O que é milestone e como destacar os marcos dos projetos

O que é milestone e como destacar os marcos dos projetos

Na gestão de projetos, existem diferentes elementos que são imprescindíveis para a organização e a realização das atividades, como o cronograma dos projetos. Essa ferramenta, que é amplamente utilizada para gerenciar tarefas e estabelecer prazos de entrega, pode ser melhor aplicada com a inclusão dos milestones, também conhecidos marcos do projeto, que funcionam como pontos de sinalização para o começo ou conclusão de uma nova fase das atividades. 

Esses elementos fragmentam projetos complexos em etapas tangíveis, simplificando a organização e o monitoramento das tarefas e por consequência, auxiliando no cumprimento das atividades mais importantes. Isso sem falar que os milestones permitem a visibilidade dos projetos para os gestores, o que gera mais autonomia e confiança para a continuidade das ações. 

Mas o que é preciso para inserir esses marcadores no cronograma e ter a garantia de que as entregas serão mais eficientes? Nesse post vamos mostrar como implementar os milestones de maneira assertiva e esclarecer os principais benefícios desse recurso: 

 

O que é milestone em um projeto? 

Assim como o roadmap, o milestone é um conceito original da língua inglesa que possui um contexto rodoviário. A palavra faz referência a um ponto de sinalização, o marco de milha, que representa um símbolo de distância a ser percorrida. Trazendo para a gestão de projetos, o milestone ganha o papel de ser um evento que aponta o começo ou conclusão de uma etapa dentro do cronograma de projetos

Não necessariamente obrigatórios no planejamento de projetos, os milestones cumprem uma função bem importante para o alcance dos objetivos, que é a diluição de projetos complexos e que envolvem mais departamentos em etapas mais reduzidas, favorecendo a autonomia nas tomadas de decisões e uma lente mais ampla para acompanhar o progresso das tarefas, oportunizando a criação de projeções de entrega mais realistas conforme os recursos humanos e materiais disponíveis. 

A divisão dos projetos em fases menores também gera pontos positivos em áreas como a gestão de pessoas e de tarefas, ao permitir uma distribuição mais igualitária das atividades e compatível com as competências de cada indivíduo e, ao mesmo tempo, estimulando a colaboração e o trabalho em equipe para a superação do marco do projeto. 

Outro aspecto que é beneficiado pelos milestones é a gestão do tempo. Junto a recursos como o timesheet automatizado e o próprio cronograma, os marcos de projetos atuam como  verificadores de que as demandas estão em dia com o planejamento estabelecido, tornando o controle dos prazos mais eficiente. Para completar, os milestones são essenciais para definir as prioridades, tornando os ciclos de execução mais visíveis e compreensíveis para os gestores e colaboradores. 

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Os tipos de milestone

A definição dos tipos de marcos de projeto existentes podem variar conforme o propósito do projeto em andamento. De acordo com a edição mais recente do PMBOK®, considerado um guia orientador de projetos elaborado pelo Project Management Institute (PMI), um milestone pode ser explicado como um evento importante para o planejamento, costumeiramente atrelado aos momentos de começo ou de entrega do projeto

Mesmo não havendo um padrão universal para a classificação dos milestones, eles podem ser separados em três categorias principais, conforme veremos a seguir. 

  • Marcos executivos: são aplicados com o intuito de programar uma data de envio do projeto para o corpo executivo da empresa ou departamento;
  • Marcos financeiros: envolvem os momentos em que o departamento financeiro deve ser consultado sobre a aplicação dos recursos e investimentos disponíveis;
  • Marcos-chave: destacam eventos de grande importância para uma campanha ou projeto. 
 

Outras sinalizações que podem ser englobadas no cronograma são aquelas que envolvem ciclos de tarefas recorrentes, principalmente em empresas que adotam a metodologia ágil para o desenvolvimento de projetos e consequentemente, programam tarefas que devem ser executadas nas sprints

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Como definir os marcos dos projetos

Os milestones são marcadores que complementam outras ferramentas utilizadas em um gerenciador de projetos, como dashboards, cronogramas ou gráficos de capacidade. Sendo assim, as categorias já apontadas nesse artigo são de grande utilidade na hora de identificar os tipos de marcos de projetos e como eles podem ser definidos para orientar as próximas atividades. 

Portanto, o primeiro passo para estabelecer quais são os milestones do projeto é fazer um levantamento de quais tarefas têm um maior grau de relevância para o planejamento no todo e principalmente, quais delas são interdependentes, ou seja, só podem ser iniciadas após a conclusão da demanda anterior. 

A partir desse levantamento, que pode ser registrado em ferramentas como uma checklist, são estimados os prazos de início e término do projeto. Para que isso seja possível, é preciso que o gestor conheça a fundo a estrutura analítica do projeto (EAP), pois dessa forma, ele conseguirá programar entregas realistas com o que foi proposto. 

Para definir os milestones, a riqueza de detalhes é sempre bem-vinda, logo, o líder que está a frente do planejamento deve descrever cada atividade de forma transparente, especificando as características do projeto, bem como apontar os profissionais que serão os responsáveis pela execução das demandas. 

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Esse detalhamento pode ser visto como um briefing elucidativo para equipe, pois assim não restarão dúvidas do que deve ser feito. Diante desse nível de especificação, a criação de um milestone se torna mais prática e sua alocação no cronograma garantirá que o workflow aconteça naturalmente. 

Outro parâmetro que funciona como um indicador para os marcos do projeto são os objetivos e metas programados nos planejamentos da organização. Dessa forma, os milestones podem ser criados como forma de impulsionar o desempenho para que os resultados sejam alcançados ou então como forma de indicar que as metas foram superadas, representando o princípio de uma nova fase. 

Como funcionam o cronograma de marcos 

Depois de serem criados, os milestones são organizados em um cronograma, que irá assinalar a data prevista dos acontecimentos. Tal ferramenta é gerada a partir dos prazos mais importantes do projeto, descritos no EAP ou outra metodologia utilizada para estruturar os passos planejados. 

O cronograma de marcos é importante justamente por representar um instrumento de monitoramento das atividades, trazendo a visibilidade se as tarefas estão em dia ou não. Além desse processo de controle interno, os milestones indicam os compromissos firmados com os clientes, que podem ser descritos como marcos de contrato, que demonstram as responsabilidades previstas no Service Level Agreement (SLA)

Dentro do cronograma, os milestones atuam como sinalizadores das etapas ou procedimentos que vêm a seguir, como as placas de trânsito em uma rodovia. Esses alertas apontam as datas combinadas para o começo de uma nova função ou a finalização de uma atribuição, indicando que o processo seguinte pode ser iniciado ou mesmo que o projeto cumpriu seu objetivo. 

Representação de um cronograma de milestone convencional
Os milestones são dispostos no cronograma de projetos conforme a sua previsão de execução

Mesmo com essência parecida, existem diferentes modelos de cronogramas de marcos. Um dos mais conhecidos é o Milestone Trend Analysis (MTA), que se baseia em três pontos: no milestone, entendido como um evento no tempo; no comportamento do marco ao longo do projeto e na análise se esses marcos estão adiantados, atrasados ou em dia. 

Nesse tipo de cronograma, cada milestone é identificado por uma cor ou formato diferente. Como em um gráfico cartesiano, os marcos são organizados no eixo vertical, enquanto as datas previstas são detalhadas na horizontal, conforme vemos na imagem abaixo. 

Um gráfico representando o Milestone Trens Analysis
O MTA é o gráfico mais utilizado como cronograma de marcos

No gráfico de Milestone Trend Analysis, cada linha representa o acompanhamento do milestone no cronograma. Sendo assim, cada movimento dela possui um significado:

  • Linha reta: o cronograma foi executado conforme o programado.
  • Linha ascendente: o marco está ficando atrasado.
  • Linha decrescente: o marco está adiantado em relação ao prazo.
  • Linha em movimento de zigue-zague: mostra uma instabilidade, sendo difícil precisar quando ele será finalizado. 
 

Com esse gráfico, os gestores e coordenadores conseguem perceber de forma mais eficiente o que está acontecendo e quais são os desafios que precisam ser superados para que o fluxo de trabalho volte a sua sequência padrão. 

O gerenciador de projetos como facilitador 

Por vezes, lidar com ferramentas desconhecidas enquanto cuida de múltiplos projetos pode virar uma dor de cabeça. Por isso, ter um gerenciador de projetos completo faz a diferença para que o desempenho das atividades flua com naturalidade. Ademais, com softwares como o Runrun.it, é possível organizar as tarefas do projeto conforme a ordem de prioridade, o que traz mais compreensão aos envolvidos. 

O software de gestão conta também com o gráfico de Gantt, que possui diferentes aplicações no acompanhamento dos projetos. Além de identificar a capacidade e disponibilidade dos colaboradores, a visão em barras facilita o entendimento da duração de cada atividade, possibilitando a mensuração em tempo real dos afazeres, bem como permite o reajuste dos prazos caso seja necessário. 

Os eventos principais também podem ser sinalizados com o ícone de urgência, alertando sobre a importância da entrega do projeto no momento acordado. A ferramenta oferece aos usuários o acesso aos recursos fundamentais em uma só tela, logo, as principais informações estão ao alcance de todos, facilitando a comunicação em equipe e a autonomia na hora de tomar decisões. Crie sua conta grátis e descubra os benefícios da plataforma: http://runrun.it

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