Por que preencher timesheets? Todo bom gestor de produtos tem os olhos treinados para as planilhas de P&L, ou “Profits and Losses”. Essas planilhas, onde são apurados todos os custos e receitas diretas dos produtos, demonstram, no seu final, o lucro/prejuízo bruto – “Gross margin” – de um produto, linha de produto ou serviço prestado por uma empresa. Esse resultado preliminar é também conhecido por “margem de contribuição” e é o primeiro indicador de sucesso ou fracasso desses produtos.
Existe, porém, uma linha de custo nas planilhas de P&L que acaba gerando grande polêmica entre os gestores, principalmente nas empresas de prestação de serviços, onde os funcionários dividem seu tempo no atendimento a diversos clientes, projetos ou produtos. É a linha de custo que rateia o salário da mão de obra direta empregada durante o tempo apurado para a realização das tarefas.
A dificuldade na obtenção de valores precisos sempre leva a inferências, muitas vezes de pouca precisão. Isso, no entanto, pode levar a decisões erradas, já que pode maquiar o resultado. Algumas empresas implementam planilha de horas trabalhadas manuais, também chamada timesheet.
Os funcionários, ao final de um dia ou semana de trabalho, devem discriminar o número de horas trabalhadas em determinados projetos, produtos ou clientes. Em alguns casos, empresas utilizam softwares que permitem a inclusão dessas horas em formulários eletrônicos mas, seja uma planilha ou um software dedicado, o grande problema é estimular as pessoas a preencher corretamente esses dados. Há estímulos bem criativos para esse fim, como a distribuição de prêmios. (Veja o que esta agência faz quando todos preenchem corretamente as “timesheets”)
Desvendando o Timesheet
Quer aprender a extrair dados importantes para a sua empresa através de um Timesheet? Assista ao vídeo abaixo:
Timesheets 2.0
Durante o desenvolvimento das primeiras versões do Runrun.it, tínhamos em mente esse problema: Como automatizar os dados das planilhas de tempo? Nosso objetivo sempre foi dar menos trabalho às pessoas que utilizam sistemas de gestão de tarefas. Acabamos com uma solução que leva em consideração o horário de trabalho do responsável por desenvolver a tarefa. O colaborador deve apenas clicar na tarefa quando começar seu desenvolvimento e pronto, o Runrun.it calcula o tempo gasto de toda a equipe, dividido por projetos e clientes.
Esse método traz uma precisão bastante superior aos métodos manuais porque simplesmente elimina esse assunto da vida dos funcionários. Seja para o cálculo mais preciso das margens de produtos e serviços, para a precificação adequada ou mesmo aproveitar incentivos fiscais demonstrando o rateio correto da folha de pagamento, a utilização do Runrun.it pode ajudar sua empresa a acabar com os problemas nas “timesheets”.
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