Conviver com uma infinidade de tarefas e demandas é uma realidade para qualquer profissional em cargo de liderança. E isso não seria diferente para os CIOs (Chief Information Officer), pessoas que coordenam a Tecnologia da Informação nas empresas.
Como líderes de uma área tão importante, eles possuem uma extensa lista de atribuições, como a implementação de estratégias para o setor, o monitoramento de práticas de segurança da informação, aprimorar a infraestrutura da TI de uma empresa, entre outras responsabilidades.
Diante do cenário, é preciso que esses profissionais aprendam a delegar tarefas em TI de maneira equilibrada e inteligente, sabendo aproveitar os talentos das equipes e os recursos tecnológicos que estão à disposição.
Neste artigo, mostraremos como superar eventuais desafios do setor, trazer as melhores práticas para delegar tarefas em TI e as ferramentas que vão te auxiliar nessa missão.
- O que é delegar tarefas?
- Os desafios de delegar tarefas em TI
- Delegar para as pessoas ou para a IA
- 5 dicas para delegar tarefas em TI
- Bônus – Guia para delegar tarefas
O que é delegar tarefas?
Na rotina de trabalho, é natural manter para si as tarefas com as quais mais se identifica ou que possuem maior relevância. Contudo, o ato de delegar tarefas é necessário para os cargos de gestão, tanto por uma questão de produtividade, quanto para a saúde organizacional da empresa.
Os ganhos de delegar tarefas estão centrados na distribuição de atividades conforme a capacidade das pessoas da sua equipe e o desenvolvimento das habilidades delas, como também no afastamento da microgestão e na clareza da comunicação entre os profissionais.
Vale salientar que ao delegar uma tarefa, você como líder não está renunciando a uma responsabilidade, mas oferecendo oportunidades de capacitação, flexibilidade para a jornada de trabalho e maior disponibilidade de tempo para se concentrar em decisões estratégicas.
E em TI, como isso funciona?
Ao delegar tarefas em TI, os gestores identificam as atividades necessárias para atingir os objetivos do projeto e designam essas tarefas a membros da equipe com as habilidades mais adequadas para executá-las.
Isso não apenas maximiza a eficiência, mas também permite que os profissionais desenvolvam suas habilidades, promovendo um crescimento profissional contínuo.
Sabendo que uma liderança de TI pode repassar diferentes tipos de tarefas para sua equipe, entre elas:
- Desenvolvimento de software;
- Gerenciamento de redes;
- Realização de testes de qualidade;
- Suporte técnico;
- Segurança da informação;
- Gerenciamento de projetos e
- Administração de sistemas
Os desafios de delegar tarefas em TI
A sobrecarga é uma realidade para muitas lideranças de TI, muito em decorrência da relutância em passar as atividades aos seus liderados, seja por perfeccionismo ou falta de confiança no resultado da entrega final.
Não à toa, o hábito de abraçar variadas mudanças e ser multitarefas acaba por prejudicar o próprio desempenho do gestor, que não consegue se desprender da teia de tarefas que mesmo criou.
Como já mencionamos, o ato de delegar tarefas não significa se eximir do papel de liderança, mas contribuir para o crescimento conjunto. E mesmo ao passar o bastão a outro profissional, os gestores vão continuar acompanhando o desenvolvimento das atividades, cumprindo o papel de supervisor.
A distribuição de tarefas prevê uma certa hierarquia e isto não pode ser esquecido. Ou seja, é preciso ter conhecimento claro de quem está envolvido nos projetos. Caso contrário, cria-se o mau hábito de criar tarefas piratas que travam o fluxo de trabalho, fazendo surgir os perigosos gargalos, que desperdiçam tempo e esforço das equipes.
A transparência na comunicação também deve ser um princípio a ser seguido ao delegar tarefas de TI. Seja para o desenvolvimento de software, correção de bugs ou suporte ao usuário, todas as informações precisam estar bem descritas, para que o novo responsável consiga desempenhar sua função com qualidade e agilidade.
Logo, não tenha receio de transmitir todo seu conhecimento sobre o caso ou experiência executando tarefas similares. Toda e qualquer instrução é preciosa para o desenrolar das ações e irá otimizar os processos subsequentes, melhorando assim o clima organizacional.
Delegar para pessoas ou para a IA?
Um dilema da atualidade é o planejamento de distribuição das atividades para recursos automatizados e guiados pela inteligência artificial.
Se antes o medo da substituição pelos recursos tecnológicos diminuía o ímpeto de delegar tarefas para os dispositivos automatizados, hoje o pensamento é diferente.
Conforme o estudo Annual Work Index 2023, realizado pela Microsoft, 74% dos trabalhadores querem delegar o máximo de tarefas para esse tipo de ferramenta, para diminuir a carga de trabalho.
No Brasil, 81% dos entrevistados declararam que as IAs podem ser utilizadas para tarefas operacionais e administrativas, o que para eles proporciona mais flexibilidade para atividades analíticas.
A visão dos gestores é que a implementação de tais recursos não dispensaria o número de funcionários, mas que aumentaria a produtividade, já que eles se dedicariam com mais afinco aos processos táticos e estratégicos.
Sendo assim, os próximos anos podem fortalecer uma nova tendência: a de dividir o ato de delegar tarefas entre humanos e máquinas, fazendo que a cooperação entre ambos agilize o fluxo de atividades, algo que já pode ser visto na automação do Service Desk e na programação de softwares.
5 dicas para delegar tarefas em TI
Já deu para notar que delegar tarefas em TI é um dos pontos-chave para alcançar o sucesso na área. Pensando em trazer dicas mais práticas, nos inspiramos em um artigo publicado na comunidade de Serviços de TI no LinkedIn para simplificar a sua jornada.
1 – Avalie sua carga de trabalho
O passo inicial para delegar tarefas operacionais em TI é verificar a quantidade de tarefas a realizar e identificar quais você pode e deve delegar.
Nessa classificação, ao invés de somente delegar tarefas rotineiras, pense em distribuir atividades conforme os objetivos e pontos fortes da sua equipe, liberando seu tempo para processos que demandam o pensamento estratégico e criativo.
Uma boa maneira de pontuar quais tarefas delegar em TI é utilizar a Matriz de Eisenhower, que estabelece as prioridades e urgências da sua agenda.
2 – Aposte na comunicação transparente
Ter uma comunicação centralizada e clara é essencial para explicar aos membros da equipe sobre o propósito da tarefa que está sendo delegada.
Isso significa detalhar os pormenores da atividade. Por exemplo, no caso das atividades focadas em segurança da informação, o briefing da tarefa deve conter quais são os dados que devem ser protegidos, quais riscos devem ser avaliados e as melhores ferramentas a serem utilizadas.
3 – Invista na capacitação
Outra boa iniciativa é capacitar os membros de sua equipe a assumir a propriedade e a responsabilidade pelas tarefas delegadas.
Isso significa lhes dar autoridade, autonomia e recursos de que precisam para concluir as tarefas de forma eficaz e eficiente.
Capacitar sua equipe não significa fazer a microgestão, mas sim confiar e apoiá-la. Você também deve reconhecer e recompensar suas conquistas, e principalmente celebrar seus sucessos.
4 – Não esqueça de acompanhar
Quando falamos de delegar tarefas em TI, não se pode esquecer das etapas de monitoramento. Ou seja, acompanhar os principais indicadores de desempenho, métricas e resultados das tarefas e compará-los com as metas e padrões definidos.
Lembre-se que é preciso fornecer feedbacks aos membros de sua equipe e identificar obstáculos ou oportunidades de melhoria. Monitorar e avaliar as tarefas delegadas em TI é importante tanto para garantir a qualidade das entregas como para o desenvolvimento da área.
5 – Delegue usando métodos inteligentes
Tal dica significa usar as melhores práticas e técnicas para delegar de forma eficaz e eficiente.
Algumas ferramentas clássicas da gestão podem ser usadas para esse propósito, como:
- Metas SMART;
- Matriz RACI;
- Princípio de Pareto
- Matriz GUT
Em comum, todas essas estruturas são usadas para a priorização dos processos, ou seja, pontuam a urgência e importância das tarefas delegadas.
Bônus – Guia para delegar tarefas
Dominar a prática de delegar tarefas é algo que se conquista com o tempo, principalmente com o hábito contínuo de exercer essa atividade.
Além das dicas apontadas neste artigo, também temos um guia completo sobre o assunto, que irá te auxiliar a fazer as perguntas certas para realizar a delegação de tarefas e a organização da gestão de TI.
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