Dados são essenciais para a operação de qualquer empresa, seja para fazer o acompanhamento operacional, seja para elaborar estratégias. Ao longo de todo o ciclo da organização, alguém precisa olhar para esses números gerados no dia a dia e interpretar resultados. Em paralelo a isso, o compartilhamento de informações pode ser um grande aliado no envolvimento dos colaboradores. Entenda neste artigo como consolidar suas informações e ter maior visibilidade dos dados.
Ao definir indicadores para acompanhar a evolução da operação, você evita se perder em meio a uma quantidade enorme de relatórios e dados que não levam a lugar algum. É por meio de indicadores que você manterá o foco para ir atrás das metas. Mas, para alimentar esses indicadores, você precisará contar com sistemas de business intelligence e de gestão do trabalho para coletar dados e redirecioná-los da forma correta dentro da sua empresa.
Ao relacionar tecnologia e metodologias como o BI, os dados chegam para você de forma mais compreensiva e menos trabalhosa. Ou seja, é essencial automatizar a coleta dos dados para que você gaste tempo com a tomada de decisão estratégica – e não na elaboração de planilhas espinhosas e custosas.
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Como gerar e consolidar dados
Com a inteligência por trás dos softwares, é possível conectar dados de fontes diferentes e gerar relatórios visuais para ter melhor entendimento do desempenho da sua equipe. Neste artigo aqui no blog sobre KPI dashboard falamos sobre como definir seus indicadores-chave e alguns exemplos que podem ser úteis na sua estratégia. Ao ter acesso a dados confiáveis e atualizados, você tem os insumos para tornar a sua equipe mais produtiva e os resultados dos projetos mais eficientes. Isso porque com dados consolidados em mãos é fácil de fazer correções rápidas para manter a empresa na direção desejada.
Depois que você implementar uma ferramenta de inteligência de negócios, conseguirá centralizar as informações e agrupar dados. Caso um indicador importante para a sua operação seja o número de horas trabalhadas em um projeto, por exemplo, é possível usar um software de gestão do trabalho para coletar essas informações.
O Runrun.it permite que você monitore, em tempo real, todas as demandas e projetos realizados. Com o time intelligence, você tem as métricas da gestão do tempo em forma de dados e informações importantes para gerar decisões. Por exemplo: quantas horas sua equipe de Desenvolvimento trabalhou no Projeto A, do Cliente B? Essa resposta é entregue de forma automática pelo software. E você pode partir para uma tomada de decisão inteligente.
Além disso, você tem maior controle do orçado x realizado, pois, ao definir o seu orçamento e prazo, o sistema fornece previsões de entrega em tempo real, com gráficos como Burnup. Para consolidar seus dados e fazer a gestão da sua equipe, tenha um gerenciador de tarefas que permita customizar dashboards, pois uma tela com dados visuais te ajudará a monitorar quais as tarefas foram realizadas ou estão em execução, se o planejamento foi cumprido, se houve atrasos, analisar as datas e os prazos. Entenda como funciona o dashboard do Runrun.it aqui.
A importância da visibilidade dos dados para o(a) gestor(a)
De acordo com a McKinsey, uma empresa com agilidade operacional conta com líderes preparados para lidar com a pressão das mudanças, com criatividade para saídas rápidas e conscientes da necessidade de evitar ao máximo qualquer desperdício (de tempo, de trabalho, de produção, de recursos etc). Ter dados em mãos é o caminho para se tornar esse(a) gestor(a) de excelência, que não perde tempo. Para ter o entendimento se você está na rota certa, pergunte-se:
– Tenho o controle de horas trabalhadas? Quanto tempo foi alocado em cada cliente?
– Qual é a rentabilidade de cada projeto? Qual custou mais caro?
– Como está a produtividade da equipe? Quem entregou mais, dentro do prazo e com a qualidade esperada?
– Qual é desempenho individual de cada talento? Quem apresentou resultados?
Se você não tiver essas respostas em forma de números, provavelmente, está com dificuldades em reunir elementos para justificar e entender seus resultados. Por isso, ter maior visibilidade dos dados por meio de ferramentas é uma forma de monitorar todos os dias sua operação. Isso porque a qualquer momento você poderá verificar suas métricas mais importantes e os resultados parciais. Não espere o final do mês para saber que o projeto deu errado – ou ficou fora do prazo/orçamento. Afinal, você precisa ter a chance de corrigir erros.
O Runrun.it pode se tornar o braço direito do gestor porque as informações são registradas na ferramanta e processadas automaticamente, sem precisar de um trabalho manual para cruzar planilhas. Por meio do timesheet automático, você tem dados importantes de serem analisados. Na ferramenta, os colaboradores dão “play”, “pause” e entregam as tarefas, permitindo que o sistema calcule o tempo trabalhado. A partir disso, você pode avaliar a produtividade das pessoas e da equipe, por exemplo. E também identifica facilmente quais etapas precisam de atenção extra para não haver problemas com prazo.
>> Leitura recomendada: Dicas para melhorar sua gestão com a agilidade operacional
Quando e como compartilhar dados
É importante lembrar também que números, gráficos, indicadores não podem ficar “presos” às planilhas dos diretores. Afinal, existem informações que podem (e devem) ser compartilhadas com todos da empresa. A visibilidade de dados gera diversos benefícios, como engajamento das pessoas e mitigação de riscos. Neste artigo sobre gestão à vista, nós apontamos 7 motivos para você tornar suas informações (seja metas ou métricas) mais visíveis para todas da empresa.
Mas quando e como compartilhar dados? Antes de tudo, é preciso entender se a empresa está disposta a ter uma cultura voltada aos resultados (confira nosso Ebook Cultura de Resultados – 2ª edição). Seus colaboradores são incentivados a olhar para os indicadores da operação? Para construir uma cultura de resultados, não é necessário contar apenas pessoas movidas a números. Mas é fundamental que elas compartilhem a missão e os valores da sua empresa, entendam o quanto essa informação impacta diretamente na inteligência do negócio.
A partir do momento que há esse entendimento (ou ao menos uma boa vontade de todos com esse tipo de mudança), você pode começar a compartilhar dados e envolver as pessoas na análise deles. Use os dashboards para mostrar de forma bastante visual seus indicadores. Pode ser um painel, um quadro, uma TV, uma planilha compartilhada ou qualquer outro formato que você eleger. O importante é construí-lo de forma que as pessoas-chave de um projeto específico possam acessá-lo facilmente.
>> Leitura recomendada: O que são e como usar indicadores de desempenho
A tecnologia que permite ter maior visibilidade dos dados
Os números são aliados de confiança na tomada de decisão. Use a visibilidade dos dados para tomar decisões na hora certa e não deixar que o fogo atinja aquele projeto que poderia ter sido entregue se você tivesse direcionado as forças na hora certa. Capture as informações mais importantes e analise com cuidado antes de compartilhar com a sua equipe. Usar um software de gestão do trabalho é essencial para trazer mais inteligência para o seu negócio.
O Runrun.it tem como um dos seus pilares ajudar na sua cultura de resultados e na visibilidade de dados, pois oferece dashboards customizáveis e relatórios automáticos para gerenciar projetos e equipes com base em informações reais. Além disso, a ferramenta organiza o fluxo de trabalho e conta com um timesheet automático.
Com o Runrun.it, é possível fazer um monitoramento em tempo real de todas as demandas e projetos realizados, tanto para líderes quanto para colaboradores. Faça o teste grátis da ferramenta: http://runrun.it
