TI é um recurso vital para qualquer negócio na nova economia. Em um departamento em que a alta performance é tão necessária, maus hábitos podem comprometer e muito a entrega da equipe. Reunimos aqui algumas práticas que insistem em aparecer no dia a dia e funcionam como amarras retardando a equipe. Os problemas listados abaixo foram extraídos de um recente artigo de Bob Lewis, colunista do portal CIO, e ajudam a identificar onde o gerenciamento de TI da sua empresa pode melhorar.
1. Multitarefas
Sabe aquela figura do malabarista equilibrando pratos em varas? Fora dos espetáculos, os pratos sempre acabam quebrados. É a tentação de forçar uma abordagem multitarefa. Principalmente em áreas técnicas, as tarefas não podem ser sobrepostas sob o risco de todo o processo travar. Organize o fluxo de trabalho da sua equipe, para que um profissional termine o que começou antes de assumir uma nova tarefa.
O bom gerenciamento de TI não permite que se confunda o acúmulo de tarefas com proatividade ou engajamento. O ato de alternar atividades pode aumentar a probabilidade de erros, abrir brechas para novas interrupções e tarefas emergenciais, tornando a sua equipe sempre ocupada, porém pouco produtiva.
Aqui no blog já demos boas dicas de gestão do tempo para não cair nas armadilhas de estar sempre ocupado. Situações como quando um funcionário só executa tarefas triviais sem realizar as tarefas de prioridade alta. E recomendamos a leitura desse artigo justamente sobre como aumentar a performance da equipe de TI e fazer mais com menos (mas sem recorrer a multitarefas).
2. Interface x integração
Priorizar interfaces ao invés da integração é a origem de muitas armadilhas. Novas funcionalidades podem criar um labirinto de interfaces personalizadas e comprometer a integração do sistema. Quando isso ocorre, os testes são mais demorados, a equipe perde agilidade e as implementações se tornam grandes desafios.
Priorize a integração no gerenciamento de TI e vá além. Transforme “Tecnologia da Informação” em “Sistemas de Integração”. Como? Fornecendo acesso confiável ao principal portfólio de aplicativos da empresa por meio de APIs padrão, que compartilham dados e funcionalidades como serviços seguros e bem definidos.
>> Leituras recomendadas:
5 passos para a implementação de sistemas
APIs: o que são e como podem gerar valor
3. Shadow IT
Os sistemas implementados pelos departamentos de negócios, sem o conhecimento da área de TI – o chamado shadow IT, muitas vezes causam problemas. Em vez de ignorar ou bater de frente com iniciativas de outros departamentos, estimule o trabalho em conjunto. A aproximação mantém a relevância do departamento de TI e o coloca em uma posição estratégica. Esclarecer o shadow IT é orientar as contratações de novos serviços e garantir uma boa integração. Afinal de contas, você sabe para onde os problemas irão cair quando virem à tona.
4. Grandes projetos x lançamentos
Implementações de novas tecnologias e de processos ganham muito quando são encarados como lançamentos, melhorias contínuas ou iterações. Isso porque, quanto maior o projeto, maiores as chances de atrasos e possíveis problemas no gerenciamento de TI. Já pequenos ciclos de aprimoramentos e lançamentos colocam o foco em um prazo e na mínima versão necessária para a mudança de fato acontecer. Uma das máximas de TI já avisa: “aprimoramentos são bem-sucedidos, projetos falham”.
Mas não será uma terminologia que fará a diferença, e sim o mindset. Você pode chamar de projeto, mas deve manter o foco na liberação para testes e o ponto mais aguardado da implementação, que é a entrega para o cliente, seja interno ou externo. Uma forma de fazer o gerenciamento de TI com essa ênfase no lançamento é utilizando a metodologia scrum. Nela, os sprints mensais levam a equipe a apresentar sempre atualizações do produto, atendendo as demandas dos clientes, e diminuindo as chances de insatisfação. Além de evitar a perda de prazos ou a criação de uma solução obsoleta, fatores que podem ocorrer com um projeto de longa duração.
>> Leitura recomendada: Scrum e Runrun.it para a gestão ágil
5. A utopia de soluções 100%
Claro, é natural de qualquer empresa de TI o desejo de proteger tudo. Mas codificar um caso que acontece uma vez por ano leva o mesmo tempo que codificar um caso que ocorre centenas de vezes por dia. Como se esquivar desse perfeccionismo improdutivo no gerenciamento de TI? Programe os casos principais e deixe o restante para o processamento manual. Os computadores são bons nos casos principais e humanos são bons com as exceções. A arte está em identificar quais batalhas os gestores devem travar e separar muito bem esses dois grupos.
6. Data warehouses
Projetos de data warehouse estão intimamente ligados a atrasos. O data warehouse é por definição um depósito de dados, orientado por assunto para apoiar decisões gerenciais. Ou seja, é preciso uma série de determinações de categorias e hierarquias de dados para poder organizá-los.
Então, o desenvolvimento de uma estrutura OLAP (On-line Analytical Processing) para processar toda essa base, sem saber exatamente quais perguntas você quer responder, se torna um desafio e tanto.
Uma alternativa muito atraente é o noSQL, um movimento que engloba ferramentas para armazenar dados não relacionais. Além da capacidade de lidar com volumes significativos de dados, as ferramentas noSQL aceitam dados sem a necessidade de saber no momento como serão utilizados ou organizados.
>> Leitura recomendada: Desafios de TI e 5 recomendações para superá-los
7. Provisionamento manual e a reinvenção da roda
Insistir no provisionamento manual, que é a criação do acesso a recursos da organização desde CRM e e-mail a até crachá e ramal do telefone, é certamente adiar em até meses a implementação de uma solução que já está disponível em minutos. Há serviços completos na nuvem que atendem perfeitamente às demandas de diversas equipes da empresa.
Não há necessidade do provisionamento vir sempre da equipe de TI. Substituir esse tipo de solicitação é um movimento duplo no sentido de aumentar a agilidade da sua equipe e a satisfação interna, além da eficiência da empresa. Recorra à automação e capacite seus desenvolvedores para não executar e sim gerenciar o provisionamento.
Hora de estimular os bons hábitos no gerenciamento de TI
Depois de conferir alguns dos problemas recorrentes na operação de TI, vale a pena relembrar dicas valiosas para a gestão da sua empresa de TI. E, para identificar, remediar e, principalmente, evitar esses hábitos que comprometem a velocidade de qualquer equipe, use um software integrado e inteligente de gestão do trabalho, como o Runrun.it.
Com controle do fluxo de trabalho, priorização das tarefas e gerenciamento do tempo das pessoas, os gestores conseguem desenvolver seus projetos de TI de forma efetiva. O que permite entregas contínuas, mais produtividade e menos obstáculos na sua empresa. Conheça as funcionalidades e teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it
