Realizar o gerenciamento de tarefas não é uma atividade fácil. Principalmente quando consideramos a quantidade de atribuições que temos a fazer durante o dia, conciliando rotinas profissionais e pessoais.
Para evitar a sensação de desordem, é importante contar com uma ferramenta que irá listar e priorizar as demandas mais importantes para você e sua área, deixando todos na mesma página.
Neste artigo, vamos contextualizar o que é o gerenciamento de tarefas e as melhores técnicas que você pode adotar na sua rotina para fazer melhores entregas!
- O que são tarefas?
- O que é o gerenciamento de tarefas?
- Como gerenciar as tarefas em equipe
- A importância do gerenciamento de tarefas para o fluxo de trabalho
- Como colocar a visão de tarefas em prática
- Práticas para aperfeiçoar o gerenciamento de tarefas
- Você conhece o deep work?
O que são tarefas?
As tarefas são atividades específicas que precisam ser concluídas em um prazo determinado. No ambiente profissional, os projetos são formados pelo conjunto dessas tarefas, que se conectam para alcançar um objetivo maior.
Como muitas demandas são interdependentes, é essencial que cada responsável conclua sua etapa no tempo certo, garantindo que o fluxo de trabalho siga sem interrupções ou gargalos.
Por isso, a gestão de tarefas é tão importante: ela permite acompanhar o progresso de cada etapa e distribuir responsabilidades de forma equilibrada. Também considera a capacidade de cada colaborador, otimizando a produtividade. Além disso, fortalece o trabalho em equipe e estimula o senso de coletividade na execução dos projetos.
O que é o gerenciamento de tarefas?
O gerenciamento de tarefas pode ser definido como a prática de organizar demandas e proporcionar que a equipe atue em sinergia. A boa prática dessa metodologia prevê orientações compreensíveis para que todos os responsáveis trabalhem na mesma página e compreendam as suas próprias responsabilidades e as de seus colegas.
Por isso, a gestão de tarefas também oportuniza uma melhoria na comunicação interna, evita o retrabalho e ajuda na identificação de tarefas sem responsáveis ou com possíveis atrasos.
A gestão de tarefas também pode ser classificada como um guia para as rotinas de trabalho, já que define o tempo que será aplicado no desempenhar das demandas e quais serão os recursos alocados em cada projeto.
Tipos de tarefas
As 4 categorias mais conhecidas são:
- Emergenciais: Tarefas que precisam ser resolvidas imediatamente.
- Urgentes: Demandas com prazo de entrega curto.
- No prazo: Atividades que seguem o fluxo de trabalho normal.
- Planejadas: Ações futuras que já estão mapeadas
Mas para que o gerenciamento de tarefas ofereça essas vantagens para o trabalho em equipe, a figura do líder é essencial, já que ele possui o comprometimento de delegar as atividades planejadas conforme as competências e a capacidade de cada membro do seu time. Dessa forma, ele realiza uma distribuição proporcional e impede que os profissionais tenham uma sobrecarga de trabalho.
Com a aplicação dessa prática, a tendência é que haja um aumento da produtividade, já que os profissionais estarão focados e dedicados aos processos que realmente importam para a empresa, ajudando também em seu controle financeiro empresarial, que seria outra maneira de aumentar a produção. Desta forma acaba impactando no crescimento da produtividade da equipe em um todo.
Como gerenciar as tarefas em equipe
Assim como outros campos da gestão de projetos, o gerenciamento de tarefas para as equipes passou por algumas mudanças, muitas delas relacionadas às dinâmicas de trabalho mais recentes, como o trabalho híbrido.
As práticas de gestão de tarefas precisam ser pensadas diante de cada cenário e contexto para uma melhor implementação. Atualmente, as empresas tendem a utilizar cada vez mais dos recursos tecnológicos e das metodologias ágeis para a gestão de equipes.
>> Leitura recomendada: Como alcançar a produtividade na era da IA
O papel do líder no gerenciamento de tarefas
Os líderes precisam manter-se próximos aos seus times para entender as necessidades e quais são os melhores canais e ferramentas para que os processos do gerenciamento de tarefas fluam com mais naturalidade e promovam o engajamento das pessoas em torno das atividades.
Hoje, frameworks como o scrum já são amplamente praticados em outros setores além do ramo tecnológico justamente pelo seu formato com ciclos de duração determinada (as sprints) e a possibilidade de ajustes no decorrer das ações.
Isso não quer dizer que não haja lugar para as ferramentas mais tradicionais e amplamente difundidas. As checklists, por exemplo, servem para orientar os passos subsequentes de uma tarefa, enquanto a Matriz de Eisenhower ajuda na classificação das prioridades do dia. E quem ainda está dando os primeiros passos no gerenciamento de tarefas pode contar com a Matriz RACI, uma tabela simplificada que torna visível as responsabilidades de cada envolvido no projeto.
Contudo, para não se perder na organização, o gerenciador de tarefas é seu aliado ideal nessa missão. Nesses softwares, como o Runrun.it, você pode integrar diferentes recursos e utilizar métodos de fácil usabilidade para o acompanhamento das tarefas do início ao fim ou mesmo visualizar os indicadores de capacidade dos colaboradores no período selecionado.
Funcionalidades essenciais para gerenciar tarefas em equipe
Em equipe as entregues sempre têm chance de serem melhor entregues, porque conta com as habilidades de várias pessoas. Justamente pelo fluxo de profissionais e ideias é que o gerenciamento de tarefas precisa estar fortalecido com os seguintes recursos.
Visão de Tabela
Disponibilizar uma tabela de tarefas permite que as pessoas identifiquem o que têm em sua pauta de trabalho de uma maneira simples e intuitiva.
Em ferramentas como o Runrun.it, você pode visualizar as tarefas em formato de lista.
Essa visão permite que suas tarefas sejam apresentadas em linhas e colunas, permitindo uma leitura mais analítica e organizada do que está acontecendo no seu time.
Cada linha representa uma tarefa e cada coluna mostra as informações que você escolher, como responsáveis, etapa, urgência, prazos e campos personalizados.
Listas de tarefas
Disponibilizar uma lista de tarefas por etapa do processo de entrega permite que as pessoas identifiquem o que têm em sua pauta de trabalho, bem como com o que os seus colegas estão envolvidos.
Quadros Kanban
Em geral, as empresas preferem fazer a distribuição das tarefas na ferramenta kanban. Uma funcionalidade visual bastante simples em que os cards andam na “placa” até serem entregues.
Calendário centralizado
Seja um calendário de área ou de projeto, é importante organizar as tarefas de maneira cronológica, facilitando a visualização de distribuição e prazos.
Software tudo em um
As funcionalidades necessárias para o trabalho em equipe funcionar na sua empresa estão no Runrun.it. O software de gestão pensado para a colaboração oferece recursos que vão desde a abertura de tarefas – com os formulários é o cliente que te manda as necessidades e não você que corre atrás – até a aprovação de materiais de maneira centralizada. Leve essa visão do todo para a sua empresa você também:
A importância do gerenciamento de tarefas para o fluxo de trabalho
Toda empresa conta com um fluxo de trabalho, que pode ser explicado como um sistema que transforma os processos em materiais, produtos, funcionalidades ou informações finais. De maneira mais simples, o fluxo contém todos os caminhos que integram os departamentos corporativos para que o objetivo final seja alcançado.
De maneira mais simples, o fluxo contém todos os caminhos que integram os departamentos corporativos para o objetivo final ser alcançado.
Essa estrutura é fundamentalmente necessária para aumentar a produtividade e fazer com que os resultados sejam entregues com agilidade. Com a automação de tarefas, o fluxo de trabalho se tornou ainda mais dinâmico, desafogando os processos.
Assim sendo, os fluxos automatizados representam um avanço diante de uma gestão convencional, por possuírem um sistema amplamente testado e preparado para incorporar novas funções, como é o caso do Runrun.it.
Para que os softwares de gestão operem em sua total capacidade, é preciso que o fluxo de trabalho esteja alinhado ao gerenciamento das tarefas. Por isso, essa atividade deve ser realizada com todo o cuidado, descrevendo cada atividade prevista por fase do projeto. Também é possível organizar o cronograma de acordo com os prazos definidos e verificar se não existe nenhum desafio que pode interromper o progresso das ações.
Como colocar a gestão de tarefas em prática
Agora que você já conhece as vantagens da gestão de tarefas, veja algumas formas de aplicá-la no dia a dia:
1. Classifique as tarefas essenciais
O primeiro passo é organizar suas tarefas por prioridade, o que é emergencial, urgente, dentro do prazo ou planejado.
Crie uma lista visual das atividades dos projetos em andamento. Isso pode ser feito em uma agenda, planilha, quadro ou plataforma digital como o Runrun.it, que mostra cada ação dentro de uma tarefa.
A classificação deve ser flexível, pois as prioridades mudam com o andamento do trabalho. Assim como novas tarefas surgem conforme outras são concluídas.
2. Crie um cronograma de projetos
O cronograma ajuda a visualizar o tempo previsto de cada tarefa e acompanhar o progresso geral do projeto. Ele permite identificar gargalos, atrasos e oportunidades de ajuste antes que o prazo final chegue.
Ferramentas como o Runrun.it automatizam esse processo, permitindo ver o volume de entregas e o desempenho da equipe em tempo real, o que traz mais agilidade e clareza à gestão.
3. Use metodologias ágeis a seu favor
As metodologias ágeis, como o Scrum, facilitam o gerenciamento de tarefas ao dividir projetos complexos em entregas curtas e contínuas.
Além disso, as daily sprints (reuniões rápidas diárias) garantem alinhamento constante e resolução ágil de obstáculos, tornando o trabalho mais colaborativo e eficiente.
Práticas para aperfeiçoar o gerenciamento de tarefas
Para que as demandas não atrasem e você tenha o controle do gerenciamento de tarefas, separamos algumas dicas que podem facilitar sua rotina. Confira a seguir:
Defina as prioridades
Seja usando ferramentas já mencionadas nesse conteúdo, como a Matriz de Eisenhower, ou recursos virtuais, é indispensável que você categorize quais são as tarefas urgentes e importantes que precisam ser entregues em um prazo definido. Dessa forma, sua equipe irá dedicar o tempo para realizar as demandas prioritárias o quanto antes.
No Runrun.it, é possível sinalizar as tarefas de acordo com o nível de urgência que elas possuem. Assim, ao visualizar os cards nos quadros, você sabe facilmente o prazo de entrega marcado e irá dedicar toda sua atenção para essa atividade.
>> Leitura recomendada: Controle de tarefas: 5 passos para produzir mais.
Estipule os momentos de pausas
Ao organizar as tarefas que você precisa realizar durante o dia, lembre-se que irá precisar fazer pausas para descanso. Trabalhar de forma contínua, além de diminuir seu nível de produtividade ao longo do dia por conta do cansaço, estimula o estresse e diminui a capacidade de concentração.
Delegue tarefas
Nem todas as tarefas precisam ser realizadas exclusivamente por você. Se você está no comando de uma equipe, reveja se não está com muita responsabilidade por receio de delegar. Certamente há pessoas na sua equipe que são capazes de realizar algumas tarefas por você.
Agora, se você não sabe bem como delegar tarefas, aqui vão algumas dicas:
Meça o tempo gasto em cada tipo de tarefa
É comum ter uma visão distorcida a respeito da quantidade de tempo que você investe em cada tarefa – o que prejudica muito seu planejamento. Por exemplo, em sua programação, você destinou uma hora para a realização de uma tarefa específica, mas quando foi executá-la, gastou um tempo maior que o previsto. Esse planejamento, sem margens para exceções, pode se tornar um obstáculo em sua dinâmica de trabalho, trazendo consequências mais sérias para a sequência de atividades.
>> Leitura recomendada: Planejamento tático: a ligação entre os objetivos e a prática
Uma opção é usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas com timesheet automático, como o Runrun.it. O sistema não só mede o tempo como produz relatórios que informam os dados necessários para tomar decisões, eliminar gargalos e até mesmo rever os orçamentos da empresa. Inclusive, o software conta com seu próprio display, que permite contabilizar as horas dedicadas a cada tarefa, enquanto o algoritmo da plataforma já estipule uma previsão média, com base nos dados coletados do usuário.
Entretanto, saiba que medir o tempo não é tudo. Seja para organizar as demandas de sua equipe ou as suas próprias, é preciso levar em consideração a qualidade das tarefas entregues. Ficar focado apenas no tempo investido em cada tipo de tarefa pode gerar um aumento da ansiedade e da microgestão.
Segmente tarefas complexas
Já teve a sensação de olhar para uma tarefa e nem saber como começá-la? A tendência é que esse tipo de demanda seja postergada e que as mais simples sejam feitas primeiro. Para se adaptar às tarefas mais complexas, divida-a em pequenas etapas.
Uma coisa de cada vez
Se você é uma dessas pessoas que se orgulha em dizer que é multitarefa, sinto dizer que isso não necessariamente seja uma coisa boa.
American Psychological Association, realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo, pode reduzir em até 40% a produtividade. Isso porque ficar se alternando entre muitas atividades compromete o foco, aumenta o estresse no trabalho e a fadiga mental.
A dica aqui é: faça uma coisa de cada vez. Concentre-se no que está fazendo para realizar da melhor forma possível. E só quando concluir – seguido de uma pausa de descanso -, parta para a próxima.
[WEBINAR] Você conhece o deep work?
Caso você não esteja conseguindo realizar tarefas mais complexas que exigem uma concentração profunda, temos uma solução. Esse tipo de trabalho, chamado de deep work, ou trabalho focado, exige que você se concentre exclusivamente nele por um determinado período para ser concluído com primor.
Quer saber por onde começar? Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, vai te guiar pelos principais conceitos da prática do deep work para te ajudar a eliminar distrações e realizar um trabalho profundo, de forma eficiente e com qualidade.
Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas
Usar uma plataforma especializada em gerenciamento de tarefas com time tracking integrado pode ajudar – e até automatizar – algumas das dicas acima. Com o Runrun.it, por exemplo, você avança no planejamento do dia, no acompanhamento de tarefas, na comunicação entre as pessoas, na gestão de equipes e no controle das horas trabalhadas em tempo real.
Além dessas vantagens, você cria um ambiente unificado para armazenamento de arquivos e definição de cronogramas, com prazos e metas claras. Gostou da ideia? Faça um teste grátis: http://runrun.it
FAQ – Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de tarefas
1. O que é gerenciamento de tarefas?
É a prática de organizar demandas, definir prioridades, delegar atividades e acompanhar o progresso da equipe para atingir objetivos de forma eficiente e dentro dos prazos.
2. Como implementar o gerenciamento de tarefas na prática?
Para implementar efetivamente, siga estes passos:
- Classifique as tarefas essenciais conforme suas prioridades
- Crie um cronograma de projetos definindo prazos e dependências
- Utilize metodologias ágeis como Scrum para fragmentar trabalhos complexos
3. Como a Matriz de Eisenhower ajuda no gerenciamento de tarefas?
A Matriz de Eisenhower ajuda na classificação das prioridades do dia, categorizando tarefas por urgência e importância. É uma ferramenta tradicional que complementa softwares modernos de gestão.
4. O que são metodologias ágeis e como aplicá-las?
Metodologias ágeis, como Scrum, permitem fragmentar trabalhos complexos em tarefas de curto prazo. Incluem:
- Sprints: Ciclos de duração determinada
- Daily meetings: Reuniões diárias para feedback
- Ajustes contínuos durante a execução do projeto
5. Como o Runrun.it pode ajudar na gestão de tarefas?
O Runrun.it oferece:
- Funcionalidades simples para rápida adaptação
- Visualização completa do trabalho em andamento
- Centralização das informações, comunicação e feedbacks
- Integração de diferentes recursos em uma plataforma
