A implementação de sistemas é uma ação constante no departamento de TI, já que o setor precisa manter suas ferramentas e softwares sempre atualizados para realizar as atividades da melhor maneira possível.
Cada etapa desse processo deve ser bem calculada e executada, para que o ciclo produtivo não seja bruscamente interrompido. A termos comparativos, a implementação de sistemas se assemelha a uma reforma, com mudanças na rotina de trabalho e remoção de plataformas ou processos desfasados.
Por essas características, essa transformação precisa ser feita com cuidado, respeitando o cronograma estipulado e os recursos disponibilizados para essa mudança.
Sabendo disso, preparamos um artigo completo, trazendo os pontos-chave para a implementação de sistemas, desafios que precisam ser superados e mostrar como o Runrun.it é fundamental nesse ciclo.
- O que é a implementação de sistemas?
- Os pilares para a implementação de sistemas
- As etapas de implementação de sistemas
- Boas práticas para a implementação de um sistema
- Um modelo de implementação de sistemas
O que é a implementação de sistemas?
A implementação de sistemas refere-se ao processo de colocar em prática um sistema de software ou hardware em uma empresa.
Usando como exemplo a área de TI, podemos pensar na adoção de um novo sistema para gerenciar a abertura de chamados ou uma plataforma de armazenamento de dados.
Devido ao impacto que irá trazer para o departamento e a organização toda, é um processo que deve ser realizado com inteligência e cautela, já que o ciclo de mudanças precisa de uma série de tarefas, operacionais e administrativas.
Existem pontos cruciais que devem ser levantados antes da implementação de sistema, como a certificação de que o novo programa é a alternativa mais viável para a continuidade do trabalho, que o sistema irá de fato sanar as necessidades e dores atuais.
Durante a implementação de sistemas, diversos passos são geralmente seguidos para garantir uma integração suave e eficiente. Ao longo deste artigo vamos aprofundar em cada um deles, mas listamos eles para você conhecê-los a seguir:
- Planejamento: Defina metas, requisitos e aloque recursos necessários para a implementação.
- Escolha da Solução: Selecione a solução de sistema adequada às necessidades da organização.
- Treinamento da Equipe: Providencie treinamento para os usuários finais e a equipe responsável pela manutenção do sistema.
- Testes: Realize testes rigorosos para identificar e corrigir possíveis problemas antes da implementação completa.
- Implementação Gradual: Faça a transição gradual para o novo sistema, evitando interrupções drásticas nas operações.
- Avaliação e Ajustes: Monitore o desempenho do sistema após a implementação e realize ajustes conforme necessário.
Os pilares para a implementação de sistemas
A implementação de sistemas em TI acontece por diferentes razões, como a atualização e modernização dos processos, integração entre plataformas e melhorias na produtividade.
Em todos os casos, essas novidades chegam para beneficiar equipes, a organização, clientes e parceiros. Contudo, existem três aspectos basilares para uma implementação de sucesso: pessoas, processos e tecnologia.
Pessoas
O capital humano é peça fundamental para uma equipe de trabalho e na gestão de TI isso não é diferente. Portanto, a implementação de sistemas considera a predisposição e preparação das pessoas para ser realizada.
Isso acontece porque sem o engajamento em torno de uma nova ferramenta, a troca de sistemas será feita em vão.
Logo, é preciso refletir e se certificar que a troca ou inclusão de um software novo é realmente necessário e positivo, ou em outras palavras, será abraçado pela equipe.
A receptividade à implementação de sistemas fará toda a diferença no engajamento e uso dele ao longo do tempo, inclusive na sugestão de melhorias de utilização e inclusão ou redução de etapas de trabalho.
Processos
O segundo ponto importante a ser considerado na implementação de sistemas são os processos. Graças a eles, é possível mapear os pontos essenciais dessa nova jornada e estruturar as mudanças que vão acontecer daqui para frente.
A inclusão dos processos em TI começa já na fase de pesquisa e consideração de um novo sistema para aperfeiçoar a área de TI. Com o mapeamento das etapas, é possível estruturar um modelo de implementação cauteloso e seguro para a empresa.
Tecnologia
Fechando essa tríade temos a tecnologia, ou propriamente o sistema que será adotado. Ter o conhecimento acerca da ferramenta é fundamental para entender os ganhos e impactos que o novo software irá trazer ao setor em um primeiro momento.
Mais que a pesquisa de mercado, é interessante criar espaços de brainstorming e trocas com a equipe, para pontuar assertivamente os avanços que serão possíveis com a implementação do sistema.
As etapas de implementação de sistema
Já mencionamos brevemente por aqui as 5 fases mais importantes para a implementação de sistemas. Agora vamos te mostrar o que de fato é feito em cada uma dessas etapas, para que a sua jornada de adoção de um novo software seja fluida e eficiente.
1. Planejamento Estratégico
O planejamento estratégico é um momento bem importante para a empresa, já que funciona como um guia, que traz informações, avalia a alocação de recursos e instrui as ações a longo prazo.
No microcosmo da implementação de sistemas em TI, as proporções do planejamento são menores, mas seguem com a mesma relevância.
É nessa etapa que serão definidos os objetivos que a implementação do sistema busca alcançar, são feitas as análises dos requisitos para a adoção do software conforme as necessidades dos usuários, a alocação de recursos e a criação do cronograma.
Também é aqui que são traçados os planos de acompanhamento e envolvimento das equipes e stakeholders de TI, bem como a avaliação da adaptabilidade dos profissionais ao sistema selecionado.
2. Escolha da Solução Adequada
A fase de escolha da solução é fundamental na implementação de sistemas. Começando no ciclo de planejamento, aqui é o momento em que são feitas as análises de opções disponíveis, os recursos oferecidos, custos e compatibilidade com o modelo de negócio da empresa.
Até por isso, é um período de muitas ponderações e comparações, já que é preciso avaliar minuciosamente cada detalhe, para evitar potenciais problemas futuros.
Além da consideração do orçamento para a implementação do sistema, nessa etapa são vistos a reputação do fornecedor da ferramenta, qualidade do suporte e disponibilidade de atualizações, bem como a negociação dos termos contratuais e criação de cláusulas que dão maior segurança à empresa.
3. Treinamento da Equipe
Dada a complexidade da implementação de sistemas, realizar sessões de treinamento e capacitação é algo indispensável para entender as necessidades específicas da equipe.
A partir dos pontos principais de aprendizado é possível criar guias tutoriais para o usuário utilizar a ferramenta de maneira adequada.
As sessões de treinamento devem ser direcionadas tanto para os usuários finais quanto para a equipe de suporte técnico, contendo simulações de situações e ocorrências que podem acontecer no dia a dia de trabalho.
Nesse meio tempo, uma prática interessante é coletar os feedbacks dos participantes para aperfeiçoar a implementação, retirando eventuais dúvidas das equipes de TI e demais profissionais que vão utilizar as plataformas.
4. Realização de testes
A realização de testes contínuos ajuda os profissionais envolvidos a avaliar a eficiência e eficácia do novo sistema implementado, como também possíveis erros que ocorram nesse período inicial.
Com o passar dos dias, são realizados testes unitários, que verificam cada componente do sistema. Esse nível de teste é crucial para identificar e corrigir possíveis falhas específicas em módulos ou partes isoladas do sistema.
Essa abordagem disciplinada visa garantir que cada elemento do sistema opere conforme o esperado, contribuindo para a integridade global da solução implementada.
5. Implementação Gradual
A estratégia de implementação gradual surge como uma abordagem sensata para evitar interrupções drásticas nos processos organizacionais durante a fase de adoção.
Optar por essa metodologia é uma decisão estratégica que reconhece a importância de uma transição suave, minimizando impactos negativos nas operações cotidianas da empresa.
Essa abordagem permite uma aprendizagem contínua à medida que os usuários se familiarizam com as funcionalidades do sistema, garantindo que o processo de transição seja gerenciável e não sobrecarregue a equipe.
Manter as operações em andamento durante a implementação gradual é crucial para garantir a continuidade dos negócios. Isso implica que as funções críticas não são interrompidas, evitando potenciais prejuízos financeiros e impactos na reputação da empresa.
A implementação gradual é, portanto, uma estratégia prudente que visa equilibrar a introdução de inovações tecnológicas com a estabilidade operacional, resultando em uma transição mais eficiente e menos disruptiva para a organização na totalidade.
Boas práticas para implementar um sistema
Uma vez que conhecemos as etapas principais para a implementação de sistemas, reunimos uma série de boas práticas que vão te dar mais segurança para realizar essa tarefa.
Encare a implementação de sistemas como um projeto
Pode ser a implementação de um sistema de gestão de TI, ou a automação de fluxo de trabalho de um departamento específico da empresa.
Seja qual for o tamanho da transformação que irá ocorrer, é preciso tratar a implementação como um projeto. E do tipo que demanda muita atenção, já que não é uma realização habitual.
Como todo projeto, essa fase deve englobar uma clara definição de papéis de cada membro da equipe que irá colocar a mão na massa.
Obviamente, quando falamos de tarefas, temos que colocá-las em um cronograma realista, com pontos de monitoramento para avaliar sua evolução. E tão importante quanto os detalhes do cronograma, é onde ele se encaixará no calendário.
Em outras palavras, uma mudança significativa não pode ser realizada em um período atribulado para o negócio. Avalie a sazonalidade e os ciclos de trabalho para ajustar este projeto em um período de baixa demanda.
Todos esses pontos podem parecer triviais, mas um dos erros mais comuns é fazer a mudança de uma maneira brusca, e não engajar as pessoas-chave para a adoção do sistema.
Encarando como um projeto, você pode elencar todas as medidas para não haver um colapso no fluxo de trabalho e envolver corretamente as pessoas que farão a implementação propriamente dita, bem como todos que irão alimentar o sistema depois.
Com o bom desenho do projeto, você terá planos de contingência, backups e formas de reportar aos stakeholders esta evolução na empresa.
Aplique a melhoria contínua
O que você pode desconsiderar do fluxo para tornar tudo mais rápido? Que alteração no processo pode tornar o sistema mais eficiente? Quais as práticas desejáveis que farão o sistema viabilizar a melhor atuação da empresa? Responder essas questões frequentemente é tão importante quanto o próprio sistema em si.
Considere um canal fácil de comunicação para que os colaboradores possam ajudar a responder essas questões. E inclua no cronograma do projeto reuniões periódicas para avaliação.
A melhoria contínua na gestão envolve essa evolução dos sistemas e a melhor forma de utilizá-los. Para isso, conte com o Runrun.it na organização das tarefas e na formalização da comunicação com a equipe, evitando que as informações fiquem perdidas em e-mails ou conversas de WhatsApp.
Ainda no campo das boas práticas, dê atenção ao treinamento do software e crie multiplicadores desse conhecimento. Identifique em cada departamento uma liderança que possa tirar dúvidas rápidas sobre o sistema e quem merece um treinamento adicional.
Só assim é possível diminuir a curva de aprendizado e colher os resultados de forma mais rápida.
>> Leitura recomendada: Como fazer uma análise de requisitos do projeto de TI
Coloque na balança as configurações e as modificações
Durante a implementação de sistemas, é comum visualizar instantaneamente modificações possíveis. Porém, a maioria dos sistemas disponíveis no mercado foram desenvolvidos para serem personalizados.
Diversidade de funcionalidades, customizações e configurações possíveis, tudo para tornar a tecnologia aderente ao seu negócio. Por isso, invista tempo e utilize o serviço de apoio para explorar ao máximo a configuração.
Isso não dispensa a necessidade de eventuais modificações nos códigos. Mas tenha em mente que as alterações alongam a implementação de sistemas, aumentam os custos e os riscos.
E para conseguir mensurar os esforços investidos por sua equipe na implementação do sistema e os custos desse projeto, o Runrun.it é a solução para a gestão da sua empresa de TI.
No software, é possível automatizar a distribuição de demandas, acompanhar a sequência do trabalho e mensurar o tempo investido em cada tarefa realizada na implementação do sistema, facilitando a identificação de gargalos e a melhora dos processos realizados.
>> Leitura recomendada: DevOps: desenvolvimento e operações em um só time
Um modelo de implementação de sistemas
Ao longo deste artigo, vimos que a implementação de sistemas é uma jornada minuciosa que visa trazer benefícios e ganhos para as equipes de TI, como para os demais setores da empresa.
Destaque nas categorias de implementação segundo avaliação dos usuários do G2 Crowd, principal plataforma de avaliação de softwares do mundo, o Runrun.it, oferece aos seus clientes uma experiência completa na adoção de suas soluções para a gestão do trabalho.
Seguindo os passos principais de implementação, a plataforma disponibiliza assistência e canais de contato com o cliente em diferentes etapas, a começar pela reunião de kick off, onde coleta informações para entender como a ferramenta irá resolver as principais dores do usuário.
O ciclo de adoção do sistema de gestão passa pela configuração da conta, definição de métricas de acompanhamento, treinamentos e capacitações personalizadas e um canal de suporte que responde às dúvidas dos usuários em menos de 3 minutos!
Isso sem falar de todas as vantagens que as funcionalidades do Runrun.it para tornar a gestão da área de TI mais simples e prática.
As funcionalidades intuitivas contribuem para a documentação e a organização sem que a equipe caia na burocracia, além de auxiliar na correta controle e gestão do tempo e melhora da performance de cada colaborador.
Além de tudo isso, a ferramenta disponibiliza dados de fácil extração para tomada de decisão rápida e precisa. Faça um teste grátis e uma implementação de sucesso: https://runrun.it.
