Habilidades do administrador: como tomar decisões ágeis e eficientes na empresa

Habilidades do administrador: como tomar decisões ágeis e eficientes na empresa

Durante uma tempestade de verão, é comum que o preço do guarda-chuva duplique. Do ponto de vista do negócio, a decisão guiada pela Lei da Oferta e da Procura é lógica. A maioria dos empresários concorda com essa prática como forma de sobreviver em um mercado competitivo. Porém, como se sente o consumidor ao voltar na loja em um dia de sol e ver que o preço do guarda chuva baixou? Subir o preço num momento crítico pode parecer uma decisão rápida e óbvia, mas pode afetar o seu relacionamento com a equipe e o cliente no longo prazo.

Faz parte das habilidades do administrador tomar decisões rápidas, mas isso não significa que você precisa sacrificar o seu pensamento crítico, empatia e flexibilidade, apenas porque precisa ser rápido no gatilho. Que saber como fazer isso? Vamos te mostrar ao longo deste texto quais atitudes você precisa ter em determinadas situações para não perder o timing de uma boa decisão e quais são as habilidades do administrador do futuro.

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Uni, duni, tê… você consegue tomar uma decisão rápida? 

Em momentos de tensão, uma das habilidades do administrador que deve vir à sua mente é: ter equilíbrio. Se você for rápido demais, pode estar apenas reagindo a uma situação, e tomando nenhuma decisão. A reação é instantânea e geralmente coloca os instintos acima da razão, fazendo com que você corra o risco de ser negligente ao optar por uma solução superficial, ignorando um possível efeito colateral.

Porém, se você refletir demais para encontrar a solução, pode estar perdendo uma oportunidade. “Pensar demais” pode fazer com que você seja consumido pelo problema ao invés de resolvê-lo.

De acordo com este artigo do professor Marc Le Menestrel, do INSEAD (Institut Européen d’Administration des Affaires), na Entrepreneur, muitas vezes, acreditamos que existe uma única forma de pensar sobre um assunto, e isso também pode acontecer com os líderes. Por exemplo, a ideia de que é necessário explorar sempre todas as oportunidades para aumentar os lucros. Mas quando isso se choca com a realidade dos clientes, e com o cenário político econômico do momento, pode trazer consequências negativas. Ter equilíbrio entre ser ágil e reflexivo é uma das habilidades do administrador fundamental nesses momentos.

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Mudança de pensamento

“Um novo tipo de pensamento é essencial se a humanidade quiser sobreviver e mover em direção a níveis mais altos”, disse um dos maiores cérebros da humanidade, Albert Einstein. Cada indivíduo tem uma maneira única de pensar, mas isso não significa que não possamos exercitar nossas habilidades críticas para pensar melhor.

Por estar preso a crenças de que há apenas uma maneira de fazer as coisas corretamente, como é o caso de aumentar o preço do guarda chuva durante uma tempestade, a princípio, pode parecer difícil para você coordenar essa nova maneira de pensamento. Mas, como disse o próprio Einstein, um novo tipo de pensamento estratégico é fundamental para o desenvolvimento e crescimento e para desenvolver as habilidades do administrador em você.

O professor Marc Le Menestrel conta em seu artigo, já citado acima, sobre um exercício que realiza com seus alunos para que eles possam entender o que significa tomar uma decisão ágil. Ele convida os alunos a aprender uma forma diferente de pensar, exercitando o poder de escolha e a liberdade, como habilidades do administrador. Com poder e liberdade vem as responsabilidades, então cada aluno se torna responsável pelo seu raciocínio e pela sua tomada de decisão.

Por exemplo, imagine que você é dono de uma loja que vende pás de neve. Depois de uma tempestade de neve qual a melhor decisão? Aumentar ou baixar o preço? Se você baixar os preços conseguirá conquistar mais clientes? Como conquistar a confiança de possíveis novos clientes? E se aumentar o preço, vai afetar a confiança que seus clientes já tinham em você? Quais serão os impactos após a tempestade? Vale doar algumas pás para uma organização beneficente? Para cada pergunta, uma decisão pode ser tomada. Esse exercício é capaz de traduzir como funciona o pensamento do gestor no mundo dos negócios.

Agora que você já sabe que precisa mudar seu pensamento para escolher melhor, saiba quais estratégias seguir sem abrir mão de uma reflexão crítica. Jesse Sostrin, diretor do Centro de Treinamento de Liderança da PwC, em artigo publicado na Harvard Business Review aponta três estratégias:

1. Gestão estratégica: armadilhas

Você precisa identificar quais hábitos (que podem até ser inconscientes), te deixam improdutivos e viram armadilhas. Especialmente em momentos em que você se sente pressionado para entregar muitas demandas, o mais rápido possível.

Leia e reflita se você já caiu em alguma das armadilhas a seguir:

1. Ser multitarefa, quando você deveria estar se concentrando em apenas uma atividade – o que diminui sua produtividade e concentração;

2. Terminar uma reunião de forma prematura e ir para outra com assuntos não resolvidos;

3. Dizer sim para projetos que te distraem e acabam com a sua energia, quando a resposta mais sábia seria dizer não.

Esses são exemplos de momentos em que seu modo “urgência” está sempre ativado. Ou seja, sobra pouco tempo para pensar e você acaba apenas reagindo.

Sostrin usa como exemplo Jenna, uma nova gestora que teve dificuldades para se ajustar às pressões de fazer a gestão de equipes e seu trabalho, sem deixar cair a qualidade nas duas áreas. Nas palavras dela, “Tudo parecia uma crise urgente, então passei a agir como se realmente fosse”.

Isso fez com que ela se intrometesse nas atividades do time, tratando todos com rigidez, reafirmando decisões e pedindo updates de forma excessiva por e-mail, conversas e reuniões. Como resultado, sua equipe se sentiu constantemente vigiada, e consequentemente menos engajada e disposta para contribuir. E como Jenna se comunicava de forma impessoal e apressada, não conseguia conquistar a confiança do time.

Para superar seus erros, a gestora tomou duas atitudes para desenvolver melhor: reduziu a microgestão e implementou uma nova estratégia de comunicação. A equipe ganhou mais espaço para produzir, o fim das cobranças excessivas abriram espaço para que todos pudessem focar no objetivo maior e, ao deixar de ser uma líder fria e impessoal, Jenna passou a oferecer suporte sempre que necessário.

Parar por um tempo e refletir sobre suas próprias atitudes fez com que Jenna reconhecesse suas armadilhas de urgência, tarefa que você pode fazer quando precisar tomar uma decisão em um momento crítico em vez de seguir o mesmo padrão de pensamento.

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2. Concentre-se nas prioridades “certas”

Você está trabalhando nas tarefas realmente prioritárias? Ou está focado em atividades que poderiam ser delegadas à equipe só porque você gosta ou é bom(a) nelas? Identificar as prioridades da empresa é fundamental quando falamos da habilidade do administrador. Por mais que você se sinta produtivo ao fazê-las, você pode estar aplicando seu tempo e energia no lugar errado.

O pai da Administração moderna, Peter Drucker, diz que “Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito”. Pense se isso já não aconteceu com você ou pessoas da sua equipe, que não são corretamente guiadas a fazer o que importa.

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Dessa vez, Sostrin usa como exemplo Marcus, um gerente sênior obcecado em tarefas administrativas simples. Quanto mais ocupado ele ficava, mais focava nelas (em vez de riscá-las da sua lista o mais rápido possível). Isso fazia com que ele se sentisse produtivo, porém o deixava sem tempo para se dedicar a decisões estratégicas de longo prazo.

Por mais óbvio que pareça, Marcus começou a pensar: “Eu gostaria de fazer isso… mas o meu foco deveria estar em…”. Isso funcionou porque antes de agir no automático e fazer tarefas simples o dia todo, ele primeiro pensava no que deveria fazer, sendo honesto sobre as reais prioridades, não se levando pelo senso de urgência ou por sua vontade. Para organizar seus pensamentos, você pode começar fazendo um checklist para as tarefas do seu dia ou semana. Assim não se esquece de fazer o que tem mais prioridade.

3. Evite os extremos

Trate suas responsabilidades de forma individual. Cada situação possui contextos e variantes diferentes, e, portanto, demandam perspectivas diferentes. Como líder, você precisa identificar se precisa ir para o lado da ação ágil ou se precisa de mais reflexão, para chegar ao equilíbrio.

Haruto, gerente de Vendas de uma empresa de tecnologia, é o exemplo usado por Sostrin para este caso. Ele deveria montar um projeto com estratégias para o lançamento de um novo produto. Mesmo sabendo que deveria ser cuidadoso, a pressão para entregar tudo em um deadline apertado fez com que ele se dividisse entre ações urgentes, do tipo “aja primeiro, pense depois” e outras que demandaram um tempo extremo de reflexão.

Como consequência, as ações sem pensar fizeram com que ele perdesse tempo lidando com os problemas causados diretamente por elas, enquanto que em suas longas reflexões ele ficou paralisado, perdido em detalhes.

Ser capaz de entender diferentes horizontes é uma habilidade crucial do administrador, porque ajuda a antecipar reações e evitar possíveis consequências negativas de decisões mal tomadas. Nas palavras do professor Marc Le Menestrel, do INSEAD: “Liderar é tanto uma arte, quanto uma ciência. Ela pode ser aprendida por meio de conversas em que a mente não está tomando necessariamente a decisão, mas nas quais o coração e a alma ajudem a lembrar de estar aberto para outras formas de pensar”.

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Habilidades do Administrador: prepare-se para o futuro

Se liderar pode ser tanto uma arte quanto uma ciência, isso significa que ela pode ser um talento ou desenvolvida por meio de técnicas e exercícios. Os membros do Forbes Coaches Council, acostumados a ajudar a formar profissionais melhores e líderes mais efetivos, se uniram e listaram 16 habilidades do administrador que serão necessárias para o futuro. Você está pronto para o amanhã? Veja na lista abaixo e se prepare!

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1. Agilidade e coragem

A internet acelerou o mercado e, consequentemente, os locais de trabalho. As novas demandas passaram a ter cada vez mais urgência, criando uma expectativa de que tudo deve ser feito “sob demanda”. Os líderes que pensam de forma ágil, mantendo a eficácia das ações serão fundamentais nesse cenário de mudanças constantes.

2. Conquiste o respeito da equipe

O ambiente de trabalho evolui para ser mais transparente, colaborativo e consciente, os líderes devem ser prestativos e atentos para ganhar o respeito da equipe, responsabilizando-se sobre suas influências e como isso se reflete na organização como um todo. Respeito é algo que se conquista todos os dias.

3. Empatia

O futuro da liderança vai girar em torno da sua inteligência emocional, como líder, e os efeitos disso nas vidas dos membros da sua equipe. Empatia e compaixão não são apenas ideais espirituais, mas sim pilares que vão fortalecer as pessoas em um objetivo comum, mesmo com as possíveis diferenças sociopolíticas do organismo complexo, que é a sociedade.

4. Altruísmo

Você, como um líder do futuro, deve saber como encorajar os sonhos daqueles que estão à sua volta, enquanto dispersa os medos da equipe. Isso requer que você tenha confiança em si mesmo e que esteja disposto a ser generoso com aqueles que lidera.

5. Flexibilidade

As rotinas de trabalho tradicionais estão dando espaço para o trabalho remoto. Ser flexível pode parecer uma das habilidades do administrador do passado, porém ela sempre será necessária para que você consiga se adaptar às mudanças tecnológicas e a cultura millennial.

6. Comprometa-se com uma visão clara do futuro

Manter uma visão clara do futuro é uma das  habilidades do administrador, que é tão comum na liderança quanto  inteligência emocional e estar disposto a correr riscos necessários. Mas, se você, como líder, for capaz de projetar e se manter no caminho, a sua empresa será capaz de chegar lá mais rápido e, quem sabe, mais longe.

7. Saiba escutar

Como líder, você está em contato com várias pessoas todos os dias, sejam elas da sua equipe, clientes ou parceiros. Portanto, comece já a filtrar tudo que escuta, saiba selecionar aquilo que é relevante, para sempre estar à frente de tudo que acontece na empresa e ao redor dela.

8. Humildade

“O melhor líder não é necessariamente aquele que faz as melhores coisas. É aquele que faz com que pessoas realizem as melhores coisas”, disse o ex-presidente americano  Ronald Reagan. Um líder tem que reconhecer que ele não é o centro de tudo e nem o melhor. Saiba reconhecer seu valor real e encoraje sua equipe a brilhar.

9. Seja comunicativo e trabalhe com Soft Skills

Se um líder não se comunica de forma efetiva com a sua equipe, perde seu poder e se transforma apenas em uma figura de representação. Foque no relacionamento interpessoal e você vai conseguir alcançar e se conectar com todos que deseja.

10. Seja firme, porém se adapte às mudanças

O desenvolvimento tecnológico, muitas vezes, afeta a forma como você gerencia o seu negócio. Ser inflexível diante dessas mudanças pode fazer com que seus concorrentes saiam na frente, que você perca uma parte do mercado, ou pior ainda, que você se torne obsoleto. Adapte-se às mudanças sempre que necessário.

11. Aprenda rápido

A habilidade de aprender rápido, combinada com recordar e reformular o conhecimento, serão fundamentais no futuro, para que você possa entender as novidades e repassá-las para sua equipe ou empresa de forma eficiente.

12. Inteligência cultural

Um mundo cada vez mais conectado através da tecnologia é também um mundo onde as trocas culturais são cada vez mais intensas. Como líder, você precisará saber lidar com elas, para eliminar possíveis lacunas, valorizar as diferenças, criando um ambiente social saudável  e respeitoso em sua empresa.

13. Entenda o indivíduo

É muito comum lidar com gerações diferentes em uma empresa. Isso pode causar um choque cultural e é sua função como líder mediar esses conflitos. Dê atenção e reconheça que cada membro da equipe é diferente. Assim, fica mais fácil comunicar, motivar e inspirar seu time.

14. Autenticidade

Um líder falso, narcisista e egoísta pode afetar a produtividade de uma equipe, que passará a ser mais cautelosa em confiar no que ele tem a dizer. Os melhores líderes são autênticos, confiáveis, empáticos, reais e capazes de se conectar com as equipes.

15. Lidere em direção à mudança

Uma mudança empresarial, seja ela estrutural, comportamental ou tecnológica, pode levar o ambiente de trabalho ao verdadeiro caos se o líder não souber guiar pela transformação. Como um administrador do futuro, nesses momentos você pode incentivar as habilidades daqueles que já possuem uma inclinação natural para serem criativos em momentos de transição e transformar essa energia em algo positivo.

16. Versatilidade

Em especial, essa é uma das habilidades do administrador que é importante para você consiga transitar por vários setores da empresa com propriedade. E qual a melhor forma de fazer isso? Com experiência real! Isso vai facilitar o seu entendimento sobre as áreas da empresa, para que você consiga fornecer soluções benéficas e para se adaptar às mudanças com mais facilidade.

Ferramenta do administrador moderno

Tomar decisões pode ficar mais fácil com uma ferramenta de gestão para te auxiliar no controle do desempenho da sua equipe e obtenção de informações de tempo e custo. Ou seja, tudo que você precisa saber para fazer uma boa escolha. Com o Runrun.it, um sofwtare de gestão com time tracking integrado, você pode visualizar de forma clara quem são os responsáveis, onde eles estão trabalhando no momento, qual o tempo estimado para entregar uma tarefa, qual o status atual dela e quanto já investiram nela. Além disso, pode criar checklists e priorizar as demandas de acordo com o que for mais urgente. Ao finalizar um projeto, você compara o custo realizado versus o orçado, e usa as informações de forma estratégica para precificar seus clientes. Por fim, pode consultar todos os dados mais importantes em tempo real em seu Dashboard. Experimente gratuitamente já: https://runrun.it.

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