O Plano Estratégico de uma Página (OPSP, na sigla em inglês) é uma ferramenta estratégica que alinha os objetivos corporativos em todos os níveis de uma empresa, a partir de uma linguagem acessível dos valores e metas da organização. O método é cada vez mais adotado, isso porque guiar os colaboradores para o alcance de objetivos é essencial para o bom funcionamento de qualquer instituição. Além disso, o OPSP permite a “visão do todo”, pois coloca literalmente tudo na mesma página, propiciando uma avaliação mais assertiva e econômica de tempo aos líderes.
Para as empresas que pretendem seguir em home office ou em trabalho híbrido no pós-pandemia, é ainda mais imprescindível encontrar novas formas de alinhar os objetivos da organização com as atividades das equipes. Uma pesquisa realizada por nós, do Runrun.it, identificou que somente metade das pessoas compreendem com clareza as metas institucionais.
Para entender melhor como adotar o OPSP, veja o que vamos abordar neste artigo:
- 5 componentes do OPSP para colocar tudo em uma página
- OKR e OPSP: tudo a ver
- Aprimore o OPSP com o Orçamento Base Zero
- Software de gestão para te ajudar na visão do todo
5 componentes do OPSP para colocar tudo em uma página
Dizer que os líderes podem ter a “visão do todo” em uma página soa meio abstrato. Para orientar melhor a sua empresa neste processo de adoção do OPSP, vamos explicar o que cada campo representa. Você pode adaptar alguns elementos para a realidade da sua empresa, pois o objetivo do OPSP é facilitar a sua rotina e não dificultar o fluxo de trabalho. O OPSP promove, justamente, uma linguagem resumida e clara, pois às vezes queremos incrementar uma meta com várias informações rebuscadas, mas que acabam ficando ambíguas e complexas, prejudicando a compreensão sobre onde a empresa quer chegar e como o trabalho dos setores se aderem aos objetivos planejados.
A ideia é que você defina objetivos de longo, médio e curto prazo para a sua empresa, assim como as ações que serão realizadas para alcançá-los. No OPSP, há campos para designar os responsáveis por cada uma das ações e os deadlines para execução das mesmas. Por fim, é possível traçar as próximas tendências que podem influenciar o seu negócio. A proposta é que o planejamento seja de fácil acesso a todos da empresa, podendo ser consultado quando a sua equipe tiver alguma dúvida.
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1. No radar da sua empresa: clientes, colaboradores e acionista
O primeiro passo do OPSP é detalhar os colaboradores que a sua empresa ou equipe dispõe no momento, bem como a relação de clientes e acionistas que mantêm o fluxo de caixa saudável. Ter essas informações mensuradas possibilita uma visualização mais precisa entre a rentabilidade de clientes que você possui e os recurso disponíveis.
Colocar clientes e colaboradores na mesma página é uma tendência que a revista de negócios Entrepreneur mostrou em um artigo no início de 2019. O texto apresenta que em uma pesquisa com 600 membros do Instituto Australiano de Diretores de Empresas acompanhar o desenvolvimento das equipes e a satisfação dos clientes são pontos fundamentais para as empresas de sucesso. Ainda segundo o estudo, as principais respostas sobre questões cruciais para manter a reputação a empresa são:
- 1. Satisfação do cliente;
- 2. Comportamento / conduta do funcionário;
- 3. Governança e responsabilidade;
- 4. Satisfação dos investidores.
Além disso, segundo um artigo da consultoria Deloitte, publicado em 2020, uma das etapas para preservar o desempenho de uma empresa é definir o que não é negociável, ou seja, quais produtos, serviços, clientes e setores são os mais críticos. Por isso, devem ser as áreas mais preservadas, pois o impacto pode ser drástico para a organização como um todo.
2. Defina os valores e o propósito da sua empresa
Seguindo as orientações para organizar o OPSP, a sua empresa deve definir seus valores e crenças essenciais. No entanto, a proposta aqui não é apenas estabelecer o que precisa fazer parte da organização, mas também instruir as equipes sobre o que não deveria acontecer. Desta forma, os colaboradores contam com mais informações para guiar o desenvolvimento do trabalho.
Por exemplo, um dos valores de uma empresa pode ser: “Tratar os outros como queremos ser tratados”. Para isso, dentre os pontos a serem fortalecidos estão relações mais transparentes e, por outro lado, que os líderes devem evitar a microgestão. Assim, os times e os gestores conseguem ter uma visão mais clara sobre o que a empresa espera deles.
Já o propósito solicita que os líderes expliquem claramente o por quê, evitando que as empresas estabeleçam motivações que não se traduzem de forma concreta no dia a dia das equipes. Por isso, o ideal é esclarecer de forma simples porque a empresa tem aquele propósito, visando alinhar a tomada de decisão e a realização de tarefas.
De acordo com um artigo da Deloitte, publicado no final de 2019, as empresas que definem propósitos autênticos são as que mais faturam por períodos mais longos do que àquelas que se firmam no mercado prezando por preços mais baixos. Estabelecer propósitos, para o artigo, também amplia as conexões entre as organizações e seus públicos.
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3. Defina as metas e os objetivos da sua empresa
Em seguida, você deve definir as metas da sua empresa, planejando alcançá-los em 3 ou 5 anos. Já os objetivos devem ser pensados para até 1 ano. Nesse ponto, use métricas quantitativas para orientar as pessoas dentro da empresa, assim você pode medir facilmente o desempenho das equipes.
Veja ainda que as metas e os objetivos, segundo a imagem (disponível no item 2), solicitam informações detalhadas. Isso acontece porque eles precisam de um planejamento minucioso para se compreender o que será preciso para alcançá-los.
Lembre-se que todo negócio precisa de ao menos um grande e audacioso objetivo, ou BHAG (Big Hairy Audacious Goal, em inglês). O método, cunhado pelo consultor empresarial Jim Collins, substitui o plano mais tradicional, ou seja, de décadas para um tempo mais enxuto, pois em um período tão longo a equipe executiva que o criou provavelmente não o cumprirá. Já as metas podem ser qualitativas ou quantitativas, mas também devem ser mensuráveis.
Essas etapas são interdependentes e dialogam umas com as outras. Conforme o exemplo citado acima, se uma empresa tem como valor tratar os demais com respeito e para isso ser transparente nas relações, as metas e objetivos não podem ir na contramão.
4. Quais serão as suas ações, prioridades e responsabilidades?
Após definir de forma clara os valores, propósito, metas e objetivos da sua empresa, o OPSP pede que você estabeleça quais serão as ações, prioridades e responsabilidades de cada equipe para alcançá-los. Essa etapa serve para os colaboradores saberem quais são as suas atribuições para atingir os objetivos. Do contrário, o planejamento pode mudar e as responsabilidades podem ficar confusas.
Antonio Nieto-Rodriguez, especialista em gerenciamento de projetos e implementação de estratégias, publicou um artigo na Harvard Business Review, em 2016, no qual narra um caso real sobre como a falta de clareza e prioridades pode tornar projetos em investimentos ineficazes, mesmo se tratando de organizações que dispõem de recursos financeiros e equipes disponíveis.
Para o autor, os líderes que alinham o foco das equipes em torno dos objetivos estratégicos e esclarecem suas dúvidas operacionais alcançam taxas mais altas de sucesso e competitividade no mercado. Antonio ainda diz: “A priorização em um nível estratégico e operacional costuma ser a diferença entre o sucesso e o fracasso. Mas muitas organizações fazem isso mal”.
Por isso, atribua itens específicos a cada colaborador ou área e estabeleça expectativas diretas às equipes. Informe a todos sobre as funções e responsabilidades, pois os times precisam saber quem está fazendo o que para evitar retrabalho e ter eficiência nas rotinas produtivas.
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5. Mapa individual para as equipes
Além de estabelecer etapas estratégicas para a empresa, o OPSP prevê que cada colaborador elabore um planejamento sobre as suas rotinas e metas individuais que dialogam com o plano institucional. Nesta parte, os times informam aos líderes sobre suas responsabilidades, prioridades trimestrais e possíveis obstáculos.
Esse movimento ajuda, justamente, os gestores a fecharem lacunas entre a produção e as metas institucionais. A proposta também pode ser uma porta para a empresa ouvir os colaboradores. Como vimos acima, as organizações estão cada vez mais interessadas em acompanhar o comportamento dos colaboradores, e ouvi-los é uma das formas de fazer esse levantamento.
OKR e OPSP: tudo a ver
Se o OPSP comunica e alinha as metas institucionais de forma clara com todos os setores, a metodologia OKR (Objetivos e Resultados-chave, na sigla em português) ajuda as empresas a mirar nos alvos certos com a participação de diretores a colaboradores de todas as áreas. Desta forma, contar com as duas ferramentas pode elevar a produtividade e reduzir de forma grandiosa o tão temido estresse no ambiente de trabalho, pois os colaboradores se sentirão motivados a trabalhar em cima de metas claras e resultados tangíveis.
O OKR possibilita estruturar objetivos macro (definidos pela direção) e específicos por áreas, estabelecidos entre colaboradores e líderes. O primeiro passo para adotar a metodologia é explicar ao seu time como as definições de objetivos e métricas de resultados afetam a performance da equipe como um todo. Pois os times devem trabalhar em cima de metas macro e específicas, ou seja, precisam estar em sinergia no dia a dia.
Por isso, permita que seus colaboradores se familiarizem com as diretrizes básicas do OKR. Além disso, incentive sua equipe a participar de um brainstorm para definir quais serão os objetivos específicos e lembre-se de que eles devem estar diretamente relacionados e alinhados às metas macro da empresa.
Algumas regras de ouro que devem ser observadas para adotar o OKR são:
- Todos devem, obrigatoriamente, conter números;
- Todos devem ser mutuamente acordados entre gestor e colaborador;
- Cada pessoa deve possuir, no máximo, 5 objetivos macro com 4 resultados chave para cada objetivo macro;
- Ao menos 60% dos objetivos devem ser definidos pelo próprio colaborador que trabalhará neles;
Se você quer saber mais sobre como adotar o OKR na sua empresa, assista abaixo o webinar do nosso CEO, Antonio Carlos Soares, basta dar o play:
Aprimore o OPSP com o Orçamento Base Zero
Para realizar um planejamento estratégico eficiente é preciso fazer uma eficaz alocação de investimentos. O Orçamento Base Zero (OBZ) oferece, justamente, uma visão minuciosa de gastos obsoletos e recursos que podem ser melhor utilizados pela empresa. Por isso, antes de montar o OPSP, você pode revisar os seus orçamentos com os instrumentos do OBZ.
O Orçamento Base Zero é um modelo de gestão orçamentária que pensa o capital do zero e acrescenta somente o imprescindível para entregar um trabalho de qualidade. Para isso, a ferramenta conta com a participação de todos os gestores, que apresentam as funções e os gastos de sua área. Em vez de comparar os números de um período para outro, como é a proposta convencional, o OBZ possibilita uma visão completa do orçamento.
A partir das informações coletadas pelos gestores, cria-se o limiar, que significa o mínimo para fazer a empresa funcionar. Em seguida, os líderes votam sobre o que é essencial e incremental para a empresa. As decisões formam uma torre de importância: quanto mais acima maior sua relevância para a gestão da empresa.
Os principais conceitos do Orçamento Base Zero são:
- Liminar: custo mínimo que uma empresa precisa para operar;
- Incremental: recursos não essenciais ao funcionamento da instituição;
- Torre: ordem de importância dos recursos avaliados.
A decisão de corte, no entanto, deve ser realizada com parcimônia. Um artigo da McKinsey mostra que quando os executivos vão preparados para riscar gastos do orçamento, a redução pode chegar a 5%, mas quando se cria uma cultura de gerenciamento de custos, que estimula os gestores a justificar de forma precisa os investimentos, a economia pode chegar a 40%.
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Software de gestão para te ajudar na visão do todo
Nada melhor para alinhar os objetivos da empresa com as tarefas dos colaboradores do que um software de gestão do trabalho. Com o Runrun.it você pode centralizar todas as informações e acompanhar o desenvolvimento das atividades em tempo real em qualquer lugar de forma transparente e ágil.
Com o Runrun.it os gestores podem delegar tarefas, que orientam os colaboradores sobre os objetivos da empresa na prática, consolidando as responsabilidades de cada membro da equipe e permitindo que os líderes verifiquem pontas soltas entre a produção e as definições da empresa no OPSP. O Runrun.it ainda gera relatórios de desempenho que podem te ajudar a avaliar a produtividade da sua equipe, fornecendo informações para a elaboração de metas específicas para a sua equipe. Crie sua conta grátis: https://runrun.it.
