Aprenda a gerenciar seu tempo e alcançar a produtividade com a Técnica Pomodoro

Aprenda a gerenciar seu tempo e alcançar a produtividade com a Técnica Pomodoro

Manter a concentração exclusiva em uma única atividade é um verdadeiro desafio na era digital. Diariamente, recebemos milhares de informações vindas da internet que costumam interromper nosso fluxo de ideias. E quando não são os fatores externos, nosso próprio cérebro consegue criar pensamentos que desvirtuam a atenção. No entanto, não é de hoje que existem práticas que nos auxiliam a atingir o foco total nas tarefas, como por exemplo, a clássica Técnica Pomodoro

Desenvolvida inicialmente com o objetivo de estimular a concentração nos estudos, o Método Pomodoro é facilmente aplicado ao contexto do trabalho, pois conta com uma estrutura baseada em ciclos bem estabelecidos e com intervalos para descanso que são ideais para compor uma rotina produtiva. 

A eficiência da metodologia é tão conhecida que inspirou o desenvolvimento de diversos dispositivos que visam ajudar o cumprimento das metas diárias do trabalho, sem resultar na exaustão física e mental. Nesse artigo, vamos explicar como a Técnica Pomodoro funciona e as reais vantagens que ela proporciona para o seu fluxo de trabalho. 

 

O surgimento da Técnica Pomodoro 

Conhecida por ser uma prática bastante eficiente de gestão de tempo, a Técnica Pomodoro foi criada na Itália, no final da década de 80, pelo então acadêmico Francesco Cirillo. Nos períodos iniciais de sua graduação, Cirillo convivia com o sentimento de incapacidade de gerenciar sua rotina de estudos e constantemente se sentia desanimado por não conseguir se preparar a tempo para os testes e compromissos da universidade. 

Essa percepção levou o italiano a realizar uma comparação com os colegas de classe e, posteriormente, uma autoanálise para identificar os obstáculos que o impediam de organizar sua rotina de maneira equilibrada, conforme ele relata em seu livro, The Pomodoro Technique. Ao encarar os fatos, Cirillo resolveu se desafiar a reduzir as distrações e interrupções para, enfim, atingir o nível de concentração desejado.

Foi então que ele viu em um cronômetro culinário em formato de tomate (pomodoro em italiano) a inspiração para superar seu problema. Com o objeto, ele planejou ciclos de curta duração para obter o máximo de concentração, e depois de alguns testes, chegou ao modelo ideal que hoje conhecemos por Método Pomodoro. Ao conseguir gerenciar as tarefas, ele foi aperfeiçoando as atividades até publicar um estudo comprovando a eficiência da técnica de gestão do tempo. 

A iniciativa deu tão certo que virou o principal modelo de negócio para o empresário italiano, que incorporou as metodologias ágeis em seu processo e criou a própria companhia, a Cirillo Consulting, focada na capacitação e criação de ferramentas para estimular a produtividade e a organização do fluxo de trabalho

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Como funciona a Técnica Pomodoro

Inicialmente incorporada ao ambiente dos estudos, a Técnica Pomodoro logo foi entendida pelos profissionais de diversas áreas como um recurso de fácil utilização que poderia render ótimos resultados para o cotidiano de trabalho, principalmente no aumento da produtividade e na alta capacidade de concentração gerada pela prática, que possui uma estrutura bem simples. 

O grande diferencial do Método Pomodoro é sua facilidade de aplicação, sendo que ele pode ser feito de maneira analógica (caneta e papel) ou digital (aplicativos e bloco de notas do celular). Vamos ao passo a passo: 

Tecnica pomodoro 

Siga os passos e aumente sua produtividade 

Primeiramente, tenha um cronômetro a sua disposição (pode ser o alarme do celular); 
Faça uma checklist com todas as atividades importantes que você deseja realizar no dia;  
Estime a duração de cada tarefa e registre em uma timesheet; 
Distribua as tarefas em ciclos (pomodoros) de 25 a 30 minutos de duração; 
Após cada pomodoro, faça uma pausa de 5 minutos, retomando as atribuições na sequência; 
Quando completar 4 pomodoros, você pode realizar um intervalo maior, de até 20 minutos;
Ao final do dia, avalie o quanto você conseguiu produzir e planeje suas próximas atividades com base nesse resultado.
 

Vale lembrar que a Técnica Pomodoro é aberta a adaptações, logo, cada pessoa pode montar a sua própria medida de tempo que considera adequada ao seu cotidiano. O importante é que durante a realização dos ciclos sua mente esteja concentrada apenas nos tópicos listados. Por isso, para evitar as interrupções externas, desative as notificações do celular e do desktop, assim, você chegará ao estado de flow com mais agilidade e nem irá perceber que concluiu a tarefa programada. 

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Anotar ou registrar o tempo dedicado para a função também é importante, pois assim é possível mensurar a quantidade de minutos ou horas necessárias para realizar uma tarefa e se existiram distrações ao longo do processo. Essas informações serão bastante úteis no momento do planejamento de pauta, por exemplo, pois você conseguirá elaborar um acompanhamento do tempo realista e equilibrado. 

Sabemos que em diferentes dinâmicas de trabalho, seja no home office ou no escritório, algumas interrupções são inevitáveis. Imprevistos pessoais acontecem e por vezes, outros colaboradores podem precisar da sua contribuição em um assunto urgente. Sendo assim, a indicação é que o ciclo em andamento seja paralisado e se inicie um novo pomodoro ao voltar para sua sequência de demandas. 

A Técnica Pomodoro na era da tecnologia 

Quando Francesco Cirillo formulou a Técnica Pomodoro, os computadores começavam a se tornar mais frequentes nas empresas e a internet ainda estava em fase de desenvolvimento. Ou seja, o acesso à informação acontecia por meios mais tradicionais de comunicação, como jornais impressos, televisão e rádio. Hoje, a quantidade de conteúdos que recebemos por hora são praticamente imensuráveis: mensagens, notícias, áudios, vídeos, e-mails, publicações em redes sociais e assim por diante. 

Logo, a quantidade de distrações externas e internas aumenta consideravelmente e por consequência, o foco total é diluído com essa enxurrada de informações. Se um estudo da Microsoft apontou que a nossa capacidade de concentração diminuiu para menos de 9 segundos, uma reportagem do Wall Street Journal mostra que demoramos em média 23 minutos para voltar à tarefa inicial antes da distração. E isso se acentua em um cenário de ansiedade e não-linearidade, como demonstra o Mundo BANI

Ao mesmo tempo, os dispositivos tecnológicos trouxeram facilidades de conexão e interação, sobretudo no contexto profissional. A Técnica Pomodoro ganhou novas facetas digitais, nos quais aplicativos e gerenciadores de projetos incorporaram ferramentas que permitem a adoção da prática. 

Um exemplo da implementação desse recurso é o próprio Runrun.it, com sua funcionalidade de “dar o play na tarefa”. Ao iniciar cada atividade, o usuário aciona o botão de play, que irá contabilizar o tempo destinado à realização daquela demanda. Dessa forma, além de o recurso oferecer informações para os indicadores de produtividade e capacidade, ele permite o controle dos ciclos para a execução dos projetos, fazendo com que você crie seu próprio Modelo Pomodoro dentro da plataforma.

Gif  de uma tela de desktop mostrando o cursor apertando o botão de play na tarefa no Runrun.it
No Runrun.it, basta apertar o play para iniciar um novo ciclo de trabalho

A adesão à Técnica Pomodoro também é percebida em novos movimentos digitais, como o coworking virtual. Essa nova tendência, que se intensificou na pandemia do novo coronavírus, tem a intenção de aproximar colegas de trabalho e profissionais de diversos ramos por meio de transmissões e reuniões virtuais. Uma matéria produzida pelo portal Núcleo (o conteúdo está linkado ao final do texto) mostra que essas lives pomodoro transmitidas pelos aplicativos são acompanhadas por milhares de pessoas. 

O formato leva esse nome pelos intervalos criados por profissionais e criadores de conteúdo para interagir com seus seguidores ou colaboradores durante a imersão no trabalho. Ou seja, os momentos de pausa funcionam como um ponto de equilíbrio entre as tarefas, promovendo uma troca de informações descontraídas de maneira remota. 

As vantagens da Técnica Pomodoro 

Os benefícios proporcionados pela Técnica Pomodoro passam por várias características e competências necessárias no ambiente de trabalho. Selecionamos as principais vantagens para você conhecer: 

Estimular o foco e a concentração

A estrutura da Técnica Pomodoro oferece um balanço entre a produtividade e o bem-estar profissional. Isso porque enquanto a pessoa utiliza a técnica, sua dedicação fica exclusivamente focada no projeto em andamento, mesmo que a atividade dure mais que o tempo previsto pelo ciclo. Ao final de um pomodoro, a interrupção não representa uma quebra da concentração, mas uma pausa para recuperar as energias e faz com que você volte mais motivado a continuar a atividade em questão. 

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Ao voltar toda a atenção do usuário para a jornada e não para o resultado final, a Técnica Pomodoro desperta um interesse mais genuíno, no qual o progresso acontece de maneira fluída e diminui a probabilidade de erros, já que a dispersão é menor e as revisões dentro do próprio ciclo mais frequentes. Isso sem falar que os intervalos são fundamentais para a oxigenação do cérebro, o que trará mais benefícios para a saúde mental e diminuirá os quadros de ansiedade.  

Auxiliar o planejamento 

O Método Pomodoro adquiriu ao longo do tempo funcionalidades e características semelhantes aos frameworks ágeis, que preveem fases mais curtas e dinâmicas, assim como retrospectivas que são necessárias para corrigir eventuais problemas no meio do caminho. Por essa flexibilidade, a Técnica Pomodoro permite adaptações nos processos que auxiliam no planejamento de projetos e no gerenciamento de tarefas

Primeiramente, a ferramenta pode ser utilizada como um recurso para contabilizar as horas necessárias para a realização de um projeto, facilitando a elaboração de um cronograma interativo preciso e a atribuição de responsabilidades de cada indivíduo na equipe. Definidas as atividades primordiais e as demandas subsequentes, cada profissional pode utilizar a Técnica Pomodoro para realizar o próprio autogerenciamento de sua rotina, distribuindo as tarefas de acordo com a disponibilidade e assim sendo, melhorando o índice de produtividade alcançado. 

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Identificar os gargalos 

Os gargalos são aquelas lacunas presentes no fluxo de trabalho que interrompem ou causam atrasos nas entregas. Entender onde eles estão localizados é fundamental para que sejam solucionados e a sequência das atividades possa ser retomada sem acarretar na perda da eficiência. 

Geralmente, os gargalos são consequência de distrações externas ou internas. As externas podem ser exemplificadas pelas notificações das redes sociais, e-mails inesperados ou mesmo aquela ligação do líder durante o expediente. Essas intercorrências nem sempre podem ser adiadas e a resolução dos desafios por vezes é quebrada pela metade, o que prejudica a produtividade. 

Já as distrações internas partem do nosso próprio pensamento, como o fluxo de consciência ou quadros de ansiedade e estresse que nos fazem pensar adiante ao invés de focar nas atribuições do momento. Logo no início da sua aplicação, a Técnica Pomodoro consegue identificar as barreiras que dificultam uma imersão nos projetos. A partir desse recurso, é possível programar a sua agenda para equilibrar as demandas importantes com as práticas procedurais. Dessa forma, cada pessoa pode montar a melhor rotina, sem deixar nenhuma atribuição de fora dela. 

indicador de capacidade de execução
Veja como uma alteração no cronograma impacta diretamente no indicador de capacidade de execução do time.

Aumentar a motivação  

A divisão das demandas em etapas mais curtas é uma das liberdades possibilitadas pela Técnica Pomodoro. Esse fracionamento desdobra as tarefas mais complexas em trabalhos mais concisos e com objetivos pontuais, o que ocasiona uma sensação de satisfação cada vez que um ciclo é cumprido com êxito. Dessa forma, ficamos mais motivados para realizar os procedimentos seguintes de maneira mais concentrada, pois nosso foco estará na concretização da função e não no prazo que ela precisa ser entregue. 

Com o controle da sua própria gestão do tempo, os colaboradores possuem a autonomia necessária para realizar suas tarefas e contribuir com a sua equipe de trabalho. Assim, os profissionais desenvolvem um senso de responsabilidade e aumentam o sentimento de pertencimento com a empresa, desenvolvendo os projetos com mais confiança e divulgando os valores da marca para outros círculos. 

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Trazer benefícios para a saúde

É certo que uma alimentação saudável, rotina de exercícios e a prática da meditação trazem benefícios para o corpo humano. Assim como esses hábitos, as pausas são necessárias para a diminuição da ansiedade, retomada da concentração e redução da fadiga acumulada. Ao instituir as quebras entre os ciclos pomodoro, a Técnica Pomodoro propõe que o indivíduo tenha um tempo de desligamento do trabalho por esses cinco minutos. 

Parece pouco, mas já o suficiente. Nesse período, você pode conferir suas redes sociais, praticar alongamentos, beber água ou apenas descansar antes de voltar ao expediente. Essas quebras na rotina funcionam como uma recarga para o corpo e ajudam na retomada da produtividade, sem falar que torna o ambiente de trabalho mais confortável, melhorando o clima organizacional da empresa. 

A Técnica Pomodoro no trabalho remoto 

Com as jornadas de trabalho mais flexíveis e dinâmicas, como o trabalho remoto e híbrido, se tornando mais frequentes, o acompanhamento da produtividade passou a ser feito a distância. Mesmo com os recursos automatizados de controle de ponto e cumprimento da carga horária, 68% dos brasileiros confirmam que passaram a trabalhar pelo menos uma hora a mais do que o previsto no expediente, segundo dados divulgados por uma pesquisa realizada pelo LinkedIn

A mesma pesquisa trouxe outro resultado alarmante: 62% dos entrevistados admitiram estar mais estressados e ansiosos no home office. Contribuem para o índice o estado de preocupação causado pela pandemia do novo coronavírus e a falta de controle sobre a própria agenda. As distrações pessoais se tornaram mais evidentes durante o período e na fase de adaptação, e a Técnica Pomodoro se mostrou uma grande aliada para a recuperação da gestão do tempo. 

Ao seguir os passos indicados pela ferramenta no home office, estruturando as listas de afazeres e repartindo as obrigações em ciclos curtos, é possível dimensionar a quantidade de horas dedicadas ao trabalho e utilizar os momentos de quebra para voltar a sua atenção à questões pessoais que podem ser resolvidas rapidamente, como responder uma mensagem no WhatsApp. 

A Técnica Pomodoro também ajuda a desenvolver o controle sobre as suas atribuições de forma voluntária, sem a exigência de terceiros ou pressões externas. E finalmente, a ferramenta estimula o respeito à própria capacidade de produção, com a criação de ciclos ponderados para a conclusão das atividades, reduzindo a sobrecarga de trabalho

Gerencie o tempo e a produtividade com o Runrun.it 

Completo e funcional, o Runrun.it é um software de projetos que conta com recursos essenciais para você e sua equipe realizarem a gestão de tarefas e acompanhar a sequência dos projetos em uma só tela. Com ferramentas como o gráfico de Gantt, você pode visualizar a disponibilidade e os indicadores de capacidade do seu time, o que conduz para uma distribuição de demandas mais justa e harmoniosa. 

Na plataforma, os líderes e gestores também podem administrar as horas disponíveis, utilizando os filtros para definir as tarefas prioritárias e estipular o prazo de entrega com os cronogramas interativos. Além disso, toda a comunicação é integrada e transparente para toda equipe, com a possibilidade de compartilhar o progresso das atividades para os clientes e aprovar materiais com a funcionalidade do usuário convidado. Crie sua conta gratuita agora mesmo: https://runrun.it

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Conteúdos e pesquisas mencionadas: 

https://www.bbc.com/portuguese/noticias/2015/05/150515_atencao_peixinho_tecnologia_fn

https://www.amazon.com.br/t%C3%A9cnica-Pomodoro-Francesco-Cirillo/dp/8543107717 

https://www.wsj.com/articles/SB10001424127887324339204578173252223022388

https://nucleo.jor.br/reportagem/2021-05-06-coworking-virtual-trabalho-na-pandemia

https://www.linkedin.com/news/story/brasileiros-est%C3%A3o-mais-estressados-no-home-office-4836924/

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