Você já pensou como um software de gestão de equipe te ajuda a garantir o bom andamento dos projetos e alcance de metas da sua empresa? Com o crescimento da transformação digital, os gestores passaram a contar mais com as potencialidades de softwares de gestão, que desburocratizam e agilizam as rotinas da equipe e trazem mais transparência para a análise de informações, possibilitando decisões mais assertivas por parte dos gestores.
A gestão do trabalho da equipe sem o apoio de um sistema demanda muito mais trabalho e trava a evolução dos projetos, pois é preciso organizar e processar dados sobre cada tarefa e colaborador. Além disso, em uma pesquisa realizada por nós aqui do Runrun.it, de 252 pessoas que estão trabalhando em home office, 54% gostariam que suas empresas adotassem ferramentas mais efetivas para desenvolverem melhor o seu trabalho. Então, se você quer aprimorar a gestão de trabalho da sua empresa com um software, acompanhe os seguintes tópicos:
- 3 benefícios de um software de gestão de equipe
- Transformação digital: funcionalidades de um software de gestão de equipe
- Escolha um software para fortalecer o trabalho em equipe
3 benefícios de um software de gestão de equipe
As principais vantagens de um software de gestão de equipe é a organização de informações e processos para que os colaboradores e as empresas alinhem seus objetivos. Há sempre mudanças a serem adequadas com os times, mas proporcionar rotinas e tarefas transparentes gera maior confiança sobre as expectativas de ambos os lados. Para a instituição, o ganho também se concentra em medidas mais consistentes para avaliar o trabalho dos profissionais. Confira alguns benefícios que separamos para você entender os benefícios de um software de gestão de equipe.
1. Posições bem definidas
Quando falamos sobre gestão de equipe, é imediata a relação com esportes coletivos. E tem um que chama mais a atenção quando o assunto é tomada de decisão baseada em dados: o beisebol. Esse esporte é uma ótima inspiração porque também utiliza estatísticas. Os dados são de fato analisados e pesam nas decisões do técnico. Desde a contratação de novos atletas até a ordem de entrada dos rebatedores.
Assim como no beisebol, cada colaborador deve ter suas responsabilidades muito bem definidas. E essa não é uma questão de rigidez de estrutura, mas de clareza de processos. Essa delimitação pode ser baseada na formação ou experiência profissional de cada colaborador. Ou, por exemplo, a partir do conjunto de responsabilidades específicas de um determinado projeto.
Estabeleça quem é responsável por cada demanda do projeto, etapas e prazos para evitar gargalos durante a produção. Parecem muitas definições de uma só vez? Com um software de gestão de equipe, como o Runrun.it, você consegue fazer esse planejamento em uma única plataforma e deixar todos na mesma página sobre o todo ao acessarem tarefas e projetos.
2. Acompanhamento do trabalho em equipe
Para acompanhar o trabalho da equipe de maneira eficiente, sem microgestão, o ideal é contar com um software de gestão que te entregue os dados de produtividade, como volume de jobs realizados e tempo investido em cada atividade, enquanto você dá orientações sobre a qualidade da produção. Se essa estrutura de gestão faz sentido para você, conte com as funcionalidades do Runrun.it, o gerenciador de tarefas te entrega esses e outros dados em um dashboard personalizável. Assim, em uma página você tem uma visão completa sobre onde a sua equipe está investindo esforços.
Com as funcionalidades de gestão, você consegue acompanhar a evolução das tarefas e não microgerenciar o trabalho da equipe. Uma pesquisa realizada pela Gartner, em 2019 – cujo link está no fim do artigo – com 239 empresas concluiu que mais de 50% delas utilizavam alguma forma não tradicional de monitoramento e coleta de dados. Em 2015, esse número era de apenas 30% e a expectativa era de que em 2020, cerca de 80% das empresas acompanhassem seus colaboradores com uma série de novas ferramentas e fontes de informação.
Esse monitoramento, segundo o estudo citado acima, ocorre a partir da coleta de dados via Zoom, por exemplo, em momentos de compartilhamento de tela, o host da reunião é avisado caso alguém não esteja visualizando em tela cheia. Outra forma é o uso de ferramentas de chat que disponibilizam o histórico de conversas e, até mesmo, o uso de biometria.
O que chama a atenção nesses casos é que nenhum desses monitoramentos está relacionado ao estímulo da produtividade e engajamento da equipe, mas se aproximam mais da microgestão, que só aumenta o sentimento de desconfiança e desmotivação, o que pode em muitos casos fazer com que a equipe se torne completamente apática ao gestor.
>> Leitura recomendada: Controle vs. acompanhamento: o que é melhor para o home office?
3. Alinhamento de expectativas
Assim como deixar claro os papéis de cada membro da equipe e acompanhar seu desempenho, é preciso dar instruções para garantir uma entrega de qualidade. Não faz sentido acompanhar o trabalho em equipe se os dados analisados não geram ações de melhoria contínua. Para isso, é preciso definir o que está sob análise, o que pode ser modificado e o que não tem como ser alterado no momento. Afinal, só devemos nos concentrar nas ações que temos como mudar ou, em segunda instância, influenciar. Fazendo novamente uma analogia com o beisebol, um rebatedor não controla a maneira como a bola é lançada em sua direção, mas deve administrar da melhor forma sua tacada para ganhar o jogo.
Para exemplificar a questão do acompanhamento no ambiente de trabalho, imagine que você identifica por meio de um software gestão de equipe que um funcionário está investindo horas além do planejado em uma determinada tarefa. Você pode analisar os motivos para isso acontecer, redistribuir as atividades ou trocar os responsáveis. Se o problema for excesso de demandas, é possível até negociar prazos com os clientes.
Você observa essa necessidade no dia a dia da sua empresa? Então, conte com o indicador de capacidade do Runrun.it, o recurso te mostra quanto tempo as tarefas atribuídas aos profissionais consomem na jornada de trabalho deles. Com esses dados em mãos, você consegue delegar novas demandas a quem realmente tem disponibilidade para absorvê-las ou mudar os responsáveis para liberar o tempo de um determinado colaborador.
Inclusive, um estudo de Paul Spector, pesquisador da Universidade do Sul da Flórida especializado em dinâmicas de trabalho e satisfação profissional, aponta que as pessoas se sentem confortáveis com a sensação de gerenciamento. Não o do tipo que limita, mas o que estabelece relações transparentes, com ajuste de expectativa, metas e responsabilidades claras. Segundo Paul, a dúvida ou a falta de controle afeta a produtividade. Você pode fazer esse monitoramento por meio de uma planilha de horas trabalhadas. Mais um motivo para irmos direto para um software de gestão de equipes, que pode facilitar esse trabalho de definição, monitoramento e controle de forma automatizada.
Transformação digital: funcionalidades de um software gestão de equipe
A transformação digital nas empresas é o ato de usar tecnologia para otimizar processos, resolver problemas e inovar de forma estratégica. Um dos avanços promovidos pela presença da tecnologia nas organizações é o uso de softwares de gestão, que, além das vantagens de desburocratização, levam mais transparência e agilidade na coleta de informações. Dentre outros benefícios de contar com uma plataforma para a gestão de trabalho em equipe estão:
1. Priorização de tarefas
A hierarquização das atividades é um ponto crucial para a gestão do tempo e o aumento de performance. Como gestor, você define as prioridades e monta a lista de tarefas de cada membro da equipe no software. Isso facilita o planejamento do dia a dia e possibilita à equipe trabalhar de forma simultânea em diferentes projetos. Além disso, o método, pelo software de gestão Runrun.it, permite incluir ou alterar a prioridade de tarefas de acordo com o andamento da semana.
2. Acompanhamento do fluxo de trabalho
Com a automação de processos, a comunicação e a aprovação das tarefas são realizadas usando o sistema, de forma inteligente, rápida e documentada. Os gestores conseguem acompanhar o status de tarefas, projetos e clientes, e sabem em tempo real o que está acontecendo com a sua equipe.
Você não precisa perder tempo para montar complicadas planilhas de status, e muito menos o seu tempo para decifrá-las. Com um software de gestão de equipe estratégico, como o Runrun.it, os colaboradores sinalizam o cumprimento das tarefas e o andamento de projetos, e a ferramenta indica de modo automático quando haverá profissionais disponíveis para trabalhar em novas tarefas. Você ainda tem estimativas reais das entregas e consegue identificar possíveis problemas de planejamento.
3. Comunicação unificada
Sem mensagens espalhadas em e-mails ou chats, grupos de WhatsApp ou post-its pela estação de trabalho alheia. O que deve ser feito e as informações necessárias para conduzir o trabalho estão todas em um só lugar ao utilizar um software de gestão de equipe, como o Runrun.it. Assim, você aumenta a produtividade da sua equipe e evita que demandas fiquem perdidas na caixa de mensagens dos colaboradores. Tudo centralizado, estruturado e formalizado dentro do sistema.
E, se por um imprevisto é preciso alterar a prioridade das tarefas, não há motivo para fazer reuniões ou passar de mesa em mesa oficializando a mudança. A equipe recebe notificações e será informada sobre a reorganização das tarefas que os envolvem. Tudo dentro da mesma plataforma, que se torna também uma valiosa ferramenta de gestão a distância.
4. Indicadores de desempenho
Esses benefícios garantem que os líderes tenham a visão do todo em tempo real sobre a gestão de projetos, compreendendo quem está com a produtividade dentro da meta e qual equipe realmente precisa de mais reforços. O cruzamento desses dados te ajuda a fazer a avaliação do desempenho das pessoas, tomar decisões assertivas, sem achismos. Sempre com a extração de relatórios de forma prática e instantânea para garantir agilidade nesse processo. Assim, o software de gestão de equipe torna a empresa mais eficiente e orientada por uma cultura de dados.
>> Leitura recomendada: Trabalho em equipe: O que há por trás de times que se dão bem?
Escolha um software para fortalecer o trabalho em equipe
Como líder de uma equipe, você deve encontrar a melhor forma de coletar informações sobre cada profissional. E se o processo de compilação, recorte e análise é trabalhoso, a hora certa de agir provavelmente irá passar.
A automação faz toda a diferença nesse momento decisivo, porque permite que você tenha a qualquer instante uma análise precisa do cenário. Você consegue responder com mais facilidade questões como qual etapa do projeto será responsável por um eventual atraso, qual profissional está sobrecarregado, se há colaboradores ociosos, qual a rentabilidade dos seus clientes e se há necessidade de novas contratações ou mudanças no quadro.
O Runrun.it permite que você desempenhe o papel estratégico da gestão para tomar as melhores decisões de forma assertiva. Confira na prática o quanto as funcionalidades de um bom software de gestão impactam a sua empresa. Crie sua conta e teste grátis: https://runrun.it
Link de pesquisas mencionadas:
