Diariamente nos pegamos diante de uma porção de atividades a resolver em nossas vidas pessoais e profissionais. Durante muito tempo, eu confiei apenas em minha memória. Porém, à medida que o tempo passou e que eu também passei a ter mais demandas e uma vida mais corrida, me vi diante da necessidade de não apenas organizar melhor minha agenda. Mas também de gerir melhor meu tempo e priorizar o que eu precisava entregar em determinado prazo.
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Não foi nada difícil fazer uma relação com teorias que eu havia aprendido e utilizado enquanto atuei como gerente de produtos. Naquela função, eu era responsável por planejar e desenvolver o conceito de novos produtos, estruturar como seria seu desenvolvimento, conversar com clientes que pediam funcionalidades e trabalhar com a equipe no dia a dia. Orientando o que seria necessário para conseguir entregar valor no final do dia ou do projeto.
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Nesse sentido, a gestão de projetos era muito importante, mas ter uma visão bem clara e alinhada com todo o time também mostrou-se essencial. Assim, conseguiríamos nos focar no que era preciso, sem perder tempo com o que poderia ficar para depois, evitando retrabalho e até prejuízos.
O Princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, foi algo que me ajudou bastante a priorizar as tarefas do meu dia a dia. Essa regra determinada que, para a maior parte dos fenômenos, 80% das consequências advém de 20% das causas. A partir daí, supõe-se que a maioria dos resultados, em qualquer situação, é determinada por essa regra. Quer exemplos? “20% dos clientes podem ser responsáveis por 80% do volume de vendas” ou “usamos 20% das nossas roupas por volta de 80% do tempo”.
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A regra 80/20 pode ser usada para trazer mais produtividade ao dia a dia, pois incentiva que nos concentremos nos 20% do que importa no dia, na atividade, no produto. E, assim, sentiremos que fomos úteis e produtivos no dia, focando no que era essencial e que entregava um valor maior, para nós mesmos ou outras pessoas.
Na prática, todos os dias eu acordo, olho para os itens da minha agenda e, rapidamente, entendo quais deles são mais urgentes e quais deles me farão sentir que meu dia rendeu. Acomodo melhor aqueles que acabaram ganhando mais prazo ou menos urgência para outro momento e consigo ser mais focada no que realmente importa.
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A importância da priorização no desenvolvimento de software
A rotina dos profissionais de marketing pode ser bastante diferente dependendo do segmento da empresa. Em alguns casos, eles podem atuar em empresas que trabalham com desenvolvimento de softwares, por exemplo, no qual existem algumas metodologias para guiar o seu desenvolvimento. Uma delas, bastante adotada atualmente por diversas empresas, é a metodologia ágil. Ela parte da ideia de que, em um mundo de transformações e com tantos produtos e opções, com clientes que nem sempre sabem o que querem, e com usuários que, à medida em que usam uma ferramenta, podem apontar novas necessidades que gostariam de ver nelas, faz bastante sentido não gastar meses e meses planejando todo um produto para só então começar a desenvolvê-lo.
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Afinal, se gastar muito tempo no curso sem saber direito como aquele produto será percebido e usado, passar um longo tempo desenvolvendo-o e longe dos insights do mercado e das pessoas, o produto pode estar desatualizado ou ser incompatível com o que elas buscam ou gostariam de encontrar nele, de fato.
Apesar de o profissional de marketing não desenvolver o software, ele está ligado aos anseios do mercado e do usuário. E é importante saber que por mais que as pessoas peçam novidades, nem sempre é possível entregar todas elas ao mesmo tempo. Por isso, faz sentido entender um pouco melhor sobre priorização e como funcionam as metodologias ágeis de desenvolvimento.
O caminho, nessa metodologia, seria pensar esse desenvolvimento como a ponta de um iceberg. Nela, estariam as principais funcionalidades nas quais deveríamos nos focar para entregar mais rápido algo menor e mais enxuto. Mas que já é capaz de ser funcional e útil. A partir da utilização, da validação da ideia pelos usuários e dos insights recebidos, pode-se, então, pensar nas próximas versões. Com isso, adicionar correções e novas funcionalidades, por exemplo.
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Scrum para gestão ágil de projetos
O Scrum é uma metodologia para o desenvolvimento ágil. Na verdade, podemos dizer que é mais um framework. Porque não lhe diz de forma muito restrita o que fazer, mas sugere um caminho, que pode ser complementado por outras práticas e ferramentas. Ou seja, aqui também faz todo sentido relacionar a regra 80/20, porque o desenvolvimento vai focar no que importa agora e o restante virá depois, conforme necessário.
É uma forma de garantir mais foco e produtividade. E o legal é que essas metodologias não ficam restritas ao mundo do desenvolvimento de software não. Podem ser usadas no dia a dia da equipe de marketing e de outras áreas do negócio para criar algo na linha do “feito é melhor que perfeito”.
A partir dessas teorias, pode-se usar ferramentas que apoiem o dia a dia e facilitem a comunicação do time, como é o caso do Runrun.it.
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Teorias do desenvolvimento e gestão ágil
Quando falamos em desenvolver softwares, outra teoria que costumamos associar é a teoria do caos, que trata de sistemas complexos e dinâmicos, como são os softwares. Eles costumam apresentar condições de instabilidade durante seu desenvolvimento e isso os torna imprevisíveis, principalmente quando o conhecimento sobre determinada tecnologia e sobre o negócio em si é baixo. A complexidade aumenta e pode-se então chegar ao nível anárquico.
Na figura acima, podemos analisar que quanto mais requisitos instáveis em um projeto, clientes pouco conhecidos e tecnologias novas ou desconhecidas, mais perto ficamos do caos. Ao trabalhar com software, costumamos ficar no meio do caminho, porque por sua essência eles são naturalmente complexos. Ao desenvolver um produto novo, obviamente queremos ficar longe do caos. Logo, é interessante buscar metodologias que apoiem e entendam esses cenários passíveis de mudança. Por isso, é tão importante haver espaço para alterações e faz tanto sentido focar-se no que importa em entregas menores. Isso ao invés de passar meses e meses projetando cenários e desenvolvendo algo no escuro, acreditando que o produto só será bom, se ele for entregue todo pronto logo na primeira vez.
Outra teoria bastante conhecida no mundo do desenvolvimento de softwares é sobre o Cone da Incerteza. O conceito abordado no livro Software Engineering Economics diz respeito aos aspectos da incerteza na gestão de um projeto e como eles evoluem ao longo do processo. Geralmente, no início, não conseguimos prever muito como o trabalho vai progredir e fica difícil ter muitas certezas. Mas, à medida em que o desenvolvimento acontece, o conhecimento aumenta, novas informações chegam e o nível de incerteza vai diminuindo.
A adoção de práticas que ajudam a priorizar as atividades no dia a dia e a associação de metodologias ágeis, como o Scrum, ajudam a reduzir essas instabilidades nos projetos. Pois permitem assentar mudanças que naturalmente ocorrem no meio do caminho, como novas necessidades no produto que não foram previstas inicialmente ou pedidos do cliente ou do usuário.
É hora de priorizar para ganhar foco e tempo.
Gestão ágil e priorização com o Runrun.it
Agora seja para a sua equipe de marketing ou de tecnologia, um software de gestão do trabalho, como o Runrun.it, é fundamental. Com o sistema, você organiza o fluxo de trabalho, distribui e prioriza as tarefas na rotina da sua equipe, tornando sua gestão mais ágil. E, com funcionalidades como o Quadros, você consegue aplicar as metodologias ágeis dentro do sistema usando um painel kanban que dá a visão do todo das demandas da empresa, ou de uma equipe ou projeto. Você é quem escolhe.
Além disso, os gestores contam com o Dashboard. Nele, é possível ver todas as informações sobre a sua empresa em tempo real, em uma única tela. Tudo para melhorar a gestão do trabalho, o controle de horas trabalhadas e o controle de produtividade.
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