Alguma vez você já observou sua equipe e teve a sensação de que o negócio estava a ponto de descarrilhar? Tudo tem prioridade máxima, os prazos estão estourados e as pessoas estão desmotivadas. Ou esse cenário já aconteceu, ou ainda vai acontecer se você não se planejar de forma adequada. Por isso, é necessário encontrar maneiras de “arrumar a casa”, organizar o trabalho e entrar no ritmo de uma gestão eficiente. Principalmente para gestores de pequenos e médios negócios, ou líderes de departamentos com autonomia para repensar processos visando a melhoria da performance.
Como saber se você tem uma gestão eficiente?
Antes de sair executando qualquer dica, primeiro é preciso analisar como é a gestão da sua empresa. O sistema organizacional permite dividir a operação, ou o fluxo de trabalho de um departamento, em diversas fases. Ao fazer essa separação das funções operacionais em blocos, é possível visualizar as várias camadas de objetivos, como executar as tarefas da melhor forma e como implementar metas com eficiência. Esse panorama contribui para que a figura do(a) gestor(a) assuma uma postura mais estratégica e possa responder rapidamente a fatores internos ou externos que afetam o negócio.
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4 passos para organizar a casa e colocar a gestão nos trilhos
1. Planejamento
Todo planejamento começa com a análise do cenário. Pois bem, um planejamento do workflow da sua equipe não seria diferente. Essa avaliação já faz parte da primeira etapa para alcançar uma gestão eficiente. É preciso listar aqui todas as atividades, separando as técnicas, as extremamente operacionais e as estratégicas. E, a partir desse cenário bem delineado, você estabelece objetivos para as equipes e os departamentos. Com os objetivos em mãos, como reduzir tempo de atendimento em 50% ou aumentar a rentabilidade de determinado departamento, você define ações para alcançá-los. A boa e velha história de “onde você quer chegar” e “como você vai chegar lá”.
Para ajudar no seu planejamento, estipular metas e organizar o seu workflow, você pode e deve contar com um software inteligente de gestão do trabalho. Como, por exemplo, o Runrun.it, que permite criar estruturas de projetos, distribuir e priorizar tarefas para as pessoas, e facilita comunicação com a sua equipe.
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2. Organização
Neste passo, os gestores usam o planejamento para desenvolver a execução dos objetivos. É a hora de organizar as equipes, delegar as tarefas, definir as etapas a serem cumpridas para não perder os prazos e conseguir entregar os projetos de maneira efetiva. Nesse arranjo, você deve levar em conta os processos que devem ser automatizados para não consumir o tempo das pessoas e não desprezar o seu potencial com rotinas operacionais.
Um software como o Runrun.it também é fundamental aqui. Pois permite automatizar essas tarefas importantes, porém trabalhosas, e ter uma gestão eficiente. Ninguém da sua equipe irá investir seu precioso tempo preenchendo relatórios de status dos projetos, colhendo dados e criando planilha de horas trabalhadas, por exemplo. Todas as informações estarão disponíveis facilmente para os gestores, com o registro e cruzamento de dados necessários para melhorar a tomada de decisão. Com o Dashboard do sistema, você pode criar métricas de desempenho e alocação do tempo de forma personalizável e à vista em uma única página.
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3. Liderança
A função do líder na estrutura de uma gestão eficiente pode ser uma questão pouco explorada em algumas empresas. Porém, é vital para o sucesso da gestão. Os líderes são responsáveis por incentivar os colaboradores no desenvolvimento profissional, aprimorando os seus talentos, conectando-os com a cultura da empresa e criando um ambiente de trabalho positivo. Com isso, constrói-se um laço de confiança com a equipe e faz com que objetivos pessoais entrem em sintonia com metas da empresa.
Isso claro, além de ser uma fonte de inspiração, melhorar a motivação da equipe e transmitir conhecimento para todos. Por isso, escolher seus líderes é uma tarefa árdua, ainda mais quando lideranças em estado bruto não surgem naturalmente. Para auxiliar no processo, uma ferramenta como o Runrun.it é peça-chave para adotar uma relação transparente com a equipe, fornecer feedbacks e avaliação de desempenho de maneira justa.
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4. Controle do tempo e das atividades
A definição de como será realizado o controle do trabalho é a última etapa da criação de um sistema de gestão eficiente. Mais uma vez é preciso identificar o que pode ser automatizado para tornar os papéis de cada um mais estratégicos. Os líderes não podem desperdiçar tempo em cobranças a respeito das tarefas de todos. E muito menos ficar apenas solucionando problemas urgentes que poderiam ser identificados antes de virarem um incêndio.
Esses chamados “incêndios” muitas vezes podem ser identificados antes de pegar fogo, por meio do acompanhamento de tarefas. É como se você abrisse espaço na sua agenda para resolver problemas futuros, usando do planejamento e da gestão adequada do tempo para se antecipar. Agora é inimaginável coletar essas informações de forma analógica, conversando com pessoa por pessoa na operação. Tanto no controle de prazos quanto no controle de horas trabalhadas, uma ferramenta de automação pode resolver essas questões.
No Runrun.it, por exemplo, por meio de um timesheet automático, cada membro da sua equipe assinala quando está realizando uma tarefa e quando ela está concluída. Com a facilidade de dar “pause” no sistema a qualquer instante. Com isso, a plataforma fornece aos gestores e líderes informações das horas investidas em cada tarefa ou cliente, com os custos dos projetos a partir dessa mensuração. São dados valiosos, já processados e prontos para servirem de base para identificar problemas na sua empresa ou aumentar a produtividade da equipe.
Já falamos neste artigo sobre como obter indicadores de produtividade e eficiência. Este é um caminho para implementar um controle inteligente e entrar de vez na gestão eficiente.
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Reveja processos, faça uso da automação e sinta o impacto de um sistema de workflow. E torne a sua gestão eficiente de verdade. O Runrun.it permite que você tenha uma visão geral do andamento de todos os seus projetos no Dashboard para traçar ações estratégicas.
A plataforma também unifica a comunicação interna e integra a sua equipe, com registros e processos sem burocracia. Assim, você diminui ruídos entre os profissionais, reduz tarefas operacionais e aumenta a produtividade da sua empresa. Faça um teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it
