“Para melhorar a eficiência, uma agência precisa controlar sistemicamente o retrabalho” – Cristiano Ruiz

“Para melhorar a eficiência, uma agência precisa controlar sistemicamente o retrabalho” – Cristiano Ruiz

Com mais de 18 anos de experiência na gestão de projetos e equipes multidisciplinares em agências de publicidade, Cristiano Ruiz é atualmente Diretor de Operações na Wunderman, agência digital global pertencente ao grupo WPP. Já atuou em diversas contas e projetos de tecnologia, eventos e comunicação digital de médio e grande portes. Atualmente lidera ações estruturantes na agência visando a automação do processo de trabalho.

Especializado em Engenharia de Processos de Negócios pela Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro, ele aborda a importância da eficiência operacional e do uso das ferramentas de automação nas empresas. Ruiz também é professor no Instituto Mestre GP sobre gerenciamento de projetos, cultura e clima organizacional.

A conversa com Cristiano Ruiz faz parte da série “Meu Trabalho”, de entrevistas exclusivas para o blog do Runrun.it.

1. Como foi sua trajetória até ser diretor de operações?

Atuei na liderança de equipes de gerenciamento de projetos em várias agências e diversos clientes, onde pude entender as necessidades de negócios de cada cliente e experimentar processos, metodologias de gestão e ferramentas para desenvolver as melhores soluções. Nos últimos anos, tenho direcionado minha atenção à preparar a agência para um momento diferente do mercado, de alta complexidade e necessidade de respostas cada vez mais rápidas. Atualmente, atuo como diretor de operações da Wunderman e sou professor de cultura de gestão e ambiente de trabalho no Instituto Mestre GP.

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2. Você trabalha com uma equipe específica? Como funcionam as suas relações na agência?

Em relação à equipe, meu trabalho se resume a interagir com todas as pessoas da empresa. Há relação direta com as lideranças da empresa, além dos principais executivos, mas me comunico com todos os funcionários, desde que iniciam na empresa. É, portanto, uma estrutura horizontal e orgânica, em que a equipe nem sempre é definida pela hierarquia, mas principalmente por projetos e objetivos.


“A maioria das reuniões realizadas são encontros breves e curtos para validar conceitos e ideias.”


3. As reuniões são produtivas para a sua rotina?

A comunicação é o meio pelo qual as ações são viabilizadas. Portanto, o encontro com pessoas se faz essencial. Em geral, utilizo poucas reuniões formais, normalmente quando há um grupo maior de interesse e um assunto muito importante. Neste caso, a preparação das reuniões é fundamental para obter bons resultados. A maioria das reuniões realizadas são encontros breves e curtos para validar conceitos e ideias, além de manter o alinhamento com os profissionais-chave da empresa.

>> Leitura recomendada: [Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?


“O desafio é traduzir as necessidades da agência em ações que resultem em melhor eficiência operacional.”


4. O que você considera como principais desafios na sua função?

O maior desafio é entender exatamente as necessidades de negócio da agência e traduzir em ações estruturantes que resultem em melhor eficiência operacional.

5. Como é o seu ambiente de trabalho? O que considera importante para produzir bem?

O ambiente é descontraído e informal, o que ajuda na interação entre as pessoas e na inspiração para desenvolver trabalhos criativos.

>> Leitura recomendada: Dicas para aprimorar o processo criativo

6. O que você faz para o controle da eficiência na agência?

Sob a ótica operacional, estamos iniciando um processo de automação para que os dados ajudem na gestão da eficiência.

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7. Como alinhar a operação da agência para conseguir melhores resultados?

Os objetivos de negócio da empresa precisam ser claros e refletidos em ações que impactem positivamente a operação.

8. Quais as suas dicas para melhorar os processos em uma agência?

Na minha opinião, para melhorar a eficiência, uma agência precisa iniciar os trabalhos de forma estruturada e controlar sistemicamente o retrabalho, envolvendo o cliente neste processo.

9. Você usa metodologias ágeis na operação da agência?

O conceito de agile faz parte do dia a dia da agência. Cada cliente possui um nível de maturidade e modelo de uso. Há líderes de projetos que são responsáveis pela adoção de métodos e gestão do portfólio (gerenciamento de vários projetos de uma empresa de forma integrada).

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“Nós temos utilizado workflow automatizado na agência e os resultados são bastante interessantes.”


10. O que você considera como principais tendências de trabalho?

As empresas precisam cada vez mais investir em ferramentas de automatização do processo de trabalho para facilitar a comunicação de forma que o fluxo seja o mais assertivo possível. Nós temos utilizado workflow automatizado na agência e os resultados são bastante interessantes. Além disso, ferramentas de gestão, se bem implantadas e utilizadas, poderão viabilizar a mobilidade e facilitar a relação com clientes e fornecedores.

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4 razões para adotar agora um sistema workflow
O guia completo das ferramentas de gestão
[Ebook] Os 7 Mandamentos do Workflow Criativo e Eficaz


“Otimizar o fluxo de trabalho na agência impacta na redução de custos”


11. Como fazer para otimizar o fluxo de trabalho na agência?

Esperamos que o uso de ferramentas possa ajudar a agência a otimizar o fluxo de trabalho de forma a impactar em agilidade do processo e na redução de custos.


“A principal mudança consiste no processo de digitalização de tudo, que por um lado tem simplificado muito a comunicação.”


12. Quais as principais mudanças na rotina e fluxo de trabalho nos últimos 5 anos?

Talvez a principal mudança consiste no processo de digitalização de tudo, que por um lado tem simplificado muito a comunicação, a burocracia e as relações entre as pessoas. Porém, por outro lado, tem implicado em muito estresse e ansiedade das pessoas que passam a depender dos seus smartphones para viver. O desafio é balancear as responsabilidades profissionais e vida pessoal com equilíbrio.

>> Leitura recomendada: Empresa digital: os gargalos e as tendências

13. Como você vê os impactos das transformações por conta das inovações tecnológicas?

O uso de inúmeras ferramentas digitais, em toda a cadeia e disciplinas da agência, provocou muitas mudanças na forma como o trabalho é realizado pelas empresas de uma maneira geral. Os métodos e ferramentas de gestão foram aprimorados decisivamente, o que instrumentalizou e profissionalizou muita gente a fazer seus trabalhos de forma mais ágil e com melhor qualidade.


“Não adianta ter a equipe tecnicamente melhor, bem treinada e ganhando bons salários se você não for transparente.”


14. Na sua experiência, quais dicas você daria para a gestão de pessoas e o desenvolvimento de talentos?

Na minha opinião, não há ação mais impactante e transformadora que a transparência com a equipe. Não adianta ter a equipe tecnicamente melhor, bem treinada e ganhando bons salários se você não for transparente. A transparência e a verdade movem as pessoas, criam o tão sonhado propósito. Alguém com propósito claro multiplica a motivação, engajamento e participação. Processos formais de desenvolvimento de pessoas, feedback e avaliação de desempenho são ferramentas importantes, mas quando não são verdadeiros, viram apenas estatística.

>> Leitura recomendada: Mensuração de resultados por mais transparência

15. Que métodos você sugere para engajar e motivar a sua equipe?

Todas as ações que integrem o time são bem-vindas, mas o desafio é não perder o foco. Feedbacks constantes, empoderamento e comemorar as conquistas, mesmo que pequenas, ajudam a desenvolver os profissionais e a fortalecer a equipe.

>> Leitura recomendada: Dicas para o desenvolvimento de equipes


“Utilizava muitos controles paralelos, basicamente tudo em planilhas.”


16. O que você fazia há dez anos que não faz mais?

Há 10 anos, utilizava muitos controles paralelos com as ferramentas disponíveis (basicamente tudo em planilhas). Atualmente, as plataformas de gestão possuem funcionalidades que ajudam a centralizar as informações e exibir dados consolidados de forma visual.

>> Leituras recomendadas:
Como automatizar a planilha de horas trabalhadas
KPI dashboard: para descobrir o que funciona na gestão

17. Como você se vê profissionalmente em cinco anos?

Entendo que o mercado de agências de publicidade ou empresas criativas está passando por grandes mudanças no modelo de gestão. A minha experiência de quase 20 anos neste mercado, atuando em áreas de gestão, seja projetos ou em operações, será uma grande competência para empresas que busquem eficiência. Eu me visualizo como um consultor de eficiência, propondo modelos que impactem toda a cadeia de trabalho e liderando processos de mudanças de cultura de gestão nestas organizações.

18. Que conselhos você daria ao seu ‘eu’ de dez anos atrás?

Continue sendo um profissional ético e determinado, o caminho pode parecer mais difícil, mas o resultado é sensacional! Além disso, tenha como mindset estabelecer relações positivas com as pessoas e evoluir como ser humano!

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