Definir com clareza todas as etapas dos processos de marketing é fundamental para construir um planejamento de marketing sólido. A partir desta prática é possível estabelecer quais são os objetivos principais, indicadores de desempenho e quais estratégias de marketing serão utilizadas.
As campanhas de marketing costumam se dividir em diferentes processos. Nestes momentos, agências e departamentos de comunicação podem utilizar o Runrun.it como ferramenta de gestão para mapear todos os processos, do briefing inicial às entregas de qualidade.
Quer entender como o nosso software de gestão de processos te auxilia na organização e realização dos processos de marketing na prática? Fique com a gente que vamos detalhar os principais casos de uso para a sua agência e departamento de marketing alcançar o workflow perfeito.
- Gestão dos fluxos de trabalho e processos de marketing
- Centralize todas as informações
- Distribua tarefas com equilíbrio e inteligência
- Automações que melhoram o fluxo de trabalho
- Acompanhe as aprovações
- Mensure esforços com base em dados
- Use o Runrun.it em todos os processos de marketing
Gestão dos fluxos de trabalho e processos de marketing
A gestão de marketing abraça diversos processos fundamentais para a empresa, como a identificação das necessidades dos consumidores, a análise do mercado e a elaboração de produtos e serviços que despertem o interesse do público.
Tudo isso é feito, claro, de forma alinhada com os objetivos de marketing desenhados na fase de planejamento. Ao longo do ciclo definido, tais propósitos são desdobrados em variadas tarefas que envolvem profissionais com diferentes capacidades.
Tendo em vista os múltiplos canais existentes, monitorar todas as etapas pode ser um processo longo e cansativo sem a ferramenta certa, já que as informações podem ficar picotadas na nuvem ou em dispositivos pessoais.
O benefício de utilizar o Runrun.it é que o software de gestão do trabalho centraliza todas as informações em um só lugar e disponibiliza funcionalidades que tornam o monitoramento das atividades mais prático, mantendo equipes, clientes e parceiros integrados no mesmos propósitos.
Quadros de tarefas: organização e agilidade
Tudo isso começa pelo Kanban do Runrun.it, recurso formulado com o intuito de que todos tenham a visão de tudo o que está acontecendo no marketing.
A essência da funcionalidade é colocar o usuário no centro das rotinas de comunicação, possibilitando a visão de ponta a ponta.
Da mesma maneira que outros departamentos, o marketing da sua organização/agência é dividido em algumas frentes, como ações de endomarketing, campanhas pagas, marketing de conteúdo e outras variações.
Para organizar as operações, é fundamental que cada projeto esteja muito bem organizado. Por isso, é importante que você crie áreas onde consiga enxergar o desenvolvimento das operações sem misturar as informações.
No Runrun.it, isso é possível graças ao Quadros: ao criar seu próprio board, você consegue manter as tarefas relativas ao projeto em um único espaço e define um fluxo de trabalho padronizado com os seus processos.
Nessa ação, os gestores conseguem especificar quais serão as etapas necessárias para a execução da tarefa e monitorar o avanço dos trabalhos do briefing à entrega final.
Com todas as tarefas centralizadas, basta selecionar a visualização Kanban para acompanhar o progresso de cada job de maneira intuitiva, já que o framework ágil é delimitado pelas em colunas que representam o estágio atual da tarefa, como planejamento, criação e revisão.
Na ferramenta, também é possível criar modelos de quadros personalizados para marketing, selecionando templates para gestão de campanhas, e-mail marketing e criação de conteúdos para redes sociais.
Junto ao timesheet automático, que ajuda a mensurar o tempo utilizado para a execução de cada trabalho, o Quadros facilita o entendimento de quais são as etapas dos processos de marketing que possuem mais gargalos, criando assim soluções para descongestionar o tráfego de tarefas, garantindo que o prazo estabelecido seja cumprido.
Padronize as informações e processos
Elaborar um briefing completo é o ponto de partida para contextualizar o time de marketing sobre os objetivos da atividade. E em matéria de comunicação, a riqueza de detalhes é essencial para um trabalho bem feito e entregue no tempo combinado.
Contudo, sabemos que as pontas soltas nos projetos de comunicação são desafios mais frequentes que o desejado.
Afinal de contas, quantas vezes você não precisou pausar uma atividade para coletar informações ou arquivos que estavam em outros canais de comunicação?
Diversas, não é mesmo? Às vezes foi necessário conversar novamente com o cliente para pedir o envio de detalhes adicionais ou materiais para dar continuidade ao projeto
Essa troca constante provoca muitas vezes um desgaste no fluxo de trabalho, fazendo com que as tarefas sejam criadas com informações incompletas ou entregues com atraso, o que causa um impacto negativo.
Para que todos permaneçam na mesma página, o Runrun.it lançou o recurso Formulário, que otimiza a rotina dos times de marketing, permitindo que os usuários montem um questionário com perguntas sob medida, gerando briefings completos para dar início aos trabalhos.
Totalmente customizável, a funcionalidade de formulários permite que os responsáveis pelas tarefas selecionem templates voltados para a construção de atividades e reuniões específicas, como brainstorm, briefing de campanha, marketing de conteúdo e design thinking.
Nos formulários, é possível solicitar todos os detalhes necessários por meio de campos personalizados e compartilhar o questionário com clientes, parceiros e colegas de outros setores, tendo assim as informações centralizadas num lugar só, facilitando o acesso de todos ao desenvolvimento das ações.
Mais que a colaboração e a sintonia na produção dos conteúdos de marketing, os formulários também entregam outras vantagens como o melhor aproveitamento do tempo, a assertividade das entregas, a transformação de necessidades em tarefas, o gerenciamento do projetos e canalização de todos os dados em apenas uma plataforma.
Descrições mais ricas com funções práticas
Como a organização dos tipos de tarefas no marketing se faz cotidianamente, existem outros elementos que o Runrun.it traz para deixar todos os processos ainda mais completos.
Por exemplo, se você precisa passar uma referência visual para a criação de uma arte que será publicada no Instagram, é possível inserir links, vídeos e até imagens na descrição da demanda.
Os cards dos jobs também possibilitam a inclusão de checklists para conferência dos itens e passos necessários, tags que classificam as tarefas por projetos ou periodicidade e a inclusão de comentários para que as solicitações fiquem sempre à vista.
E para expandir ainda mais as possibilidades, o software facilita a integração com outras ferramentas utilizadas no dia a dia do marketing, como o Google Calendar, Excel, Outlook e demais plataformas.
Distribua tarefas com uma gestão de processos eficiente
O ato de delegar tarefas no marketing é feito de acordo com o cargo ocupado pelo profissional, suas competências demonstradas e claro, disponibilidade para a realização das atividades.
Embora existam ferramentas que auxiliam o processo de distribuir tarefas igualitariamente, alguns critérios utilizados parecem por vezes subjetivos, pela ausência da transparência nas relações em equipe.
A verdade é que após a criação e contextualização da tarefa, cada colaborador se dedica a iniciar suas demandas para efetuar a entrega antes do prazo combinado.
Contudo, pelas eventualidades do cotidiano, muitas vezes surgem pautas na fila de produção que requerem a prioridade daquele momento, fazendo com que projetos que constam nas metas sejam pausados momentaneamente.
Sem um software que permita a gestão dessas tarefas, os atrasos e acúmulos de funções são obstáculos que não podem ser mensurados, o que pode se transformar em um problema mais grave com o passar do tempo, gerando inclusive a sobrecarga de trabalho.
Já com o Runrun.it, a situação é diferente. Utilizando dados coletados por recursos automatizados do próprio sistema, o software mostra ao gestor os esforços aplicados por tarefa e por cliente, possibilitando que a pauta seja reorganizada conforme a capacidade dos envolvidos.
Tal acompanhamento pode ser mensurado a partir dos relatórios personalizados ou pelo gráfico de Gantt, que mostra a disponibilidade dos colaboradores para executar as tarefas em um período selecionado.
Assim, se uma pessoa já está com a agenda lotada naquela semana, os gestores podem redistribuir as atividades entre outros envolvidos, ou ajustar o calendário de publicações.
Com isso, é possível estabelecer uma rotina flexível de atividades, possibilitando o rodízio de atividades entre os profissionais com as mesmas skills e oportunizar o aprendizado no marketing com as trocas de conhecimentos entre os membros da equipe.
Automações que melhoram o fluxo de trabalho
Naturalmente colaborativos, os projetos de marketing costumam envolver profissionais como redatores, designers, analistas e coordenadores em sua execução.
Por isso, a maneira mais fácil de dividir as funções é por meio de desdobramentos das atividades, como a criação de subtarefas e a atribuição de responsabilidades.
Pensando numa campanha de e-mail marketing, é preciso contar com:
Redator(a): irá criar a copy (conteúdo) da mensagem que será disparada para a base de contatos;
Designer: terá a atribuição de desenvolver as artes internas, ícones e demais elementos gráficos que fazem parte da identidade visual e;
Analista de Marketing: irá segmentar a campanha conforme o público, programar o envio e desenvolver as réguas de nutrição que acompanham a jornada do lead.
Como são demandas interdependentes, possuem uma ordem de execução lógica e após a finalização de uma das etapas, a redação irá passar o bastão para a equipe de design e assim por diante.
No Runrun.it, essa troca é agilizada por meio da sequência de responsáveis. Ao adicionar essa opção no card, é criado um fluxo de trabalho para os alocados na tarefa.
Dessa maneira, assim que parte do job é entregue, a atividade é transferida automaticamente para o colaborador seguinte de maneira bem simples.
Outra alternativa para delimitar as fases produtivas é por meio da criação de subtarefas, que dividem a demanda principal em outras menores, melhorando o controle sob a pauta.
Acompanhe as aprovações
Prazos apertados são uma tônica para agências e departamentos internos de comunicação. E nessa dinâmica, a cobrança pela aprovação de campanhas e materiais pode render uma boa dor de cabeça.
Isso porque o uso de diferentes canais de comunicação dificulta o contato entre o time de marketing e clientes, o que por consequência também aumenta o número de refações e o número de horas trabalhadas no mesmo projeto, diminuindo a motivação profissional.
Para que esse processo fique alinhado entre as partes envolvidas, o Runrun.it desenvolveu o usuário convidado, função na qual os pedidos de aprovação são todos feitos por meio do software de gestão, inclusive para equipes externas ao sistema, eliminando assim as mensagens por email, WhatsApp e as inúmeras reuniões que interrompem a produtividade.
O recurso funciona quando o profissional compartilha os arquivos e progresso das tarefas com pessoas externas à conta da sua empresa para colaborarem de maneira ágil com o trabalho da sua equipe. Tudo isso apertando só um botão e mantendo a comunicação em uma mesma plataforma.
A aplicação do usuário convidado se mostra funcional nos processos de marketing pois agrega diferentes possibilidades em uma ação, como o envio de materiais para os clientes, o acompanhamento em tempo real do progresso das atividades e a aprovação ou reprovação dos conteúdos de maneira simplificada.
Isso sem falar que o status da atividade é atualizado de maneira automática, a partir de cada operação efetuada pelo cliente em questão.
Mensure esforços com base em dados
No marketing, os processos são contínuos e após as entregas, os ciclos são adaptados com os aprendizados adquiridos ao longo das atividades.
Como o objetivo é que haja uma evolução em novas campanhas, o gestor de marketing precisa realizar a avaliação de desempenho de sua equipe.
Para que esse momento de feedback seja construtivo, o Runrun.it possibilita a criação de métricas e a visualização de indicadores de produtividade com base em dados coletados na própria plataforma, durante a execução das tarefas.
Na aba relatórios, o usuário consegue selecionar os campos que deseja para visualizar informações personalizadas.
Com os relatórios personalizados criados a partir desses registros, é possível ter uma visão analítica do esforço por tarefa, já que você consegue perceber quais campanhas receberam maior investimento de recursos, consolidando as futuras tomadas de decisão.
Use o Runrun.it em todos os processos de marketing digital
Completo e funcional, o Runrun.it é o software de gestão que você precisa para elevar a sua gestão de marketing.
Com a ferramenta, você mantém à vista todas as informações necessárias para executar as atividades com transparência e de maneira colaborativa.
Isso incentiva uma visão analítica do esforço por tarefa e cliente, otimiza a função de distribuir tarefas e mostra quais recursos foram utilizados para cada campanha.
Crie sua conta gratuitamente para conhecer todas as possibilidades com o Runrun.it: https://runrun.it/
