Gestão de pauta: dicas para que seu fluxo de trabalho seja mais produtivo

Gestão de pauta: dicas para que seu fluxo de trabalho seja mais produtivo

Se existe uma palavra que funcione quase como sinônimo da rotina de agências de publicidade, é “pressão”. Há pressão por todos os lados: dos prazos, dos clientes, dos fornecedores, dos veículos, e por aí vai. Diante disso, é fácil que os líderes percam as rédeas do fluxo de trabalho. O caminho para que isso não aconteça passa, necessariamente, por uma gestão de pauta estratégica, eficiente e produtiva.

Não é à toa que o departamento que cuida do fluxo de trabalho em agências — e da gestão de pauta — é chamado de “tráfego”. Os responsáveis pelo tráfego devem organizar o “trânsito” de tarefas por todas as áreas, fechando o sinal para algumas e acelerando para outras. No entanto, diante de um cenário em constante transformação, que exige agilidade e produtividade ainda maiores, os métodos tradicionais desse gerenciamento têm se tornado ultrapassados.

Antes, as boas e velhas planilhas de Excel davam conta da organização desse fluxo. Hoje ainda são úteis, mas insuficientes. Para responder à pressão e às demandas do dia a dia, é preciso monitorar continuamente, priorizar tarefas e otimizar os recursos investidos (leia-se tempo e dinheiro, claro). Em outras palavras, a gestão de pauta atual deve amparar-se na automação do fluxo de trabalho — e disso, infelizmente, o Excel não dá conta.

Gestão de pauta com plataformas de automação

A boa notícia é que, hoje, já existem ferramentas de gestão que cuidam automaticamente dessa organização. As soluções de automação permitem que o atendimento saiba indicar quando as entregas serão feitas e que a criação tenha ideia exata do volume de trabalho a ser realizado (e da duração de cada etapa). Trata-se de sistemas que controlam os prazos da produção, e que possibilitam ao tráfego monitorar tudo.

Já para os gestores e líderes, a plataforma de automação ajudará a avaliar se os recursos alocados para determinados clientes estão de acordo com a rentabilidade dos mesmos – veja também o nosso ebook sobre gestão de projetos em agências e como tornar os seus clientes mais rentáveis.

O Runrun.it é um exemplo de ferramenta para auxiliar as agências de publicidade e marketing, com soluções que atendem às demandas e organizam a gestão de pauta.

>> Leitura recomendada: A automação do marketing pode agilizar as entregas

Precificar a produção da sua equipe

A propósito de recursos: você sabe quanto custa exatamente a hora trabalhada de cada colaborador seu? É fundamental saber esses números, porque, só com eles, você vai poder calcular quanto custará um trabalho específico. Aqui uma ferramenta confiável também é importante para monitorar o andamento das atividades, o tempo investido e fazer uma precificação mais correta.

Para chegar a esse valor, você deve fazer uma conta muito simples: somar o valor que a agência gasta com um funcionário por mês e dividir pelo número de horas trabalhadas neste mesmo mês. E lembre-se de não considerar apenas o salário fixo mensal, mas também os impostos e todos os benefícios dos colaboradores, incluindo vale-transporte, vale-refeição, 13° terceiro e férias.

Eis outro ponto que o Runrun.it pode contribuir, uma vez que a ferramenta possui timesheet automático integrado. Com isso, você mensura o tempo investido por sua equipe em cada tarefa, controla as horas trabalhadas e sabe como está a produtividade dos seus colaboradores. Entenda mais neste artigo.

Organizar o fluxo de trabalho

Agora, pensando de forma prática, uma ferramenta também contribui para o gerenciamento de pautas da sua agência. A começar pelo briefing, que é a parte mais importante do trabalho.

Quando um cliente passa um pedido para o atendimento, é fundamental que esse pedido se transforme em um briefing claro e completo, com tarefas bem definidas para todas as áreas envolvidas. O controle do tempo e dos processos é, também, indispensável para que o trabalho seja bem conduzido.

O Runrun.it facilita muito essa gestão. A própria tarefa que você abre na ferramenta vira o briefing, com todas as informações necessárias para a execução do trabalho. Ali, também, você monitora em que pé está cada etapa do trabalho, pode aprovar a atividade e também transferir para outras pessoas.

>> Leitura recomendada: 8 regras para melhorar a sua gestão de agência digital

Comunicação interna formalizada e sem ruídos

A comunicação usando a ferramenta de automação também é facilitada. O Runrun.it formaliza as demandas entre a equipe e organiza as informações dos envolvidos no projeto.

Com essa comunicação, a distribuição do briefing para as equipes responsáveis fica muito mais simples e integrada. E feito isso, chega a hora de montar o planejamento das pautas. Aqui, vamos nos ater ao cronograma de atividades, etapa em que o Runrun.it também pode ajudar. Porque a solução oferece a possibilidade de se criar um workflow, ou uma sequência de responsáveis pelos trabalhos, o que melhora o fluxo das tarefas dentro da sua agência.

Com o briefing e o cronograma organizados, a criação saberá exatamente o volume de trabalho e quanto tempo cada etapa vai durar. Ou seja, o gestor da área conseguirá controlar melhor a operação da equipe, podendo dar respostas mais precisas para o cliente.

Para conhecer melhor como uma ferramenta pode ajudar nessas etapas, leia este artigo sobre sistemas para agências de publicidade.

Como preparar a gestão de pauta?

Uma ferramenta online é fundamental para a execução e o acompanhamento das tarefas do dia a dia. Mas, e antes? O que fazer para que a gestão de pauta seja a melhor possível?

Bem, existe uma célebre frase atribuída a Abraham Lincoln que diz o seguinte: “Me dê seis horas para cortar uma árvore e eu passarei as primeiras quatro afiando o machado”. A sentença nos ensina que, para que qualquer atividade seja realmente eficaz e produtiva, é preciso compreendê-la e planejá-la amplamente.

Como produtividade é um dos assuntos mais abordados aqui no blog, preparamos uma lista de dicas e leituras para que você aprimore sua gestão de pauta:

Enfrentando os vilões da produtividade

Acredite: muitas vezes, e-mails mais atrapalham do que ajudam. As visitas frequentes à caixa de mensagem costumam nos desviar do foco, e retomar o fio da meada pode ser um desafio. Além disso, o uso de e-mails pode gerar ruídos na comunicação interna, o que pode comprometer a qualidade da entrega final. Neste post, listamos oito razões para substituir o e-mail por um software de gestão.

Outras inimigas da produtividade são aquelas reuniões sem propósito. Qualquer profissional que deseja ser produtivo vai se frustrar ao sentir que perdeu tempo em um desses eventos. Este artigo sobre reuniões produtivas traz dicas para evitar isso.

Use e abuse das listas

Organizar suas prioridades em listas é uma das dicas mais comuns que você já deve ter cansado de ler/ouvir. O fato é que estabelecer uma sequência de tarefas a serem cumpridas para organizar nossa vida, seja ela corporativa ou pessoal, sempre foi uma solução simples e eficiente. Este artigo mostra como fazer um checklist matador; e para ter acesso ao nosso guia completo de produtividade, clique aqui.

Com essas dicas e adotando uma ferramenta como o Runrun.it, você certamente conseguirá montar uma gestão de pauta estratégica e muito mais produtiva. Com a ferramenta ao seu lado, a sua agência terá um fluxo de trabalho definido e poderá otimizar os processos da sua equipe, melhorando a produtividade das pessoas, aumentando a qualidade das entregas e deixando os clientes mais satisfeitos. Quer conhecer a ferramenta? Faça um teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

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