Por quê a gestão de produtividade é importante para seu negócio

Por quê a gestão de produtividade é importante para seu negócio

A busca pela produtividade é um tema recorrente no mercado de trabalho. Para atingir os objetivos idealizados pela empresa, gestores e líderes usam um arsenal de ferramentas para acompanhar, conferir e aprimorar as entregas dos processos produtivos e criativos realizados pelos colaboradores. Sendo assim, a gestão de produtividade cumpre a importante função de identificar e alinhar comportamentos em favor do fluxo de trabalho, além de fomentar a colaboração e o engajamento entre os integrantes da equipe. 

Com as mudanças ocasionadas pelo avanço tecnológico, fatores climáticos e mais recentemente a pandemia de COVID-19, esse conjunto de técnicas precisou ser adaptado a um novo contexto, no qual é exigido um alto nível de produtividade, mas também são levantadas questões quanto ao bem-estar dos trabalhadores. Afinal, um bom resultado não diz respeito somente à qualidade e à quantidade de atividades realizadas, mas à satisfação das pessoas envolvidas nos processos e principalmente, aos cuidados para se evitar a sobrecarga de trabalho. 

Portanto, a gestão de produtividade assumiu uma visão conciliatória, na qual suas análises e percepções caminham para equilibrar o ritmo produtivo pretendido pela diretoria com as capacidades e habilidades dos colaboradores. Nesse artigo, vamos mostrar como esse método pode auxiliar a sua empresa no alinhamento das diretrizes e metas estabelecidas e a promover um formato de produtividade competitivo e saudável para todos. 

 

O que é a produtividade?

O entendimento do que é a produtividade está diretamente ligado às atividades trabalhistas feitas pelo ser humano desde a Pré-História. Essa relação entre o tempo utilizado para desempenhar uma tarefa e os recursos aplicados na execução dela está presente em todos os ramos de atuação. Tanto na fabricação de produtos quanto na entrega de funcionalidades, a produtividade é considerada um item fundamental a ser registrado nos relatórios de líderes e coordenadores. 

O termo como conhecemos hoje foi criado pelo economista francês François Quesnay, no século 18, mas ganhou força com a Primeira Revolução Industrial, que se iniciou no mesmo período, na Inglaterra. Com o passar do tempo, outros modelos de produção em massa foram ganhando força, como o Fordismo, com a implantação das linhas de montagem e definição de uma jornada de trabalho de oito horas como conhecemos hoje. 

Ainda no segmento automotivo, a Toyota mudou o cenário com o toyotismo, focando na descentralização das decisões, o incentivo ao trabalho em equipe, a criação de jornadas flexíveis e a redução do desperdício de recursos, aspecto fundamental da metodologia lean. Hoje, presenciamos uma outra era, na qual a tecnologia, por meio de aplicativos e softwares de gestão, traz uma série de benefícios para o workflow das empresas. 

>> Leitura recomendada: Conheça a produtividade 4.0 e seus benefícios

Ao passo que os recursos tecnológicos trouxeram novas oportunidades para se alcançar índices de produtividade surpreendentes, a pressão por esses resultados impactaram as rotinas profissionais e principalmente a saúde física e mental dos colaboradores. A sobrecarga de trabalho, sobretudo no home office, impactou no sentimento de esgotamento após o fim do expediente para 61% dos funcionários, conforme pesquisa feita por nós do Runrun.it. 

No entanto, isso não significa que a dinâmica de trabalho provocou uma alteração na produtividade, pois muitas pessoas se sentem mais dispostas e criativas no modelo híbrido ou remoto. O problema está em outro ponto: a ausência da gestão de produtividade nas empresas. Um estudo feito pela Ahgora, empresa especializada no desenvolvimento de tecnologias para a gestão de equipes, apontou que 59% das corporações não contam com nenhum método de controle de produtividade no home office ou de gestão do ponto. O número das empresas que não gerenciam a entrega das tarefas e o cumprimento da jornada a distância é ainda mais preocupante: 71%. 

Sem esses parâmetros de acompanhamento, as expectativas se tornam irreais e prejudicam o bem-estar e a motivação das equipes. Por isso, a gestão de produtividade é necessária para ajustar os ponteiros e criar um ambiente de trabalho agradável e realista, para que sejam colhidos bons frutos na instituição. Mas afinal, o que é a gestão de produtividade? É isso que vamos explicar a seguir! 

O que é a gestão de produtividade? 

Basicamente, a gestão de produtividade é um conjunto de práticas que visa administrar e acompanhar os elementos que influenciam a produtividade dentro da organização, a começar pelas metas criadas no planejamento estratégico, passando pela gestão de tarefas, fluxo de trabalho e gestão de equipes. Essa espécie de monitoramento verifica quais são as ações positivas que estão funcionando no momento e quais são os aspectos que precisam ser monitorados com um outro olhar, sempre com o objetivo de trazer equilíbrio entre produção e resultados. 

A gestão de produtividade é dividida em quatro pontos principais. São eles: 

1 – Medição 

A primeira etapa da gestão de produtividade é a própria mensuração dos indicadores. Essa análise é feita com base nos KPIs (Key Performance Indicators) definidos ou outros índices que são medidos por meio da comparação. Para você não ter dúvidas na hora de escolher os critérios de avaliação, selecionamos alguns exemplos de indicadores de eficiência que você pode utilizar: 

  • Produção por período: permite que você calcule o quanto foi produzido em certo período de tempo (hora/dia/semana/mês) por uma equipe de criação ou desenvolvimento. Para ter dados mais apurados, o ideal é utilizar um timesheet automático.
  • Tempo máximo de resposta: medir o tempo de resposta vai te ajudar a entender se o SLA acordado com outras áreas ou clientes está sendo cumprido.
  • Entregas no prazo: as entregas feitas dentro do lead time podem mostrar vários dados interessantes, como a capacidade que a sua equipe tem de cumprir prazos e se todos os processos estão funcionando e caminhando na direção correta. No futuro, eles podem ser atrelados aos índices de satisfação do cliente com os serviços prestados pela sua empresa.
 

2 – Análise

Após determinados os indicadores que serão estudados, é preciso transformar os números em informações relevantes para entender o cenário que a sua empresa vive. Estruturada em dados e métricas coletadas, essa análise deve ser objetiva, comparando as informações para observar se houve um crescimento ou redução do indicador em questão. É importante salientar que esse procedimento deve ser executado com muita cautela para que possíveis impressões incorretas não aconteçam. Se sobrar alguma dúvida, não hesite em consultar as informações novamente. 

3 – Planejamento 

A partir das conclusões obtidas pela análise dos indicadores, é chegada a hora de avaliar o que pode ser feito para retomar o caminho dos bons resultados. A realização de uma reunião de planejamento ajudará os líderes responsáveis a trocar ideias e sugestões que podem ser benéficas para o futuro da empresa. Com uma gestão flexível, é possível repensar as estratégias e alinhar todos os departamentos da organização em torno de um mesmo propósito, que agora está baseado em dados realistas. 

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4 – Execução das melhorias 

A última etapa prevista na gestão de produtividade é a efetivação das propostas elaboradas em conjunto com líderes e colaboradores. Essas novas metas e objetivos vão exigir uma reformulação dos indicadores, para que o acompanhamento seja contínuo e consiga perceber se as mudanças surtiram o efeito esperado, tanto no desempenho dos colaboradores quanto na quantidade de entregas realizadas. 

Gestão de produtividade como fator motivacional

Quando destrinchamos a gestão de produtividade em suas bases, a primeira impressão é que essa prática é bastante focada em números e dados. Contudo, isso é apenas parte do processo. Ao observar a gestão de produtividade mais detalhadamente, podemos perceber que ela está diretamente ligada ao fator humano, logo, está bastante relacionada à gestão de pessoas

Considerar um colaborador produtivo leva em consideração diferentes critérios de avaliação, tanto em relação ao trabalho realizado quanto ao comportamento pessoal. Antes de tudo, precisamos entender que a maior quantidade de entregas não representa maior eficiência de um indivíduo, pois mesmo desempenhando sua função, ele pode não estar totalmente engajado com o ideal pregado pela empresa. 

A imagem do colaborador desmotivado muitas vezes é associada à falta de cumprimento dos prazos ou apatia física aparente. Entretanto, esses não são sinais únicos e dominantes da ausência de engajamento. A motivação em pertencer ao seu espaço de trabalho está também na colaboração da pessoa com seus colegas ou na participação em campanhas e lançamentos que são importantes para a organização como um todo. 

A gestão de produtividade tem a capacidade e as ferramentas para compreender os indivíduos como um todo e assim, fazer com que, ao identificar pontos fora da curva, os gestores exerçam seu papel de liderança e busquem maneiras de compreender as dificuldades ou insatisfações dos integrantes da sua equipe de maneira empática. Com instrumentos como o one a one e a avaliação 360º, é possível estabelecer uma relação de confiança, que incentive o crescimento profissional. 

A tecnologia também auxilia nesse processo, ainda mais em uma era onde a cultura de dados é essencial para o gerenciamento de uma empresa. Métodos como o People Analytics, por exemplo, se estruturam na coleta e organização dos dados dos colaboradores. Com o recurso, os gestores podem entender movimentos como a alta rotatividade dos funcionários em um departamento, a queda na entrega dos resultados e as oportunidades de reskilling dentro da própria organização.

Para entender como essa tendência aumenta a produtividade, assista ao webinar sobre o tema. 

O tempo e a gestão de produtividade 

O tempo é um item primordial na fórmula da produtividade. Isso não se refere à ideia do quanto mais ágil melhor, mas sim ao aproveitamento qualitativo desse elemento tão importante que muitas vezes parece escorrer de nossas mãos. A gestão do tempo pode parecer algo básico e simples para quem observa externamente, mas sabemos que em decorrência de uma jornada mais dinâmica, muitas vezes somos surpreendidos por contratempos que prejudicam a entrega no prazo estabelecido. 

A administração do tempo está relacionada ao controle da sua gestão de tarefas e na objetividade na hora de definir suas prioridades do dia, sem esquecer de abrir espaço na agenda para possíveis imprevistos. Atualmente, com ferramentas analógicas e digitais, é possível planejar e executar as tarefas em ordem de importância e urgência, assim como também é necessário saber delegar atribuições para outros membros da equipe. Parece óbvio, mas essas pequenas posturas trazem um grande impacto para a produtividade. 

>> Leitura recomendada: Aprenda a priorizar as tarefas com a Matriz de Eisenhower

Por isso, softwares com recursos completos, como o Runrun.it, são aliados para gestores que procuram estabelecer uma rotina produtiva e saudável, contando com ferramentas disponíveis em uma só tela, que favorecem a organização do workflow, o acompanhamento dos processos, a comunicação dos times e a identificação da capacidade de cada usuário da sua equipe. 

A influência da gestão de produtividade nos resultados das empresas

A gestão de produtividade é diretamente interligada com os resultados de uma empresa e vai além do aspecto financeiro. Logo, quando bem aplicada, é possível ver os resultados relevantes em diversos departamentos, como na economia de recursos, no aumento da capacidade produtiva e da qualidade dos produtos e serviços, no maior engajamento dos colaboradores e, por consequência, nas entregas de valor para os clientes. 

Como promover a gestão de produtividade no trabalho

Existem inúmeras práticas que contribuem para que uma empresa abrace os preceitos da gestão de produtividade no ambiente organizacional e com isso, consiga impactar o próprio quadro de colaboradores em torno dos propósitos corporativos. Pensando nisso, selecionamos algumas sugestões que você como líder pode aplicar e usufruir dos benefícios na sua companhia. 

Intercâmbio multidisciplinar 

Um estudo realizado pela consultoria McKinsey identificou que as corporações multinacionais apresentavam resultados mais expressivos quando o assunto era produtividade, principalmente frente às empresas locais. Mais que o poder aquisitivo e a força dessas companhias, a sacada estava na rotação dos gestores pelas organizações do grupo ou em um nível mais reduzido, pelos próprios departamentos. 

O processo acontecia da seguinte forma: a cada período determinado de tempo, os líderes eram transferidos para outras áreas relacionadas e traziam novas ideias para o contexto de trabalho. Finalizado esse ciclo periódico, eles eram remanejados para outros departamentos. Parece confuso, não é? Na verdade, as inovações trazidas por esses gestores ficavam nas equipes mesmo após a saída deles para a realização de outras funções. Ou seja, havia uma retenção do conhecimento e uma troca constante de experiências que ajudavam a manter a produtividade dos integrantes da equipe. 

Uma forma mais reduzida de promover esse intercâmbio do saber é a formação dos squads, grupos compostos por profissionais com diferentes tipos de inteligência que, juntos, cooperam para a entrega de um projeto específico. Cada vez mais populares, os squads já mostraram agregar uma vantagem competitiva, uma vez que as equipes ficam mais concentradas e dedicadas em função de uma meta única. Com autonomia para tomarem suas decisões, os grupos se tornam mais colaborativos e produtivos. 

Organizar para concentrar 

Uma das dicas mais divulgadas a respeito da concentração é a de que a organização tem efeito direto na produtividade. E isso vale não somente para o ambiente físico de estudos ou trabalho, mas também para os dispositivos utilizados para manter a gestão de tarefas em dia. 

Começar pela definição das prioridades já é um grande passo rumo a melhores resultados. Mas isso pode ser aperfeiçoado com o uso de programas e sistemas que ajudam na organização das demandas de forma automática. Nesses softwares, é possível criar checklists, filtros e alertas que estabelecem uma nova ordenação de afazeres para o seu cotidiano, tornando a sequência de atividades mais leve e fluída. 

Gif mostrando o ícone de tarefa urgente sendo ativado no Runrun.it
No Runrun.it, você pode definir suas prioridades sinalizando a urgência das tarefas

Quando consideramos o trabalho remoto, também é preciso pensar em criar um espaço adequado e organizado para a execução das atividades. A escolha de lugares livres de distrações promove uma concentração mais plena e você pode atingir um nível maior de eficiência sem muito esforço. 

Leitura recomendada: Concentração total nas suas atividades com o estado de flow

Feedbacks 

Assim como as análises de indicadores são necessárias para um novo planejamento, as avaliações de desempenho são primordiais para a evolução dos colaboradores de uma empresa. Esses retornos servem como uma retrospectiva das ações que são positivas e daquelas que precisam ser revistas. A gestão de produtividade oferece os mecanismos para que os gestores atuem de forma mais próxima e amigável, auxiliando assim toda a sua equipe a progredir conjuntamente, o que certamente irá estimular uma nova fase produtiva nos departamentos e por consequência, nas empresas. 

Uso da tecnologia 

Essa é uma tecla que apertamos várias vezes ao longo desse conteúdo, para ressaltar o valor que os aparelhos tecnológicos trazem para o trabalho. Vivemos em uma era digital e não podemos abrir mão das vantagens possibilitadas por essas ferramentas. Além de facilitarem o acesso dos recursos em qualquer lugar, elas integram um mundo de possibilidades, incentivando a busca por conhecimento e por resultados melhores. 

Gestão de produtividade em um só lugar

Considerado o software mais fácil de usar do mundo pela G2 Crowd, o Runrun.it contempla as atividades da gestão de produtividade, oferecendo widgets e elementos que facilitam o planejamento e a tomada de decisão dos gestores. Isso sem falar que o sistema favorece a comunicação entre as equipes e a funcionalidade do usuário convidado permite que seus clientes e pessoas de fora de sua empresa tenham acesso a materiais compartilhados e aprovem demandas em um só lugar. Experimente essa novidade e todos os recursos do Runrun.it criando uma conta grátis: https://runrun.it/

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Pesquisas e conteúdos mencionados

https://revistagalileu.globo.com/Sociedade/Comportamento/noticia/2019/12/como-o-conceito-de-produtividade-mudou-desde-revolucao-industrial.html

https://diariodocomercio.com.br/gestao/pesquisa-aponta-que-falta-gestao-da-produtividade-no-trabalho-remoto/

https://use.runrun.it/resultado-pesquisa-burnout/

https://www.mckinsey.com/featured-insights/china/why-management-matters-for-productivity

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