Gestão de trabalho em equipe: torne sua empresa mais eficiente

Gestão de trabalho em equipe: torne sua empresa mais eficiente

A gestão de trabalho em equipe corresponde a um conjunto de ações que as empresas desenvolvem para gerenciar os times visando garantir o bom andamento dos projetos e alcance de metas. Com o crescimento da transformação digital, a gestão de trabalho em equipe pode contar com o apoio de softwares, que desburocratizam e agilizam as rotinas dos colaboradores e, além disso, trazer mais transparência na coleta de informações, possibilitando decisões mais assertivas por parte dos gestores. 

A gestão de trabalho em equipe sem o apoio de um sistema demanda muito mais trabalho e trava o avanço, pois é preciso organizar e processar de dados sobre cada tarefa e colaborador. Além disso, em uma pesquisa realizada por nós aqui do Runrun.it, de 252 pessoas que estão operando em home office, 54% gostariam que as suas empresas adotassem alguma ferramenta efetiva para desenvolverem melhor o seu trabalho. Então, se você quer aprimorar a gestão de trabalho da sua empresa com um software, acompanhe os seguintes tópicos: 

 

4 passos da gestão de trabalho em equipe 

As principais vantagens da gestão de trabalho em equipe é a organização de informações e processos para que os colaboradores e as empresas alinhem seus objetivos. Há sempre mudanças a serem adequadas com os times, mas proporcionar rotinas e tarefas transparentes gera maior confiança sobre as expectativas da organização e dos colaboradores. Para a instituição, o ganho também se concentra em medidas mais consistentes de avaliar o trabalho dos profissionais, a partir do levantamento e análise de dados. Para te ajudar a aprimorar a gestão de trabalho em equipe da sua empresa, separamos algumas dicas:

1. Posições bem definidas

Quando falamos sobre gestão de trabalho em equipe, é imediata a relação com esportes coletivos. E tem um que chama mais a atenção quando o assunto é tomada de decisão baseada em dados: o beisebol. Esse é uma ótima inspiração porque é um dos esportes em que mais se utilizam estatísticas. Os dados são de fato analisados e pesam nas decisões do técnico. Desde a contratação de novos atletas até a ordem de entrada dos rebatedores. 

Assim como no beisebol, cada colaborador deve ter suas responsabilidades muito bem delineadas. E essa não é uma questão de rigidez de estrutura, mas de clareza de processos. Pode ser a posição por formação ou experiência. Ou por exemplo o conjunto de responsabilidades específicas que o profissional está desempenhando em um determinado projeto.

Estabeleça quem é responsável por cada demanda, quem irá executar, quem deve ser consultado antes da ação e finalmente quem deve ser informado depois que a tarefa for concluída. Parecem muitas definições de uma só vez? Com uma gestão de trabalho em equipe automatizada, essa construção e alteração do fluxo de trabalho é simplificada ao máximo. 

>> Leitura recomendada: Fortaleça a transformação digital da sua empresa com um software de gestão

2. Acompanhamento o trabalho em equipe 

Para acompanhar, é preciso observar o que pode ser quantificado. É importante destacar e mensurar o tempo trabalhado da equipe. Quantificar o esforço das pessoas por projetos e por clientes, as tarefas entregues, em andamento e para aprovação, e os custos a partir das horas registradas. E faça levantamentos que permitam que você monte uma trajetória. Os dados em uma linha do tempo indicam tendências e podem guiar suas decisões.

Mas, atenção: não se deve confundir o acompanhamento da evolução das tarefas com a microgestão. Uma pesquisa realizada pela Gartner, em 2019, com 239 empresas concluiu que mais de 50% delas utilizavam alguma forma não tradicional de monitoramento e coleta de dados. Em 2015, esse número era de apenas 30% e a expectativa era de que em 2020, cerca de 80% das empresas monitorassem seus colaboradores com uma série de novas ferramentas e fontes de informação.

Esse monitoramento, segundo o artigo citado acima, ocorre a partir da coleta de dados via Zoom, por exemplo, em momentos de compartilhamento de tela, o host da reunião é avisado caso alguém não esteja visualizando em tela cheia. Outra forma é o uso de ferramentas de chat que disponibilizam o histórico de conversas e, até mesmo, o uso de biometria. 

O que chama a atenção nesses casos é que nenhum desses monitoramentos está relacionado ao estímulo da produtividade e engajamento da equipe, mas se aproximam mais da microgestão, que só aumenta o sentimento de desconfiança e desmotivação, o que pode em muitos casos fazer com que a equipe se torne completamente apática ao gestor. 

>> Leitura recomendada: Controle vs. acompanhamento: o que é melhor para o home office?

3. Alinhamento de expectativas 

Assim como deixar claro os papéis de cada membro da equipe e observar seu desempenho, é preciso agir. Não faz sentido acompanhar o trabalho em equipe se os dados analisados não geram ações de controle para a melhoria contínua. É preciso, então, definir o que está sob análise, o que precisa ser modificado e o que não pode ser alterado. Afinal, só devemos nos concentrar nas ações que podemos mudar ou em segunda instância influenciar. No beisebol, um rebatedor não controla a maneira como a bola é lançada em sua direção, mas deve administrar da melhor forma sua tacada para ganhar o jogo.

Para exemplificar a questão do acompanhamento no ambiente de trabalho, imagine que você identifica por meio da gestão de trabalho em equipe que um funcionário está investindo muitas horas em uma determinada tarefa. Você pode analisar os motivos para isso acontecer, redistribuir as atividades ou trocar os responsáveis. Se o problema for excesso de demandas, é possível até negociar prazos com clientes e mudar a precificação dos projetos.

Um estudo de Paul Spector, pesquisador da Universidade do Sul da Flórida especializado em dinâmicas de trabalho e satisfação profissional, aponta que as pessoas se sentem confortáveis com a sensação de gerenciamento. Não o do tipo que limita, mas o que estabelece relações transparentes, com ajuste de expectativa, metas e responsabilidades claras. Segundo Paul, a dúvida ou a falta de controle afeta a produtividade. Você pode fazer esse monitoramento manualmente por meio de uma planilha de horas trabalhadas – friso, aqui, manualmente. Mais um motivo para irmos direto para como um software de gestão de equipes pode facilitar esse trabalho de definição, monitoramento e controle.

Transformação digital: funcionalidades de um software gestão de trabalho em equipe

A transformação digital nas empresas é o ato de usar tecnologia para otimizar processos, resolver problemas e inovar de forma estratégica. Um dos avanços promovidos pela presença da tecnologia nas organizações é o uso de softwares de gestão, que, além das vantagens de desburocratização, levam mais transparência e agilidade na coleta de informações. Dentre outros benefícios de contar com uma plataforma para a gestão de trabalho em equipe estão:

1. Priorização de tarefas

A hierarquização das atividades é um ponto crucial para a gestão do tempo e o aumento de performance. Como gestor, você define as prioridades e monta a lista de tarefas de cada membro da equipe no software. Isso facilita o planejamento do dia a dia e possibilita à equipe trabalhar de forma simultânea em diferentes projetos. Além disso, o método, pelo software de gestão Runrun.it, permite incluir ou alterar a prioridade de tarefas de acordo com o andamento da semana.

2. Acompanhamento do fluxo de trabalho

Com a automação de processos, a comunicação e a aprovação das tarefas são realizadas usando o sistema, de forma inteligente, rápida e documentada. Os gestores conseguem acompanhar o status de tarefas, projetos e clientes, e sabem em tempo real o que está acontecendo com a sua equipe.

Você não precisa perder tempo para montar complicadas planilhas de status, e muito menos o seu tempo para decifrá-las. Com um software de gestão de trabalho em equipe estratégico, como o Runrun.it, os colaboradores sinalizam o cumprimeiro das tarefas e o andamento de projetos e  ferramenta traça perspectivas de quando haverá profissionais livres para novas tarefas. Você ainda tem estimativas reais das entregas e consegue indicar possíveis problemas referentes a prazos, antes que os atrasos gerem descontentamento dos clientes.

3. Comunicação unificada

Sem mensagens espalhadas em e-mails ou chats, grupos de WhatsApp ou post-its pela estação de trabalho alheia. O que deve ser feito e as informações necessárias para conduzir o trabalho estão todas em um só lugar ao utilizar um software de gestão de trabalho em equipe, como o Runrun.it. Assim, você aumenta a produtividade da sua equipe e evita que demandas fiquem perdidas na caixa de mensagens dos colaboradores. Tudo centralizado, estruturado e formalizado dentro do sistema.

E, se por um imprevisto é preciso alterar a prioridade das tarefas, não há motivo para fazer reuniões ou passar de mesa em mesa oficializando a mudança. O profissional receberá notificações e será informado sobre a reorganização na sua própria lista de tarefas. Tudo dentro da mesma plataforma que se torna uma ferramenta valiosa para a gestão a distância

4. Indicadores de desempenho

Os líderes têm a visão do todo em tempo real, compreendendo quem está com a produtividade dentro da meta e qual equipe realmente precisa de reforços. O cruzamento dos dados inseridos pelos próprios colaboradores dão o norte para você fazer avaliação de desempenho das pessoas, tomar decisões de forma embasada e sem o viés de achismos. Sempre com a extração de relatórios de forma prática e instantânea para garantir agilidade nesse processo. Assim, o software de gestão de trabalho em equipe torna a empresa mais eficiente e com um negócio orientado por dados.

>> Leitura recomendada: Trabalho em equipe: O que há por trás de times que se dão bem?

Escolha um software para fortalecer a gestão de trabalho em equipe da sua empresa

Como líder de uma equipe, você deve encontrar a melhor forma de coletar informações sobre cada profissional. E se o processo de compilação, recorte e análise é trabalhoso, a hora certa de agir provavelmente irá passar.

A automação faz toda a diferença nesse momento decisivo, porque permite que você tenha a qualquer instante uma análise precisa do cenário. Qual etapa do projeto será responsável por um eventual atraso, qual profissional está sobrecarregado. Qual a capacidade ociosa da sua operação, qual a rentabilidade dos cliente e se há necessidade de novas contratações ou mudanças no quadro.

O Runrun.it permite que você desempenhe o papel estratégico da gestão de trabalho em equipe para tomar as melhores decisões de forma assertiva. Confira na prática o quanto as funcionalidades de um bom software de gestão impactam a sua empresa. Crie sua conta e teste grátis: https://runrun.it

gestão de trabalho em equipe

2 thoughts on “Gestão de trabalho em equipe: torne sua empresa mais eficiente

    1. Oi Jéssica, tudo bem? Você pode testar a nossa ferramenta gratuitamente durante 14 dias! Basta acessar o nosso site wwww.runrun.it. Se tiver qualquer dúvida é só entrar em contato através do e-mail help@runrun.it.

      Abraços 🙂

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