Como desenvolver um briefing criativo no home office?

Como desenvolver um briefing criativo no home office?

Sempre que um processo criativo está para começar é feito um resumo da tarefa em questão – o briefing. Com a adesão ao trabalho remoto, as agências precisaram adaptar práticas importantes do processo de criação. Pensando nisso, neste artigo, trazemos dicas interessantes e focamos nas competências essenciais que podem ajudar na elaboração do briefing criativo no home office, levando em conta as dificuldades que surgem no trabalho remoto. Confira!

 

O impacto do home office nas equipes criativas

Este artigo poderia estar dividido em duas partes: uma com dicas para fazer um briefing criativo no home office e outra sobre como fazer um briefing criativo no home office em tempos de incertezas, como uma pandemia. Isso porque os desafios do trabalho remoto se tornaram ainda maiores num contexto carregado de angústias, como o do isolamento social e mobilidade reduzida impostos pela Covid-19. 

Sabemos que o home office possui inúmeras vantagens e que sempre foi defendido por profissionais da publicidade e do marketing, porém, a forma brusca com que ele foi imposto trouxe consequências à saúde mental e afetou a produtividade das equipes criativas, como mostram diversas pesquisas.

>> Leitura recomendada: Saúde mental no home office: como cuidar do bem-estar

Outra dificuldade que surgiu com o home office foi justamente a falta de contato com as pessoas e a comunicação entre os membros das equipes. A pesquisa da Global Line com 145 empresas multinacionais que atuam no Brasil mostrou isso.

Dados da pesquisa da Global Line a serem considerados na hora de redigir um briefing criativo no home office

Por outro lado, o Ideas Report, criado pelo WeTransfer, avaliou como a Covid-19 afetou a criatividade de cerca de 35 mil pessoas do mundo todo e trouxe conclusões interessantes. 

Resultados da pesquisa Ideas Report, do WeTransfer com dados animadores a considerar na hora de escrever o briefing criativo no home office

Portanto, chegamos à conclusão que tudo o que iremos apontar aqui é bem-vindo em qualquer situação e podem ajudar equipes criativas a se comunicarem melhor para produzir com mais qualidade em qualquer situação.

Briefing criativo no home office: uma mudança no pensamento

O briefing criativo é um resumo do que deve ser executado em um pedido interno de trabalho (PIT), uma espécie de documento inicial de qualquer projeto publicitário e um verdadeiro guia com instruções para todos os envolvidos na atividade. Ele pode contribuir para o sucesso ou para temidas refações, por isso, quem o redige deve ser capaz de mapear o problema do cliente e sugerir soluções criativas, bem como fornecer todas as informações e fontes necessárias para o desenvolvimento do trabalho. Mas será que dá pra fazer um briefing criativo no home office do mesmo jeito de antes?

A psicologia e a filosofia trabalham com o interessante conceito de “zeitgeist”, um termo alemão que significa algo como “espírito da época” e explica que determinada coisa só acontece porque os fatores culturais e intelectuais, presentes no momento do seu desenvolvimento, contribuem para o seu surgimento e, sem isso, provavelmente não haveria “estímulo” para que ela aparecesse. 

Estamos definitivamente na era do trabalho remoto. Se formos por esse viés do zeitgeist e contemplarmos todas as mudanças que o home office trouxe para as organizações e para os trabalhadores, poderemos entender melhor como é importante mudar também o pensamento para se adequar à nova realidade em todos os aspectos. Isso impacta também a forma de criar o briefing criativo no home office.

Adaptação e aprendizado, inclusive, foram duas habilidades que se fizeram necessárias na migração do escritório para o home office e elas devem permanecer como diferenciais competitivos mesmo no pós-pandemia.

Usando a tecnologia como sua aliada

Dentro de qualquer instituição, ter uma comunicação eficaz faz parte de uma gestão estratégica, porque é determinante para obter bons resultados. No home office, sem o contato físico entre as pessoas, a forma de trocar ideias se modificou, acontecendo até de maneira assíncrona, e se comunicar bem se tornou fundamental. Portanto, é preciso levar isso em consideração, pois melhorar a comunicação também é melhorar o briefing criativo no home office.

Se antes o profissional do atendimento ou da gestão de projetos já representava um elo entre o cliente e a empresa, no trabalho remoto manter esse contato bem azeitado e distribuir as informações com as equipes de forma transparente pode exigir um esforço maior, mas não pode deixar de existir. É aí que entram as estratégias de comunicação, usando tecnologias como aliadas e não como causadoras de ruídos. 

Limite o uso de ferramentas  

Checar e responder e-mails, distrair-se com notificações de aplicativos de mensagens, tudo isso já está mais que comprovado que prejudica a comunicação – pois mensagens podem ser facilmente perdidas, consome tempo e ainda diminui a produtividade. Evite passar um briefing criativo no home office (ou em qualquer outro modelo de trabalho) retalhadamente ou por meio de diversos canais.

Utilize um gerenciador de tarefas

Numa era de aceleração digital e data-driven marketing, usar um gerenciador de tarefas inteligente e que deixa na mesma página funcionários e stakeholders, como o Runrun.it, é uma boa saída. Ao abrir uma tarefa e redigir o briefing criativo no home office, saber que pode contar com aquelas informações na nuvem, que podem ser acessadas de qualquer lugar de forma segura e centralizada, já é um grande passo para o sucesso do projeto. Lá também podem ficar registradas todas as ideias, facilitando a dinâmica e a sinergia com a equipe. No Runrun.it, a tarefa criada aparece na lista ou no quadro do colaborador e, para reforçar, ele ainda recebe um e-mail sendo comunicado sobre a nova demanda ou sobre qualquer novidade na atividade.

Gif simulando a um briefing criativo no home office com o Runrun.it
Criar um briefing criativo no home office fica ainda mais fácil com o Runrun.it

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Faça videochamadas

Esse recurso deve fazer parte do briefing criativo no home office caso seja necessário dar mais detalhes sobre o job, se sentir que os colegas ficaram com alguma dúvida ou se estiver acontecendo algum bloqueio de criatividade. Marque uma videochamada para deixar tudo alinhado e os processos criativos acontecerem com excelência. Se for possível, abra a câmera e mantenha essa proximidade com o pessoal. Melhor investir alguns minutos nisso que perder horas com refação. Depois, deixe tudo registrado no gerenciador de tarefas, como uma ata.

Como fazer funcionar um briefing criativo no home office?

Colhemos mais alguns conselhos das equipes do Google para você redigir um bom briefing criativo no home office.

O Dr. Frederik G. Pferdt, Evangelista de Inovação da empresa e e Professor Adjunto na Hasso Plattner Institute of Design da Stanford University, aposta no conceito de design thinking, que é centrado no ser humano, para gerar confiança e segurança nas mentes das equipes remotas e orienta focar nas necessidades das pessoas usando a empatia, o pensamento expansivo e a experimentação. 

Veja, a seguir, como aplicar cada uma dessas estratégias na hora de montar o seu briefing criativo no home office.

Tenha empatia

Escute mais que o normal. Já que o foco está em compreender as necessidades humanas e mudar a sua perspectiva, com a empatia é possível se inspirar nas necessidades, nos sentimentos e nas motivações das pessoas e depois começar a criar soluções relevantes para problemas reais. Ou seja, na hora de criar o briefing, coloque-se no lugar de quem vai executar a tarefa. Quais dúvidas o profissional pode ter? Do que ele irá precisar para desenvolver o seu trabalho? 

Após criar o briefing criativo no home office, peça a opinião do colaborador e tenha abertura para receber as críticas e opiniões. Ouvir e entender os criativos vai te ajudar a aprimorar cada vez mais o seu briefing criativo, pois vai te estimular a escrever com mais assertividade e buscar soluções cada vez mais eficientes.

Já que falamos sobre design, se preocupar com o design da escrita muda a forma como o texto é lido. Ao redigir e-mails ou o próprio briefing criativo, atente-se à escaneabilidade do texto, não escreva um texto corrido, sem pausas, sem parágrafos. Use termos fáceis de entender, permita-se uma escrita criativa.

O Runrun.it oferece espaço suficiente para a redação do briefing criativo de qualquer equipe, dando a opção de formatar o texto para destacar tópicos e informações importantes com o bold ou com bullets (marcadores), linkar ou anexar materiais de apoio e de referência. 

Pergunte sempre

Está com dificuldade em montar um briefing? Faça perguntas. Pergunte para o seu cliente, para o seu gestor, para a sua equipe. Segundo o Dr. Pferdt, a inovação não começa com uma grande ideia, mas sim com uma grande pergunta — um problema a ser resolvido. Pense de forma ampla, identifique problemas e os transforme em perguntas que podem ser respondidas. O design thinking, por exemplo, começa perguntando “como poderíamos resolver tal problema?”.

Com comportamentos da sociedade mudando a cada instante e novos canais surgindo, tenha em mente que o trabalho criativo pode mudar a qualquer momento. Por isso, o seu briefing criativo no home office precisa estar aberto e ser flexível. Até a atividade ser finalizada, esteja em contato com a equipe e com o cliente e, se necessário, faça edições.

No Runrun.it, a área do briefing, que é a descrição da tarefa, pode ser editada a qualquer hora. E se você preferir não mexer nela, pode registrar a mudança de direcionamento nos comentários da atividade. Esses não podem ser alterados, ficam registrados como um histórico, visível a todos os que têm acesso à tarefa, bem como as respostas àquele comentário.

Faça experimentos

Após pensar nas soluções possíveis, redija o briefing e veja se ele dará certo: se as pessoas irão entendê-lo bem, se terão dúvidas e se irão entregar um resultado satisfatório a partir dele. Há um termo no design de sistemas, o “fail-fast”, que diz respeito a falhas que podem ser imediatamente detectadas. Caso o seu briefing não tenha sido satisfatório, não encare como um fracasso, aprenda com ele e faça o próximo já com uma solução em mente.

Sem dúvidas sua mente vai querer tender a fazer o mesmo ou você pode pensar que estará perdendo tempo. Nesse aspecto, o Dr. Frederik diz que “as equipes e os líderes devem ser incentivados a encontrar novos limites e ser abertos uns com os outros, enquanto também investem na segurança psicológica”.

A máxima “Insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes.”, atribuída a Albert Einstein, traduz muito bem isso. Quando profissionais competentes, que pensam em inovação e solução, encontram em seu trabalho a segurança psicológica para colocar novas ideias em prática, experimentá-las e implantá-las, fica mais fácil ser criativo, mais produtivo e alcançar melhores resultados. 

Mantenha o senso de comunidade e o espírito de equipe

Ao investir em People Analytics, o Google entendeu melhor a dinâmica das equipes e percebeu que as que estavam trabalhando remotamente tinham mais motivação e eram mais eficientes quando priorizavam se manter conectadas e se sentir conectadas.

Jessica Peterson, Diretora do Go to Market no Google nos EUA, deu mais algumas dicas de como as equipes podem se entrosar melhor mesmo a distância, criando um senso de comunidade: as pessoas precisam conhecer umas às outras, elas podem usar interesses em comum para se conectar; pensando na beleza dos jogos, é possível gamificar processos; o Runrun.it possui um sistema de medalhas (“badges”, em inglês) que premia o usuário a partir das ações que ele realiza dentro do sistema. Quanto maior a produtividade do colaborador, mais medalhas. Por fim, demonstre gratidão sempre.

Se você conhece o profissional com quem vai trabalhar, fica mais fácil escrever um briefing criativo no home office. A cada feedback, a cada comentário, ao final de todo processo, dê sempre um agradecimento.

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Agile Marketing

Já que estamos falando da importância da comunicação e do entrosamento entre os membros do setor, um último conselho que podemos te dar para te ajudar a estruturar melhor o seu briefing criativo no home office é: adote metodologias ágeis.

O mindset ágil faz parte deste zeitgeist, que falamos no início do post. Esta época de home office, dados e aceleração digital pede metodologias que gerem respostas rápidas às mudanças, troca de experiência, trabalho em equipe e aprendizado contínuo, através de uma rotina de avaliações e feedbacks. Para saber mais sobre essa forma de pensar que tem conquistado diversos segmentos, assista ao webinar que fizemos com o nosso CEO AC Soares e com a agile coach Maíra Blasi.

As metodologias ágeis irão ajudar a elaborar melhor o briefing criativo no home office justamente por permitir tudo isso. E elas ainda ajudam no planejamento das tarefas e na distribuição delas, evitando sobrecarga de trabalho, prevendo gargalos e soluções e eliminando a necessidade de microgestão. Assim, todo time se conhece melhor, reconhece o seu valor e evolui junto.

Neste aspecto, o Runrun.it também pode ajudar, pois é repleto de métodos ágeis e ferramentas de gestão, como o gráfico de Gantt, que informa a capacidade da equipe e a disponibilidade de cada colaborador. 

Criando um briefing criativo no home office através do Runrun.it, você pode já definir o prazo daquele job e, inclusive, agendar o início da atividade. Nele também fica mais fácil  sinalizar urgências, priorizar tarefas e distribuí-las em Quadros kanban, deixando à vista a etapa em que se encontra cada tarefa.

Uma ferramenta completa para equipes criativas em home office

Como mostramos ao longo desse artigo, o Runrun.it é um gerenciador de tarefas perfeito para marketing. Ele permite que fique registrado na tarefa todas as movimentações e ideias trocadas, facilitando a consulta para eliminar dúvidas.

O acompanhamento do PIT também é feito com facilidade. É possível criar um checklist com as etapas da tarefa e, se precisar remover ou adicionar pessoas para trabalhar nela, isso pode ser feito facilmente, já que todo o fluxo de trabalho está automatizado e na nuvem.

Com a função do usuário convidado do Runrun.it, é possível compartilhar o briefing ou qualquer informação da tarefa ou do projeto com pessoas que estão fora da sua equipe, deixando toda a comunicação centralizada, mitigando ruídos e atrasos.

E se precisar de relatórios para prestação de contas ou elaboração de prazos e orçamentos mais justos, o Runrun.it gera diversos relatórios gerenciais confiáveis, que farão toda a diferença na tomada de decisão.

O Runrun.it é uma ferramenta que possui metodologias de gestão e que pode se adaptar perfeitamente aos seus processos internos ou melhorá-los. Através do nosso software, cada equipe pode encontrar o melhor jeito de atingir a produtividade e fazer entregas com mais qualidade. 

Montar um briefing criativo no home office vai ser muito mais tranquilo com o Runrun.it. Que tal fazer um teste grátis? Crie sua conta acessando runrun.it/pt-BR.

 
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