Saiba quais são os ingredientes de um bom planejamento de projetos

Saiba quais são os ingredientes de um bom planejamento de projetos

Sabe aquele momento mágico antes de começar uma receita? Todos os ingredientes sobre a bancada, separadinhos e cortadinhos, apenas esperando para serem transformados em um prato irresistível? Esse é um sinal de que houve um planejamento de projetos. O chamado mise en place (para quem não arranha o francês, leia-se “miz an plas”) nada mais é do que colocar em ordem e pré-preparar algo. A analogia com a cozinha é um prato cheio, porque no dia a dia de uma empresa nos deparamos com todos os tipos e tamanhos de projetos. E dando atenção especial a essa etapa antes da execução as chances de sucesso só aumentam!

Mas existe uma receita pronta do planejamento de projetos?

Existem muitas, mas não vão funcionar, a não ser que você use-as como base e dê o seu toque especial. Assim o planejamento pode se ajustar perfeitamente ao escopo do projeto e à equipe que irá executá-lo. Então, vamos conferir os ingredientes fundamentais para um bom planejamento estratégico na prática:

1. Definição do escopo – o que você vai preparar?

Antes de sair por aí executando tarefas, é preciso definir muito bem o objeto do projeto – aonde você quer chegar. Tendo isso, é quase natural trilhar o caminho para realizar esse escopo e separar o projeto em etapas. E como em uma receita, quanto mais elaborada, mais etapas o planejamento deve ter.

Um ponto importantíssimo nesse “começo do começo” é ser muito claro. Evite termos vagos e subjetivos. Quanto mais direto e fácil de compreender for o escopo, mais fácil será a divisão de tarefas, o detalhamento dos custos e a introdução dos outros ingredientes. Se você ficou na dúvida e está se perguntando qual é o real objeto do seu projeto, então você começou bem. Você está selecionando com cuidado o primeiro ingrediente da sua receita.

2. O tempo de preparo

Definido o prato que você vai cozinhar, é hora de picar os ingredientes e deixá-los bem separadinhos. Definir os prazos que cada etapa precisa para ficar no ponto e colocar isso em um cronograma que irá guiar toda a equipe. Bons gestores amam cronogramas, e com razão. Esse ingrediente é tão importante que a gente já falou deles aqui no blog.

Vale conferir o artigo sobre cronograma de projetos para o caldo não entornar. E mais do que criar o cronograma, é necessário gerenciá-lo. As etapas podem sofrer alterações de acordo com os outros ingredientes da receita e você precisa estar atento para qualquer correção de rota, ou de cronograma.

3. Quem vai colocar a mão na massa?

Uma das tarefas mais difíceis na gestão das pessoas é ajustar expectativas. Mas com um escopo bem definido e um cronograma realista, você comunica de forma eficiente aonde quer chegar, o que é esperado de cada profissional e o tempo de preparo de cada trabalho. Uma gestão de pessoas eficaz se torna ainda mais decisiva quando a equipe inclui colaboradores e fornecedores.

A dica aqui é não cuidar dessa gestão toda na unha (não fazer “microgestão”, como falamos aqui). Uma ferramenta de gestão é decisiva para controlar sem burocratizar. E os desenvolvedores do Runrun.it souberam formatar muito bem uma solução que seja flexível e eficiente – afinal, eles passavam pelas dores que a ferramenta soluciona.

4. A pergunta que não quer calar: quanto vai custar?

Falou de gente e falou de prazo, então falou de custo! Precificar projetos é uma arte. E colocar os valores certos no seu planejamento estratégico é o que vai definir se o projeto é viável ou não. Na equação você deve considerar o cronograma ideal, a equipe alocada e, claro, provisionar custos adicionais.

Pode ser o valor de um profissional extra ou simplesmente um fôlego caso seja preciso alongar alguma etapa. Empenhe-se nesse detalhamento, mas sem neuras porque se o projeto pode ir além do escopo inicial, o budget também. Essa gestão tem tudo a ver com o próximo ingrediente.

5. Gestão da qualidade para nada sair errado

Se o projeto depende da sua dedicação full time, então não há uma gestão de qualidade. Essa etapa do planejamento vai parametrizar os KPIs do projeto, quais serão os termômetros que indicarão a você que está correndo tudo bem e quando eles devem ser observados. Assim você poderá tocar projetos simultâneos com mais tranquilidade.

Mais um ponto em que uma ferramenta de gestão e integração do pessoal ajuda muito. Você define quando extrair relatórios e confere se as metas individuais e gerais estão batendo. De acordo com os resultados, você pode alterar o escopo do projeto, ajustar cronograma e tirar aquela falsa sensação de que está devendo tempo ou redimensionar a verba antes que isso se torne um problema.

6. Mas se der algo errado? Antecipe problemas

O sexto ingrediente é uma série de planos B. Em todo planejamento estratégico deve haver uma antecipação de problemas, para evitá-los e bolar ações de contingência para se algo que não foi previsto acontecer no meio do processo.

Lembrando que imprevistos não são necessariamente negativos. Pode ocorrer uma grata surpresa no desenvolvimento do projeto. Por isso, nosso ingrediente anterior – a gestão de qualidade – é importante para garantir o sucesso e permitir que o projeto cresça se houver espaço.

Dicas de preparo

Você já conferiu os ingredientes principais: definir o escopo, gerenciar o tempo, a equipe, os custos, a qualidade e acrescentar uma pitada de pessimismo para evitar erros e ter planos de contingência. Agora, confira algumas dicas que vão deixar todos esse processo mais prazeroso e eficaz.

Pique bem picadinho!

Se o projeto é grande, divida em mais etapas. Se o prazo de uma etapa está muito longo, fracione para que haja um acompanhamento objetivo e que permita uma gestão de qualidade que dê o real status do projeto.

Flexibilidade para criar

Planejamento não é realidade. Temos que sempre aproximar o realizado do planejado, mas colocar amarras no desenvolvimento pode inibir o inovações e crescimento do projeto em si.

Você não está sozinho

Para registrar demandas, cobrar tarefas e mensurar desempenho, existem ferramentas ótimas; e o Runrun.it se orgulha de ser uma delas.

Na verdade, o Runrun.it é uma tremenda mão na roda em praticamente todas as etapas de um planejamento de projetos, já que permite que você formalize a comunicação, controle o desempenho de seus colaboradores e mensure o tempo e os recursos investidos nos projetos. Em suma, é o verdadeiro braço direito do chef… ou melhor, do gestor de sucesso. Experimente de graça e comprove: http://runrun.it

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