Kick-off: como fazer a reunião decisiva de iniciação do projeto

Kick-off: como fazer a reunião decisiva de iniciação do projeto

Quem acompanha algum esporte já deve ter sentido aquele friozinho na barriga ao ouvir o apito inicial ou ver a luz verde que dá a largada de uma corrida. É a partir dali que as táticas começam a ser colocadas em prática com o intuito da vitória. Na iniciação de um projeto, não é diferente. Após montar um escopo, realizar a estrutura analítica, organizar o cronograma, construir um planejamento, é hora do kick-off, o pontapé inicial que marca o início do projeto.

Mas o kick-off não é apenas uma data no cronograma, ele é parte da estratégia para o sucesso do projeto. Tampouco o kick-off é uma reunião qualquer. Ele precisa ser visto como “a reunião”! É este encontro que coloca na mesma página todas as partes envolvidas, respondendo perguntas como “como estamos?”, “onde queremos chegar?”, “quais os próximos passos logo após esta reunião?”, definindo um norte comum a todos. E é sobre este evento importante que vamos tratar neste artigo. Acompanhe! 

 

Por que realizar um kick-off?

Kick-off. Este termo, importado da língua inglesa e do universo dos esportes para o ambiente empresarial, significa começar, dar o pontapé de saída. Isto deve acontecer em um encontro profissional, uma reunião das partes interessadas em um projeto, a kick-off meeting, que oficializa o início do projeto.

Segundo o PMO – Escritório de Projetos, a reunião de kick-off é a primeira de um projeto, na qual deve ser apresentada a pessoa que irá gerenciá-lo e como ele será gerenciado.

Mas por que marcar uma reunião de negócios para iniciar um projeto? Por que não apenas começar e poupar tempo? A resposta é simples: é justamente o kick-off que garante o melhor investimento do tempo durante a execução do projeto.

Como disse Aristóteles: “Um bom começo é a metade”. Se pensarmos pelo prisma da cronêmica, estudo  que relaciona o papel do tempo na comunicação, aplicada ao ambiente do trabalho, poderemos observar que muitos líderes não evidenciam as suas crenças a respeito do tempo e acabam não direcionando a equipe a investir tempo no que realmente ele quer. O kick-off é uma oportunidade de estabelecer as urgências e expectativas e melhorar a forma com que será feita a gestão do tempo.

É também no kick-off que gerente de projeto, líderes e membros da equipe irão visualizar juntos, pela primeira vez, todo o ciclo de vida previsto, cada resultado esperado e como o trabalho de cada um será importante para o cumprimento do cronograma e o sucesso do projeto.

A transparência e a objetividade são um meio de conseguir reuniões mais produtivas futuramente, pois, com as orientações já bem definidas no kick-off, os encontros acontecerão em casos de tomadas de decisão, discussão de algum assunto importante ou para apresentação de resultados ou treinamentos.

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Como fazer um bom kick-off

Para você, a primeira impressão é a que fica? Saiba que o mesmo vale para o kick-off, já que ele é o primeiro encontro dos profissionais envolvidos, onde serão alinhados todos os aspectos necessários para o bom andamento do projeto. Apresentar bem a proposta para engajar os participantes faz parte da química deste primeiro encontro. Por isso, é preciso montar uma apresentação atraente e coerente.

A metodologia de gerenciamento PMO, coloca a reunião do kick-off em uma posição hierárquica e ressalta que se um kick-off for mal feito pode levar o projeto ao fracasso. Por outro lado, quando a reunião é bem conduzida, os stakeholders sentem-se confiantes e ficam motivados a trabalhar para alcançar os objetivos do projeto.

Elaborando um bom kick-off, de acordo com a Metodologia PMO

A elaboração de um kick-off bem sucedido, segundo a metodologia PMO, se dá em quatro etapas e começa antes dele. Vamos conhecê-las:

1. Antes de convocar o kick-off

Faça as seguintes perguntas e só passe para a etapa dois com as respostas em mãos:

Qual informação devo ter para convocar o kick-off?

O PMO recomenda fazer o levantamento do Termo de abertura do projeto e do Registro das partes interessadas.

Quem devo convocar para a reunião?

O Registro das partes interessadas irá guiar a identificação de pessoas que devem estar na reunião de kick-off. Basicamente, estas partes interessadas são o gerente de projeto, os líderes e os membros das equipes envolvidas. Também é possível convocar os gestores sêniores, para que eles estejam cientes das necessidades do projeto e consigam ajudar de alguma maneira, os patrocinadores do projeto e o cliente, caso você queira obter a opinião dele. Cada área envolvida deve ter pelo menos um participante presente. Antes da convocação, valide data e horário com todos.

Qual material devo anexar ao convite da reunião?

A metodologia rege, como padrão, anexar o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas ao convite para que os participantes possam validar esses documentos.

Como convocar a reunião?

O convite para toda a equipe pode ser feito por e-mail, com o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas anexados. O PMO sugere um modelo de texto para este e-mail:

Srs,

Aguardo vocês para a reunião de kick-off do projeto onde apresentaremos o projeto em detalhe e as responsabilidade do time do projeto.

Caso alguém não possa participar, peço que envie um representante já que o projeto poderá impactar sua área.

Segue o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para validação do grupo.

Cordialmente, XXX.

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2. Até o kick-off

Aqui, você irá se preocupar com os preparativos do kick-off, listados abaixo:

Elaborar as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

Baseado no Termo de abertura do projeto, proponha uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) a ser validada no kick-off. Usando o dicionário da EAP, registre os responsáveis por cada entrega.

A Metodologia PMO sugere o uso da matriz RACI para elencá-los, começando por quem é responsável pela execução e quem será o aprovador e complementando com quem deve ser consultado e informado em relação às entregas.

Porém, se esses detalhes ainda não estiverem muito bem definidos ou se o projeto tiver muitas entregas, é melhor citar no kick-off que haverá outra reunião para relacionar as entregas com os responsáveis.

Preparar a apresentação

A apresentação do kick-off servirá de base para a reunião inicial do projeto. Estruture-a em quatro partes:

PARTE 1

Procure meios de envolver os ouvintes e fale sobre a importância do engajamento de cada um no projeto. O PMO diz que este é o melhor momento para questionar qualquer informação. Deixe explícito que a participação de todos é fundamental para o sucesso do projeto, enfatizando que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas. 

PARTE 2

Explique o projeto, diga por que que ele foi iniciado, seus objetivos e quaisquer informações que julgar relevantes sobre ele. Você pode dividir esta parte em subtópicos, por exemplo: Justificativa do Projeto; Premissas e Restrições; Escopo do projeto; Principais Pontos de Atenção; Marcos com orçamento macro.

PARTE 3

Esta parte tratará do gerenciamento e do controle do projeto. O gerente de projetos aproveita o kick-off para deixar evidente todos os procedimentos relacionados à gestão do projeto, como será feita a aprovação das mudanças solicitadas, como se dará a comunicação etc. O importante aqui é que ninguém fique com dúvidas em relação às etapas do projeto. Você pode se guiar por subtópicos (Iniciação; Planejamento; Execução e Controle; Encerramento) e ir tirando as dúvidas dos ouvintes ao final de cada um deles. 

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PARTE 4

Esta parte trata dos “próximos passos” e exibe o que deve ser feito logo que se encerra o kick-off, como as ações que validem o que foi apresentado, as próximas reuniões e as atividades que estão por vir.

Escolher um gerenciador de tarefas

Já que estamos falando sobre recursos e organização das tarefas e dos responsáveis por elas, este é um bom momento para considerar a adoção de um software como o Runrun.it, que facilita a gestão de múltiplos projetos, uma vez que possui funcionalidades que permitem acompanhar todas as etapas, equipes e pessoas.

3. Durante o kick-off

Logo no início, deve ser apresentado quem irá conduzir o kick-off – geralmente é o gerente de projetos ou algum outro executivo – e quem fará o registro da reunião. É importante que haja alguém responsável por anotar todas as sugestões, mudanças e por gerar a ata. 

O kick-off é o momento de criar uma ótima impressão, ganhar a credibilidade de todos e conseguir o engajamento das pessoas. Isso está ligado à confiança de quem estará conduzindo a reunião e de uma apresentação bem estruturada.

Os slides da apresentação servirão como guia do kick-off. Como explicamos anteriormente, ela deve começar falando sobre a importância de cada um para o projeto e que o envolvimento tardio pode ter consequências negativas. Aqui, pode ser usado um gráfico de impacto dos custos para enfatizar que as mudanças sugeridas com atraso, além de gerarem mais custo para a organização, podem não ser aprovadas facilmente.

Atenção à ata do kick-off

A ata da reunião de kick-off deve registrar todos os detalhes do evento para consultas futuras. O MS Word é a ferramenta preferida para criá-las, mas ela também pode ser feita no Excel, no PowerPoint, no Outlook ou e-mail. 

A primeira seção do modelo traz detalhes generalistas, como data, condutor da reunião, participantes e os principais pontos de discussão da reunião (ordem do dia). Deve ser um conjunto de pontos descrevendo os diferentes tópicos planejados para serem discutidos.

O resumo da discussão deve conter uma lista detalhada dos argumentos, trazendo os nomes das pessoas e o que elas falaram.

Uma seção que não pode faltar no documento da ata é a de Itens de ação e registro de decisão, que ajuda a controlar as tarefas acordadas na reunião. A atribuição de itens de ação é muito útil, pois cada item de ação terá um proprietário e prazo. Cada ação tem um número, um item de ação (qual é a tarefa), um proprietário (responsável pelo trabalho) e a data de vencimento (prazo da tarefa).

A seção do registro de decisão captura as decisões tomadas no kick-off. As decisões também devem ser identificadas com um número, data, trazer uma descrição e quem foi o autor da decisão.

Estas seções citadas acima fazem parte de um modelo padrão de ata de reuniões, mas você pode criar o próprio formato para a ata do kick-off. As informações que não podem faltar são: título da reunião, hora e local, participantes ou justificativas de não comparecimento, agenda ou pauta da reunião, itens discutidos e itens de ação pendentes. Se quiser, também pode incluir mais seções, como orçamento, riscos, etc. 

4. Depois do kick-off

Revise seu Termo de abertura do projeto conforme as anotações feitas na reunião de kick-off e envie-o para aprovação junto com a ata da reunião o mais breve possível. Se houver muitos envolvidos, consiga a aprovação dos representantes de cada área.

Enviar a ata é um detalhe que não pode ser esquecido, porque é muito fácil esquecer ou confundir o que foi dito. Com tudo registrado, esses ruídos são eliminados. A ata é um documento de acompanhamento vital, que contém todos os detalhes do kick-off, como a pauta da reunião, a data e os participantes. Ela pode ser usada como ponto de partida para novas reuniões e também serve para compartilhar informações com pessoas que não puderam participar do kick-off.  

E no remoto, como fica o kick-off?

Com a intensificação do trabalho remoto causada pela pandemia, em 2020, é provável que você se depare com a possibilidade de realizar o kick-off através de uma reunião virtual. Isto porque, neste processo de home office, muitas equipes possuem membros que estão geograficamente distantes ou stakeholders alocados em diferentes cidades ou até países.

Como sabemos, as famosas “calls” podem ser cansativas ou não trazerem o mesmo resultado de uma reunião presencial. Algumas pesquisas já foram feitas sobre isto e comprovaram que, devido à ausência da linguagem corporal, essencial na troca de informações, o cérebro acaba realizando um esforço muito maior para compreender o que está sendo dito.

Dada a importância do kick-off, como driblar esse obstáculo? Aqui vão algumas dicas valiosas para garantir o sucesso da reunião de partida do projeto:

  • A pessoa que conduzirá a reunião deve estar num local com fundo neutro, para evitar distrações.
  • A conexão com a internet deve ser a melhor possível.
  • Peça para os participantes deixarem os microfones desativados enquanto não estiverem falando.
  • Peça que utilizem o recurso de “levantar a mão”, quando precisarem tirar dúvidas ou dar sugestões. O uso do chat também é bem-vindo.
  • Deixe a sua apresentação bastante atrativa, com elementos visuais que chamem a atenção para pontos específicos.
  • Para substituir dinâmicas e interações, comuns aos kick-offs presenciais, adote o uso de softwares que facilitem a interação entre as pessoas, como o Miro, para isto, crie logins para os participantes e compartilhe com eles com antecedência. Se precisar dividir os ouvintes para fazer reuniões de equipes, utilize as breakout rooms.
  • Tente não ultrapassar 60 minutos de reunião. Caso precise durar mais que isso, programe pausas.
 

Pós kick-off: melhores práticas de gerenciamento de projeto

Na reunião de kick-off, são movidos esforços para alinhar o relacionamento e as expectativas com o cliente e com todas as partes interessadas no projeto. Uma apresentação bem feita motiva toda a equipe, fazendo-as reconhecer o impacto do trabalho de cada um.

Ao sair do kick-off, todos têm em mente os resultados que estão sendo esperados, para garantir uma boa execução, nada melhor que unir forças com a inteligência artificial e a automação. Para iniciar os trabalhos de forma integrada e bem organizada, utilizar um gerenciador de projetos e atividades é indispensável.

O Runrun.it é uma ferramenta que deixa toda a equipe na mesma página, melhorando a comunicação e automatizando os fluxos. De fácil implementação, ela ainda permite acompanhar de perto o ciclo de vida do projeto, tarefa por tarefa, com detalhamentos de produtividade, tempo e recursos.

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