Se comunicar bem significa trocar informações de maneira coerente e fluida. Para isso, o mapa mental é uma ferramenta que substitui as convencionais formas de organização e anotação de ideias por um modo visualmente amigável e de fácil compreensão.
O modelo já é imensamente adotado na vida pessoal, mas cada vez mais o meio corporativo utiliza o método para evitar ruídos na gestão de projetos. Inclusive, o uso é indicado pelo PMI, uma associação global voltada para gestores de projetos.
Isso porque, a boa comunicação é um dos pilares mais críticos do gerenciamento. Quando bem disseminada, você consegue deixar todos na mesma página sobre o escopo do projeto, prazos, orçamento, qualidade, recursos humanos, riscos e aquisição.
Com esses dados basilares em mãos, a equipe consegue fazer reuniões de kick-off mais produtivas e organizar a pauta de trabalho em cima das expectativas definidas.
Viu o potencial da comunicação para otimizar o seu workflow? Se quiser saber como aplicar o mapa mental para gestão de projetos, confira as dicas do nosso artigo.
Ah, antes de continuar, apenas um “adendo”. Centralizar as informações em um mapa mental não substitui a necessidade de um gerenciador de projetos que garanta um desenvolvimento produtivo das suas demandas.
Para isso, te convido a conhecer também o Runrun.it, uma plataforma completa de gestão e colaboração do trabalho que te ajuda a delegar tarefas, estruturar planejamentos e fazer relatórios que vão de custos a produtividade. Crie a sua conta e teste grátis: http://runrun.it
- De onde surgiu o mapa mental?
- Mapa mental para gestão de projetos
- Planejando um projeto com um mapa mental
- Benefícios do mapa mental para gestão de projetos
- Mapa mental: um aliado do gerenciador de projetos
De onde surgiu o mapa mental?
Esse tópico tem um caráter mais histórico, se preferir, pode pular para a próxima sessão, clicando aqui, para saber mais sobre mapas mentais para gestão de projeto. Ou, então, venha conhecer Tony Buzan (1942-2019), o criador dessa ferramenta de sistematização de ideias.
Tony foi um psicólogo com sérias dificuldades em assimilar o conhecimento das disciplinas de maneira convencional. Buscando alternativas, ele descobriu técnicas de imaginação e associação na arte de oratória dos gregos na Antiguidade Clássica – estamos falando entre os séculos VIII a.C e V d.C.
Relacionando esse conhecimento à informação de que a associação e a imaginação são ferramentas importantes para desenvolvimento do processo mental, Tony propôs, nos anos 70, organizar o fluxo de ideias por meio de imagens, códigos, linhas ou ramos entrelaçados para expor de maneira fácil e fluida o raciocínio. O que ele também chamou de “soltar todo o potencial dos cérebros”.
O método ganhou fama quando a emissora inglesa BBC lançou a série Use Your Head, composta por 10 episódios protagonizados por Tony explicando como usar mapas mentais.
Mapa mental para gestão de projetos
O fato é que o mapa mental serve aos mais diversos propósitos da nossa vida, inclusive, para organizar o planejamento de projetos. Como o método é adotado ainda no período escolar, os profissionais costumam ter um conhecimento maduro sobre o uso dos mapas mentais, o que facilita sua aderência.
Agora, com relação à gestão de projetos, a ferramenta é certamente uma poderosa aliada. Porque organiza visualmente o panorama de todo projeto, desta forma garante que os envolvidos estejam sempre alinhados.
De forma bem simplificada, o mapa mental consiste no desenho de um conceito no centro de uma página ou documento em branco.
Do centro são irradiadas representações de ideias por meio de imagens, palavras e partes delas. O intuito é que todas as ramificações apresentem alguma relação com o conceito central.
Por meio dessa construção colaborativa, desburocratizada e simples, é possível delinear toda a estrutura de um projeto, visualizar suas características individuais, realizar anotações durante as reuniões e agrupar todas as informações importantes de maneira centralizada.
A imagem abaixo ilustra bem o seu potencial:
Observe que o mapa mental te ajuda a visualizar as informações e não a fazer a gestão do fluxo dos processos dos seus projetos. Ou seja: a ferramenta é uma aliada de um gerenciador de projetos.
Com o Runrun.it, por exemplo, você consegue fazer a gestão do tempo dos colaboradores, fazer mudanças no planejamento e compreender, de forma automática e desburocratizada, o quanto essas alterações representam em custos e capacidade.
Planejando um projeto com um mapa mental
Para construir o seu projeto com um mapa mental, indicamos que você se baseei nos seguintes elementos (os nomes são sugestões, pode nomear de acordo com o seu fluxo de trabalho).
P – Problema a ser resolvido;
Q – Pergunta principal;
H – Hipóteses (uma ou mais);
A – Premissas que sustentam a hipótese; e
Pr – Previsões.
Você pode organizar esses elementos como no exemplo abaixo:
Diante dessa organização, vamos imaginar o seguinte cenário: sua empresa vai lançar uma nova versão de um aplicativo. Suponhamos que P (Problema) seja “resolver deficiências da versão anterior”. E que Q (Pergunta principal) seja: “O que a nova versão precisa ter para resolver P?
As hipóteses (H) apresentarão respostas a P, trazendo todas as funcionalidades necessárias à resolução do problema principal, com A (Premissas que sustentam a hipótese), amparando-as, e Pr (Previsões) projetando as possíveis versões.
Como você pode ver, a funcionalidade do mapa mental não é abstrata, pois os responsáveis conseguem extrair informações importantes para a construção do cronograma de projeto de maneira centralizada, auxiliando na organização estratégica das suas ações.
Para saber mais sobre como usar mapa mental no planejamento de projetos, confira o nosso vídeo. É só dar o play:
Benefícios do mapa mental para gestão de projetos
O potencial do mapa mental para a gestão de projetos gera benefícios úteis e estratégicos para a sua rotina de trabalho.
Dentre elas, estão ideias bem estruturadas e foco nos pontos mais importantes sem perder os insights que surgiram durante todo o processo. Confira, de maneira detalhada, essas vantagens:
1. Organização de projetos, tarefas e ideias com mapa mental
O mapa mental descomplica ações e temas complexos que podem surgir no desenvolvimento de projetos, mas que precisam estar minimamente representados para todos.
Assim, equipes de diferentes setores, consequentemente, com distintas competências, ficam na mesma página.
Por isso, é fundamental procurar reter os principais conceitos no mapa mental de maneira simples, representando por meio de uma imagem ou palavra, por exemplo.
Para as equipes que lidam com múltiplos projetos – o que é muito comum – essa sistematização visual facilita encontrar pontos de contato.
Esses podem ser reajandados, quando representam conflito, ou mesmo aglutinados nos casos em que duas ou mais ações podem ser realizadas ao mesmo tempo para evitar desperdício.
Já se você trabalha com uma estrutura de projeto EAP, milestone ou roadmap, os mapas mentais podem ser ferramentas úteis para você deixar todos atualizados de maneira centralizada e automática.
Para fazer o acompanhamento das tarefas da sua equipe, sejam elas construídas de maneira ampla ou específica, você pode contar com o Runrun.it, que tem o modo de visualização kanban e gráfico de Gantt.
>> Leitura recomendada: Saiba como realizar a organização de projetos
2. Apresentações com mapas mentais
Quando falamos em mapas mentais, muitas pessoas imaginam sistemas introspectivos, como as ferramentas usadas para recolher e gerenciar notas. No entanto, usar um gerador de mapa mental é útil quando você precisa apresentar algo para a equipe ou o cliente.
Isso porque, muitos participantes do projeto podem não compreender a dinâmica de um gráfico de Gantt, por exemplo. Então, visualizar as tarefas organizadas por meio de um mapa mental, mesmo que desenhado à mão em um flip chart (bloco de papéis apoiado a um cavalete), pode ajudar muito.
É apenas outra maneira de apresentar o planejamento do projeto, os riscos ou qualquer outra coisa e encaixar tudo em um sistema fácil de se compreender.
3. Estímulo à criatividade
Muitas vezes, os problemas complexos podem ser resolvidos com uma solução criativa, original e mais econômica. Seja para desenvolver uma estratégia matadora, para mitigar riscos ou ainda para encontrar uma maneira de lidar com desafios.
Ao elaborar um mapa mental, como o que mencionamos mais acima, com um problema a ser resolvido, você terá o “grande panorama” e poderá fazer conexões que permitirão essa soluções criativas.
4. Brainstorming
Falando em criatividade, não podemos deixar de lado o papel do mapa mental nos brainstormings.
A ferramenta constitui uma das melhores maneiras de gerenciar uma reunião criativa, porque você consegue fazer conexões entre os itens de maneira simples, conforme as ideias vão fluindo, e exibir o resultado em um formato de modo que toda a equipe compreenda.
Mapa mental: um aliado do gerenciador de projetos
Como vimos, o mapa mental é um grande aliado para você comunicar de forma simples e rápida o escopo do seu projeto.
Para que toda a operação saia de acordo com o estabelecido, estruture os seus projetos em um software de gestão como o Runrun.it.
Com a plataforma, você acompanha todas as etapas do projeto de forma centralizada e cruzando inúmeros dados para o aprimoramento da sua rotina. Crie a sua conta e teste grátis: http://runrun.it
