Em um mercado cada vez mais competitivo, o controle de clientes é o que pode diferenciar a sua empresa. Se as necessidades deles são atendidas, os projetos bem executados e as experiências positivas, o seu negócio tem tudo não só para se manter competitivo, como também para crescer. E tudo pode ficar ainda mais prático se todas as informações nessa relação puderem ser gerenciadas por uma ferramenta de gestão inteligente.
Até porque são muitos os aspectos envolvidos nesse controle. Andamento das tarefas, prazos, custos, tempo investido em cada projeto e em cada cliente, possíveis refações… Se você não mantiver o pulso firme e não fizer a gestão dos clientes, é bem provável que aqueles projetos importantes não tenham um bom resultado. Afinal, clientes desgovernados são como uma pilha de dominós caindo e, se não organizados, a tendência é de prejuízos.
Por isso, preparamos uma lista com orientações indispensáveis para você assumir o controle de clientes. Dos prazos aos custos investidos em cada cliente, a ideia é te ajudar a manter tudo em ordem e garantir as melhores entregas possíveis. Vamos lá:
1. Adote uma ferramenta de gestão
Esta é, sem dúvida, a dica mais importante para o melhor controle de clientes – e para a garantia da entrega de projeto. Uma ferramenta de gestão estratégica, como o Runrun.it, será seu braço direito ao longo de toda a jornada, do planejamento à entrega. Inclusive, assegurando que os seus processos estarão padronizados para cumprir as demandas e tudo sairá conforme desenhado.
Com a plataforma, você consegue fazer o acompanhamento geral dos projetos, de modo que tudo o que é importante fique à vista. Então, é possível economizar tempo e recursos, automatizar atividades burocráticas e focar no que realmente importa: o planejamento e a execução do projeto. Isto sem falar nos indicadores de desempenho que podem ser monitorados em tempo real. Além de gráficos com a projeção de entrega dos projetos e a previsão de possíveis atrasos (como é possível ver abaixo). Ou seja, o controle de clientes efetivo ao alcance dos olhos e na ponta dos dedos.
>> Leitura recomendada: Quais os ingredientes do planejamento de projetos?
2. Monte um cronograma e jamais saia dele!
O bem-sucedido controle de clientes depende de entregas bem feitas. Para isso, um cronograma realista é fundamental. Não adianta prometer mundos e fundos e depois não cumprir.
Procure pensar no cronograma como uma ferramenta de comunicação da sua gestão. Porque é ele que indica se um projeto está ou não no caminho certo, de modo que precisa ser facilmente interpretado e avaliado. Quanto mais detalhado e claro for o cronograma, maiores as chances de o projeto ser concluído no tempo correto.
Nesta etapa, uma plataforma de automação do trabalho como o Runrun.it também ajuda a manter o controle nas suas mãos. Pois o sistema permite construir o melhor caminho até a entrega, estimando o tempo dedicado a cada atividade. Uma vez que é possível criar um fluxo de trabalho completo e organizado, tornando sua gestão mais ágil.
Para deixar essa estrutura ainda mais clara, você também pode criar uma sequência de responsáveis para a realização de cada tarefa e adicionar seguidores nas atividades. E para saber mais sobre o assunto, leia nosso artigo sobre cronograma de projetos.
3. Gestão de custos: sem ela, nada feito
Depois de organizar o cronograma e de estimar o tempo de cada tarefa, é hora de avaliar os custos do projeto – e de monitorá-los. Com isso, você garante também o controle financeiro de sua operação.
A forma mais fácil de fazer isso é calcular quanto vale a hora de trabalho de cada colaborador. E, depois, mensurar o tempo investido por cada pessoa nas tarefas dos clientes. Basta somar o valor que a empresa gasta com ele por mês (salário, benefícios e impostos) e dividir por 192 (24 dias x 8 horas, ou o número de horas trabalhadas em um mês). Dessa forma, você saberá a hora/homem. Então, monitorando o tempo alocado por eles em cada atividade do cliente, é possível verificar se o valor cobrado para executar um projeto está de acordo com o que é gasto.
Mas quantificar esses valores ao longo de um projeto é uma das tarefas burocráticas de que falamos anteriormente. É fácil perder esse controle, o que pode ser nocivo para o caixa lá na frente. Por outro lado, investir seu tempo nela pode fazer com que outras atividades fiquem “descobertas”. Por isso, um software de gestão como o Runrun.it é importante para automatizar esse controle. Você poderá aposentar as planilhas e as calculadoras para se dedicar ao que realmente importa.
Com a ferramenta, você terá a visão real se um projeto ou cliente está dando lucro, empatando ou dando prejuízo. Então, o sistema fornecerá dados sólidos, te ajudando na tomada de decisão, a melhorar a sua precificação e aumentar a rentabilidade do cliente.
>> Leitura recomendada: Descubra como fazer a gestão de custos
4. Não existe controle de clientes sem controle do tempo
Você deve ter percebido que, em todas essas etapas, o tempo é essencial. No fundo, trata-se do ativo mais valioso de qualquer empresa, e nenhum controle de clientes será efetivo caso o tempo não seja rigorosamente monitorado.
Um software de gestão como o Runrun.it é, novamente, super útil para isso, já que vem com um timesheet automático, que facilita o registro de horas trabalhadas em cada atividade de um projeto ou na rotina de trabalho. Basta o usuário dar ‘play’, ‘pause’ e entregar as tarefas que o sistema calcula o tempo investido.
Como o assunto está sempre em pauta aqui no blog, para te ajudar nesse ponto, recomendamos as leituras dos seguintes artigos:
- Como começar a gestão de tempo – do timesheet à automatização
- 5 dicas de gestão de tempo
- Você faz uma boa gestão de tempo?
- Como otimizar o tempo igual a CEOs – 3 dicas para turbinar o seu dia a dia
5. Monitoramento constante
É indispensável, também, acompanhar os custos e as horas trabalhadas para os seus clientes. Assim, você conseguirá avaliar a rentabilidade de cada um deles. Uma ferramenta estratégica de gestão também é importante aqui. Como por exemplo o Runrun.it, que oferece essa possibilidade de monitoramento, por meio de relatórios automáticos com os dados mais importantes, conforme ilustra a imagem abaixo.
6. Hora de escolher a metodologia
Agora que você definiu o escopo, organizou o cronograma, estimou a duração das tarefas e previu o quanto elas vão custar, chega o momento de arregaçar as mangas e executar o projeto.
Aqui no blog, já falamos sobre a importância das metodologias ágeis na gestão de projetos. Inclusive porque os métodos tornam seus processos eficientes e aumentam a produtividade das pessoas. Além de contribuir para o melhor controle de clientes. Algumas das práticas que você deve conhecer são o kanban e o scrum. Então, escolha aquela que se encaixa melhor no seu fluxo de trabalho. Para conhecer tudo sobre o assunto, não perca este nosso artigo sobre metodologia ágil.
Não esqueça: conte com o Runrun.it para manter o controle de clientes sempre em dia. Até porque a ferramenta tem um Dashboard personalizado, que apresenta tudo o que está acontecendo e o que pode acontecer. Além de permitir criar as métricas importantes para a sua empresa acompanhar e monitorar tudo em tempo real.
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