensurado se esses talentos já se encontram dentro da empresa ou estão espalhados no mercado de trabalho.
Além das competências socioemocionais e habilidades demonstradas, se a diversidade é um dos pontos enfatizados pela sua organização, ela precisa ser um critério prioritário de avaliação para o recrutamento.
Nesse momento, a prática do Workforce Planning instrui as lideranças e responsáveis a realizarem pesquisas e entrevistas internas de performance, investigando potenciais ainda não lapidados e que podem ser desenvolvidos internamente, o que por consequência irá funcionar como um movimento de engajamento.
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Implementação da solução
É a fase onde as entrevistas, análises e atividades realizadas possuem um desfecho, indicando quais são as práticas que o setor deve colocar em ação para colaborar com o atingimento dos objetivos estratégicos.
Para que esse plano de ação funcione, é preciso que sejam respondidas algumas dúvidas:
- Como articulo os benefícios do planejamento da força de trabalho?
- Como desenvolvo minhas capacidades?
- Quais métricas me ajudarão a monitorar os desafios da força de trabalho?
- Como determino qual fonte de dados melhor corresponde à minha necessidade?
A partir dessas respostas, aproveite os recursos disponíveis para traçar ações de engajamento e retenção de funcionários, abertura de espaços de troca de conhecimento e a formação de squads em projetos inovadores para a empresa.
Monitoramento dos progressos
Chegando ao último passo do Workforce Planning, é dado o momento de acompanhar as iniciativas criadas e verificar o que progrediu, bem como os itens que ainda precisam ser aperfeiçoados.
Basicamente, esse monitoramento é contínuo, pois avalia os resultados de cada projeto e proposta feita para melhorar o ambiente de trabalho e o que isso trouxe de efeito concreto em relação aos objetivos a longo prazo traçados pela empresa.
O Workforce Planning e os processos de RH
O Workforce Planning traz um impacto imediato em vários dos processos de RH realizados em sua organização. Listamos quais são os mais afetados por essa prática nos próximos tópicos.
Recrutamento e desenvolvimento de funcionários
O Workforce Planning estrutura o plano de ação para o recrutamento e desenvolvimento de funcionários da sua empresa. Com a clareza do quadro de profissionais existentes e as metas que precisam ser cumpridas, é possível traçar o perfil das habilidades necessárias para preencher as lacunas existentes.
Com esse conhecimento, você consegue elaborar entrevistas e processos de contratação adequados e diferenciados dos seus concorrentes, agregando maior valor à experiência do talento desejado.
Mais que isso, a análise de Workforce Planning estimula a criação de novas táticas e propostas de treinamento e capacitação dos funcionários, fazendo com que as habilidades tão almejadas possam ser encontradas dentro da organização.
Essa prática é um dos pilares do reskilling, que você pode conhecer um pouco mais conferindo nosso webinar sobre o tema:
Planejamento de sucessão
Outro aspecto importante levantado pelo Workforce Planning é a criação de um planejamento de sucessão claro para todas as áreas de uma empresa.
Essa estrutura pode seguir os modelos de uma job leader ou de um pipeline de liderança, mostrando quais são os passos necessários para ocupar um cargo superior ou uma posição que está aberta no momento.
Ao reconhecer os cargos atualmente abertos ou que estarão disponíveis em breve, as empresas podem começar a avaliar os funcionários existentes para promoção ou direcionar contratações externas com a combinação certa de habilidade e experiência.
Dessa maneira, o Workforce Planning ajudaria o planejamento de sucessão a criar um processo de transição orgânico para as funções mais importantes da organização, dando assim a tranquilidade de que projetos essenciais continuariam a estar no fluxo de trabalho sem nenhuma necessidade de paralisação.
Gestão de desempenho
Um resultado significativo do Workforce Planning é o gerenciamento do desempenho de seus funcionários para aumentar a produtividade e a eficiência.
Com o planejamento da força de trabalho, você pode entender e desenvolver estratégias que tiram o máximo proveito de seus funcionários para aumentar a produção e obter um maior retorno sobre o investimento com a gestão de pessoas.
Os benefícios do Workforce Planning .
Alinhamento estratégico
O Workforce Planning permite que as empresas organizem sua força de trabalho com as metas e objetivos estratégicos da organização.
Isso garante que a empresa tenha as habilidades e competências ideias no lugar e momento certo, de acordo com as necessidades do negócio.
Previsão de demandas
Com o Workforce Planning, as empresas conseguem antecipar as demandas futuras com base em projeções e análises concretas.
Dessa maneira, é possível evitar o surgimento de lacunas na força de trabalho e garantir que haja um quadro de funcionários adequado para atender todas as necessidades programadas no planejamento estratégico.
Redução de custos
Ao planejar a força de trabalho, as empresas podem evitar custos desnecessários. O Workforce Planning assegura que as empresas identifiquem as necessidades reais de pessoal, evitando o excesso de contratações.
Além disso, ajuda a otimizar os custos associados à rotatividade de funcionários, focando em treinamentos e capacitações pontuais, prevendo a aplicação das habilidades aprendidas em próximos projetos.
Melhoria da produtividade
Com uma força de trabalho bem planejada, as empresas podem aumentar a produtividade geral. Ao ter as pessoas certas com as habilidades certas, a organização pode maximizar a eficiência operacional e alcançar melhores resultados.
Tomada de decisão
O Workforce Planning fornece informações valiosas que ajudam na tomada de decisões estratégicas relacionadas à força de trabalho. Isso inclui informações sobre habilidades, lacunas de competências, desenvolvimento de talentos e alocação de recursos humanos.
Utilizando o Runrun.it no Workforce Planning
Como já pincelamos em outro tópico, a tecnologia é um fator primordial para que o Workforce Planning seja implementado com sucesso. E o Runrun.it é o software de gestão ideal para incorporar essa prática no seu cotidiano de trabalho.
A começar que a plataforma disponibiliza uma visão do todo para as equipes de trabalho, facilitando o acompanhamento dos projetos e processos em andamento e as entregas realizadas, dando transparência para o planejamento estratégico.
Com recursos que centralizam as atividades, os profissionais podem realizar as atividades relacionadas ao Workforce Planning em um só lugar, compartilhando materiais e documentações com os demais usuários ou mesmo solicitar demandas por meio de formulários personalizados.
Outro diferencial entregue pela ferramenta é o gráfico de capacidade, que aponta a disponibilidade da equipe para executar novas tarefas. Isso facilita a distribuição das tarefas com equilíbrio e forma realista.
Isso sem falar que todas as ações realizadas no software resultam em dados sobre os esforços dos profissionais. Assim, o dashboard de relatórios funciona como um recurso de People Analytics, apontando padrões de comportamentos que podem ser aproveitados em ações de engajamento e desenvolvimento profissional.
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