Não é de agora que os gestores e empresas têm buscado métodos e modelos que aumentem a agilidade operacional — que tornem seus processos mais dinâmicos, flexíveis e abertos a mudanças. No entanto, de acordo com pesquisa realizada pela McKinsey sobre agilidade operacional, o melhor cenário possível ainda está longe de acontecer. A maioria dos entrevistados afirmou que suas organizações ainda não haviam adotado completamente uma gestão operacionalmente ágil, ainda que as vantagens desse sistema sejam óbvias.
Mas há companhias que estão investindo fortemente na agilidade operacional para garantir inovação e melhores experiências para o cliente. Isso significa que essas organizações vêm trabalhando para implementar metodologias como Scrum, metodologia lean, kanban e scaled agile framework, por exemplo. Neste artigo, vamos detalhar cada uma delas para que você consiga dar agilidade operacional à sua empresa.
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Benefícios da agilidade operacional
Agilidade operacional é a habilidade que uma empresa tem de readequar-se rapidamente em termos de estratégia, estrutura, processos, colaboradores e tecnologias enquanto mantém seus valores de criação e de produção, preservando as oportunidades sempre ao seu alcance.
Essa habilidade não só aumentaria e melhoraria a produção e o rendimento da equipe como também preservaria a competitividade da empresa. Apesar desses benefícios e do constante surgimento e desenvolvimento de inúmeras técnicas de agilidade operacional, contudo, muitas empresas ainda se desgastam em processos longos e dispendiosos.
Como identificar uma organização ágil
A gestão ágil envolve todos os níveis de organização de uma empresa, desde comportamento, mindset e atitude dos gestores até o que a empresa produz e entrega. Para identificar a agilidade operacional de uma empresa, desse modo, deve-se levar em consideração:
- Nível requerido de agilidade da organização e dos colaboradores pelas exigências de mercado / consumidor;
- Nível atual de agilidade operacional da empresa e dos colaboradores;
- Identificação do déficit entre a agilidade requerida e o tempo real das entregas da empresa e dos colaboradores.
Quanto maior o déficit, maiores deverão ser os esforços no sentido de reduzir esse gap, de forma a aumentar a agilidade operacional da sua organização como um todo e manter a competitividade e desempenho da sua empresa no mercado.
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Adotando agilidade operacional na sua empresa
A organização ágil é aquela que tem resiliência para adequar-se às mudanças constantes do mercado, respondendo rapidamente aos fatores internos e externos para aproveitar ao máximo todos os recursos e oportunidades à sua disposição.
- Adaptabilidade
- Rapidez
- Segurança
- Gerenciamento de riscos
- Gestão otimizada de produção e do tempo
De acordo com a McKinsey, essas são as qualidades mais exigidas de uma empresa com alta agilidade operacional, o que envolve profissionais preparados para lidar com a pressão das mudanças, com criatividade para saídas rápidas e inteligentes e conscientes da necessidade de evitar ao máximo qualquer desperdício (de tempo, de trabalho, de produção, de recursos etc).
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Três atitudes que ajudarão a reforçar sua agilidade operacional
Ainda de acordo com a matéria da McKinsey, pelas pesquisas foi possível identificar os padrões de comportamento que impedem a agilidade operacional nas empresas com gestão debilitada. A partir disso, foram desenvolvidas três atitudes que podem favorecer uma mudança nesse quadro.
1 – Entenda o tamanho da mudança imposta pela adoção de um novo ritmo
Dentre os maiores desafios que as empresas enfrentam durante a implementação da gestão ágil, um deles é a questão cultural – especialmente o desacordo entre os métodos que envolvem um cotidiano trabalho ágil e os requisitos diários de cada funcionário, a falta de colaboração entre os diferentes níveis hierárquicos e setores e a resistência dos funcionários às mudanças.
As transformações ágeis alcançarão maior sucesso se tiverem apoio em ações gerenciais abrangentes para ensinar o novo ritmo aos colaboradores, criando uma cultura empresarial de mentalidade ágil.
Essas ações devem abranger quatro aspectos principais:
- Primeiro, líderes e demais colaboradores deverão estar alinhados em suas atitudes mentais e comportamentais, discutindo continuamente todos os pontos que precisam ser melhorados;
- Em segundo lugar, serão os líderes que irão modelar as novas mentalidades e comportamentos, tornando-se os maiores responsáveis por essa mudança;
- Em terceiro lugar, deve-se levar em consideração que os funcionários precisarão de apoio no desenvolvimento dessas novas habilidades, com as quais contarão para obter sucesso no novo modelo organizacional; e
- Em quarto e último lugar, deverão ser criados mecanismos formais para reforçar e impor as mudanças, recompensando e incentivando os colaboradores que adotarem mais rapidamente os novos comportamentos.
2 – Seja claro ao definir a visão do novo modelo organizacional da empresa
Os resultados da McKinsey apontaram, ainda, que as unidades ágeis são as mais importantes na criação de uma visão e propósito a serem compartilhados. O alinhamento dessa visão por meio de orientação estratégica é fundamental, uma vez que servirá de exemplo aos demais setores.
Em contraste, as empresas que ainda não alcançaram agilidade operacional têm, como maior fator limitante, a incapacidade de criar uma visão significativa ou comunicada com clareza.
O primeiro passo para iniciar a transformação ágil, nesse caso, é estar claramente articulado com quais os benefícios esperados, medindo todos os impactos que serão trazidos pela mudança. Essa visão da nova organização deverá ser elaborada coletivamente, contando com apoio e envolvimento máximo dos agentes de liderança.
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3 – Saiba exatamente onde e como começar a mudança
Os entrevistados cujas organizações ainda não haviam iniciado a transformação por uma gestão mais ágil usaram, como desculpa, os custos que teriam para replanejar e implementar um novo sistema. Embora o custo dessa implementação varie de empresa para empresa, é importante identificar, primeiramente, quais as áreas organizacionais que estão exigindo a mudança.
Em segundo lugar, é preciso avaliar qual a metodologia mais adequada à sua organização, ou seja, qual método irá alavancar mais apropriadamente sua agilidade operacional, de modo que as ações estratégicas, estruturais, processuais, de pessoal e tecnológicas se reforcem mutuamente.
Deve-se, ainda, determinar quais os recursos e os prazos que a transformação irá exigir, de modo que o esforço pela mudança entre em ação. Durante esse período, o escopo deve permanecer livre e gerenciável para o caso de qualquer intervenção.
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As metodologias ágeis mais populares
Para concluir, confira as metodologias que costumam dar mais resultados quando se trata de imprimir mais agilidade à operação de uma empresa:
- Método Kanban: muito parecido com a utilização de post-its em um mural, porém com uma metodologia que organiza os cartões de forma sistemática e inteligente no board;
- Scrum: muito útil na gestão de projetos, cria um fluxo básico para que a equipe apresente, constantemente, versões novas e melhores do produto;
- Metodologia lean: método minimalista que trabalha com o menor número de recursos possíveis, evitando desperdícios;
- Scaled agile framework: resumido pela sigla SAFe, este método permite aplicar o Scrum e o XP em larga escala, servindo para grandes organizações e setores integrados;
- Outra metodologia ágil: eXtreme programming.
Aumentando o desempenho com ferramentas de gestão
Depois de adotar um método de agilidade operacional, é importante ter recursos que facilitem e melhorem a gestão ágil da sua empresa, otimizando os processos e o fluxo de trabalho. O Runrun.it é um software inteligente, estratégico e completo de gestão do trabalho, com ferramentas que permitem implementar e gerenciar facilmente sistemas ágeis e outras metodologias. Faça um teste gratuito agora mesmo e confira: http://runrun.it
