O mapeamento de processos é uma ferramenta indispensável para identificar, analisar e melhorar as operações em uma organização. A partir dele é possível realizar a padronização de processos, fundamental para uma gestão eficiente, afinal, quando os fluxos de trabalho seguem parâmetros bem definidos, eles se tornam mais consistentes e menos propensos a falhas.
O mapeamento de processos funciona como uma “fotografia da práxis de trabalho”, permitindo que os resultados sejam mensurados a partir dos mesmos parâmetros.
Neste artigo, você aprenderá o que é mapeamento de processos, os principais tipos de mapeamento e como fazer o seu utilizando uma ferramenta de gestão eficiente.
- O que é mapeamento de processos?
- Qual o objetivo do mapeamento de processos?
- Diferenças entre mapeamento de processos e modelagem de processos
- Diferenças entre mapeamento de processos e documentação de processos
- Qual a importância de fazer um mapeamento de processos?
- Tipos de mapeamento de processos
- Como fazer um mapeamento de processos?
- Otimize o mapeamento e a gestão de processos com o Runrun.it
Sem tempo pra ler? Escute esse conteúdo clicando no play:
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é definido como uma ferramenta gerencial que permite compreender o funcionamento de cada etapa do processo produtivo para o examinar e melhorar.
Assim, com o mapeamento, você consegue assumir o controle de todos os passos-chave do funcionamento de sua organização; melhorar os processos já existentes ou, se for necessário, implantar novas estratégias, alterando a operação.
Para obter tal resultado, o mapeamento de processos impõe algumas exigências. Por exemplo, que os responsáveis esbocem um fluxo de atividade, uma vez que a padronização é o primeiro passo de um mapeamento processo assertivo. Afinal, para conhecer o processo atual de trabalho, é necessário obter um fluxo preliminar das atividades executadas.
Qual o objetivo do mapeamento de processos?
Em resumo, o objetivo deste tipo de mapeamento é interligar de maneira inteligente os elementos do processo (inputs, outputs, tempo, espaço, ordenação, propósitos e valores) para entregar produtos ou serviços com maior qualidade e eficiência aos clientes.
Investir tempo e recursos no mapeamento de processos é, portanto, uma importante chave para o sucesso do negócio, uma vez que são eles quem estruturam a empresa, informando o grau de competitividade e rentabilidade da mesma.
Diante disso, confira os objetivos do mapeamento de processos e descubra como a sua organização pode avançar para outro patamar de desempenho.
Padronização do trabalho
A padronização é a aplicação de normas para maximizar a compatibilidade e reprodutibilidade das atividades, de maneira eficiente e evitando a inconsistência em seus resultados.
Por isso, o mapeamento de processos contribui para esse objetivo organizacional porque um processo só atinge o status de padronizado quando as pessoas possuem um conhecimento objetivo do que e como deve ser feito.
É neste sentido que os modelos de projetos e tarefas do Runrun.it atuam, uma vez que você mapear e construir seus processos, pode elaborar modelos automáticos que são iniciados pela equipe em alguns cliques. Assim todos ficam na mesma página.
Maior controle
Como o mapeamento de processos proporciona visibilidade e padronização, há um expressivo reflexo no aumento do controle sobre o processo, contribuindo para os gestores terem uma maior previsibilidade dos resultados e tornar o acompanhamento mais simples.
É preciso que o controle não seja entendido como um modelo de gestão de pessoas, mas sim como um objetivo relacionado a processos, no qual o gestor pode visualizar o percurso e métricas das tarefas de maneira transparente para a entrega ocorrer no prazo e sem sobrecarregar ninguém.
A funcionalidade de SLA (Service Level Agreement) do Runrun.it, por exemplo, permite definir prazos claros para cada etapa do processo, promovendo maior controle e previsibilidade. Com ele, os gestores podem:
- Monitorar o desempenho em tempo real, identificando atrasos antes que comprometam a entrega final.
- Garantir a pontualidade nas entregas, ajustando rapidamente os fluxos quando necessário.
- Identificar gargalos no processo, permitindo ações corretivas e uma alocação mais estratégica de recursos.
O SLA funciona como uma métrica transparente, garantindo que todos os envolvidos tenham clareza sobre o que precisa ser feito e os prazos esperados, sem microgestão e sobrecarga para a equipe.
Otimização de processos
Obviamente o mapeamento culmina na otimização de gestão de processos que pode ser percebida em diversas frentes, como na redução de falhas, inconsistências, custos de produção e na melhora na gestão.
Para entender melhor como essas vantagens se engendram à dinâmica da empresa com o mapeamento de processos, confira a seguir a importância de adotar essa ferramenta no âmbito organizacional.
Diferenças entre mapeamento de processos e modelagem de processos
Embora muitas vezes usados de forma intercambiável, o mapeamento de processos e modelagem de processos possuem diferenças importantes.
O mapeamento de processos foca em documentar e entender como as etapas de um processo acontecem, oferecendo uma visão detalhada de cada atividade, as pessoas envolvidas, os eventos e os resultados esperados. Ele busca, essencialmente, capturar o funcionamento atual do processo.
Já a modelagem de processos vai além, reestruturando e representando visualmente o fluxo de trabalho, geralmente em diagramas. Essa metodologia permite uma compreensão mais clara e simples das operações, destacando atividades, decisões e interações, e facilitando a identificação de gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria.
Embora distintos, a modelagem e o mapeamento de processos se complementam. Em resumo, o mapeamento captura o “estado atual” dos processos, enquanto a modelagem desenha o “fluxo ideal” ou “planejado”.
>> Leitura recomendada: Modelagem de Processos: como mapear e otimizar seus fluxos de trabalho
Diferenças entre mapeamento de processo, diagrama de processo e modelo de processo
Muitas vezes tratados como sinônimos, os três métodos têm propósitos e benefícios distintos. Confira como cada um pode agregar à sua organização ao tornar o workflow mais eficiente em diferentes camadas.
Diagrama de processo
Traz uma visão ampla do processo ao mapear os principais elementos do fluxo de trabalho e organizá-lo visualmente em um fluxograma. Dessa forma, ajuda a entender rapidamente as principais atividades de um processo.
>> Aprenda como usar diagramas de processos e torne seu fluxo de trabalho mais eficiente: Desbloqueie a criatividade com o diagrama de afinidades
Mapeamento de processo
Em resumo do que foi abordado acima, o mapeamento de processo fornece uma visão abrangente, elencando mais detalhes sobre o fluxo de trabalho do que o diagrama, como responsáveis, eventos e resultados.
Modelo de processo
Representa o estado do negócio e de seus recursos, que incluem pessoas, informação, instalações, automação e finanças, por exemplo. O modelo de processo é o conjunto de dados mais completo dentre os três, mas observe que para elaborar um modelo é preciso ter mapeado os processos.
>> Leitura recomendada: Crie e acompanhe as etapas dos processos de marketing com o Runrun.it
Diferenças entre Mapeamento de Processos e Documentação de Processos
Embora estejam relacionados, mapeamento e documentação de processos têm finalidades diferentes dentro da gestão empresarial. Em resumo, o mapeamento ajuda a visualizar e entender o fluxo de trabalho, enquanto a documentação garante que tudo esteja registrado de forma padronizada.
Veja a seguir as principais diferenças entre eles de forma mais detalhada.
Objetivo
O mapeamento de processos busca estruturar e representar visualmente as etapas de um fluxo de trabalho, facilitando sua compreensão. Já a documentação de processos serve para registrar esses processos de forma detalhada, garantindo que todos sigam um padrão e cumpram normas estabelecidas.
Formato
O mapeamento usa fluxogramas, diagramas e mapas para ilustrar como as atividades se conectam, tornando o fluxo mais claro e fácil de analisar. A documentação, por sua vez, descreve tudo em guias, checklists e manuais, deixando as instruções bem definidas para que sejam seguidas corretamente.
Foco
Enquanto o mapeamento é uma ferramenta estratégica para identificar gargalos, otimizar tarefas e eliminar desperdícios, a documentação de processos tem o foco na padronização, garantindo que os processos sejam executados da mesma forma, evitando erros e inconsistências.
Quando usar
O mapeamento de processos é mais usado em momentos de análise e melhoria, ajudando empresas a entender como o trabalho flui e onde pode ser otimizado. Já a documentação tem um papel essencial no treinamento de equipes, na certificação de qualidade e na manutenção da conformidade com normas e regulamentos.
Qual a importância de fazer um mapeamento de processos?
O mapeamento dos processos tem vários pontos de importância, mas o principal é a capacidade de reter o conhecimento organizacional a partir de registros consistentes e intencionais sobre as atividades.
O aprendizado transformado em decisões parte das experiências práticas dos colaboradores, mas nem por isso perde o espaço para receber contribuições teóricas de como as coisas deveriam acontecer no cenário ideal.
Essa sinergia de valores desbanca em estratégias específicas para a realidade da sua empresa, escolha das melhores ferramentas e motivação dos funcionários em atuar com processos que fazem sentido no dia a dia.
Confira como isso acontece na prática com os tópicos a seguir.
Delimitar funções e papéis
Com o mapeamento de processos, a empresa esclarece as funções dos colaboradores por meio da análise do cotidiano, que vai além da descrição formal de cargos.
Nesse processo, a gestão consegue aliviar a carga de trabalho de um colaborador, reestruturando suas responsabilidades ou atribuindo-lhe uma posição mais alinhada ao papel que realmente desempenha.
Nesse contexto, a delimitação das funções no mapeamento de processos não é rígida, mas sim uma maneira de evidenciar os aspectos essenciais do trabalho. Como resultado, o mapeamento motiva os colaboradores, garantindo que seu empenho e contribuição não fiquem ocultos no fluxo de atividades, mas se tornem mais visíveis e reconhecidos.
Prever recursos e estimar rentabilidade
Com o detalhamento, você consegue gerenciar melhor os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para o desenvolvimento do processo. Os componentes podem ser estruturais, softwares e até mesmo os próprios profissionais.
Além disso, o mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas do processo, garantindo que não haja um desequilíbrio no custo-benefício.
Mensurar o desempenho do processo
O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo no sentido de padronizar os indicadores de desempenho de prazo, lucratividade, eficiente, entre outros. Afinal, sem padronização, a gestão não consegue realizar comparações quantitativas periódicas por elas refletirem a realidade do processo.
Além disso, o mapeamento otimiza o tempo dos gestores, permitindo que eles se concentrem na análise estratégica dos indicadores, em vez de desperdiçar recursos na coleta manual e na organização de grandes volumes de dados.
Com o Runrun.it, essa análise ganha ainda mais agilidade e precisão, graças ao dashboard no quadro. Ele permite acompanhar os dados em tempo real, proporcionando uma visão clara e instantânea do desempenho de tarefas e projetos.
Essa funcionalidade elimina a coleta manual de dados, otimiza o tempo dos gestores e oferece insights estratégicos que auxiliam na tomada de decisões.
Além disso, ainda é possível integrar as informações rapidamente com ferramentas de inteligência empresarial, como Power Bi e Tableau.
>> Confira as integrações do Runrun.it e descubra que nós estamos aqui para somar com as suas ferramentas favoritas!
Identificar gargalos
Gargalos são períodos em que um colaborador ou equipe está ociosa porque a etapa anterior não foi concluída no prazo estimado. O mapeamento de processos, portanto, identifica onde e o porquê desses gargalos surgirem, possibilitando que a empresa remodele o processo para alcançar maior eficiência.
Parafraseando o CEO do Meu RH Online, Alex Santos, apaixonado pelo Runrun.it: A ferramenta permite que os gestores olhem de modo transparente para os processos e não para as pessoas.
É neste sentido que a intersecção entre o mapeamento de processos e o Runrun.it geram uma análise objetiva e impessoal sobre onde, em termos de automação, alocação de tempo, job description, os processos podem ser aperfeiçoados para entregar maior eficiência.
Quer saber como funciona na prática, então confira o relato do Alex Santos sobre o Runrun.it:
Tipos de mapeamento de processos
O mapeamento de processos é essencial para compreender como as atividades de uma organização são executadas, identificar pontos de melhoria e garantir a eficiência nas operações. Para isso, diferentes tipos de mapeamento são utilizados conforme a complexidade do processo e as necessidades da empresa.
Aqui estão alguns dos principais tipos de mapeamento:
1. Fluxograma de processos
O fluxograma de processos é um dos tipos mais simples e amplamente utilizados de mapeamento. Ele usa formas geométricas (como retângulos, círculos, losangos e setas) para representar de maneira sequencial as etapas de um processo.
Este modelo é ideal para processos mais simples, onde as atividades acontecem de forma linear e as decisões são poucas, além de ser muito eficaz para visualização rápida e compreensão de processos.
2. BPMN (Business Process Model and Notation)
BPMN é uma notação gráfica padrão usada para representar processos de negócios. Ela é mais detalhada e abrangente do que um fluxograma, sendo indicada para processos mais complexos que envolvem múltiplos departamentos ou sistemas.
O BPMN utiliza símbolos específicos para representar atividades, eventos, gateways (decisões) e fluxos, permitindo uma análise mais aprofundada e a integração de processos entre diferentes áreas de uma empresa.
3. EPC (Event-driven Process Chain)
O EPC é uma abordagem de mapeamento que foca na sequência de eventos e atividades. Ele é particularmente útil em contextos onde o processo depende de eventos específicos para a execução de atividades subsequentes.
Este modelo é frequentemente utilizado em áreas como TI e engenharia de processos, onde a dependência entre eventos e atividades é crucial para a execução de tarefas.
4. UML (Unified Modeling Language)
A UML é uma linguagem de modelagem visual muito utilizada em projetos de software. Ela descreve os processos em termos de casos de uso, interações entre sistemas e usuários, e a estrutura geral do sistema.
Este tipo de modelagem é útil quando o mapeamento de processos envolve a interação entre diferentes componentes de um sistema ou plataforma de software, e é comum em equipes de desenvolvimento de tecnologia.
5. Mapeamento por Etapas
Esse tipo de mapeamento foca em detalhar cada etapa do processo de forma minuciosa. Ao invés de ilustrar todo o fluxo do processo em um único diagrama, ele descreve cada fase, identificando quem são os responsáveis, quais recursos são utilizados e quais os resultados esperados.
Essa abordagem ajuda a garantir que todos os aspectos do processo sejam analisados e compreendidos em detalhes.
Símbolos no mapeamento de processos
O uso de símbolos padronizados é fundamental para garantir que o mapeamento de processos seja claro, eficiente e compreensível para todos os envolvidos. A utilização de uma notação gráfica padronizada facilita a comunicação entre as partes envolvidas no processo e auxilia na identificação de melhorias e otimizações.
Abaixo estão os principais símbolos utilizados:
1. Retângulo (Atividades ou Tarefas)
O retângulo é um símbolo utilizado para representar uma atividade ou tarefa em um processo. Cada retângulo pode representar um passo a ser seguido, como “Receber pedido” ou “Aprovar orçamento”. O conteúdo do retângulo descreve o que precisa ser feito.
2. Diamante (Decisões)
O diamante é usado para indicar um ponto de decisão no processo, onde o fluxo pode seguir diferentes caminhos com base em condições específicas. Por exemplo, “Pagamento aprovado?” pode ter duas saídas: “Sim” (fluxo continua) ou “Não” (fluxo segue para outra atividade, como “Notificar cliente”).
3. Círculo (Início/Fim ou Eventos)
O círculo representa geralmente o início ou o fim de um processo. Ele pode ser utilizado para indicar um evento específico, como o “Início do processo” ou o “Final do processo”. Alguns fluxos de trabalho também utilizam círculos para representar eventos intermediários.
4. Setas (Fluxo do Processo)
As setas indicam a direção do fluxo de atividades no mapeamento. Elas conectam os diferentes símbolos e mostram como as atividades e decisões se conectam ao longo do processo. As setas também podem ser usadas para representar decisões que seguem diferentes ramos dependendo das condições.
5. Paralelogramo (Entradas e Saídas)
O paralelogramo é usado para representar entradas ou saídas de informações do processo. Pode ser utilizado, por exemplo, para indicar “Receber dados do cliente” ou “Gerar relatório”, ou até mesmo para indicar a saída de um resultado, como “Enviar fatura”.
6. Documento (Documentos e Registros)
O símbolo de documento é utilizado para representar documentos gerados ou recebidos durante o processo. Pode ser um relatório, um formulário preenchido, ou qualquer tipo de material que seja parte do fluxo de trabalho. Esse símbolo ajuda a identificar onde os dados são registrados ou utilizados no processo.
Como fazer um mapeamento de processos?
O modelo tradicional de gestão empresarial consistia em um conjunto sólido, permanente e de acordos temporários que resultavam em processos multifacetados que, mesmo com o potencial de adaptação, eram podados pela rigidez interna.
Diante disso, as etapas do mapeamento de processos em contexto de cenários flexíveis também exigem mudanças de mindset organizacional sobre fluxo de trabalho, autonomia e gestão de resultados.
Neste sentido, entenda as 8 etapas do mapeamento de processos abaixo a partir da reflexão: “como esse passo me ajuda a ter processos mais flexíveis e objetivos?”
1. Determine os objetivos dos processos mapeados
Em qualquer organização, cada processo tem um objetivo específico. No conjunto das atividades da empresa, esse processo colabora para o atingimento dos propósitos estabelecidos no planejamento.
Assim sendo, o primeiro passo para o mapeamento é a compreensão exata do papel de cada processo. Qual o motivo dele existir? A resposta levará à segunda etapa.
2. Identifique os outputs do processo
Outputs são as entregas que ocorrem no final de cada um dos processos. São elas que agregam valor no decorrer de uma cadeia produtiva, até culminar no produto ou serviço final da empresa.
Muitos confundem as saídas como algo necessariamente físico, como uma peça ou um produto. Mas, na verdade, as saídas podem ter vários formatos: gráficos, dados, tomadas de decisão, aprovações, etc.
Compreendemos que conceber uma tomada de decisão, por exemplo, como uma entrega pode não ser uma percepção tão intuitiva de início. Neste sentido, você pode se apropriar de metodologias de trabalho, como o kanban, que tornam o fluxo de atividades mais palpável, para reconhecer visualmente o processo de uma entrega.
O Runrun.it é um dos principais softwares de gestão que oferecem a navegação entre as tarefas em diferentes formatos (kanban, gantt, calendário ou lista). Ou seja: ele se flexibiliza às suas necessidades.
3. Saiba quem são os clientes para mapear o processo
Após realizados esses dois primeiros passos, procure identificar os clientes e sua jornada no processo.
Foque nos “momentos da verdade”, que são aquelas interações com seus clientes que geram percepção de valor. Outro ponto fundamental é conhecer os stakeholders envolvidos.
>> Leitura recomendada: A importância da gestão de stakeholders durante a realização de projetos de TI
4. Identifique os inputs do processo
Da mesma forma que os outputs são as saídas, ou as entregas, os inputs, são as entradas. Ou seja, todos os elementos modificados no decorrer do processo para agregar valor à cadeia produtiva. Podem ser tanto físicos como de outras formas: informações e dados, por exemplo.
“Alteração” pode ser um termo digno de pesadelo para muitas equipes, afinal as entradas, que alteram os rumos da entrega, são variadas e, às vezes, divergentes. É diante desse principal desafio que o Runrun.it oferece uma estrutura completa para alinhar o canal de comunicação entre clientes, fornecedores, equipe e gestores.
A funcionalidade de formulários, por exemplo, fortalece a intencionalidade na coleta dos dados para dar seguimento à tarefa. Afinal, é comum esquecer alguma informação ao enviar um e-mail de solicitação, mas quando se é convocado a responder sobre a tarefa as chances de esquecimento caem para zero.
Veja como os formulários do Runrun.it funcionam na prática.
5. Reconheça os componentes do processo
Componentes são os recursos utilizados durante o processo. Eles colaboram na transformação das entradas em saídas e podem ser constituídos de materiais, energia, maquinário, recursos humanos, metodologias, tecnologias e muitos outros.
6. Especifique os fornecedores para mapear o processo
Todo processo depende de entradas para ser executado, e estas entradas são fornecidas por agentes específicos. Identificar e especificar quem são esses fornecedores é essencial para entender como o processo se inicia e garantir que os insumos necessários estejam disponíveis.
Assim como ocorre com os clientes, os fornecedores podem ser classificados em dois tipos principais:
1. Fornecedores Internos
São colaboradores, departamentos ou unidades da própria organização que fornecem informações, materiais ou recursos necessários para o início do processo.
Exemplos:
- O setor de compras fornecendo relatórios para o setor financeiro.
- O time de vendas enviando pedidos ao setor de produção.
2. Fornecedores Externos
São terceiros fora da organização, como empresas parceiras, prestadores de serviços ou fornecedores de materiais e insumos.
Exemplos:
- Um fornecedor de matéria-prima que abastece a linha de produção.
- Uma agência de publicidade que fornece designs para o time de marketing.
7. Entenda os limites do processo
Trata-se dos pontos extremos de um processo, quando se iniciam e quando terminam. O começo ocorre com o recebimento das entradas, e o término, com a entrega das saídas.
Perceba que os envolvidos no processo só passam a ter controle sobre ele ao receberem as entradas. E deixam de ter controle no momento em que são feitas as saídas.
8. Faça a documentação do processo atual
Uma das maneiras mais usadas para documentar os processos é o fluxograma. É muito importante que todas as informações colhidas até este momento sejam documentadas e analisadas por todos os envolvidos, que devem estar de acordo com o que for determinado pelo grupo de trabalho.
Otimize o mapeamento e a gestão de processos com o Runrun.it
O Runrun.it é uma é um gerenciador de processos que simplifica o mapeamento e a padronização dos processos, otimizando o fluxo de trabalho e trazendo eficiência operacional.
Através dos quadros Kanban, a plataforma permite a visualização detalhada de cada etapa dos processos em tempo real e em uma única tela, facilitando a identificação de pontos críticos e gargalos no fluxo de trabalho.
Além disso, com o Runrun.it você pode automatizar tarefas repetitivas, atribuir responsabilidades de forma eficiente, centralizar a comunicação e documentos, acompanhar SLAs e gerar relatórios personalizáveis.
Com o Runrun.it, a gestão de processos torna-se mais eficiente, transparente e estratégica. Teste grátis: https://runrun.it/
