5 dicas para gerenciar as faltas no trabalho e combater os seus prejuízos

5 dicas para gerenciar as faltas no trabalho e combater os seus prejuízos

Embora muitos fatores impactem no desenvolvimento do seu negócio, cuidar e valorizar as pessoas é um dos aspectos mais importantes para a sua empresa. Não basta apenas recrutar talentos, se você, como gestor(a), não for capaz de mantê-los motivados e engajados, retendo os colaboradores na equipe por mais tempo. Não adianta também cobrar resultados se não oferecer as melhores condições e criar um bom ambiente. Por isso, é fundamental ficar de olho no absenteísmo nas empresas – o índice de faltas dos funcionários no trabalho.

Gerenciar as faltas ajuda a mostrar se a sua organização está no caminho certo. Se você construir uma cultura sólida com transparência, reconhecimento e um ambiente adequado, certamente verá como reflexo um baixo número de ausências. Por outro lado, o excesso de faltas pode representar um local tenso e estressante, com sobrecarga de trabalho, queda da motivação e ausência de liderança inspiradora.

Fato é que as faltas são um problema recorrente, que afetam a produtividade da equipe e preocupam os gestores e departamentos de recursos humanos. No entanto, é possível administrar essas ausências, evitar a consequente perda de desempenho, alinhar as expectativas e gerar resultados.

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Neste post, você vai conferir os seguintes tópicos:

O que é o absenteísmo nas empresas?

Antes de mais nada, é importante conhecer o conceito do absenteísmo nas empresas. O termo se refere às ausências não programadas no trabalho tanto por faltas, atrasos ou saídas antecipadas. Independente das causas e justificativas apresentadas. Aqui se enquadram desde problemas com o transporte até consultas médicas e doenças. Geralmente, os gestores já estimam que os trabalhadores percam uma certa quantidade de dias por ano, mas esse número não pode extrapolar.

Então, é preciso monitorar os períodos de ausência de um ou mais funcionários da empresa e calcular esse impacto. E os prejuízos vão muito além da produtividade, onerando financeiramente o seu negócio. Segundo estudo da empresa Circadian, o absenteísmo em excesso custa para o empregador US$ 2.660 por cada colaborador por ano, nos Estados Unidos.

Isso corresponde a US$ 266 mil por ano para uma empresa com 100 pessoas, por exemplo. Portanto, saber gerenciar o excesso de faltas vai ajudar a minimizar os gastos e conseguir melhores resultados. Além do que, por trás desse índice, é possível descobrir problemas que interferem na qualidade de vida do funcionário, no seu desempenho e na sua assiduidade.

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Entenda o motivo das pessoas faltarem

Para resolver esses problemas, entra a questão de entender os motivos que provocam o absenteísmo nas empresas. Ainda de acordo com a pesquisa da Circadian, cinco razões são as mais comuns e usadas para explicar as faltas.

1. Doenças dos colaboradores – 30%
2. Questões pessoais – 27%
3. Assuntos familiares – 20%
4. Estresse – 12%
5. Mentalidade de direito (pessoa se considera no direito de faltar) – 12%

Agora, imagina que 23% das operações relatam taxas de absenteísmo nas empresas acima de 11%. O que isso quer dizer? Quanto mais alto esse índice, maior o número de faltas dos funcionários e menor a produtividade da equipe.

Por isso, é importante identificar os motivos das faltas primeiro. Para depois, concentrar os esforços para superar as dificuldades, alinhar a gestão do seu negócio e retomar o desempenho, a qualidade e a eficiência.

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O absenteísmo nas empresas é culpa de quem?

Não há 100% de responsabilidade para um dos lados nessa história. Nem sempre a culpa é da organização pelo excesso de faltas dos colaboradores. Às vezes, é uma questão de adaptação ou da pessoa não concordar com aspectos, como métodos praticados, benefícios, gestores, entre outros. Ou ainda de algo que não ficou claro à época da sua contratação, como por exemplo precisar trabalhar em feriados.

Porém, alguns fatores para evitar o absenteísmo nas empresas podem estar sob o seu controle. Ao notar certos ‘sintomas’ nos colaboradores, fica mais fácil determinar o que está acontecendo e remodelar tais pontos na sua estrutura. Este artigo da Forbes cita algumas causas comuns:

Desmotivação e cansaço

Podem ser ocasionados por longas jornadas, condições inadequadas, baixa remuneração e falta de perspectiva.

Estresse

A origem do estresse no trabalho pode estar relacionada à pressão dos gestores, ao ambiente hostil, às metas irreais e às mudanças de prazos.

Depressão

Um passo depois da sobrecarga e do estresse, a depressão é um transtorno que causa um longo período de afastamento, pode gerar até o esgotamento mental e a síndrome de burnout.

Falta de engajamento

Normalmente, atribuído por problemas com as lideranças, ausência de comprometimento com colegas, ou com a empresa, e incerteza sobre o próprio papel no negócio.

Sentir-se perdido

Quando a situação chega a esse ponto, sobra desencontro de informações e falta clareza nas tarefas, uma comunicação eficaz e feedback para direcionar as pessoas.

Falta de conexão com a cultura da empresa

A partir do momento em que você percebe o perfil incompatível do funcionário, não há muito o que fazer no caso. Mas é importante olhar para trás e avaliar o seu processo de contratação.

Procurando emprego

No geral, se uma pessoa apresenta qualquer um dos sintomas acima, a tendência é buscar um novo trabalho. O que também gera um aumento nas faltas.

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E quando os colaboradores causam o problema

Agora também há momentos em que o absenteísmo nas empresas está diretamente ligado aos funcionários. Quando ocorrem ausências justificadas, como licença médica, os gestores absolvem os casos. Mas devem manter os olhos abertos, detectando tendências e acompanhando quantas vezes um funcionário está ausente e quais são as suas razões. Da mesma maneira também deve ser feito com as faltas não justificadas, como em casos de gripes que o funcionário ficou de repouso e não pegou atestado.

Porém, há outro cenário mais chato: quando a insatisfação dos colaboradores gera o famoso corpo mole. Normalmente, nessa situação, o que acontece é uma atitude prejudicial dos trabalhadores, que para não perderem seus direitos evitam pedir a sua dispensa. Então, não cumprem com o trabalho da forma que deveriam até serem desligados.

Efeito cascata

O pior é o transtorno causado para todos, já que o impacto no dia a dia é grande, pois, com a ausência de alguém, as outras pessoas ficam sobrecarregadas. Isso prejudica o desempenho da equipe, a eficiência dos processos e a produtividade do negócio.

Portanto, fique atento quando os funcionários passam a encarar o emprego como uma obrigação. Se ir trabalhar se tornou só uma rotina, o comprometimento diminui e a tendência é a insatisfação. Para evitar todo esse mal-estar, volte ao item anterior e aja no sentido de minimizar todos os ‘sintomas’ ruins que podem afetar os colaboradores. Neste nosso artigo sobre comportamento organizacional, damos dicas para manter um ambiente saudável e evitar o absenteísmo nas empresas.

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Motivação profissional: Por que bons profissionais se demitem?
Como liderar uma equipe de líderes e melhorar a motivação no trabalho

O que diz a legislação

A lei trabalhista brasileira prevê uma série de casos em que as faltas podem ser justificadas e por quantos dias, sem trazer prejuízo para o salário dos colaboradores. Por exemplo:

  • Até dois dias seguidos em virtude de falecimento de cônjuge, irmão, ascendente e descendente;
  • Até três dias consecutivos quando for se casar;
  • Até dois dias para cadastramento eleitoral;
  • Pelo tempo necessário caso tenha que comparecer em juízo.

 

As outras situações específicas que abonam as faltas estão no artigo 473 da CLT. Já quando se trata de ausências injustificadas, o trabalhador pode ter que compensar as horas perdidas ao longo da semana. Ou pode ter descontado do seu salário o valor do dia de trabalho. O desconto é permitido por lei, mas a forma de aplicação depende do acordado entre as partes.

Estamos falando do absenteísmo nas empresas a partir das faltas justificadas ou não. Mas e quando um colaborador não aparece para trabalhar, segue ausente por dias e não dá sinais para os gestores? Conforme a jurisprudência, a falta injustificada por mais de 30 dias consecutivos configura o abandono de emprego. Com isso, pode-se rescindir o contrato do funcionário por justa causa, o que diminui em parte os direitos trabalhistas.

O impacto real na produtividade

Os atrasos e as faltas das pessoas no trabalho podem parecer que não afetam tanto à primeira vista. Até porque é normal acontecerem emergências e, nesse caso, os colegas se rearranjam para cobrir quem precisou se ausentar. Isso mostra o sentimento de colaboração e comprometimento.

Contudo, é importante monitorar a frequência das faltas dos colaboradores – se ocorre uma vez por mês, ou até mesmo uma vez por semana. Inclusive, ficar de olho se o absenteísmo nas empresas deixa de ser algo excepcional e se torna um padrão. Segundo pesquisa da CareerBuilder, o índice de faltas dos funcionários aumentou em 2017, nos Estados Unidos. No ano passado, 40% dos trabalhadores justificaram suas ausências dizendo que ficaram doentes, acima dos 35% registrados em 2016.

Outros dados interessantes do estudo são:

  • 38% dos gestores checaram se um trabalhador estava doente e 26% demitiram alguém por usar desculpas falsas;
  • 43% dos empregadores descobriram um funcionário mentindo sobre estar doente ao verificar suas postagens nas redes sociais.

 

Por isso, é necessário ficar de olho no prejuízo causado pelas faltas nos resultados da empresa. Além de como isso interfere no próprio clima da empresa, na sobrecarga de trabalho e na motivação dos colegas.

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As desculpas mais curiosas (e estranhas)

Agora se você está monitorando os motivos das faltas dos colaboradores, veja só essas desculpas ouvidas por gestores e listadas pela CareerBuilder. 😮

  • Um urso estava no quintal e o colaborador ficou com medo de sair;
  • Telefone explodiu e feriu a mão do funcionário;
  • Cachorro engoliu as chaves do carro do funcionário;
  • Pessoa deixou suas roupas na lavanderia;
  • Trabalhador não tinha pique suficiente para começar a trabalhar;
  • Funcionário não tinha certeza de como o eclipse solar o afetaria, por isso achou mais seguro ficar em casa.


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Mas e como calcular o absenteísmo nas empresas?

Para gerenciar as faltas no trabalho de maneira eficaz, é importante que a sua empresa tenha um controle de horas trabalhadas. Aqui uma ferramenta de gestão do trabalho pode ser muito valiosa, pois ajuda na mensuração do tempo das pessoas. Como o Runrun.it, por exemplo, que conta com um timesheet automático para registrar as horas de forma rápida e fácil. O usuário dá “play”, “pause” e entrega as tarefas e o sistema calcula o tempo investido. Isso tudo sem a burocracia e a perda de tempo no preenchimento de planilhas manuais.

Com os horários registrados corretamente, você visualiza a realidade do seu negócio e fica mais fácil medir o impacto das ausências. O índice de absenteísmo nas empresas, então, é calculado a partir das horas de atraso e faltas de todos os colaboradores somadas. E, depois, divide-se pelo total do tempo de trabalho das pessoas no mês.

Na prática, com uma equipe de 10 pessoas, jornada de oito horas e 20 dias úteis no mês, temos 1.600 horas totais. Ao considerar que quatro funcionários faltaram um dia cada, 32 horas foram perdidas. Já os atrasos de todos os colaboradores juntos somaram quatro horas no mês. Então, temos 36 dividido por 1.600, o que resulta em uma taxa de 2,25% de abstenção.

>> Leitura recomendada: Como automatizar a planilha de horas trabalhadas

O que as faltas no trabalho têm a ver com o turnover?

Quem olha de maneira simplista não encontra ligação direta entre os temas. Mas entender como anda o absenteísmo nas empresas é um importante indicador em relação ao turnover. Afinal, ambos são causados por alguns motivos em comum. Tanto as ausências e atrasos quanto a rotatividade das pessoas podem ser originadas por falta de motivação, estresse, problemas no ambiente de trabalho, ou na relação com os gestores.

Por isso, é importante entender o que o seu time quer (e precisa) para se sentir satisfeito e comprometido com os objetivos do negócio. Afinal, não é de hoje que os colaboradores desejam mais do que receber um bom salário. Reconhecimento, valorização, capacidade de aprendizado e líderes inspiradores são alguns itens que pesam para as pessoas. Logo, se a sua empresa não alimentar essas ‘necessidades’ da equipe, o turnover e o índice de faltas certamente serão mais altos.

Em contrapartida, se você resolver esses problemas que podem minar o engajamento e a motivação, a tendência é reter os talentos. O que, de quebra, vai diminuir a rotatividade e o número de ausências no trabalho.

>> Leitura recomendada: Como o onboarding ajuda a atrair e reter talentos

Como evitar o excesso de faltas

O absenteísmo nas empresas dificilmente será zerado, porque imprevistos sempre acontecem. Mas, investigando os motivos, é possível gerenciar o excesso de faltas e reduzir esses índices. Conheça cinco práticas que vão ajudar nesse processo:

1. Fortalecer a cultura e o clima organizacional: a sua empresa pode e deve fazer pesquisas periódicas entre os colaboradores para analisar o clima e as condições de trabalho. Isso ajuda a melhorar o ambiente, minimizar os problemas enfrentados na sua rotina e diminuir o absenteísmo.

2. Gerenciar com transparência: deixe claro os objetivos da organização e o desempenho que espera das pessoas. Assim, com uma gestão à vista, você pode divulgar de forma clara as informações sobre a sua empresa, com objetivos e desempenho atingido. O que torna os funcionários mais satisfeitos e produtivos. É importante também conversar com os colaboradores para entender o que motivou a falta. Com isso, você cria um ambiente de confiança.

3. Valorizar e reter os talentos: os colaboradores que não se sentem reconhecidos são duas vezes mais propensos a querer sair da empresa, segundo estudo da Gallup. Portanto, criar uma política de valorização é fundamental para manter as pessoas engajadas. Além disso, adotar uma cultura de reconhecimento também estimula a motivação e a autoestima da equipe, diminuindo as ausências.

4. Mensurar dados e construir uma cultura de resultados: a partir da mensuração de dados, você pode criar uma cultura de resultados. Com isso, as pessoas se sentem também responsáveis por alcançar os objetivos da empresa e desenvolvem a atitude de dono. O que aumenta o engajamento e afasta o risco de faltas.

>> Leituras recomendadas:
[Ebook] Cultura de resultados: Só se gerencia o que se mede
Mensuração de resultados para aumentar a transparência

5. Oferecer boas condições de trabalho e recompensas: 52% das pessoas consideram o bom ambiente como o principal fator de motivação no trabalho, segundo pesquisa do Trabalhando.com. Esse é mais um indicativo de que a boa convivência influencia o comportamento dos profissionais, diminui o absenteísmo nas empresas e impacta nos resultados. Além disso, é possível recompensar os colaboradores com alto nível de desempenho e produtividade. Por exemplo, quem tiver determinado índice pode ganhar uma folga, ou ter um dia de home office.

>> Leitura recomendada: O padrão Google no ambiente de trabalho

BônusInvestir na qualidade de vida: você deve cuidar do bem-estar das pessoas, incentivando a prática de exercícios físicos, por exemplo. As atividades reduzem o estresse, fortalecem a saúde e evitam as faltas. Sem falar que essa atitude demonstra preocupação com seus funcionários e desenvolve na equipe o sentimento de gratidão.

>> Leitura recomendada: Como melhorar a qualidade de vida no trabalho

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A importância da liderança

Agora você pode pensar que o setor de recursos humanos deve ser o responsável por cuidar das faltas das pessoas. Uma vez que a área está normalmente relacionada ao recrutamento, treinamento e desenvolvimento dos profissionais. Além de ser responsável por controlar a frequência, melhorar o ambiente e minimizar problemas de insatisfação.

Mas isso não é uma regra, até porque, em grandes negócios, o contato do RH é bem pequeno e, em microempresas, muitas vezes o setor nem existe. Portanto, se você é líder ou gestor de uma área, se prepare para gerenciar as ausências na sua equipe.

A relação próxima com as pessoas ajuda a combater o início de possíveis problemas, alinhar os objetivos e manter o diálogo aberto para entender a motivação dos colaboradores. Uma liderança inspiradora também tende a engajar e reter os talentos na sua empresa.

>> Leitura recomendada: Líder transformador: como inspirar sua equipe

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O que a tecnologia pode fazer para minimizar as faltas?

Além das boas práticas para manter seu time satisfeito e engajado, a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo. Uma ferramenta de gestão do trabalho traz benefícios valiosos para o seu negócio. O Runrun.it, por exemplo, torna os objetivos claros e permite gerenciar as pessoas, melhorar a produtividade e monitorar os projetos. Listamos, então, cinco vantagens que podem fazer a diferença na sua gestão e reduzir o absenteísmo nas empresas.

1. Gestão da equipe

Sem o fluxo de trabalho organizado e a gestão orientada, os colaboradores podem ficar confusos com as tarefas a desempenhar e a falta de prioridades. Mas, com uma plataforma como o Runrun.it, os gestores distribuem tarefas e unificam todas as informações em um único lugar sem perder documentos. Além disso, é possível acompanhar o tempo investido em cada atividade, o andamento delas e a previsão de entrega. Isso facilita a comunicação.

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2. Gerenciamento de horas trabalhadas

Por meio de um sistema que possibilita o registro do tempo nas tarefas, como o Runrun.it, fica mais fácil monitorar as horas trabalhadas de um funcionário. Assim, você sabe quanto tempo é realmente gasto em determinado trabalho. E, como a ferramenta possui uma estimativa de esforço para a execução das atividades, é possível visualizar quando um colaborador estará livre para receber novas demandas. Esse controle minimiza o risco de absenteísmo nas empresas.

3. Monitoramento da produtividade

Também a partir da mensuração das horas alocadas pela sua equipe, você consegue enxergar como andam as entregas de cada um. Inclusive, se as pessoas estão gastando horas demais em um determinado trabalho ou projeto. Com isso, você pode identificar gargalos de produtividade, redistribuir as atividades, ou trocar os responsáveis. O que evita o excesso de demandas para os colaboradores e possíveis desgastes por sobrecarga de trabalho.

4. Avaliação de desempenho

Com a análise de performance, o gestor tem a oportunidade de avaliar os resultados entregues pelas pessoas e também alinhar as expectativas. Além disso, é possível valorizar os colaboradores pela sua performance. Uma ferramenta de gestão, como o Runrun.it, permite criar métricas de desempenho e gerar relatórios. Tudo isso contribui para o comprometimento e evita as faltas no trabalho.

5. Gestão inteligente e estratégica

Outra forma de aumentar a eficiência e a produtividade na sua empresa é por meio do time intelligence. Com uma ferramenta de gestão como o Runrun.it, você conta com o sistema, que reúne os dados mensurados e os transforma em informações que os gestores nunca saberiam. Com isso, é possível fazer uma gestão 360 e embasar as decisões, tornando sua equipe mais produtiva e potencializando os resultados do negócio. Junto com esses números, os gestores conseguem melhorar o ambiente e administrar o absenteísmo nas empresas.

Uma ferramenta para gerenciar as pessoas

Ao cuidar da valorização das pessoas e do ambiente de trabalho, você irá melhorar a motivação, a produtividade e os resultados da equipe. E então, vai evitar o absenteísmo nas empresas. Mas como gerenciar as pessoas? Com um software inteligente de gestão do trabalho, como o Runrun.it. Braço direito dos gestores, a ferramenta permite organizar o fluxo de demandas, facilita a comunicação do time e gerencia as horas trabalhadas por cada colaborador em cada tarefa e projeto.

O Runrun.it possui ainda um Dashboard customizável, com as métricas de desempenho das pessoas e que monitora o andamento das atividades em tempo real. Experimente grátis agora: http://runrun.it.

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2 thoughts on “5 dicas para gerenciar as faltas no trabalho e combater os seus prejuízos

  1. Meus cumprimentos pela edição. Excelente.
    Existe ainda um outro indicador referente ao absenteísmo que tem resistência; são as empresas familiares, quando o quadro de trabalhadores, a maioria, 80% são parentes de 1o. e 2o. grau.

    1. Oi Maria, obrigado pela contribuição.
      Realmente, a gestão de empresas familiares exige uma série de cuidados para manter o negócio saudável.
      Temos inclusive um artigo tratando apenas desse tema.
      Continue nos acompanhando.
      Um abraço!

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