O último trimestre de um ano sempre é marcado por fazer a projeção do próximo. Ainda que as eleições gerais estejam definidas, o cenário de incertezas faz com que algumas empresas prefiram não fazer planos ambiciosos. No entanto, é preciso organizar ações e objetivos para não terminar o ano sem um planejamento estratégico 2019.
A definição desse planejamento estratégico deve começar por uma análise do ano atual. Estes dados operacionais geram dor de cabeça se você não contar com um software como o Runrun.it, que fornece as informações (como esforço por cliente, custos por projeto, horas trabalhadas por colaborador etc) que são definitivas na tomada de decisão. Com a clareza do que você precisa melhorar, é possível estabelecer novas metas. Mas se você não consegue extrair importantes KPIs (Key Performance Indicators) na atual estrutura da sua empresa, dá tempo de tornar sua operação mais eficiente em 2019. Para começar, é preciso olhar para os seus indicadores-chave de desempenho, que já falamos muito aqui. Veja nestes artigos:
>> KPI dashboard: o que funciona (e o que não funciona) na sua gestão
>> Indicadores de produtividade e eficiência. Veja como obter
>> Data driven business: como conduzir a operação com base nos dados
Agora, nossa ideia é trazer alguns passos básicos – mas essenciais – para o planejamento estratégico 2019 da sua empresa. Neste webinar, o líder de novos negócios do Runrun.it, Rafael Gontijo, traz algumas dicas de aplicação na prática dos conceitos de estratégia. Confira:
9 passos para o seu planejamento estratégico 2019
1. Analise suas forças e fraquezas
Uma revisão usando a Matriz SWOT é sempre válida. Essa metodologia que analisa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) costuma trazer insights muito positivos para realizar mudanças.
Primeiro, você precisa estabelecer qual problema ou demanda de gestão pretende resolver. Para esse método funcionar, você deve escolher um problema por vez. Após analisar os pontos dois primeiros pontos (forças e fraquezas), olhe para o ambiente externo, aquilo que você não consegue controlar. Nesse quesito, são observadas as oportunidades. Por último, veja quais são as ameaças que o novo cenário pode apresentar, tudo o que puder afetar negativamente seus objetivos.
2. Encontre o foco
Sua empresa pode e deve ter inúmeros objetivos (desde aumentar o faturamento até expandir regional/internacionalmente), mas somente com o foco direcionado para uma meta será possível atingi-los. Para isso, um dos caminhos é implementar a metodologia OKR – do inglês Objectives and Key Results – Objetivos e Resultados-chave. Esse modelo permite descer os objetivos macro da empresa (ou seja, sua estratégia) para as áreas (e seus colaboradores) por meio de metas e resultados claros. A iniciativa vai possibilitar que cada profissional entenda o seu escopo de trabalho e, assim, direcione seus esforços sem gastar energia no que não interessa.
Para usar OKRs na sua operação, defina estes dois pilares: o Objetivo (o que queremos atingir) e o conjunto de Key Results (como sabemos se estamos chegando lá). Use estas dicas para começar:
– Os objetivos devem conter números;
– Devem ser definidos em uma parceria de gestor e colaborador;
– Cada pessoa deve possuir, no máximo, 5 objetivos macro;
– Pense em curto prazo, estabelecendo metas, no máximo, a cada trimestre.
Para todo novo projeto que surgir, deve-se perguntar: “Está no OKR?”. Se não estiver, não deve ser priorizado. O OKR é um norte para a empresa e para todas as suas áreas na execução do planejamento estratégico 2019.
Para saber mais sobre a metodologia, não deixe de ler o texto sobre OKR aqui no blog.
3. Revise o que realmente interessa
Antes da virada do ano novo, muitas pessoas fazer uma lista de resoluções. Uma empresa precisa ter essa lista, de forma muito mais refinada, muito antes do dia 31 de dezembro. Definir o que a empresa almeja para 2019 tem muito a ver com seus a visão, a missão e os valores dos líderes. Nossa dica então é usar esse momento para revisar seu propósito (leia mais sobre o tema no blog) e a cultura da empresa.
É fundamental lembrar que os três itens constituem a cultura organizacional, a melhor bússola para os negócios. E por mais que você já tenha essa cultura bem definida, sempre é importante fazer uma autocrítica.
Pergunte-se:
– As pessoas estão engajadas e satisfeitas com o trabalho?
– Como está o índice de turnover da empresa?
– Os colaboradores têm consciência
– O que posso melhorar no ambiente de trabalho?
>> Leitura recomendada: [TESTE] Qual é a cultura organizacional da sua empresa?
4. Reveja a gestão do tempo dos colaboradores
A gestão das pessoas deve permear todo o seu planejamento estratégico 2019. Como ressaltamos no tópico anterior, é muito importante entender a satisfação e a compatibilidade das pessoas com o propósito da organização.
Além disso, o tempo dos colaboradores é o principal ativo de uma empresa. Atividades sem prioridade definida e tarefas insignificantes são altamente prejudiciais. Na rotina, surgem diversos gargalos de tempo que podem fazer com que uma gestão de pessoas seja catastrófica. Não esqueça de olhar para os principais vilões do tempo e como eles atingiram sua empresa em 2018: reuniões em excesso, atividades burocráticas (ou fora da meta), tarefas piratas, distrações constantes. Planeje-se para não repetir os mesmos erros em 2019 e certifique-se de que você terá uma forma de trackear o tempo das pessoas.
Por isso, é preciso assegurar que sua equipe está sempre fazendo o que é mais importante. O Runrun.it é um grande aliado desse acompanhamento, pois permite o monitoramento em tempo real de cada tarefa.
5. Adote um timesheet automático
Falando em tempo, o timesheet é essencial para manter o seu planejamento estratégico 2019 dentro do esperado (sem estourar prazos). Com um timesheet, é possível olhar para o calendário e descobrir de que forma será possível realizar o que está previsto dentro da jornada de trabalho das pessoas.
E o timesheet automático é um passo importante para ter esse controle, pois permite saber o tempo tempo investido por tarefa, projeto e cliente sem precisar preencher planilhas ou usar o chutômetro na estimativa de quanto tempo foi dedicado a cada demanda.
Ferramentas de gestão como o Runrun.it têm a solução embutida, para que você não tenha que perder tempo preenchendo tudo manualmente. Os colaboradores podem dar ‘play’ e ‘pause’ fornecendo um dado real para os gestores. Se você ainda não conta com uma solução como essa, é hora de dar atenção para este fator e agilizar sua gestão em 2019.
>> Leitura recomendada: O tempo passa rápido e as tarefas estão acumuladas? Hora de adotar um timesheet automático
6. Apare arestas, corte custos
Todo mundo quer cortar gastos, não é mesmo? Avaliar os custos do ano parece algo tão simplório que muitas empresas deixam de fazer. É claro que um acompanhamento diário do que entra e sai no caixa é importante, mas e o custo dos projetos? E o custo de cada cliente, em cada mês? Não basta saber quanto custa sua folha salarial, os gastos com compras e manutenção de escritório. É preciso entender se o que sua empresa oferece foi ou está sendo rentável.
Muitas empresas não tem essa informação, porque dependem de planilhas manuais. Em 2019, em um cenário de incertezas, você precisa saber o custo de cada tarefa e projeto para conseguir precificar seus serviços de maneira estratégica. No Runrun.it, é possível determinar o valor da hora de cada colaborador, incluir custos extras e extrair relatórios de controle de orçamento.
7. Torne sua equipe mais produtiva
O que realmente é ser produtivo? Quais são as atividades que em 2018 mais tomaram tempo do seu time? As mais importantes para o objetivo final foram priorizadas? Você delegou ou centralizou? Pensar nessas questões é essencial para entender como sua equipe está no quesito gestão de tempo.
Mas não vamos nos alongar neste tópico, já que desenvolvemos muitos conteúdos que vão ajudar você e seu time neste ponto. Confira alguns posts que selecionamos:
[Guia] Tudo sobre produtividade
[Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?
Foco no trabalho e mais tempo para sua vida
Como ser mais produtivo? Dicas e exemplos de gestores famosos
Acordar cedo – às 4h da matina! – te fará produzir mais
Conheça alguns testes com redução da carga horária de trabalho
8. Olhe para o calendário
Para aproveitar melhor os dias úteis de 2019, comece olhando para o calendário. É importante escolher uma metodologia que permita a distribuição dos objetivos por determinados períodos, seja por semana, mês a mês, trimestre, quadrimestre ou semestre – como falamos no tópico 2. Um dos fatores a ser considerado nessa agenda do ano são os dias úteis e os feriados.
Portanto, para que você possa organizar seu calendário, considerando esses eventos nacionais, separamos aqui as principais datas com feriados em 2019. Ao todo, serão 7 feriados (sem contar as emendas e datas comemorativas estaduais), o que significa que 2019 terá 254 dias úteis.
Nossa dica aqui é ter em vista estas pausas para não ter que mudar a rota quando as datas se aproximarem do prazo de entrega das tarefas e projetos. Marque na agenda considerando esses dias como uma oportunidade de descanso e não como um empecilho em seu planejamento estratégico 2019.
Principais Feriados e Datas Comemorativas de 2019
JANEIRO
01/01/2019 | Terça-feira – Confraternização Universal
MARÇO
04/03/2019 | Segunda-feira – Emenda Carnaval
05/03/2019 | Terça-feira – Carnaval
ABRIL
19/04/2019 | Sexta-feira – Paixão de Cristo
MAIO
01/05/2019 | Quarta-feira – Dia do Trabalho
JUNHO
20/06/2019 | Quinta-feira – Corpus Christi
21/06/2019 | Sexta-feira – Emenda Corpus Christi
NOVEMBRO
15/11/2019 | Sexta-feira – Proclamação da República
DEZEMBRO
25/12/2019 | Quarta-feira – Natal
9. Encontre a ferramenta ideal
Existem diversos softwares de gestão no mercado, com funções diferentes, para necessidades variadas. Desde organizar as tarefas do dia a dia até aumentar a produtividade da sua equipe, as soluções estão aí para facilitar a vida. Para o planejamento estratégico 2019, você pode contar com uma ferramenta que ofereça uma visão geral do progresso de todos os objetivos.
Com uma escolha certeira, um software será capaz de transformar a história da sua empresa. O Runrun.it, por exemplo, pode te ajudar não apenas a superar problemas crônicos, como também a extrair o melhor dos seus recursos. Além disso, com o Dashboard customizável, você acompanha os custos em tempo real.
Planeje e execute os 9 passos com o Runrun.it
Com o Runrun.it, você consegue cumprir todos os passos listados aqui:
1. Analise suas forças e fraquezas: o software permite extrair relatórios que mostram seus gargalos. Você descobrirá quando suas equipes foram mais produtivas e em quais projetos sua operação ficou prejudicada.
2. Encontre o foco: as métricas de fácil visualização, por meio de um Dashboard, revelam para onde você precisa caminhar. Com o Runrun.it, em 2019, seus colaboradores vão trabalhar no que realmente importa. Basta criar projetos voltados para cada OKR. Alguma tarefa não tem relação com o grande objetivo? Então provavelmente não deve ser executada.
3. Revise o que realmente interessa: o que realmente interessa? As pessoas! O Runrun.it ajuda a reconhecer os colaboradores oferecendo o entendimento de quem está trabalhando com eficiência. Além disso, permite uma comunicação transparente por meio dos comentários e do registro de atividades.
4. Reveja a gestão do tempo dos colaboradores: nisso somos especialistas! O Runrun.it oferece vários dados para você analisar como o tempo dos funcionários está sendo alocado.
5. Adote um timesheet automático: por meio dessa função do Runrun.it, você não perderá mais tempo na elaboração manual de timesheets (e seus consequentes erros de percepção de quem os preenche). Na gestão diária, o timesheet automático permitirá saber com precisão quanto tempo foi usado para todas as tarefas.
6. Apare arestas, corte custos: não é possível cortar custos só porque o gasto está alto. Você precisa olhar para onde o gasto está alto e a lucratividade baixa. Com um software como o Runrun.it, você terá essa informação em mãos para a tomada de decisão.
7. Torne todos mais produtivos: elevar a produtividade da equipe também é responsabilidade do gestor. As dicas e metodologias são inúmeras, mas a principal delas é usar o Runrun.it para deixar claro as demandas e os prazos a serem cumpridos.
8. Olhe para o calendário: o Runrun.it permite indicar uma lista de feriados para que nestes dias não sejam registradas horas – e para que seus prazos não estourem devido às datas comemorativas. Um feriado deve ser visto como uma oportunidade de descanso. E o Runrun.it ajuda a aproveitar ao máximo os outros dias úteis do ano.
9. Encontre a ferramenta ideal: ainda tem dúvidas se o Runrun.it é o software mais adequado para a sua operação? Faça o teste grátis e descubra: http://runrun.it.
