Organizar as tarefas, focar no que importa: veja o que um mapa mental pode fazer pela gestão dos seus projetos

Organizar as tarefas, focar no que importa: veja o que um mapa mental pode fazer pela gestão dos seus projetos

Para quem nunca ouviu falar dele, o termo mapa mental sem dúvida causa estranheza. É fácil imaginar que se trata de telecinese, de telepatia, de hipnose ou de algum outro fenômeno dito paranormal. É fácil pensar que seja o instrumento de algum charlatão, por meio do qual ele tenta invadir nossas mentes.

Mas pode ficar tranquilo(a): de paranormal, o mapa mental – ou mapa da mente -, não tem nada. O termo descreve uma ferramenta de gestão de informações imensamente útil. E não há dúvidas de que, se você souber usá-la, vai conseguir comunicar o que quer que seja com muito mais eficiência. E vai conseguir organizar melhor sua gestão de projetos, eliminando a gordura e aumentando a produtividade.

Mas o que é mapa mental, então?

Trata-se de um diagrama cuja função é organizar informações. O mapa mental foi criado no início da década de 1970 pelo escritor e consultor em educação inglês Tony Buzan. O objetivo foi o de ajudar as pessoas a soltarem todo o potencial de seus cérebros.

De forma bem simplificada e essencial, o mapa mental consiste no seguinte processo: desenha-se um conceito no centro de uma página ou documento em branco; e, dele, são irradiadas representações de ideias por meio de imagens, palavras e partes de palavras. A ideia é que todas apresentem alguma relação com o conceito central.

Confira a explicação em vídeo:

Mapas mentais na gestão de projetos

O fato é que o mapa mental serve aos mais diversos propósitos da nossa vida. Da preparação de uma receita culinária até a organização de uma viagem.

Agora, com relação ao gerenciamento de projetos, a ferramenta é certamente uma poderosa aliada. Porque o mapa mental é um organizador visual que fornecem um panorama de todo um projeto, e garante que os envolvidos estejam sempre alinhados.

Com a elaboração de um mapa mental, é possível delinear toda a estrutura de um projeto, visualizar suas características individuais, realizar anotações durante as reuniões e reunir todos os links, arquivos e gráficos importantes em um local central.

A imagem abaixo ilustra melhor tudo isso:

mapa mental

Hoje em dia, existem softwares de construção de mapa mental, como o Mind Meister (tanto grátis quanto pago) e o Mind Node (grátis).

Planejando um projeto por meio do mapa mental

Mas dá para elaborar um mapa mental na unha, sem recorrer à tecnologia. E para construir o do seu projeto, você precisará dos seguintes elementos (os nomes são sugestões, você pode chamar como bem entender): P – problema a ser resolvido; Q – pergunta principal; H – hipóteses (uma ou mais); A – premissas que sustentam a hipótese; e Pr – previsões.

Você pode organizar esses elementos como no exemplo abaixo:

mapa mental

Diante dessa organização, vamos imaginar o seguinte cenário: sua empresa vai lançar uma nova versão de um aplicativo. Suponhamos que P, assim, seja “resolver deficiências da versão anterior”. E que Q seja: “O que a nova versão precisa ter para resolver P?

As hipóteses (H) apresentarão respostas a P, trazendo todas as funcionalidades necessárias à resolução do problema principal, com A sustentando-as, e Pr projetando as possíveis versões.

Mapa mental durante o gerenciamento de projetos

Outra grande utilidade dos mapas mentais corresponde à gestão dos projetos propriamente dita. Neste caso, a ferramenta pode ser útil nas seguintes atividades:

Organização de ideias

Durante um projeto, é normal lidarmos com assuntos complexos. Por isso, é fundamental procurar reter os principais conceitos num mapa mental, para a seguir acrescentar as informações adicionais.

Você pode realizar essa tarefa pessoalmente para resolver um problema técnico delicado, ou mesmo para conseguir ver as ligações entre as diferentes áreas do assunto. Mas você também pode organizar um mapa mental para explicar momentos difíceis para o time, para ilustrar os problemas a serem resolvidos. Um desenho é frequentemente muito mais fácil de entender.

Apresentações

Quando falamos em mapas mentais, muita gente pensa em sistemas introspectivos, usados para recolher e gerenciar nossas próprias notas. No entanto, a ferramenta também pode ser útil quando você precisa apresentar algo pro time.

Muitos participantes do projeto podem não fazer ideia de como ler um gráfico de Gantt, por exemplo. Então, visualizar as tarefas organizadas por meio de um mapa mental, mesmo que desenhado à mão em um flipchart, pode ajudar muito. É apenas outra maneira de apresentar o plano do projeto, os riscos ou qualquer outra coisa e encaixar tudo em um sistema fácil de se compreender.

Estímulo à criatividade

Muitas vezes, os problemas mais complexos podem ser resolvidos com uma solução criativa. Seja para desenvolver uma estratégia matadora ou seja para mitigar o risco, ou ainda para encontrar uma maneira de lidar com um problema particularmente complicado, a criatividade vai te ajudar a resolver os problemas de forma original e, muitas vezes, mais econômica.

Ao elaborar um mapa mental como o que mencionamos mais acima, com o problema a ser resolvido, você terá o “grande panorama”, e poderá fazer conexões que permitirão essa solução criativa.

Brainstorming

Falando em criatividade, não podemos deixar de lado o papel do mapa mental nos brainstormings. A ferramenta constitui uma das melhores maneiras de gerenciar uma sessão de brainstorming, porque você consegue fazer conexões entre itens e exibir o resultado em um formato bem gráfico, de modo que toda a equipe compreenda.

Organização do dia a dia com ferramentas digitais

A essência do mapa mental é a organização. E, para organizar ainda mais o funcionamento de sua equipe, você pode adotar também a tecnologia que permite automatizar e dinamizar seu fluxo de trabalho.

Um exemplo dessa tecnologia é o Runrun.it, um software de gestão capaz de centralizar tarefas, otimizar a comunicação de suas equipes e deixar seus colaboradores livres para criar e focar no que importa. Experimente grátis: http://runrun.it.

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