O planejamento de projetos é um conjunto de práticas que guiam todo o processo para organizar as tarefas que fazem parte do escopo de maneira assertiva, evitar retrabalho e atrasos nas entregas. Isso porque ao visualizar o que precisa ser feito para colocar um projeto em pé, você consegue definir a ordem das tarefas, permitindo que as coisas ocorram no momento que precisam acontecer.
Além disso, você consegue estimar um prazo realista para as entregas, afinal esse também é um dos objetivos do planejamento: dar informações precisas para a tomada de decisão estratégica e evitar que os direcionamentos sejam feitos no chute.
Mas existe uma receita pronta do planejamento de projetos? Existem muitas, mas não vão funcionar, a não ser que você use-as como base as adapte para a realidade da sua empresa. Assim o planejamento pode se ajustar perfeitamente ao escopo do projeto e à equipe que irá executá-lo. Então, vamos conferir dicas imprescindíveis para um bom planejamento estratégico na prática:
- 1. Defina o escopo do planejamento de projetos
- 2. O tempo de execução do seu projeto
- 3. Planejamento de projetos: guia para quem vai colocar a mão na massa
- 4. Planejamento te ajuda na gestão de custos do projeto
- 5. Gestão da qualidade para nada sair errado
- 6. Antecipe adversidades com o planejamento de projetos
- 7. Conte com o Runrun.it para acompanhar o planejamento de projetos
1. Defina o escopo do planejamento de projetos
Antes de sair por aí executando tarefas, é preciso definir muito bem o objeto do projeto – aonde você quer chegar. Tendo isso, é quase natural trilhar o caminho para realizar esse escopo e separar o projeto em etapas. Não esqueça que quanto mais elaborado, mais etapas o planejamento deve ter.
Um ponto importantíssimo nesse “começo do começo” é ser muito claro. Busque ser objetivo para evitar interpretações. Caso necessário, faça uma reunião rápida para tirar dúvidas. Quanto mais direto e fácil de compreender for o escopo, mais fácil será para delegar tarefas, o detalhamento dos recursos e a introdução de outros indicadores. Se você ficou na dúvida e está se perguntando qual é o real objeto do seu projeto, então você começou bem.
2. O tempo de execução do seu projeto
Definido o escopo, é hora de estabelecer os prazos que cada etapa precisa para ser entregue com qualidade e colocar isso em um cronograma de projetos que irá guiar toda a equipe. E mais do que criar o cronograma, é necessário gerenciá-lo. As etapas podem sofrer alterações e você precisa estar atento a qualquer modificação para não atrapalhar o fluxo de trabalho e evitar atrasos.
Para isso, você pode contar com o cronograma interativo do Runrun.it. A ferramenta te dá a visão do todo do projeto em uma página. Desta forma, fica mais fácil acompanhar o andamento das tarefas, identificar prioridades e atualizar as tarefas sem perder o timing.
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3. Planejamento de projetos: guia para quem vai colocar a mão na massa
Uma das tarefas mais difíceis na gestão das pessoas é ajustar expectativas. Mas com um escopo bem definido e um cronograma realista, você comunica de forma eficiente aonde quer chegar, o que é esperado de cada profissional e estabelece uma estimativa clara de tempo para realizar as tarefas, que não sobrecarrega ninguém.
Para isso, você pode contar com o indicador de capacidade do Runrun.it. A plataforma mostra de forma precisa duas informações imprescindíveis para o planejamento: o esforço que cada tarefa precisa para ser executada e o tempo disponível de cada colaborador responsável pela demanda. Assim, você consegue tomar decisões mais assertivas sem penalizar equipes e clientes.
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4. Planejamento te ajuda na gestão de custos do projeto
Falou de gente e falou de prazo, então falou de custo! Precificar projetos é uma arte. E colocar os valores certos no seu planejamento estratégico é o que vai definir se o projeto é viável ou não. Na equação você deve considerar o cronograma ideal, a equipe alocada e, claro, provisionar custos adicionais.
Pode ser o valor de um profissional extra ou simplesmente um fôlego caso seja preciso alongar alguma etapa. Empenhe-se nesse detalhamento, mas pense que se o projeto pode ir além do escopo inicial, o budget também.
O Runrun.it também pode te ajudar a avaliar os custos de um projeto, pois a plataforma gera relatórios automatizados de Orçado vs. Realizado. Assim, você tem uma base precisa para analisar os recursos que as demandas exigem.
5. Gestão da qualidade para nada sair errado
Se o projeto depende da sua dedicação full time, então não há uma gestão de qualidade. Essa etapa do planejamento vai parametrizar os KPIs do projeto, quais serão os termômetros que indicarão a você que está correndo tudo bem e quando eles devem ser observados. Assim você poderá tocar projetos simultâneos com mais tranquilidade.
Aqui um software de gestão e a integração do pessoal ajuda muito. Com o Runrun.it você define quando gerar relatórios e confere se as metas individuais e gerais estão batendo. De acordo com os resultados, você pode alterar o escopo do projeto, ajustar cronograma e tirar aquela falsa sensação de que está devendo tempo ou redimensionar a verba antes que isso se torne um problema.
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6. Antecipe adversidades com o planejamento de projetos
Em todo planejamento estratégico deve haver uma antecipação de problemas, para evitá-los e definir ações de contingência para caso algo que não foi previsto acontecer no meio do processo.
Lembrando que imprevistos não são necessariamente negativos. Pode ocorrer uma surpresa positiva no desenvolvimento do projeto. Por isso, a gestão de qualidade é importante para garantir o sucesso e permitir que o projeto cresça, se houver espaço.
7. Conte com o Runrun.it para acompanhar o planejamento
Como vimos ao longo deste artigo, planejamento de projetos e o Runrun.it tem tudo a ver. Isso porque o software de gestão oferece todos os recursos necessários do antes, durante e depois da execução de cada projeto.
A plataforma já é conhecida por oferecer a visão do todo das tarefas, gerar relatórios de desempenho e de rentabilidade dos clientes. Agora ela ainda oferece o cronograma interativo para você organizar o seu dia e o da sua equipe sem deixar nenhuma tarefa pendente. Além disso, o indicador de capacidade evita a sobrecarga do seu time, o que é importante para garantir a qualidade das entregas. Crie sua conta grátis e teste agora: https://runrun.it
