Saiba como ter reuniões virtuais mais produtivas

Saiba como ter reuniões virtuais mais produtivas

As reuniões virtuais se tornaram tão essenciais quanto o home office durante a pandemia. Mas diferente do trabalho remoto, que tem quem queira continuar e quem não, a reunião virtual é bem aceita para vários tipos de finalidade e negócios, trouxe benefícios econômicos, de tempo e ainda possibilita que os mais tímidos compartilhem suas ideias. 

Além de bem aceita, a nossa experiência de meses encontrando a equipe e os clientes a distância fez cair por terra alguns mitos sobre a produtividade nas reuniões virtuais. As empresas sempre tentam demonstrar o máximo de empenho para os clientes, por isso, optar por uma reunião presencial no escritório sempre pareceu a opção certa. Essa mentalidade foi mudando, afinal os dois lados viram a pontualidade aumentar, pessoas engajadas trocando ideias, sendo objetivas com suas listas de tópicos e tendo espaço de fala e escuta.

Essa sinergia é justamente o que faz da reunião virtual uma mão na roda para o dia ser mais produtivo e superar os obstáculos desse período pandêmico. Para te ajudar a selar pontas que ainda podem estar soltas na sua empresa, nós preparamos esse artigo com as principais dicas que você não pode perder de vista:

 

O que é uma reunião virtual?

A prática de reunião virtual, também conhecida como reunião remota, é bastante simples: duas ou mais pessoas em diferentes locais conversando de maneira simultânea e em tempo real por intermédio de uma plataforma que possibilite tal dinâmica de compartilhamento de áudio e vídeo. 

Por mais que seja semelhante à reunião presencial, o contexto virtual requer algumas adaptações para a comunicação fluir. Por isso, é imprescindível investir em uma conexão de internet de qualidade, a maioria dos problemas nas reuniões virtuais é devido a má qualidade da rede. Para isso, dentre os benefícios para o home office, disponibilizados pelas empresas, está a ajuda de custos para que os funcionários consigam contratar melhores planos de internet.

>> Leitura recomendada: Nômade digital: o que é e como preparar sua empresa para esse profissional

Como fazer uma reunião virtual ser produtiva?

De maneira bastante objetiva, Díaz Bretones, professor de Psicologia da Faculdade de Relações Trabalhistas e Recursos Humanos de Granada Francisco, explica, em entrevista ao El País, que na reunião virtual: “Otimizamos melhor o tempo, pois suprimimos parte do contato social e nos concentramos mais no desenvolvimento da reunião. E tem outra coisa, em um encontro presencial, se ele se prolonga ou é muito chato, você precisa mostrar atenção. No Zoom você pode fazer outras coisas”.

Acontece, Díaz Bretones, que quem planeja uma reunião virtual quer engajamento dos participantes. Para isso, Justin Hale e Joseph Grenny deram dicas assertivas para você ter reuniões produtivas no artigo “Como fazer as pessoas participarem de forma ativa de reuniões virtuais”, publicado na Harvard Business Review. 

Essas dicas são fruto de um estudo que testou cinco regras com 200 participantes de reuniões virtuais. Como resultado: 86% disseram estar mais engajados no virtual do que seriam em reuniões presenciais. Então, essas regras foram testadas em outras 15 mil pessoas. Essas dicas são:

1. A regra do “1 minuto”

Os primeiros 60 segundos são cruciais para manter os participantes engajados nas reuniões virtuais. Por isso, após se apresentar (quando necessário) comece pelas informações mais impactantes que fazem parte da sua apresentação: dados mais relevantes sobre o negócio, reclamações ou elogios que você recebeu de determinado cliente. Isso faz com que as pessoas prestem mais atenção na reunião. 

2. A regra da responsabilidade

Para Justin e Joseph, um dos grandes problemas das reuniões virtuais é que as pessoas costumam adotar a confortável posição de observadores e permanecem de maneira passiva durante toda reunião. Para superar essa comodidade nada produtiva, é importante que você delegue responsabilidade a cada participante para que ele se engaje no diálogo. Por isso, é essencial que as pessoas que você chama para a conversa realmente estejam envolvidas com o assunto, senão algumas podem usar a reunião virtual para “matar tempo”.

3. A regra “não dá para se esconder”

Essa dica faz sentido para reuniões de brainstorm ou outros tipos de dinâmicas que têm como finalidade extrair ideias. Para isso, separe os participantes da reunião remota em pequenos grupos (de 2 a 3 pessoas) em um segundo ambiente virtual no qual esses participantes possam conversar em particular (sala dentro da plataforma de videoconferência, mensagens de áudio). Nessas salas, as pessoas vão debater um assunto para buscar insights ou soluções de um problema simples que você determinou. É preferível não escolher um tópico complexo para que 30 minutos de discussão seja suficiente, justamente para debaterem o tema e não perderem o foco da reunião. Após, esses grupos fazem uma rápida apresentação de seus insights, sem conteúdo visual para não consumir tempo na troca de ideias. 

4. A regra do MVP (Produto Minimamente Viável)

Essa regra é voltada aos líderes que estão dando encaminhamento à reunião virtual. A dica é ser objetivo e mesclar informações quantitativas com as qualitativas. Isso porque, uma exposição de dados pode ser feita por um e-mail. A reunião serve justamente para você explicar melhor os dados relevantes e ações que a empresa vai adotar, os feedbacks dos clientes. E isso precisa ser feito de maneira minimalista para que as outras pessoas tenham espaço de fala para gerar insights e compreendam os pontos importantes da apresentação. 

5. A regra dos cinco minutos

Em uma apresentação de 15 minutos, você deve incluir cerca de três tarefas para os participantes se engajarem na reunião virtual. Isso porque, basta cinco minutos dispersos para as pessoas prestarem mais atenção no Instagram do que na sua apresentação. Por isso, busque envolver as pessoas na reunião virtual o máximo que conseguir. 

Além dessas cinco dicas, para uma reunião virtual ser produtiva ela precisa de um motivo forte para existir. Não adianta esperar trazer resultados se você marca inúmeras reuniões que poderiam ser resolvidas com uma troca de e-mails. Por isso, faça reuniões virtuais quando precisar: 

  • Influenciar as pessoas em torno de um tema;
  • Tomar decisões importantes;
  • Solucionar problemas;
  • Fortalecer as relações.
 

No nosso webinar sobre vulnerabilidade na liderança, Nathália Beividas, Diretora de Projetos na CP+B Brasil, fala como as reuniões virtuais foram essenciais para manter o time unido mesmo com a distância da pandemia:

Dicas para reunião virtual

Ao longo desses meses de isolamento social, você deve ter organizado inúmeras reuniões virtuais com a sua equipe e clientes. Alguns pontos para torná-las mais objetivas passaram a ser adotados a partir da experiência prática. Mas se você sente que ainda está faltando alguma coisa, acompanhe as dicas que separamos para ter reuniões virtuais mais organizadas e produtivas.

Todos na mesma página

O primeiro aspecto é garantir que todos saibam sobre o que se trata a reunião, assim os participantes vão mais preparados para debater o tema e têm menos chances de ficarem dispersos por falta de contexto. Além disso, é importante garantir que os todos participantes conseguirão comparecer à reunião. Para isso, tente marcar o evento com antecedência.

Neste aspecto, uma ferramenta como o Runrun.it pode te ajudar. Com o gerenciador de tarefas, você consegue criar uma atividade com todas as informações e anexos importantes para a reunião e agendar o horário que ela irá começar. Assim, todos os colaboradores alocados recebem uma notificação próxima ao horário do evento.

O que você vai falar?

Para fazer uma melhor gestão do tempo na reunião virtual, liste o que você pretende abordar para ser mais objetivo e não esquecer de nenhum ponto. É importante que você seja sucinto nas suas anotações para não acabar se perdendo no mar de informações.

Onde você está?

Uma das dicas sempre dadas é procurar um lugar silencioso para fazer a sua reunião virtual. Esse é um ponto realmente importante se você for gravar um webinar ou fazer uma live para a sua empresa. De qualquer modo, a dica é sempre usar fones de ouvido para ouvir bem e evitar ruídos na sua fala. 

De qualquer modo, em uma reunião virtual é importante que os demais participantes compreendam as condições uns dos outros. Um relatório sobre diversidade nas empresas realizado pela consultoria McKinsey adverte, por exemplo, que líderes avaliam as colaboradoras que são mães como menos comprometidas quando veem seus filhos nas reuniões virtuais. O que se esconde aqui é um preconceito incrustado que resulta em uma tentativa das colaboradoras em apagarem sua condição de mãe no momento das reuniões e não na mudança de atitude das lideranças. 

O cenário e a roupa falam por você

Se você pretende abrir a câmera, avalie se não tem nenhum objeto pessoal que não queria mostrar. Essa dica é importante quando a conversa será gravada ou se se trata de uma reunião com o cliente. Isso porque, no primeiro caso, a sua imagem irá circular por algum tempo e, no segundo, pode passar uma impressão errada. Além desse cuidado redobrado com o cenário, as roupas também são um ponto de atenção para demonstrar comprometimento com o trabalho. Pijama não combina com o home office.

Postura adequada

Ter uma postura adequada durante a reunião garante um bom aspecto visual e de comportamento. Portanto, tente manter a coluna ereta na cadeira, utilize um apoio, como uma caixa ou livros para alinhar a câmera na altura de seu rosto. Isso também permite que você não fique exausto durante a reunião por estar mal acomodado.

>> Leitura recomendada: Conheça a gestão 4.0 e saiba como ela pode fazer sua empresa crescer

Qual o melhor aplicativo para reunião online?

O aumento das reuniões virtuais fez surgir inúmeras plataformas que permitem conversas remotas. No mercado há um leque de serviços de qualidade, mas a melhor opção para a sua empresa é aquela que supre as suas necessidade, por isso, não procure por plataformas famosas, mas sim pelas funcionalidades que elas oferecem. 

Por exemplo, você pode contratar um serviço que entrega uma imagem de ótima qualidade, mas que exige download do software, o que acaba prejudicando a assiduidade dos clientes e colaboradores nas reuniões virtuais. Então, esse ponto positivo acaba não se materializando em vantagem. Para te ajudar na escolha, separamos algumas plataformas de videoconferência com suas respectivas funções.

Zoom

A plataforma do Zoom oferece uma imagem e áudio de alta qualidade, comporta até 1.000 participantes em uma sala, tem compartilhamento de tela e conjunto de recursos de colaboração para a sua reunião virtual ser mais produtiva. A ferramenta também oferece o serviço de transcrição dos áudios da videoconferência. Para usar o software é preciso fazer o download do aplicativo.

Google Meet

A ferramenta Google Meet é integrada ao Gmail, mas as salas podem ser acessadas por pessoas que usam qualquer e-mail, basta ter o link da reunião. A plataforma comporta no máximo 250 participantes, possui transcrição do áudio e relatório de participação das pessoas envolvidas. 

Teams

A plataforma Teams pode ser acessada via aplicativo ou direto no seu navegador. A ferramenta oferece uma série de recursos no chat para facilitar a interação entre os participantes e entrega  alta qualidade na imagem e no áudio, principalmente a quem opta por acessar a plataforma direto no aplicativo.

GoToMeeting

O GoToMeeting é uma plataforma desenvolvida pela empresa LogMeIn. A ferramenta oferece salas com limites de até 250 participantes. Para incluir mais pessoas, há a opção GoToWebinar. O aplicativo oferece diversas funcionalidades específicas como ferramentas de desenho e salas personalizadas.   

Jitsi Meet

O Jitsi Meet é uma solução totalmente gratuita e de código aberto desenvolvida pela Universidade de Estrasburgo, na França, que não exige login ou download (exceto no caso de uso mobile) e nem está vinculado a uma conta de e-mail ou site de rede social. Basta acessar o link e usar. A plataforma é bastante prática em termos de acesso, mas não entrega uma boa qualidade de imagem e áudio. 

Benefícios da reunião virtual

Como explica Jeremy Bailenson, fundador do Laboratório de Interação Humana Virtual da Universidade de Stanford, em entrevista ao El País, como as reuniões virtuais: “Economizamos tempo, não precisamos nos deslocar, podemos nos comunicar de forma não verbal e trabalhar bem compartilhando a tela”. 

Portanto, quando você consegue superar os desafios da atenção dispersa nas reuniões virtuais e contrata um serviço de videoconferência que vai ao encontro das suas necessidades, você consegue usufruir das vantagens desse modelo de interação. 

Otimização do tempo

Essa melhora na gestão do seu tempo diz respeito tanto ao deslocamento, que deixa de ser uma responsabilidade, quanto à própria pontualidade dos participantes que ainda são mais objetivos em suas falas. Voltar às funções após a reunião virtual também é mais fácil, pois já estamos no nosso local de trabalho.

Aumento da produtividade

Como as pessoas são mais objetivas e não há assuntos paralelos circulando entre os participantes, como às vezes acontece no presencial, as equipes costumam ter mais produtividade no home office

Facilidade em agendar as reuniões

Em reuniões virtuais conseguimos trabalhar melhor com o intervalo entre uma atividade e outra, justamente porque o tempo de deslocamento não é um entrave. Dessa forma, fica mais fácil participar das reuniões. Contudo, é sempre importante se atentar aos seus limites para não causar sobrecarga de trabalho.

Redução de custos

Custear um software de videoconferência é bem mais acessível do que alugar uma sala para fazer reuniões presenciais. Por isso, essa opção se torna mais rentável, inclusive, porque há plataformas que oferecem um serviço de qualidade e gratuito. 

Todos na mesma página com o Runrun.it

Como vimos neste artigo, deixar todos na mesma página é importante para manter o foco e a fluidez das reuniões virtuais, principalmente, porque fica mais difícil saber se alguém está com dúvidas. Para isso, conte o Runrun.it para que todos tenham informações completas acessíveis nas tarefas do software de gestão

A organização da plataforma permite que as tarefas sejam facilmente encontradas, diferente da caixa de e-mail, e assim você tem uma fonte única de informação para que todos os participantes consigam participar de maneira produtiva da reunião. Crie sua conta e teste grátis: http://runrun.it

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Link de pesquisas citadas:

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