As empresas que precisam cuidar de uma série de projetos, serviços e clientes ao mesmo tempo se beneficiam cada vez mais dos avanços tecnológicos e dos novos softwares. Então, usar quatro ou cinco ferramentas de gestão pode parecer que colocará a gestão nos trilhos. Mas elas realmente valem a pena e trabalham a favor do seu negócio? Afinal, não adianta somente adicionar novos procedimentos e sistemas, sem analisar verdadeiramente o custo benefício e se os objetivos serão atingidos.
De acordo com esta pesquisa do Gartner, a despesa mundial com softwares empresariais e modernização de aplicativos de negócios vai atingir US$ 201 bilhões em 2019. Sabemos bem que as empresas precisam acelerar a transformação digital, deixando os recursos tradicionais de lado para usar ferramentas colaborativas e softwares de gestão.
Porém, adotar diversas plataformas, seja de comunicação, gestão do trabalho, storage, time tracking, business intelligence, entre outras, pode sair mais caro do que o imaginado. Assim, se ficar difícil de administrar tudo ao mesmo tempo e as pessoas se atrapalharem com as ferramentas, todo o investimento feito será em vão e vai desperdiçar o suado dinheiro ganho pela empresa. Isso sem mencionar a perda de tempo de todos, desde os colaboradores até os gestores, para tentar dar conta de utilizar os softwares, e de como as informações ficarão espalhadas entre os programas, sendo complicado até encontrar as demandas e as tarefas.
Por isso, uma das primeiras ações a serem tomadas é definir o objetivo ao buscar as ferramentas. Segundo este estudo global da consultoria McKinsey, os pontos mais relevantes para quem planeja inserir a tecnologia nos processos das empresas são organizar o fluxo de trabalho e facilitar a comunicação das equipes.
Logo, para gerenciar as informações, automatizar o fluxo de trabalho, formalizar o diálogo, melhorar a gestão do tempo e aumentar a produtividade das pessoas, é possível substituir todos os sistemas usados atualmente por apenas um. Essa troca traz benefícios claros para as empresas, como a economia dos custos despendidos com muitos softwares e a unificação de todos os dados em somente um local.
Custo de ferramentas
Agora, saindo da teoria para a prática, vejamos os vários tipos de softwares espalhados que podem estar presentes na sua empresa e quanto eles custam.
Comunicação:
Centraliza as conversas da equipe e permite troca de informações de forma simples, clara e transparente, em tempo real. O Slack, por exemplo, custa US$ 6,67 (R$25,17*) por mês por usuário.
Gestão de tarefas:
Organiza as demandas, o fluxo de tarefas, o planejamento e acompanha o andamento dos projetos. O Asana, por exemplo, na opção Premium, custa US$ 9,99 (R$ 37,70*) por mês por usuário.
Storage:
Permite armazenar e compartilhar arquivos, textos, imagens e vídeos, no modelo de computação em nuvem. Como o Dropbox, cujo o preço é US$ 12,50 (R$ 47,17*) por mês por usuário.
Organização:
Possui calendário, documentos e planilhas, assim como o Gsuite, que na opção básica sai por US$ 5 (R$ 18,87*) por mês por usuário.
Time tracking:
Mensura o tempo da equipe e faz o controle de horas trabalhadas das pessoas. Como o Toggl, com o valor de US$ 9 (R$ 33,96*) por mês por usuário na versão mais básica.
Business intelligence:
Aplica-se para a coleta e a mensuração dos dados para melhorar a tomada de decisão. O Tableau na versão básica, por exemplo, custa US$ 12 (R$ 45,28*) por mês por usuário.
*Valores convertidos com a cotação de US$ 1 = R$ 3,77, referente a 20 de julho de 2018.
Comparativo de valores
Com estes 6 modelos de plataformas, as empresas gastam, em média, US$ 55,16 por mês por usuário. Se o negócio conta com cinco funcionários, o preço mensal é de US$ 275,80. Se forem 10 pessoas, o valor chega a US$ 551,60 por mês. Vale lembrar que a contratação desses softwares é em dólar, o que torna a sua despesa dependente da cotação do câmbio (entre R$ 3,50 a 3,90) e da oscilação da economia. Na cotação mais baixa, um time de 10 pessoas gastaria R$ 1.930,60 por mês com esse kit de ferramentas.
No entanto, a redução de gastos é evidente trocando estes sistemas por apenas um software inteligente, estratégico e integrado de gestão do trabalho, como o Runrun.it. Com o qual, é possível reunir toda a comunicação da equipe em um só lugar, gerenciar projetos, compartilhar arquivos, organizar toda a documentação, utilizar o timesheet automático e gerar relatórios gerenciais com indicadores de desempenho.
Além disso, a ferramenta é brasileira, com valores em reais, contribuindo para as empresas se planejarem e calcularem o orçamento sem ficar à mercê de mudanças no meio do caminho. Então, com o preço mensal previsto de R$ 59 por usuário, em uma conta com cinco pessoas, o valor total é de R$ 295. Para 10 colaboradores, o investimento é de apenas R$ 590 por mês.
Por que usar um software nacional?
Além do custo do dólar e da flutuação da moeda, há uma série de outros motivos para contratar uma ferramenta nacional, ao invés de uma opção estrangeira. Mencionamos abaixo três razões relevantes a serem levadas em consideração por sua empresa.
Impostos sobre o serviço:
Mesmo que sua empresa vá utilizar um software hospedado na nuvem, até seis impostos podem ser cobrados na contratação da ferramenta estrangeira. O IOF, por exemplo, já será debitado em seu cartão de crédito, ao custo de 6,38%. O total dos impostos pode representar até 50% do valor do serviço prestado.
Facilidades da ferramenta em português:
Embora muitos gestores e colaboradores dominem o inglês, nem todos possuem fluência no idioma. Então, contar com um sistema em sua língua nativa, ajuda na compreensão dos recursos, agiliza o trabalho das pessoas e não atrapalha a produtividade da equipe.
Suporte em português:
O suporte técnico no seu idioma facilita o atendimento e o relacionamento entre a sua empresa e o serviço. Com isso, tirar as dúvidas se torna mais rápido e simples, além do suporte ser direcionado e assertivo por entender as características do mercado e as dificuldades do negócio.
Muitas ferramentas deixam a informação perdida
A vantagem financeira não é a única ao substituir as plataformas separadas por apenas uma completa. Outro ponto fundamental é evitar que as informações fiquem espalhadas e perdidas entre os sistemas. A centralização em um software facilita para os gestores organizarem a estrutura dos projetos e proporciona ganhos de produtividade.
De acordo com este relatório da McKinsey, um trabalhador gasta, em média, cerca de 28% da semana de trabalho gerenciando e-mails. E mais: perde quase 20% do tempo procurando informações internas ou buscando colegas que podem ajudar em atividades específicas. Então, esta é mais uma prova da necessidade de um sistema inteligente e integrado para controlar o tempo e o trabalho das equipes.
Unificando as ferramentas de gestão em uma só
O excesso de sistemas é prejudicial à sua equipe, pois demandará muito esforço para manter a atualização constante de todas as informações. Assim, os benefícios não serão compatíveis ao trabalho empreendido. Isso sem contar com a possibilidade de erros ao administrar tantas plataformas simultaneamente.
Portanto, colocar em prática uma ferramenta de gestão completa e unificada é fundamental para facilitar o diálogo da equipe, mensurar os indicadores de desempenho das pessoas, calcular os gastos dos projetos e acompanhar as métricas do seu negócio. Tudo em um só lugar, sem a necessidade de abrir várias ferramentas, extrair e compilar as informações.
Inclusive, este relatório da Experian aponta que os dois principais problemas na qualidade dos dados são o erro humano e os múltiplos pontos de entrada. Essas falhas podem ser evitadas ao automatizar os relatórios em um sistema único de gestão. Com isso, além da praticidade, de minimizar erros e da economia de tempo, os gestores podem se dedicar a tarefas mais estratégicas.
Retorno do investimento
Como foi visto no comparativo anterior, os gastos com uma única ferramenta são consideravelmente menores em relação ao conjunto de sistemas separados. Mas o investimento pode se tornar ainda mais vantajoso quando for analisado o retorno gerado para as empresas.
E, ao analisar indicadores econômicos, o ROI, retorno sobre o investimento, é uma métrica fundamental para estabelecer uma relação entre o lucro/prejuízo obtido sobre o capital investido. Com estes dados, os gestores podem, por exemplo, medir a parcela de contribuição de campanhas de marketing para os resultados em um determinado período, identificar o retorno financeiro de ações de atendimento e relacionamento com o cliente, e tomar decisões sobre novos projetos.
No caso de um software de gestão, como o Runrun.it, as empresas também podem avaliar do ROI da contratação do serviço. Com esta calculadora, ao inserir dados sobre as pessoas que usarão o sistema, é possível saber o custo do Runrun.it em relação ao custo das equipes, a economia proporcionada pela ferramenta e o retorno sobre o investimento.
Ganho de tempo das pessoas com uma só ferramenta
Se ainda pairam dúvidas sobre os benefícios de substituir ferramentas diversas e espalhadas por apenas uma centralizada, é preciso entender os ganhos de tempo e produtividade para as equipes. Tenha em mente o esforço necessário das pessoas e o trabalho investido para apenas fazer controles e ajustes manuais de um sistema para outro.
Ao trocar essa atividade custosa – quase operacional – e adotar um software inteligente e automatizado, a sua empresa só tem a ganhar em eficiência e com a introdução de uma metodologia ágil. O que permite, como o nome indica, agilizar o desenvolvimento de projetos, tarefas ou serviços. Assim, tornará a sua gestão mais dinâmica.
Entre os métodos ágeis, há dois principais que valem ser destacados e podem ser facilmente usados em seu negócio, junto com uma ferramenta de automação, para trazer melhores resultados:
1. Kanban – de origem japonesa, ajuda a controlar o fluxo de trabalho e facilita a visualização das etapas de cada processo com cards dispostos em um painel visual;
2. Scrum – baseado na realização de “sprints” periódicos para desenvolvimento de projetos e acompanhamento das tarefas com reuniões diárias. Normalmente, os sprints têm duração de duas a quatro semanas.
Integração rápida com outras aplicações
Também com a finalidade de cortar os custos e aumentar a produtividade da sua empresa, a integração da ferramenta de gestão com outras aplicações pode ser feita de forma simples e rápida. Com isso, é possível unir os seus recursos com outros sistemas como ERPs (Enterprise Resource Planning) e CRMs (Customer Relationship Management) e aplicativos web.
Há ainda duas possibilidades de integração: via API ou via Zapier.
Do inglês “Application Programming Interface”, a API conta com uma interface usada por desenvolvedores/programadores para integrações entre sistemas. O Runrun.it permite incorporar diversos ferramentas ao software.
No site de documentação da API, estão disponibilizados os códigos e requisições que devem ser utilizados por clientes para integrar o Runrun.it à sua ferramenta interna, ou a outras plataformas de controle financeiro, de ponto ou gestão empresarial.
O Zapier, por sua vez, também possibilita a integração com aplicações web. Neste caso, o Runrun.it pode ser vinculado a mais 1.000 apps diferentes, como Gmail, Google Docs, Calendar, Pipedrive, entre outros. Tudo de maneira fácil e sem conhecimentos aprofundados em programação, atrelando todas as opções que forem desejadas.
Assim, uma nova linha aberta em uma planilha do Google Spreadsheets pode se transformar em uma tarefa no Runrun.it automaticamente, economizando tempo. Para conhecer as integrações disponíveis e ter acesso a todos os “Zaps” já criados, confira aqui.
Sobre o Runrun.it
Para conseguir ganhos reais para a sua empresa e fazer o investimento valer a pena, conte com o Runrun.it, um software completo de gestão do trabalho. A ferramenta, que deixa todo mundo na mesma página, vai suprir tudo o que é preciso na sua operação. Agora, não será mais necessário adicionar sistemas ao seu negócio, mas apenas substituir os então existentes pelo Runrun.it.
Precisa gerenciar projetos e processos, organizar o fluxo de trabalho, distribuir, acompanhar e aprovar tarefas, criar uma sequência de responsáveis? O Runrun.it é a sua ferramenta de automação da gestão do trabalho.
Quer formalizar a comunicação da sua empresa, facilitar as conversas com a sua equipe, compartilhar arquivos e comentar nas tarefas? O Runrun.it vai agilizar a sua comunicação.
Como controlar as horas trabalhadas pelas pessoas, monitorar o tempo investido nos projetos, saber quanto cada cliente consumiu dos colaboradores, mapear as horas alocadas e tornar a sua equipe mais produtiva? O Runrun.it faz a gestão do tempo na sua empresa.
E para coletar os dados de desempenho da sua empresa, acompanhar os indicadores, gerar relatórios gerenciais de horas por projetos e de custos por projetos ou clientes? O Runrun.it vai ajudar a gerenciar os seus KPIs e seus custos, melhorando a rentabilidade do cliente.
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Bibliografia recomendada:
>> 6 argumentos imbatíveis para adotar um software de gestão nacional
>> Gestão da qualidade para sua empresa atingir a excelência
>> Gestor online: como melhorar a sua habilidade de gestão
>> Comunicação interna para TI para melhorar o fluxo de informações
>> 8 razões para substituir o e-mail por software de gestão
>> 8 motivos para automatizar relatórios gerenciais
>> 5 dicas para gestão de tarefas
>> Toda a comunicação da equipe dentro do Runrun.it
>> Quadros, o kanban que traz a visão do todo no Runrun.it
